Beslutningstræ for håndtering af interessekonflikter
Beslutningstræ til vurdering af interessekonflikter: reel eller tilsyneladende, type interesse, aktuel beslutning, udtræden eller omfordeling, eskalering og revurdering.
Sådan fungerer det
Åbn skabelonen som et diagram
Åbn skabelonen for håndtering af interessekonflikter, og brug den som et nyt diagram. Intet er låst: hver bane, hvert spørgsmål, hver grenetiket og hvert udfald kan omdøbes, flyttes eller slettes.
Omdøb banerne til jeres beslutningskompetencer
Erstat Indberetter, Nærmeste leder, Compliance-ansvarlig og Etisk udvalg med dem, der reelt har hvert svar. Har I ikke et fast udvalg, så navngiv den person eller den bestyrelse, der spiller rollen, frem for at slette banen — eskaleringsvejen er hele pointen.
Skriv jeres grænse for udvalget ind i noten
Læg den rigtige test bag "Over grænsen for udvalget?" ind i trinnets note: interessens værdi, værdien af den beslutning, den berører, og indberetterens stillingsniveau. Beslut på forhånd, hvilke roller altid går til udvalget — for eksempel bestyrelsesmedlemmer, direktion og alle, der godkender over fuldmagtsgrænsen.
Definer, hvad udtræden betyder hos jer
Udtræden er kun nok, hvis personen kan holdes ude af hele beslutningen: materiale, drøftelse, evaluering og afstemning. Skriv, hvem der kontrollerer det, og list de situationer, der i stedet tvinger til omfordeling: personaleansvar for beslutningstageren, rådighed over budgettet, eller at have skrevet kravspecifikationen eller stillingsopslaget.
Fastlæg registerposten og revurderingsdatoen
Beslut, hvad hver post i registret skal indeholde — interessen, klassificeringen, den aftalte håndtering og hvem der aftalte den — og hvad der udløser en tidlig revurdering frem for at vente på datoen, for eksempel et rolleskift, et nyt udbud eller et fornyet eksternt hverv.
Send det rundt, og sæt det under versionsstyring
Del diagrammet med de personer, der er nævnt i hver bane, og saml deres kommentarer. Brug derefter godkendelsesflow og versionshistorik, så selve politikdiagrammet har en registreret godkender og et spor over, hvad der er ændret hvornår.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på en faktisk, en potentiel og en tilsyneladende interessekonflikt?
En faktisk konflikt er, når interessen har betydning for en beslutning, personen træffer nu. En potentiel konflikt ville have det, hvis omstændighederne opstod — for eksempel en pårørende, der arbejder hos en leverandør, som ikke aktuelt byder. En tilsyneladende konflikt er, når en fornuftig udenforstående kunne tro, at vurderingen var påvirket, også hvor den ikke var det. Skellet har betydning for, hvor meget håndtering der skal til, ikke for om interessen skal indberettes. Tilsyneladende konflikter håndteres frem for at blive afvist, fordi skaden ved dem kommer af, hvordan beslutningen ser ud bagefter, snarere end af hvordan den faktisk blev truffet.
Hvornår er udtræden nok, og hvornår skal ansvaret omfordeles?
Udtræden virker, når personen reelt kan fjernes fra hele beslutningen: ikke modtager materialet, forlader drøftelsen, ikke evaluerer, ikke stemmer og heller ikke bliver spurgt uformelt bagefter. Det holder op med at virke, når personen stadig former beslutningen ad en anden vej, og de almindelige er personaleansvar for beslutningstageren, rådighed over budgettet, mødeledelse eller at have skrevet kravspecifikationen eller evalueringskriterierne. I de tilfælde skal selve ansvaret flyttes til en uafhængig person, og omfordelingen skal noteres på registerposten frem for at blive aftalt mundtligt.
Hvem skal afgøre sagen — nærmeste leder eller et etisk udvalg?
De fleste indberetninger afgøres af nærmeste leder sammen med den compliance-ansvarlige, og hvis alt skal forbi et udvalg, holder folk simpelthen op med at indberette. Send en sag opad efter en nedskrevet grænse frem for efter mavefornemmelse: interessens værdi, værdien af den beslutning, den berører, og indberetterens stillingsniveau. Alt, der involverer et bestyrelsesmedlem eller en direktør, og enhver beslutning over fuldmagtsgrænsen, hører normalt til hos udvalget — alternativet er, at nogen skal vurdere en konflikt hos den person, der holder deres egen MUS.
Skal hver indberetning i registret, også når der ikke er en konflikt?
Ja. Nulindberetningen er det, der gør registret til dokumentation frem for en samling af de pinlige sager. At notere, at en interesse blev indberettet, vurderet og fundet uden konflikt, viser, at testen blev anvendt, og det giver et udgangspunkt, når den samme interesse får betydning senere, fordi omstændighederne har ændret sig. Det er også den eneste måde at svare en revisor, der spørger, hvor mange indberetninger I har modtaget, holdt op mod hvor mange der blev eskaleret.
Hvor ofte skal posterne i registret revurderes?
Sæt en dato på hver enkelt post frem for at læne jer op ad en årlig oprydning, og lad intervallet afspejle risikoen: poster knyttet til et igangværende udbud eller et løbende eksternt hverv revurderes typisk mindst årligt og ofte ved hvert beslutningspunkt, mens en afsluttet engangssag kan lukkes på sin revurderingsdato. Tilføj også begivenheder, der udløser en revurdering, for de fleste ændringer venter ikke på datoen: et rolleskift, en ny udbudsrunde eller ansøgningsrunde, en forfremmelse til en beslutningstagende stilling eller en ændring i selve den eksterne interesse bør alle trække posten gennem træet igen.