مخطط عملية المطابقة الثلاثية
مخطط لعملية المطابقة الثلاثية يقارن فاتورة المورّد بأمر الشراء وإثبات استلام البضاعة أو الخدمة، مع ضوابط التفاوت ومعالجة الفروق.
ما هي مخطط عملية المطابقة الثلاثية؟
تحمي المطابقة الثلاثية نقطة تحوّل الالتزام المعتمد إلى ذمة واجبة السداد. فأمر الشراء يثبت ما اتُّفق عليه، وإثبات الاستلام يبيّن ما وصل فعلاً، والفاتورة تبيّن ما يطلب المورّد سداده. ولا يكتمل التطابق إلا إذا اتفقت السجلات الثلاثة على المورّد والصنف أو الخدمة والكمية والسعر ضمن هامش التفاوت المقرر لدى المؤسسة.
يبقي هذا المسار ملّاك المستندات الثلاثة ظاهرين. فالمشتريات تصحح أمر شراء مفقوداً، وفريق الاستلام أو مالك الخدمة يثبت استلاماً ناقصاً، والحسابات الدائنة تملك المطابقة وسجل الاستثناءات. لا ينبغي أن يتحول فرق السعر أو الكمية إلى تجاوز صامت للضابط، بل إلى فرق مسمّى له مالك ودليل ومسار للعودة إلى المطابقة بعد التصحيح.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- سجلات المصدر الثلاثة وملّاكها: فاتورة المورّد وأمر الشراء وإثبات استلام البضاعة أو الخدمة.
- مسار منفصل لأمر الشراء المفقود أو الخاطئ ومسار آخر للاستلام المفقود، فلا تعالج الحسابات الدائنة إخفاقي الضبط وحدها.
- مطابقة وفق هامش تفاوت، وقائمة فروق، وتصحيح من المورّد أو المالك الداخلي، وتعليق موثّق عند بقاء الفرق دون حل.
متى تستخدم هذا القالب
- تحتاج إلى ضابط للحسابات الدائنة يوضح صلة الشراء والاستلام ومعالجة الفاتورة.
- تُغلق استثناءات الفواتير عبر البريد الإلكتروني بلا مالك أو تقادم أو عودة إلى مطابقة كاملة.
- تُعد قواعد مطابقة الفواتير في نظام تخطيط الموارد وتريد الاتفاق على هامش التفاوت ومسار الاستثناء قبل الأتمتة.
كيف تعمل
حدّد السجلات الثلاثة
سمِّ أمر الشراء ودليل الاستلام وحقول الفاتورة التي يستطيع نظامك مقارنتها بثقة. استخدم تأكيد الخدمة عندما لا يكون استلام البضاعة هو الدليل المناسب.
اضبط هوامش التفاوت بوضوح
حدّد في السياسة هوامش السعر والكمية واذكر من يملك اعتماد الاستثناء. لا تدع الهامش يتحول إلى تجاوز يدوي غير موثّق.
عيّن ملّاك الاستثناءات
أحِل أوامر الشراء المفقودة إلى المشتريات، والاستلامات المفقودة إلى مسؤول الاستلام أو مالك الخدمة، وتصحيحات الفواتير إلى جهة اتصال المورّد. وتابع العمر والنتيجة.
الأسئلة الشائعة
ما المطابقة الثلاثية؟
هي مقارنة فاتورة المورّد بأمر الشراء وإثبات استلام البضاعة أو الخدمة. ولا ينبغي ترحيل الفاتورة إلا إذا اتفقت قيمة الطلب والكمية المستلمة أو تأكيد الخدمة والمبلغ المفوتر ضمن هامش التفاوت الموثّق لدى المؤسسة.
ماذا يحدث عند فشل المطابقة الثلاثية؟
تُعلَّق الفاتورة في قائمة استثناءات موثقة. ويصحح المالك أمر الشراء أو الاستلام أو الفاتورة، ثم تعيد الحسابات الدائنة المطابقة. أما تجاوز المطابقة الفاشلة لمجرد الوفاء بموعد السداد فيضعف الضابط.
هل تصلح المطابقة الثلاثية للخدمات؟
نعم. استبدل استلام البضاعة المادي بمحضر إنجاز خدمة أو قبول مرحلة أو سجل مستقل آخر يثبت أن الخدمة استُلمت قبل مطابقة الفاتورة.
أين تندرج هذه العملية
في معظم المؤسسات تأتي هذه العملية بعد مخطط مسارات لعملية استلام البضائع في المشتريات وتسلّم إلى مخطط انسيابي لعملية اعتماد الفواتير.
وهي خطوة واحدة ضمن الشراء إلى السداد.
الخطوة 1: مخطط انسيابي لعملية طلب الشراء
الخطوة 2: مخطط انسيابي لعملية أمر الشراء
الخطوة 3: مخطط انسيابي لعملية استلام البضائع حتى إشعار الاستلام
قالب مخطط انسيابي لعملية استلام البضائع على رصيف الاستلام: حجز الموعد، مطابقة المستندات مع أمر الشراء، العد وفحص التلف، مطالبة الناقل، إصدار إشعار الاستلام والتخزين في المخزون.
الخطوة 4: مخطط عملية المطابقة الثلاثية أنت هنا
مخطط لعملية المطابقة الثلاثية يقارن فاتورة المورّد بأمر الشراء وإثبات استلام البضاعة أو الخدمة، مع ضوابط التفاوت ومعالجة الفروق.
الخطوة 5: مخطط انسيابي لعملية اعتماد الفواتير
قالب بمسارات لعملية اعتماد الفواتير: القيد، فحص التكرار، المطابقة الثلاثية مع أمر الشراء، الترميز، الاعتماد حسب القيمة، استفسارات المورّد، الترحيل والسداد.
الخطوة 6: مخطط عملية اعتماد المدفوعات