Arbre décisionnel du processus d’examen des conflits d’intérêts
Arbre décisionnel du processus d'examen des conflits d'intérêts : réel ou perçu, type d'intérêt, décision en cours, récusation ou réaffectation, dates de remontée et d'examen.
Qu'est-ce que le processus arbre décisionnel du processus d’examen des conflits d’intérêts ?
Un processus d’examen des conflits d’intérêts décide du sort réservé à un intérêt une fois que quelqu’un l’a déclaré. Cette page est un arbre de décision et non une cartographie des processus interfonctionnels. Il se présente sous la forme d'une chaîne de questions (y a-t-il un conflit, de quel type d'intérêt s'agit-il, touche-t-il une décision en cours en ce moment, est-il suffisamment récusable pour le contenir, et la valeur ou l'ancienneté est-elle suffisamment élevée pour avoir besoin d'un comité) et chaque réponse mène à un résultat nommé. Une cartographie des processus indique ce qui se passe ensuite et qui le fait. Celui-ci répond quelle option vous choisissez et qui a le droit de la choisir.
Les voies nomment les droits de décision plutôt que les départements. Le déclarant est propriétaire de la déclaration et de toute récusation. Le supérieur hiérarchique effectue un tri et décide s'il existe un conflit à évaluer. Le responsable de la conformité classe les intérêts, applique le seuil et tient le registre. Le comité d'éthique n'est contacté que lorsque le test de seuil le précise, et lorsqu'il est atteint, il dispose de trois réponses, et non d'une. Le fait d'énoncer cela à l'avance règle le débat qui se produirait par la suite : la personne aurait-elle dû se retirer et qui a été autorisé à décider qu'elle n'en avait pas besoin.
Un conflit déclaré interrompt presque toujours autre chose, et cet arbre s'arrête délibérément à la décision de gestion. Pour le flux de bout en bout de la décision qu'il interrompt, utilisez les modèles de processus d'approvisionnement, de recrutement ou de processus d'approbation des fournisseurs, qui cartographient la séquence complète des étapes et des transferts. Lorsqu'une préoccupation est soulevée au sujet de quelqu'un d'autre plutôt que déclarée par la personne elle-même, il s'agit d'une plainte qui fait partie du modèle de processus de plainte des employés. Gardez les tests que vous écrivez dans cet arbre cohérents avec les devoirs qui s'appliquent déjà à votre organisation : les devoirs des administrateurs d'éviter les conflits de situation et de déclarer un intérêt dans une transaction proposée en vertu de la Loi sur les sociétés de 2006, les directives de la Charity Commission à l'intention des administrateurs et l'obligation pour les autorités adjudicatrices d'identifier, de tenir une évaluation et d'atténuer les conflits dans les marchés publics. Aucun de ceux-ci ne prescrit un flux, c’est donc à vous de définir et de justifier les seuils ci-dessous.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Quatre voies de décision (personne déclarante, supérieur hiérarchique, responsable de la conformité et comité d'éthique) réparties en cinq étapes : déclaration, triage, évaluation, décision de direction, résultat et examen.
- Une question d'ouverture à trois voies, « Conflit identifié ? », où Aucun se termine par « Retour nul enregistré », Perçu est acheminé via « Enregistrer comment il apparaît à l'extérieur » plutôt que rejeté, et Réel passe directement à la classification.
- « Type d'intérêt ? » bifurquant vers trois évaluations différentes (valoriser l'intérêt financier, cartographier la relation personnelle ou revoir le rendez-vous extérieur) qui convergent vers un seul test.
- "Touche une *décision en direct* ?", où Non mène à la question de révision et Oui déplace le cas dans les décisions de gestion, avec une note définissant en direct comme une décision d'achat, d'embauche, de subvention, de contrat ou d'approbation ouverte maintenant et relevant de la compétence du déclarant.
- La paire de seuils : « Au-dessus du seuil du comité ? envoie le dossier au comité d'éthique, et en dessous "*Récusation* suffisante ?" choisit entre « Récusation constatée et appliquée » et « Responsabilité réaffectée et constatée ».
- « Direction du comité ? » avec trois réponses : réaffecter, désinvestir ("Intérêt extérieur terminé ou cédé") ou refuser ("Participation non autorisée"), plus "Une surveillance continue est-elle nécessaire ?" se terminant par « Conservé sous révision périodique » ou « Inscription clôturée à la date de révision ».
Quand utiliser ce modèle
- Vous disposez d'un formulaire de déclaration et d'un registre, mais aucune règle écrite sur ce qui se passe après le retour d'un formulaire.
- La récusation est la réponse à tout, y compris aux décisions que le déclarant influence encore par le biais du budget, de la hiérarchie ou des spécifications qu'il a rédigées.
- Personne ne peut dire à quelle valeur ou à quelle ancienneté un cas doit quitter le supérieur hiérarchique et être soumis à un comité.
- Un auditeur, un bailleur de fonds ou un pouvoir adjudicateur a demandé comment les intérêts déclarés étaient évalués et atténués, et la réponse honnête est au cas par cas.
- Vous souhaitez que la décision conflictuelle soit séparée du processus qu'elle interrompt, afin qu'un appel d'offres en direct ou un jury d'entretien ne soit pas interrompu pendant que les gens se disputent pour savoir qui décide.
Comment cela fonctionne
Ouvrir le modèle sous forme de graphique
Ouvrez le modèle d'examen des conflits d'intérêts et utilisez-le comme nouveau graphique. Rien n'est fixe : chaque voie, question, étiquette de branche et résultat peut être renommé, déplacé ou supprimé.
Renommez les voies selon vos droits de décision
Remplacez le déclarant, le supérieur hiérarchique, le responsable de la conformité et le comité d'éthique par celui qui détient réellement chaque réponse. Si vous n'avez pas de comité permanent, nommez la personne ou le conseil d'administration qui joue ce rôle plutôt que de supprimer la voie, car la voie d'escalade est l'objectif.
Écrivez le seuil de votre comité dans la note
Mettez le vrai test derrière "Au-dessus du seuil du comité?" dans la note de l'étape : la valeur de l'intérêt, la valeur de la décision qu'il touche et l'ancienneté du déclarant. Décidez à l'avance quels rôles reviennent toujours au comité, tels que les membres du conseil d'administration, les dirigeants et toute personne approuvant au-delà de la limite d'autorité déléguée.
Définissez ici ce que signifie la récusation
La récusation n'est suffisante que si la personne peut être tenue à l'écart de l'ensemble de la décision, y compris les documents, la discussion, la notation et le vote. Enregistrez qui vérifie cela et énumérez les situations qui obligent à une réaffectation : la direction hiérarchique du décideur, la tenue du budget ou la rédaction du cahier des charges ou de la description de poste.
Définir l’inscription au registre et la date de révision
Décidez ce que doit contenir chaque inscription au registre (l'intérêt, la classification, l'action de gestion convenue et qui l'a acceptée) et ce qui déclenche un examen précoce plutôt que d'attendre la date, comme un changement de rôle, un nouvel appel d'offres ou une nomination externe renouvelée.
Faites-le circuler et mettez-le sous contrôle de version
Partagez le graphique avec les personnes nommées dans chaque voie et recueillez leurs commentaires, puis utilisez le flux de travail d'approbation et l'historique des versions afin que le diagramme de politique lui-même ait un approbateur enregistré et une trace de ce qui a changé et quand.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre un conflit d’intérêts réel, potentiel et perçu ?
Un véritable conflit est celui où l’intérêt porte sur une décision que la personne prend actuellement. Un conflit potentiel se produirait si les circonstances se présentaient, par exemple si un parent travaillait pour un fournisseur qui ne soumissionne pas actuellement. Un conflit perçu est un conflit dans lequel une personne extérieure raisonnable pourrait penser que son jugement a été affecté, même si ce n'est pas le cas. La distinction est importante selon le degré de gestion nécessaire, et non selon que l'intérêt est déclaré, et les conflits perçus sont gérés plutôt que rejetés, car le préjudice causé par l'une vient de la manière dont elle s'occupe de la décision plutôt que de la manière dont elle a été effectivement prise.
Quand la récusation est-elle suffisante et quand faut-il réattribuer la responsabilité ?
La récusation fonctionne lorsque la personne peut véritablement être exclue de l'ensemble de la décision : ne pas recevoir les documents, quitter la discussion, ne pas marquer, ne pas voter et ne pas être consultée de manière informelle par la suite. Cela cesse de fonctionner lorsqu'ils façonnent encore la décision par une autre voie, et les plus courantes sont la gestion hiérarchique du décideur, la tenue du budget, la présidence de la réunion ou la rédaction du cahier des charges ou des critères de notation. Dans ces cas-là, la responsabilité elle-même devrait être transférée à une personne indépendante, et la réaffectation devrait être enregistrée dans le registre plutôt que convenue verbalement.
Qui doit décider, le supérieur hiérarchique ou un comité d’éthique ?
La plupart des déclarations sont réglées par le supérieur hiérarchique avec le responsable de la conformité, et réserver tout à un comité signifie simplement que les déclarations ne sont plus faites. Faire remonter un dossier sur un seuil écrit plutôt que sur l'instinct : la valeur de l'intérêt, la valeur de la décision qu'il touche et l'ancienneté du déclarant. Tout ce qui implique un membre du conseil d'administration ou un exécutif, ou toute décision dépassant la limite de l'autorité déléguée, relève normalement du comité, puisque l'alternative est que quelqu'un évalue un conflit détenu par la personne qui l'évalue.
Chaque déclaration nécessite-t-elle une inscription dans le registre, même en l’absence de conflit ?
Oui. Le résultat nul est ce qui fait du registre une preuve plutôt qu'un ensemble de cas délicats. Le fait d’enregistrer qu’un intérêt a été déclaré, évalué et jugé non conflictuel montre que le critère a été appliqué et donne un point de départ lorsque le même intérêt compte plus tard parce que les circonstances ont changé. C'est également le seul moyen de répondre à un auditeur qui demande combien de déclarations ont été reçues et combien ont été remontées.
À quelle fréquence les inscriptions dans le registre des intérêts doivent-elles être révisées ?
Fixez une date pour chaque entrée plutôt que de vous fier à un balayage annuel, et faites en sorte que l'intervalle reflète le risque : les entrées liées à un achat en cours ou à un rendez-vous extérieur en cours sont généralement examinées au moins une fois par an et souvent à chaque point de décision, tandis qu'une entrée ponctuelle clôturée peut être clôturée à sa date d'examen. Ajoutez également des déclencheurs d'événements, car la plupart des changements n'attendent pas la date : un changement de rôle, un nouvel appel d'offres ou une nouvelle ronde de subventions, une promotion à un poste de décision ou un changement dans l'intérêt extérieur lui-même devraient tous faire revenir l'entrée dans cet arbre.