如何由 Excel 資料繪製流程圖
如何由你本來就在維護的那張試算表裡讀出一張流程圖：哪一欄是方框，哪一欄是箭嘴，哪一欄是分支標籤，還有哪一欄一填上去就變成泳道圖。
運作方式
貼上之前先盤點欄位
把試算表裡每一個欄標題寫出來，在旁邊註明它會變成編輯器的哪一欄：「方框文字」、「連線至」、「連線文字」、「水平泳道」、「垂直泳道」，或者甚麼都不是。大部分營運用的表已經填好了其中四欄。對應不到任何一欄的標題——一個狀態旗標、一個周期時間、一個系統名稱——應該放進該步驟的備註。
讀備註欄，找藏起來的路
由上而下讀一遍備註或註記欄，把每一句含有「如果」「暫緩」「除非」或「跟進」的話標出來。每一句都是一個試算表從來沒有給過它一行的步驟，而且每一個都要在編號開始之前先有自己的一行。預期收工時方框會比你開始時的行數更多。
把步驟欄貼進「方框文字」
在 QueryChart 新建一張圖表，把步驟欄——而且只把步驟欄——貼進「方框文字」。只貼一欄是刻意的：另外四欄早已存在於試算表裡，之後一欄一欄地對應過去，你就可以看清楚每一欄各自加進了甚麼，而不是五欄一次過貼上去再回頭拆解。
為路線編號，包括回頭的那些
「連線至」填的是一個步驟通往的行號，以逗號分隔。在一路直通的路徑上，那不過是下一個數字，列序早就告訴過你了。真正的工作是其餘一切：退回較早那道檢查的更正、在中途重新匯入的查詢。那些數字，都比它們所在的那一行更小。
把負責人欄對應到「垂直泳道」
把負責人欄搬進「垂直泳道」，把任何階段欄搬進「水平泳道」。先檢查階段欄：「水平泳道」由左至右為圖表排序，所以它的值必須是流程按次序經過的階段。而一個狀態欄記錄的是某一張訂單已經到達的狀態，那些狀態之間並沒有次序。
把它交回試算表的持有人
一直在維護這個工作表的人，是唯一說得出你提升成行的那些備註哪些是真正的例外、哪些只是碰巧發生過兩次的個別情況的覆核者。給他連結，不要給他匯出的圖片：這個工作表之所以有四個版本，正是因為它曾經被附在一封電郵裡，而一張圖片會令同一件事重新發生一次。
常見問題
怎樣把負責人欄變成泳道？
把它對應到「垂直泳道」欄；如果有階段欄，就把階段欄對應到「水平泳道」。泳道以標籤而不是以 id 作為身分，所以每一行帶著相同文字的都會落進同一條泳道，而一個錯字就會多出一條。這一欄不會給你兩樣東西：你的客戶或供應商執行的步驟，因為一個工作表記錄的是自己團隊被考核的工作；以及由兩個角色共同承擔的那個步驟上的第二位負責人。兩樣都要人手補上，而且兩樣都是交接。
我需要在試算表裡加一欄「下一步」嗎？
需要——每一行只要不是結束，就要在「連線至」裡有一個數字，因為列序本身不會畫出任何箭嘴。你不需要的，是這一欄在 Excel 裡已經填好。在一路直通的路徑上，那個數字是機械的，就是下一行，可以邊做邊填。你幾乎肯定沒有的，是分支那一組：退回較早檢查的拒絕、在中途重新匯入的查詢、令工作提早停止的結束狀態。示例裡只有三行沒有目標。
每個團隊各佔一欄的試算表要怎樣轉？
先把它逆透視。一張矩陣式的表——步驟排在左邊、團隊排在上面、有份參與就打一個記號——把負責人的值留在欄標題裡，而編輯器要的是把它們放進同一欄：每個步驟一行，被打上記號那一欄的標題填進「垂直泳道」。一行帶著兩個記號，不可能收攏成一個泳道值，而它通常其實是兩個落在不同泳道的步驟。裝的是日期而不是記號的欄位屬於一份追蹤表：它們記錄的是某一張訂單在甚麼時候經過每一個階段。
為甚麼圖表的方框比我的表的行數還多？
因為一張表記錄的是有人會做的步驟，並且把那些取決於出錯的步驟藏了起來。每一個寫進備註欄的例外都會變成自己的一行，連同把工作路由過去的那個決策，以及流程提早停下的那個結束狀態。一份四十行的流程表產出五十來個方框是正常的，而多出來的方框，恰恰正是這張表最不擅長顯示給你看的那些。