如何把 Excel 資料變成 Visio 流程圖

運作方式

1. 由 Visio 內部取用起始工作簿

   打開 Visio，如果你已經在編輯一張圖，就選擇 File > New。選擇 TEMPLATES，然後 Flowchart，然後「Basic Flowchart - Data Visualizer」。在範本預覽裡選擇「Excel data template」，拿到 Microsoft 提供的、欄標題已經寫好的工作簿，並揀一個度量單位。請這樣做，而不要去追支援文章裡那些示例工作簿連結：那兩個短連結現在都會轉到 Bing 而不是一個檔案。Data Visualizer 範本被記載為只限 Visio Plan 2。

2. 把資料做成表格，而不是範圍

   在你走近精靈之前，先把這塊資料設定成 Excel 表格。精靈第一頁會要你「選擇 Excel 工作簿」，然後「在工作簿中選擇一個表格或一個自訂範圍」，所以範圍會被毫無異議地接受——但 Microsoft 自己的指引是「如果你想令圖表與資料保持同步，請使用 Excel 表格而不是自訂範圍」。揀了範圍，正是有些人幾個月後才發現 Refresh Diagram 對自己由一開始就不可能生效的原因。

3. 為每一列給一個唯一的 Process Step ID

   這是必填欄，也是帶著一條規則的那一欄：「Excel 表中每個值都必須唯一且不留空」。這些 ID 就是步驟的身分，也是 Next Step ID 唯一獲准指名的東西，所以請用簡短穩定的值——1、2、3 或 A10、A20——並且刪掉一列之後絕不重用它的 ID。在精靈的 Process Steps 頁上，這一欄就是你對應到「Process Step ID / Activity ID」的那個。

4. 把形狀文字寫在 Process Step Description 裡

   Microsoft 把這一欄描述為「加進流程圖中每個形狀的文字」，所以儲存格裡是甚麼，讀者在方框裡看到的就是甚麼。一列只寫一個動作，並把決策寫成問句，因為一個裝著名詞的菱形是無法回答的。它在同一個精靈頁上對應到「Process Step / Activity Description」，那一頁還帶一個用於替代文字的 Accessibility 區段。

5. 令每一列指向前方，並為每條分支起名

   Next Step ID 裡放的是「序列中下一個形狀的 Process Step ID」。當一個步驟分叉時，把所有後繼 ID 都放進那個儲存格，並在 Connector Label 裡為每一個放一個標籤，Microsoft 把這一欄記載為「對於分支形狀，連接線標籤以逗號分隔的文字表示」。兩個清單按位置配對：ID 是 5 和 4、標籤是「符合政策,不符合政策」，就會把「符合政策」放在通向 5 的箭嘴上。精靈的 Connections 頁是你確認 Delimiter 和 Connector Label 對應的地方。

6. 設好 Shape Type，只在需要泳道時才加職能與階段

   Shape Type 是「你想在 Visio 圖表中呈現的形狀類型」，在精靈的 Shape Types 頁上對應，而這個對應並不局限於流程形狀狀庫：Microsoft 確認你可以「把流程資料對應到 Visio 中任何一個形狀庫」來建立圖表。只在做跨職能流程圖時才填職能欄與階段欄——見 /yue/guides/用visio製作跨職能流程圖 ——然後按建立與 Finish。/yue/guides/用visio從excel建立流程圖 走的是那五個精靈頁本身。

常見問題

做一張 Visio 流程圖，Excel 需要哪些欄？

在 Microsoft 提供的工作簿裡是五欄。「Process Step ID」是必填的，每個值都必須唯一且不留空。「Process Step Description」是加進每個形狀的文字。「Next Step ID」裡放的是序列中下一個形狀的 Process Step ID。「Connector Label」為分支形狀的各條出口命名，以逗號分隔的文字表示。「Shape Type」說明畫哪一個形狀。另外還有職能欄與階段欄，但它們只對 Cross-Functional Flowchart 圖表有效，Basic Flowchart 圖表不會理會，所以一條普通流程需要的是那五欄。

在 Visio 的 Excel 範本裡怎樣做一個是／否決策？

把兩個後繼 ID 都放進那一列的 Next Step ID 儲存格，把兩個標籤都放進它的 Connector Label 儲存格，以逗號分隔。Microsoft 的措辭是，對於分支形狀，「連接線標籤以逗號分隔的文字表示」。兩個清單按位置讀取，所以第一個 ID 拿到第一個標籤——ID 寫「9,7」、標籤寫「批准,不批准」，就會把「批准」送到 9。沒有任何東西會檢查這個配對是不是你想要的，所以配錯了就會得到一張看上去合理、但分支被調換了的圖。請在精靈的 Connections 頁上確認分隔符號，並在生成之前把每一個分叉的列重讀一遍。

來源必須是 Excel 表格，還是範圍也可以？

兩者都會被接受。精靈第一頁要你「在工作簿中選擇一個表格或一個自訂範圍」，所以範圍也可以好好地生成一張圖。後果出現在後面：Microsoft 的指引是「如果你想令圖表與資料保持同步，請使用 Excel 表格而不是自訂範圍」，也就是說揀範圍是在靜靜放棄由工作簿重新整理圖表、以及把改動寫回工作簿。既然把範圍轉成表格只需一會兒，而把一張畫完的圖轉過來要久得多，那就先把它做成表格。

由試算表生成流程圖需要 Visio Plan 2 嗎？

走這條路線是需要的。Microsoft 把 Data Visualizer 範本與 Create Diagram from Data 精靈都記載為只在 Visio Plan 2 中提供，撰稿時其標價是每用戶每月 15 美元、按年付費，而它也是唯一包含這個精靈所在的桌面版應用的訂閱層級。在較低的層級上，你可以在 Visio 網頁版裡人手畫一張基本流程圖，但那裡沒有任何東西可以由一張表生成它。QueryChart 是同一種資料結構，只是少了授權這一步：在瀏覽器裡、帶一欄下一步的列，任何作業系統上都可以，而列始終是唯一的事實來源。