Organigramme du processus de facturation à l'encaissement
Organigramme du processus facture-encaisse pour l'émission des factures, le suivi des dates d'échéance, les litiges clients, les recouvrements, les demandes de paiement et le rapprochement des créances.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de facturation à l'encaissement ?
La facturation commence lorsqu'une commande ou un jalon facturable devient une facture et se termine seulement une fois que l'argent est appliqué au droit à recevoir et rapproché. Il est plus restreint que le order-to-cash, qui gère également la capture, l'exécution et la livraison des commandes, et plus large qu'un rappel de paiement car il gère les exceptions de recouvrement qui surviennent après la date d'échéance.
Le flux de travail sépare un véritable litige d'un solde en souffrance, les achemine chacun vers la personne qui peut le résoudre et fait des liquidités non utilisées ou manquantes un point de contrôle plutôt qu'un nettoyage du back-office. Le contrôle du crédit est responsable de la procédure d'escalade, tandis que les ventes résolvent les litiges commerciaux et que AR est responsable de l'émission et de l'attribution des factures.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Émission de facture avec la référence client nécessaire pour que la facture entre dans le processus d'approbation et de paiement du client.
- Surveillance des échéances qui sépare les comptes payés, litigieux et en souffrance au lieu d'appliquer le même rappel à chaque client.
- Application de liquidités, enquête sur les liquidités non appliquées, plan de paiement ou escalade des recouvrements et voie de radiation contrôlée.
Quand utiliser ce modèle
- Vous avez besoin d'un modèle AR ciblé entre l'émission de facture et un solde client réglé et rapproché.
- Les activités de rappel, les litiges de vente et l'allocation de trésorerie relèvent d'équipes distinctes et les comptes se répartissent entre elles.
- Vous repensez un workflow de relance ou d'encaissement et avez besoin de transferts clairs avant que les règles du système ne soient configurées.
Comment cela fonctionne
Définir le déclencheur de facturation
Précisez la commande, la livraison, l'étape de service ou l'événement contractuel qui permet l'émission d'une facture, ainsi que la référence client qu'elle doit porter.
Définir l'échelle de collecte
Définissez votre propre calendrier de rappel, point d'escalade et droits de décision pour les plans de paiement, les recouvrements et les radiations.
Rapprocher rapidement la trésorerie
Donnez aux paiements non appliqués et courts une règle de propriétaire et de vieillissement afin que le grand livre des comptes clients et les communications avec les clients ne se séparent pas.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une facture à encaisser ?
La facture à l'encaissement est le processus allant de l'émission d'une facture client à la collecte, à l'application et au rapprochement du paiement. Il comprend le suivi des échéances, la gestion des litiges, l’escalade des recouvrements et l’allocation des liquidités.
En quoi la facture à encaisser est-elle différente de la commande à encaisser ?
L'encaissement de la commande commence plus tôt avec la saisie des commandes des clients, le déblocage du crédit, l'exécution et la livraison. La facture à encaisser commence au moment du déclenchement de la facturation et se concentre sur la partie créances et application de trésorerie de ce cycle plus large.
Pourquoi la demande d’espèces fait-elle partie du processus ?
L’argent reçu ne constitue pas une preuve de contrôle utile tant qu’il n’est pas rapproché de la facture correcte ou qu’il n’a pas fait l’objet d’une enquête en tant que paiement court ou non appliqué. Sinon, l'ancienneté des créances et les rappels aux clients deviennent inexacts.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus de preuve de livraison (capture ePOD vers facture) et passe le relais à Organigramme du processus comptes clients (facture à encaissement).
C'est une étape de Commande à encaisser.
Étape 1: Organigramme du processus d'approbation du crédit client (limite et conditions)
Étape 2: Modèle d'organigramme du processus d'exécution des commandes
Étape 3: Organigramme du processus de preuve de livraison (capture ePOD vers facture)
Modèle d'organigramme du processus de preuve de livraison : tentative de livraison, capture de signature ou de code PIN, dommages annotés sur le reçu, téléchargement et correspondance du POD, libération du portail, facturation sur le…
Étape 4: Organigramme du processus de facturation à l'encaissement Vous êtes ici
Organigramme du processus facture-encaisse pour l'émission des factures, le suivi des dates d'échéance, les litiges clients, les recouvrements, les demandes de paiement et le rapprochement des créances.
Étape 5: Organigramme du processus comptes clients (facture à encaissement)
Organigramme du processus comptes clients à cinq couloirs : contrôle de crédit, émission de facture, conditions de paiement, relances, litiges, plans de paiement, affectation des encaissements, passation en perte.