Flussdiagramm für Änderungen von Lieferantenbankdaten

Was ist flussdiagramm für änderungen von lieferantenbankdaten?

Anträge zur Änderung eines Lieferantenzahlungskontos sind ein wiederkehrendes Betrugsrisiko. Eine plausibel wirkende E-Mail, ein Dokument oder eine im Antrag genannte Telefonnummer ist kein unabhängiger Nachweis, selbst wenn die Nachricht von einem bekannten Lieferanten zu stammen scheint. Der Antrag muss über einen Kontaktweg geprüft werden, der bereits vor seinem Eingang bestand.

Diese Vorlage verhindert, dass dieselbe Person einen Antrag entgegennimmt, den Bankdatensatz ändert und ihn freigibt. Die erstellende Stammdatenrolle legt nur eine schwebende Änderung an. Eine unabhängige prüfende Rolle kontrolliert Rückrufnachweis und Änderungsprotokoll vor der Aktivierung, während Kreditorenbuchhaltung oder Treasury zugehörige Zahlungen gesperrt halten.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Authentifizierte Annahme und eine Zahlungssperre, bevor die Änderung der Bankdaten fortschreiten kann.
• Unabhängige Rückrufprüfung über einen bekannten Kontakt statt über eine im Antrag angegebene Nummer oder Adresse.
• Aktivierung im Vier-Augen-Prinzip, Betrugeskalation bei gescheiterter Prüfung und einen Prüfpfad vor Freigabe der Zahlung.

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie benötigen einen defensiven Ablauf für Änderungen von Lieferantenbankdaten in Kreditorenbuchhaltung, Einkauf, Stammdaten und Treasury.
• Eine Bankdatenänderung wurde per E-Mail beantragt und Sie brauchen Kontrollen, die nicht auf genau diesem Kommunikationskanal beruhen.
• Sie bearbeiten einen Befund zu Zahlungsbetrug oder dokumentieren eine Kontrolle für die interne Revision.

So funktioniert es

1. Vertrauenswürdige Kontaktdaten nutzen

   Halten Sie die Quelle vertrauenswürdiger Lieferantenkontakte getrennt vom Änderungsantrag und verlangen Sie einen Rückruf oder eine andere unabhängige Prüfung.

2. Zahlungen während der Prüfung sperren

   Sperren Sie betroffene Zahlungen und dokumentieren Sie den Grund, damit Dringlichkeit einen ungeklärten Prüfzweifel nicht übersteuern kann.

3. Aktivierung im Vier-Augen-Prinzip erzwingen

   Die erstellende Person darf nur eine schwebende Änderung vorbereiten. Eine andere prüft die Nachweise und gibt die Aktivierung frei, bevor die Sperre aufgehoben wird.

Häufig gestellte Fragen

Wie sollte eine Änderung von Lieferantenbankdaten geprüft werden?

Prüfen Sie sie über einen unabhängigen vertrauenswürdigen Kontaktweg, beispielsweise per Rückruf bei einer Nummer aus bereits freigegebenen Stammdaten. Nutzen Sie nicht die im Änderungsantrag selbst genannte Telefonnummer, Adresse oder Verknüpfung.

Warum wird eine Zahlung beim Lieferanten gesperrt?

Die Sperre verhindert, dass eine Zahlung während der Prüfung des Bankdatenantrags umgeleitet wird. Sie sollte kontrolliert erfolgen und erst nach Prüfung von Nachweisen und Zahlungskontext aufgehoben werden.

Was bedeutet das Vier-Augen-Prinzip?

Es trennt die Person, die eine Stammdatenänderung vorbereitet, von der Person, die sie prüft und freigibt. Dadurch kann eine einzelne Person kein neues Zahlungsziel ohne unabhängige Prüfung anlegen und aktivieren.