عائلة العمليات
حوكمة الإنفاق: سبعة قوالب اعتماد وقرار للالتزام بالمال
سبعة مخططات لاتخاذ قرار الالتزام بالمال: الموازنة السنوية واعتماد الموازنة واعتماد الشراء بالحدود واعتماد المصروفات ومراجعة تعارض المصالح وضوابط الأصول الثابتة وشجرة قرار الصنع أو الشراء.
حوكمة الإنفاق هي بوابات الطلب قبل السماح لأحد بالالتزام بمال الشركة: هل هو في الخطة، ومن يملك صلاحية هذه القيمة والفئة، وهل لصاحب القرار تعارض، وهل ينبغي شراء الشيء أصلاً؟ تجمع هذه العائلة القوالب التي تتخذ تلك القرارات. إنها مجموعة لا تسلسل؛ فالشراء ومطالبة المصروفات والمشروع الرأسمالي تمر بمجموعات فرعية مختلفة.
تأتي الخطة أولاً. تحول الموازنة السنوية افتراضات المالية وطلبات الأقسام إلى خطة ممحصة ومعتمدة؛ ويتعامل سير اعتماد الموازنة مع الطلبات المكلفة خلال السنة بفحص التمويل وأثر التوقعات ومسار السلطة المفوضة وقرار منشور. وإذا كان الطلب شراءً، يصنف اعتماد الشراء الإنفاق رأسمالياً أو تشغيلياً، ويفحص الموازنة ويوجهه بحسب القيمة والفئة خلال مصفوفة تفويض الصلاحيات، ويطبق قواعد عروض الأسعار والمورّد المفضل وينتهي بأمر شراء أو رفض مسجل. ويسلك إنفاق الموظف مسار اعتماد المصروفات.
تمر الإخفاقات على الورق: شراء يوقعه مدير تجاوز حدّه، أو مورّد يعتمده من يملك حصة فيه، أو أصل يُصرف لتجاوز تقييم رأس المال، أو بند موازنة يُنفق مرتين وفق توقع لم يحدث. يلتقط تصعيد اعتماد الشراء واختبار الرأسمالي أو التشغيلي الأول والثالث؛ وتحسم شجرة قرار تعارض المصالح التنحي أو إعادة التعيين أو التصعيد قبل الاعتماد؛ ويجيب فحص أثر التوقعات في اعتماد الموازنة عن الرابع. تملك إدارة الأصول الثابتة الرسملة والتخلص، ويفحص قرار الصنع أو الشراء القدرة الأساسية والطاقة والتكلفة الكاملة ومخاطر الملكية الفكرية قبل التوريد.
بعد اجتياز الشراء هذه البوابات يصبح طلباً وأمراً في الشراء إلى السداد؛ وبعد اعتماد مطالبة مصروفات تُدفع عبر الرواتب أو في التشغيل نفسه لفواتير المورد ضمن الحسابات الدائنة. أما مراجعة الفعلي مقابل الخطة التي تغلق حلقة الموازنة فهي خطوة في الإقفال المالي حيث يُرحل أيضاً إهلاك الأصول الثابتة وانخفاضها.
القوالب في هذه العائلة
- مخطط عملية الموازنة السنوية — مخطط لعملية الموازنة السنوية يشمل افتراضات المالية ومقدمات الإدارات والتجميع والمناقشة واعتماد الإدارة والنشر ومراجعة الفعلي مقابل الخطة.
- قالب سير اعتماد الموازنة — قالب لسير اعتماد الموازنة يتحقق من طلب مكلّف وتوفر التمويل وأثره على التوقعات، ويوجهه حسب الصلاحية المفوضة وينشر القرار.
- مخطط انسيابي لعملية اعتماد الشراء (مصفوفة اعتماد حسب الحد) — قالب مخطط انسيابي لعملية اعتماد الشراء: تصنيف Capex مقابل Opex، فحص الميزانية، مصفوفة اعتماد حسب تفويض الصلاحيات، حد عروض الأسعار التنافسية، التحقق من المورّد المفضّل، والمراجعة التخصصية.
- مخطط انسيابي لعملية اعتماد المصروفات — قالب مسارات لعملية اعتماد مصروفات الموظفين: التحقق من الإيصال والسياسة، اعتماد المدير المباشر، حدود القيمة، كشف التكرار، ترميز الضريبة، ثم صرف التعويض.
- شجرة قرار لمراجعة تضارب المصالح — شجرة قرار لمراجعة تضارب المصالح: تضارب فعلي أم متصوَّر، نوع المصلحة، قرار قائم، التنحّي أو إعادة الإسناد، حد إحالة اللجنة، ومواعيد المراجعة الدورية.
- مخطط عملية إدارة الأصول الثابتة — مخطط لعملية إدارة الأصول الثابتة يشمل تقييم الرسملة وتسجيل الأصل والإهلاك والتحقق الفعلي والنقل والانخفاض والتصرف.
- مخطط قرار التصنيع أو الشراء (شجرة قرار) — مخطط قرار التصنيع أو الشراء: شجرة قرار تختبر القدرة الجوهرية والطاقة والتكلفة المحمّلة بالكامل ومخاطر الملكية الفكرية وسوق التوريد، وتنتهي بخمس نتائج مُسمّاة.
تُستخدم في هذه القطاعات
أدلة ذات صلة
- كيفية رسم خريطة عملية الاعتماد — كيفية رسم خريطة عملية الاعتماد بحيث تستحق أن تُفتح: أين يقع حد الصلاحية، وما الذي يفعله الرفض بالطلب فعلاً، ومن يقرر حين يكون المعتمِد غائباً.