Proceso de compra de emergencia
Diagrama editable del proceso de compra de emergencia: de «Confirmar la necesidad operativa o de seguridad inmediata» a «¿Las existencias o un contrato vigentes cubren la necesidad?», con roles, excepciones y evidencias.
¿Qué es proceso de compra de emergencia?
El flujo empieza en «Confirmar la necesidad operativa o de seguridad inmediata». Los dos pasos siguientes, «Documentar el impacto y el plazo de entrega requerido» y «Comprobar existencias, pedidos abiertos y proveedores existentes», establecen la información necesaria para una decisión defendible. El diagrama asigna cada traspaso a un rol y conserva la evidencia en el cierre.
Los controles principales son «¿Las existencias o un contrato vigentes cubren la necesidad?» y «¿Fuente de emergencia y coste autorizados?». La primera rama conduce a usar el suministro existente y registrar la decisión; la segunda puede exigir escalar al aprobador de guardia antes de comprometerse. Define en la política local la autoridad de emergencia y el plazo de la revisión retrospectiva.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- «Confirmar la necesidad operativa o de seguridad inmediata», seguido de «Documentar el impacto y el plazo de entrega requerido».
- «¿Las existencias o un contrato vigentes cubren la necesidad?», con una ruta para usar el suministro existente y registrar la decisión.
- «Solicitar cotizaciones rápidas o recurrir a una fuente de emergencia aprobada» y «El proveedor confirma precio, disponibilidad y evidencia de riesgos esenciales» como traspasos separados, uno con el proveedor y otro interno.
- «¿Fuente de emergencia y coste autorizados?», con escalar al aprobador de guardia antes de comprometerse cuando la decisión no se supera.
- «Obtener autorización acelerada y emitir el pedido», «Confirmar el envío e inspeccionar la recepción» y «Completar la documentación y la revisión retrospectivas» como cierre controlado.
Cuándo usar esta plantilla
- Úsalo para acordar quién es responsable de «Confirmar la necesidad operativa o de seguridad inmediata» y qué información necesita el siguiente rol.
- Úsalo cuando la respuesta a «¿Las existencias o un contrato vigentes cubren la necesidad?» no esté clara o las decisiones se tomen al margen del registro.
- Úsalo para hacer visible «Completar la documentación y la revisión retrospectivas» en una auditoría o una revisión operativa.
Cómo funciona
Asigna los responsables de decisión
Sustituye los carriles Operaciones, Comprador, Responsable del presupuesto, Proveedor y Recepción por tus funciones reales. Mantén al responsable de «¿Las existencias o un contrato vigentes cubren la necesidad?» separado del solicitante cuando tus reglas de autoridad lo exijan.
Configura los controles
Define en la política local la autoridad de emergencia y el plazo de la revisión retrospectiva. Define qué evidencia basta para «¿Fuente de emergencia y coste autorizados?» y quién puede autorizar una excepción.
Conecta los registros posteriores
Vincula la documentación y la revisión retrospectivas con el pedido, el contrato, el registro del proveedor o el caso operativo correspondiente. Fija las fechas de conservación y revisión según tu política documental.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la plantilla del proceso de compra de emergencia?
Cubre confirmar la necesidad operativa o de seguridad inmediata, comprobar existencias, pedidos abiertos y proveedores existentes, la confirmación por parte del proveedor de precio, disponibilidad y evidencia de riesgos esenciales, y completar la documentación y la revisión retrospectivas, con dos decisiones etiquetadas y rutas de reproceso.
¿Se pueden cambiar las reglas de decisión?
Sí. Define en la política local la autoridad de emergencia y el plazo de la revisión retrospectiva. Edita las etiquetas de los controles, los carriles y las rutas de retorno antes de usar el diagrama en tu organización.
¿Qué evidencia debe conservarse?
Conserva la información de partida de «¿Las existencias o un contrato vigentes cubren la necesidad?», la evidencia en la que se apoya «¿Fuente de emergencia y coste autorizados?», las aprobaciones o decisiones de excepción y el registro de cierre: «Completar la documentación y la revisión retrospectivas».
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso da paso a Diagrama de flujo del proceso de orden de compra.
Viene después
- Diagrama de flujo del proceso de orden de compra — Diagrama de flujo del proceso de orden de compra: solicitud, control de presupuesto, umbrales de aprobación, ofertas, emisión de la orden, recepción de mercancía, conciliación a tres vías y pago.