Spesenerstattung: Flussdiagramm von der Abrechnung zur Auszahlung

Was ist spesenerstattung: flussdiagramm von der abrechnung zur auszahlung?

Der Prozess der Spesenerstattung verwandelt Geld, das Mitarbeitende bereits ausgegeben haben oder für eine genehmigte Reise ausgeben werden, in eine bezahlte und in der Buchhaltung abgeschlossene Abrechnung. Auslöser ist eine geschäftliche Ausgabe: eine Taxifahrt, eine Hotelrechnung, ein Kundenessen, manchmal eine Reise, die gebucht wird, bevor die Ausgabe überhaupt anfällt. Das Diagramm unten folgt einer Abrechnung von diesem Moment bis zu dem Bericht, den die Finanzabteilung zum Monatsende veröffentlicht: eine optionale Vorabgenehmigung für Reisen, der erfasste Beleg, die im Spesensystem eingereichte Abrechnung, eine automatische Richtlinienprüfung von Belegen und Verpflegungspauschale, die Freigabe durch die Führungskraft, eine Revisionsstichprobe, die Auszahlung selbst über Lohn oder einen Zahllauf, die Buchung, eine Abstimmung der Firmenkreditkarte und eine Entscheidung über den Vorsteuerabzug.

Dieses Diagramm ist nicht der Freigabeprozess für Spesenabrechnungen, wo die Steuerung nach Wertgrenze, die Dublettenprüfung und die Eskalation an einen zweiten Freigebenden tatsächlich stattfinden; diese Grenze liegt hier bewusst hinter einem einzigen Schritt, „Führungskraft gibt Abrechnung frei?“, damit die Erstattungsmechanik nach der Freigabe Raum bekommt. Es ist auch nicht der Entgeltabrechnungsprozess: „Erstattung in den nächsten Lohnlauf aufnehmen“ ist hier ein Schritt, nicht der Stichtag, die Brutto-Netto-Rechnung und die unabhängige Prüfung vor der Auszahlung, die ein Lohnlauf für sich durchläuft. Die Steuer- und Vorsteuerangaben in diesem Diagramm sind Platzhalter; gesetzliche Vorsteuer-, Umsatzsteuer- und Verpflegungspauschalen-Regeln unterscheiden sich je nach Jurisdiktion und ändern sich nach eigenem Zeitplan. Behandeln Sie daher jeden Satz und jede Grenze hier als etwas, das durch Ihre eigene aktuelle Richtlinie und steuerliche Beratung zu ersetzen ist, nicht als Empfehlung.

Vier Entscheidungen tragen dieses Diagramm. Die Frage, ob die Ausgabe eine Vorabgenehmigung erfordert, und „Vorabgenehmigung erteilt?“ stehen ganz am Anfang, weil besonders Reisen von einem Ja oder Nein profitieren, bevor Geld ein Konto verlässt; eine abgelehnte Vorabgenehmigung beendet das Diagramm, bevor überhaupt eine Abrechnung existiert, statt danach. Die Entscheidung über die Auswahl für die Revisionsstichprobe liegt in der Bahn Buchhaltung / Kreditoren und nicht bei der Führungskraft, weil die Stichprobe nach der Freigabe eine Kontrolle der freigebenden Person genauso ist wie der einreichenden, und es den Zweck untergraben würde, wenn dieselbe Person sowohl freigibt als auch prüft. Die Wahl zwischen Lohn und Zahllauf entscheidet über den Auszahlungsweg und nicht darüber, ob gezahlt wird, weshalb sie erst kommt, nachdem Freigabe und Revision bereits geklärt sind. Die letzten beiden Entscheidungen, die Abstimmung der Firmenkreditkarte und die Vorsteuerprüfung, sind das, was ein Erstattungsdiagramm von einem Freigabediagramm unterscheidet: Sie laufen, nachdem das Geld bereits geflossen ist, erfassen Kartenausgaben, die niemand abgerechnet hat, und kontieren den Vorsteuerabzug korrekt – etwas, das ein Diagramm, das bei „freigegeben“ endet, nie erreicht.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Swimlanes, Mitarbeitende, Führungskraft, Buchhaltung / Kreditoren, Entgeltabrechnung und Interne Revision, über sieben Phasen: Vorabgenehmigung, Ausgabe und Belegerfassung, Richtlinienprüfung, Freigabe, Revision, Erstattung und Buchung sowie Abstimmung und Berichtswesen.
• Eine Weiche ganz am Anfang, die fragt, ob die Ausgabe eine Vorabgenehmigung erfordert, sodass Reisen, die vor der Buchung genehmigt werden müssen, und alltägliche Ausgaben, die das nicht müssen, im selben Diagramm Platz finden; eine Ablehnung bei „Vorabgenehmigung erteilt?“ endet bei „Buchung storniert, keine Abrechnung eingereicht“, bevor überhaupt eine Ausgabe existiert.
• Ein automatischer Schritt, „Besteht die Abrechnung die automatische Richtlinienprüfung?“, der Abrechnungen gegen Beleg- und Verpflegungspauschalen-Regeln markiert, mit einem Auffällig-Zweig, der die Abrechnung an die Mitarbeitenden zurückgibt und sie nach der Korrektur erneut durch dieselbe Prüfung schickt.
• Eine „Führungskraft gibt Abrechnung frei?“-Weiche, gefolgt von einer eigenen Prüfung in der Bahn Buchhaltung / Kreditoren, die über die Aufnahme in die Revisionsstichprobe entscheidet, sodass Freigabe und Revision zwei getrennte Kontrollen bei zwei verschiedenen Personen bleiben, statt dass eine einzige Unterschrift beides abdeckt.
• Eine Entscheidung, die die Auszahlung selbst aufteilt, wobei der Lohn-Zweig den Betrag dem nächsten Lohnlauf hinzufügt und der Zahllauf-Zweig direkt bucht, und beide in derselben Buchung zusammenlaufen, „Abrechnung auf das Aufwandskonto buchen“.
• Die zwei Kontrollen, die ein Erstattungsdiagramm besitzt und ein Freigabediagramm nie erreicht: „Stimmt die Kartenabrechnung mit den gebuchten Abrechnungen überein?“, die Firmenkreditkarten-Ausgaben nachverfolgt, die niemand abgerechnet hat, und „Vorsteuer auf diese Abrechnung abzugsfähig?“, die entscheidet, ob die Vorsteuer vor dem Monatsabschluss geltend gemacht wird.

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie schreiben ein Erstattungsverfahren oder überarbeiten es und brauchen die Auszahlungsmechanik, nicht nur die Freigabe, als ein Bild.
• Sie konfigurieren ein Spesensystem oder ein ERP-Modul, und die Aufteilung zwischen Lohn und Zahllauf, die Revisionsstichprobe und der Vorsteuerschritt müssen abgestimmt sein, bevor jemand baut.
• Firmenkreditkarten-Ausgaben bleiben immer wieder unabgerechnet, und Sie brauchen die Abstimmungskontrolle, die das auffängt, als echten Schritt gezeichnet statt vorausgesetzt.
• Sie legen die Stichprobenregel für Spesenabrechnungen fest und wollen sie sichtbar getrennt von der Freigabe zeichnen, die sie prüft.
• Die Finanzabteilung oder ein Steuerberater hat gefragt, wie der Vorsteuerabzug bei Mitarbeiterausgaben vor dem Monatsabschluss entschieden und erfasst wird.

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren Rollen um

   Ersetzen Sie Mitarbeitende, Führungskraft, Buchhaltung / Kreditoren, Entgeltabrechnung und Interne Revision durch die Rollen, die es in Ihrer Organisation wirklich gibt. In einem kleinen Team sind Buchhaltung und Entgeltabrechnung oft ein Schreibtisch: Führen Sie diese Bahnen zusammen, statt eine Übergabe zu zeichnen, die es nie gibt, und fügen Sie eine Shared-Service-Bahn nur hinzu, wenn Abrechnungen vorgeprüft werden, bevor eine Führungskraft sie überhaupt sieht.

2. Legen Sie fest, welche Ausgaben eine Vorabgenehmigung brauchen

   Listen Sie die Kategorien auf, die eine Freigabe brauchen, bevor Geld ausgegeben wird, typischerweise Reisen über einem Wert oder jede Auslandsreise, und trennen Sie sie klar von alltäglichen Ausgaben, die nur im Nachhinein eine Abrechnung brauchen. Tragen Sie den tatsächlichen Wert und die Kategorien an „Erfordert die Ausgabe eine Vorabgenehmigung?“ ein, damit niemand raten muss, welche Weiche für die eigene Reise gilt.

3. Legen Sie die Beleg- und Verpflegungspauschalen-Grenzen fest

   Die automatische Prüfung bei „Besteht die Abrechnung die automatische Richtlinienprüfung?“ ist nur so gut wie die Zahlen dahinter. Entscheiden Sie, ab welchem Betrag ein Beleg zwingend ist, wie hoch die tägliche Verpflegungspauschale ist, und ob Kilometergeld automatisch geprüft oder der Beurteilung der Führungskraft bei der Freigabe überlassen wird.

4. Vereinbaren Sie die Regel für die Revisionsstichprobe

   Entscheiden Sie, wie die Auswahl für die Revisionsstichprobe tatsächlich erfolgt: zufällig, gewichtet zugunsten hoher Beträge und Barerstattungen, oder gezielt bei Freigaben, die eine Führungskraft der eigenen direkt unterstellten Person erteilt hat. Halten Sie fest, wer die Stichprobengröße verantwortet und wie oft sie überprüft wird, damit die Regel einen Wechsel der Revision oder ein steigendes Abrechnungsvolumen übersteht.

5. Legen Sie Auszahlungs- und Kartenabstimmungsregeln fest

   Entscheiden Sie, welche Abrechnungen über Lohn und welche über einen Zahllauf laufen, und veröffentlichen Sie den jeweiligen Stichtag. Legen Sie dann fest, wie oft die Kartenabrechnung der Firmenkreditkarte gegen gebuchte Abrechnungen abgestimmt wird und wer nachgefragt wird, wenn „Stimmt die Kartenabrechnung mit den gebuchten Abrechnungen überein?“ eine Lücke findet.

6. Schreiben Sie Ihre Vorsteuer- und Aufbewahrungsregel in das Diagramm

   Ersetzen Sie den Platzhalter bei „Vorsteuer auf diese Abrechnung abzugsfähig?“ durch die Regel Ihrer eigenen Jurisdiktion dafür, was als gültiger Beleg zählt, welche Ausgabenkategorien abzugsfähig sind und wie lange der Nachweis aufbewahrt werden muss. Steuerregeln ändern sich nach eigenem Zeitplan, benennen Sie also, wer diesen Schritt bei einer Änderung aktualisiert.

7. Prüfen Sie es an einer echten Abrechnung

   Nehmen Sie zwei oder drei abgeschlossene Abrechnungen, eine über Lohn und eine über einen Zahllauf bezahlt, sowie eine, die markiert, abgelehnt oder für die Stichprobe ausgewählt wurde, und verfolgen Sie jede durch das Diagramm. Jeder Schritt, den Beteiligte beschreiben, der aber nicht gezeichnet ist, oder der gezeichnet, in der Praxis aber übersprungen wird, ist die Feststellung, die es wert ist, vor der Veröffentlichung bearbeitet zu werden.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst der Prozess der Spesenerstattung?

Wenn die Ausgabe es erfordert, beantragen Mitarbeitende eine Vorabgenehmigung vor der Buchung, und eine Führungskraft erteilt oder lehnt sie ab; eine Ablehnung beendet das Diagramm mit stornierter Buchung und ohne eingereichte Abrechnung. Mitarbeitende bezahlen die Ausgabe, erfassen einen detaillierten Beleg und reichen die Abrechnung anschließend im Spesensystem ein, wo eine automatische Prüfung alles markiert, dem ein erforderlicher Beleg fehlt oder das die Verpflegungspauschale übersteigt, und es zur Korrektur und erneuten Einreichung zurückgibt. Eine Führungskraft gibt die Abrechnung frei oder gibt sie mit einem Ablehnungsgrund zurück. Die Finanzabteilung wählt eine Stichprobe freigegebener Abrechnungen für die Revision aus; eine nicht bestandene Prüfung wird mit einem Abweichungsvermerk zurückgegeben, und eine bestätigte Abrechnung wird über den nächsten Lohnlauf oder einen Zahllauf erstattet und anschließend auf das Aufwandskonto gebucht. Die Finanzabteilung stimmt dann die Kartenabrechnung der Firmenkreditkarte mit den gebuchten Abrechnungen ab, verfolgt Ausgaben, die niemand abgerechnet hat, und entscheidet, ob die Vorsteuer abzugsfähig ist, bevor die Abrechnung in den Monatsbericht einfließt.

Worin unterscheiden sich Spesenerstattung und Freigabe von Spesenabrechnungen?

Sie decken dieselbe Abrechnung von entgegengesetzten Enden ab. Ein Freigabeprozess für Spesenabrechnungen betrifft die Entscheidung: die Richtlinienprüfung, die Wertgrenze, die bestimmt, ob ein zweiter Freigebender nötig ist, und die Dublettenprüfung, die läuft, bevor sich jemand zur Zahlung verpflichtet. Ein Erstattungsprozess betrifft das, was geschieht, sobald diese Entscheidung gefallen ist: wie das Geld tatsächlich bei den Mitarbeitenden ankommt, ob über Lohn oder einen eigenen Zahllauf, wie die Abrechnung gebucht wird, wie Firmenkreditkarten-Ausgaben mit dem Abgerechneten abgestimmt werden, und wie der Vorsteuerabzug entschieden und erfasst wird. Viele Organisationen führen beides als ein durchgehendes Verfahren, weshalb es gerade deshalb hilft, sie als zwei Diagramme zu betrachten: Das Freigabediagramm sagt, ob gezahlt wird, und dieses hier sagt, wie die Zahlung tatsächlich erfolgt und wie sie anschließend erfasst und abgezogen wird.

Wer verantwortet den Prozess der Spesenerstattung, und wie oft wird die Revisionsstichprobe überprüft?

Die Finanzabteilung verantwortet den Prozess in der Regel durchgängig, einschließlich der Steuerungsregel zwischen Lohn und Zahllauf, der Kontierung und der Vorsteuerentscheidung, während die Führungskraft die darin liegende Freigabe verantwortet und die interne Revision die Stichprobe. Die Häufigkeit der Stichprobe ist eine Richtlinienentscheidung und keine feste Größe: Manche Organisationen ziehen bei jedem Zahllauf eine Stichprobe, andere monatlich oder vierteljährlich und gewichten sie zugunsten höherer Beträge oder Barerstattungen. Wichtiger als die Häufigkeit ist, dass Stichprobengröße und Gewichtung schriftlich festgelegt und regelmäßig überprüft werden, damit eine dünne Stichprobe nicht still zur Norm wird, während das Abrechnungsvolumen wächst.

Welche Aufzeichnungen muss der Prozess der Spesenerstattung führen?

Jede Abrechnung braucht den detaillierten Beleg oder einen gleichwertigen Nachweis, den geschäftlichen Anlass, die Kategorie und Kostenstelle, auf die sie kontiert ist, die Freigabeentscheidung samt Namen, und, wo die Abrechnung geprüft wurde, das Ergebnis dieser Prüfung. Die Buchung muss bis zur ursprünglichen Abrechnung zurückverfolgbar sein, und die Kartenabstimmung braucht eine Aufzeichnung, welche Positionen der Kartenabrechnung abgeglichen und welche nachgefordert wurden. Wie lange diese Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen und in welchem Format, legen Steuer- und Rechnungslegungsregeln fest, die sich je nach Jurisdiktion und Größe der Organisation unterscheiden. Prüfen Sie daher die für Sie geltende Aufbewahrungsfrist, statt anzunehmen, dass eine Zahl für jede Art von Aufzeichnung gilt.

Worauf achtet eine Revision, und wo bricht der Prozess meist zusammen?

Eine Revision, die diesen Prozess prüft, will in der Regel Nachweise sehen, dass die Stichprobe tatsächlich gezogen und geprüft wurde, dass eine abgelehnte oder markierte Abrechnung wirklich korrigiert und nicht unverändert erneut eingereicht wurde, und dass die Person, die eine Abrechnung freigegeben hat, nicht dieselbe ist, die die Zahlung bearbeitet hat. Am häufigsten bricht der Prozess bei der Kartenabstimmung zusammen, die man leicht für verzichtbar hält, weil Kartenausgaben schon bezahlt aussehen: Ohne sie verschwinden Kartentransaktionen, die nie zu einer Abrechnung wurden, einfach aus der Aufzeichnung. Der andere häufige Fehler ist, dass die Revisionsstichprobe unbemerkt dünner wird, während das Abrechnungsvolumen wächst, sodass der tatsächlich geprüfte Anteil sinkt, obwohl der Prozess auf dem Papier noch intakt aussieht.