Beslutningstræ for håndtering af interessekonflikter

Hvad er beslutningstræ for håndtering af interessekonflikter?

Håndtering af interessekonflikter afgør, hvad der sker med en interesse, når først nogen har indberettet den. Denne side er et beslutningstræ, ikke et tværgående proceskort. Den er tegnet som en kæde af spørgsmål (er der overhovedet en konflikt, hvilken slags interesse er det, berører den en beslutning, der er i gang lige nu, er det nok, at personen træder ud, og er beløbet eller stillingsniveauet højt nok til at kræve et udvalg), og hvert svar løber ud i et navngivet udfald. Et proceskort svarer på, hvad der sker som det næste, og hvem der gør det. Dette svarer på, hvilken mulighed I vælger, og hvem der har ret til at vælge den.

Banerne navngiver beslutningskompetence frem for afdelinger. Indberetteren ejer indberetningen og en eventuel udtræden. Nærmeste leder visiterer den og afgør, om der er en konflikt at vurdere. Den compliance-ansvarlige klassificerer interessen, anvender grænsen og fører registret. Det etiske udvalg nås kun, når grænsetesten siger det, og når det nås, har det tre svar til rådighed frem for ét. At skrive det ned på forhånd afgør den diskussion, der ellers kommer bagefter: om personen burde have trukket sig, og hvem der måtte afgøre, at det ikke var nødvendigt.

En indberettet konflikt afbryder næsten altid noget andet, og dette træ stopper bevidst ved håndteringsbeslutningen. Vil I have det samlede forløb for den beslutning, der bliver afbrudt, så brug skabelonerne for indkøbsproces, rekrutteringsproces eller leverandørgodkendelse, som tegner hele rækken af trin og overleveringer. Hvis en bekymring rejses om en anden i stedet for at blive indberettet af personen selv, er det en klage og hører hjemme i skabelonen for medarbejderklager. Hold de test, I skriver ind i træet, i tråd med de pligter, der allerede gælder hos jer: reglerne om inhabilitet i forvaltningsloven for offentlige myndigheder, selskabslovens § 131 om ledelsesmedlemmers inhabilitet, og udbudslovens krav om at identificere, forebygge og afhjælpe interessekonflikter i en udbudsproces. Ingen af dem foreskriver et flow, så grænserne nedenfor er jeres egne at fastsætte og kunne begrunde.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fire baner efter beslutningskompetence (Indberetter, Nærmeste leder, Compliance-ansvarlig og Etisk udvalg) hen over fem faser: Indberetning, Visitering, Vurdering, Håndteringsbeslutning samt Udfald og opfølgning.
• Et tredelt åbningsspørgsmål, "Er der en interessekonflikt?", hvor Ingen ender i "Nulindberetning registreret", Tilsyneladende rutes gennem "Beskriv, hvordan det ser ud udefra" frem for at blive afvist, og Faktisk går direkte til klassificering.
• "Hvilken type interesse?" forgrener sig til tre forskellige vurderinger (værdisæt den økonomiske interesse, kortlæg den personlige relation eller gennemgå det eksterne hverv), som mødes igen i én fælles test.
• "Berører den en aktuel beslutning?", hvor Nej fører til spørgsmålet om opfølgning, og Ja flytter sagen ind i håndteringsbeslutningerne, med en note, der definerer aktuel som et udbud, en ansættelse, en bevilling, en kontrakt eller en godkendelse, der er åben nu og ligger inden for indberetterens ansvarsområde.
• Grænseparret: "Over grænsen for udvalget?" sender sagen til det etiske udvalg, og under grænsen vælger "Er udtræden nok?" mellem "Udtræden registreret og gennemført" og "Ansvar omfordelt og registreret".
• "Udvalgets afgørelse?" med tre svar: omfordel, afhænd ("Ekstern interesse ophørt eller afhændet") eller afvis ("Deltagelse ikke tilladt"), plus "Skal den følges løbende?", der ender i "Følges med fast revurdering" eller "Sagen lukket på revurderingsdatoen".

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I har en indberetningsblanket og et register, men ingen nedskrevet regel for, hvad der sker, når en blanket kommer retur.
• Udtræden er svaret på alt, også på beslutninger, indberetteren stadig påvirker via budget, personaleledelse eller den kravspecifikation, vedkommende selv skrev.
• Ingen kan sige, ved hvilket beløb eller hvilket stillingsniveau en sag skal forlade nærmeste leder og gå til et udvalg.
• En revisor, en bevillingsgiver eller en ordregiver har spurgt, hvordan indberettede interesser vurderes og håndteres, og det ærlige svar er "fra sag til sag".
• I vil have beslutningen om konflikten skilt fra den proces, den afbryder, så et igangværende udbud eller et ansættelsesudvalg ikke sættes på pause, mens folk diskuterer, hvem der bestemmer.

Sådan fungerer det

1. Åbn skabelonen som et diagram

   Åbn skabelonen for håndtering af interessekonflikter, og brug den som et nyt diagram. Intet er låst: hver bane, hvert spørgsmål, hver grenetiket og hvert udfald kan omdøbes, flyttes eller slettes.

2. Omdøb banerne til jeres beslutningskompetencer

   Erstat Indberetter, Nærmeste leder, Compliance-ansvarlig og Etisk udvalg med dem, der reelt har hvert svar. Har I ikke et fast udvalg, så navngiv den person eller den bestyrelse, der spiller rollen, frem for at slette banen: eskaleringsvejen er hele pointen.

3. Skriv jeres grænse for udvalget ind i noten

   Læg den rigtige test bag "Over grænsen for udvalget?" ind i trinnets note: interessens værdi, værdien af den beslutning, den berører, og indberetterens stillingsniveau. Beslut på forhånd, hvilke roller altid går til udvalget, for eksempel bestyrelsesmedlemmer, direktion og alle, der godkender over fuldmagtsgrænsen.

4. Definer, hvad udtræden betyder hos jer

   Udtræden er kun nok, hvis personen kan holdes ude af hele beslutningen: materiale, drøftelse, evaluering og afstemning. Skriv, hvem der kontrollerer det, og list de situationer, der i stedet tvinger til omfordeling: personaleansvar for beslutningstageren, rådighed over budgettet, eller at have skrevet kravspecifikationen eller stillingsopslaget.

5. Fastlæg registerposten og revurderingsdatoen

   Beslut, hvad hver post i registret skal indeholde (interessen, klassificeringen, den aftalte håndtering og hvem der aftalte den), og hvad der udløser en tidlig revurdering frem for at vente på datoen, for eksempel et rolleskift, et nyt udbud eller et fornyet eksternt hverv.

6. Send det rundt, og sæt det under versionsstyring

   Del diagrammet med de personer, der er nævnt i hver bane, og saml deres kommentarer. Brug derefter godkendelsesflow og versionshistorik, så selve politikdiagrammet har en registreret godkender og et spor over, hvad der er ændret hvornår.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på en faktisk, en potentiel og en tilsyneladende interessekonflikt?

En faktisk konflikt er, når interessen har betydning for en beslutning, personen træffer nu. En potentiel konflikt ville have det, hvis omstændighederne opstod, for eksempel en pårørende, der arbejder hos en leverandør, som ikke aktuelt byder. En tilsyneladende konflikt er, når en fornuftig udenforstående kunne tro, at vurderingen var påvirket, også hvor den ikke var det. Skellet har betydning for, hvor meget håndtering der skal til, ikke for om interessen skal indberettes. Tilsyneladende konflikter håndteres frem for at blive afvist, fordi skaden ved dem kommer af, hvordan beslutningen ser ud bagefter, snarere end af hvordan den faktisk blev truffet.

Hvornår er udtræden nok, og hvornår skal ansvaret omfordeles?

Udtræden virker, når personen reelt kan fjernes fra hele beslutningen: ikke modtager materialet, forlader drøftelsen, ikke evaluerer, ikke stemmer og heller ikke bliver spurgt uformelt bagefter. Det holder op med at virke, når personen stadig former beslutningen ad en anden vej, og de almindelige er personaleansvar for beslutningstageren, rådighed over budgettet, mødeledelse eller at have skrevet kravspecifikationen eller evalueringskriterierne. I de tilfælde skal selve ansvaret flyttes til en uafhængig person, og omfordelingen skal noteres på registerposten frem for at blive aftalt mundtligt.

Hvem skal afgøre sagen, nærmeste leder eller et etisk udvalg?

De fleste indberetninger afgøres af nærmeste leder sammen med den compliance-ansvarlige, og hvis alt skal forbi et udvalg, holder folk simpelthen op med at indberette. Send en sag opad efter en nedskrevet grænse frem for efter mavefornemmelse: interessens værdi, værdien af den beslutning, den berører, og indberetterens stillingsniveau. Alt, der involverer et bestyrelsesmedlem eller en direktør, og enhver beslutning over fuldmagtsgrænsen, hører normalt til hos udvalget: alternativet er, at nogen skal vurdere en konflikt hos den person, der holder deres egen MUS.

Skal hver indberetning i registret, også når der ikke er en konflikt?

Ja. Nulindberetningen er det, der gør registret til dokumentation frem for en samling af de pinlige sager. At notere, at en interesse blev indberettet, vurderet og fundet uden konflikt, viser, at testen blev anvendt, og det giver et udgangspunkt, når den samme interesse får betydning senere, fordi omstændighederne har ændret sig. Det er også den eneste måde at svare en revisor, der spørger, hvor mange indberetninger I har modtaget, holdt op mod hvor mange der blev eskaleret.

Hvor ofte skal posterne i registret revurderes?

Sæt en dato på hver enkelt post frem for at læne jer op ad en årlig oprydning, og lad intervallet afspejle risikoen: poster knyttet til et igangværende udbud eller et løbende eksternt hverv revurderes typisk mindst årligt og ofte ved hvert beslutningspunkt, mens en afsluttet engangssag kan lukkes på sin revurderingsdato. Tilføj også begivenheder, der udløser en revurdering, for de fleste ændringer venter ikke på datoen: et rolleskift, en ny udbudsrunde eller ansøgningsrunde, en forfremmelse til en beslutningstagende stilling eller en ændring i selve den eksterne interesse bør alle trække posten gennem træet igen.