Flux de travail d'approbation des achats
Couloir modifiable du flux de travail d'approbation des achats, de « Demande d'achat » à « Budget et codage valides ? » à un résultat documenté. Comprend les rôles nommés, les chemins d’exception et les preuves.
Qu'est-ce que le processus flux de travail d'approbation des achats ?
Le flux de travail commence à « Demander un achat ». Les deux étapes suivantes, « Enregistrer la valeur, la catégorie et le centre de coûts » et « Vérifier le budget engagé », établissent les informations nécessaires à une décision défendable. Le graphique attribue un rôle à chaque transfert et conserve les preuves à la clôture.
Les portes principales sont « Budget et codage valide ? » et « Conditions d'autorité et de politique remplies ? ». La première branche permet de corriger le centre de coûts ou d'obtenir un financement ; la seconde peut nécessiter une escalade des cas de grande valeur, d'investissement ou d'exception. Définissez les tranches d’autorité de l’organisation, les contrôles de catégorie et les approbateurs indépendants.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Demander un achat suivi d'enregistrer la valeur, la catégorie et le centre de coûts.
- Budget et codage valides ? avec un itinéraire pour le centre de coûts correct ou obtenir un financement.
- Acheminez par autorité déléguée et examinez le statut du fournisseur et du contrat en tant que fournisseur distinct et transferts internes.
- Conditions d’autorisation et de politique remplies ? avec une escalade des cas de grande valeur, d'investissement ou d'exception lorsque la décision échoue.
- Approuver l'engagement commercial, libérer la demande approuvée et stocker la décision et les preuves d'exception comme clôture contrôlée.
Quand utiliser ce modèle
- Utilisez-le pour convenir à qui appartient la « Demande d'achat » et de quelles informations le rôle suivant a besoin.
- Utilisez-le lorsque la réponse à la question « Budget et codage valide ? » n’est pas clair ou les décisions sont prises en dehors du dossier.
- Utilisez-le pour rendre visibles les « preuves de décision et d’exception du magasin » dans un audit ou une revue opérationnelle.
Comment cela fonctionne
Attribuer des propriétaires de décision
Remplacez les voies Demandeur, Gestionnaire, Finances, Approvisionnement et Approbateur par vos fonctions réelles. Conserver le propriétaire de « Budget et codage valide ? » distinct du demandeur lorsque vos règles d'autorité l'exigent.
Configurer les portes
Définissez les tranches d’autorité de l’organisation, les contrôles de catégorie et les approbateurs indépendants. Définissez quelles preuves sont suffisantes pour « Conditions d’autorité et politiques remplies ? » et qui peut autoriser une exception.
Connecter les enregistrements en aval
Reliez les décisions du magasin et les preuves d'exception au bon de commande, au contrat, au dossier du fournisseur ou au cas opérationnel pertinent. Définissez les dates de conservation et de révision dans votre politique documentaire.
Questions fréquentes
Que comprend le modèle de workflow d'approbation des achats ?
Il couvre les demandes d'achat, la vérification du budget engagé, l'examen du statut des fournisseurs et des contrats, ainsi que les preuves de décision et d'exception du magasin, avec deux décisions étiquetées et des chemins de retouche.
Les règles de décision peuvent-elles être modifiées ?
Oui. Définissez les tranches d’autorité de l’organisation, les contrôles de catégorie et les approbateurs indépendants. Modifiez les étiquettes de porte, les couloirs et les chemins de retour avant d'utiliser le graphique dans votre organisation.
Quelles preuves retenir ?
Conservez les données saisies dans « Budget et codage valides ? », les preuves derrière « Conditions d'autorité et de politique remplies ? », les approbations ou les décisions d'exception, et le dossier de clôture : « Décision de stockage et preuves d'exception ».
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus de demande d'achat et passe le relais à Organigramme du processus de commande d'achat.
Précède
- Organigramme du processus de demande d'achat — Organigramme du processus de demande d'achat : spécifications et codage GL, vérification du budget, approbation du gestionnaire et des seuils, examen des achats et procédure accélérée urgente.
Suit
- Organigramme du processus de commande d'achat — Organigramme du processus de commande : demande d'achat, contrôle du budget, seuils d'approbation, devis des fournisseurs, émission du bon de commande, réception des marchandises, correspondance à trois et paiement.