如何把 Excel 資料變成 Visio 流程圖

簡而言之

• 「Process Step ID」是必填欄，而表中每一個值都必須唯一且不留空。
• 「Next Step ID」裡放的是序列中下一個形狀的 Process Step ID——就這一欄，把清單變成了流程。
• 會分叉的步驟在「Next Step ID」裡放多個 ID，並在「Connector Label」裡放以逗號分隔的對應標籤——兩者按位置配對。
• 職能欄與階段欄只對跨職能流程圖有效；基本流程圖不會理會它們。
• 如果你想令圖表與資料保持同步，就把來源做成 Excel 表格，而不是自訂範圍。

流程圖先是一種資料結構，然後才是一張圖

流程圖裡每個方框都需要三樣東西：一個檔案裡別處不會重名的名字、一個指向下一個方框的指標，以及——當一個方框有多個出口時——每個指標上寫明它對應哪一種情況的標籤。整個模型就是這些，而這也正是 Visio 的 Create Diagram from Data 精靈由一張 Excel 表裡讀出來的東西：「Process Step ID」、「Process Step Description」、「Next Step ID」、「Connector Label」和「Shape Type」。把這五欄弄對，畫圖就只是走個形式，因為精靈會替你擺好形狀、畫好連接線並加上標籤。弄錯一個儲存格，它會把錯的流程畫得同樣整齊。

關於這張表要送去哪裡，有兩點要說。讀它的那些 Data Visualizer 範本——「Basic Flowchart - Data Visualizer」、「Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer」和「Audit Diagram - Data Visualizer」——住在 Visio 桌面版應用裡，Microsoft 把它們記載為只在 Visio Plan 2 中提供，撰稿時該計劃的標價是每用戶每月 15 美元、按年付費。另有一個曾在 Excel 內部執行的獨立 Visio Data Visualizer 增益集，是同名的另一個產品：Microsoft 在 2025 年 11 月宣布退役它，並把服務關閉日期定於 2026 年 3 月 2 日。/yue/guides/如何使用visio-data-visualizer 謹慎地講了這個狀態。不論走哪一邊，表都是同一張。

還有兩個決定，直接關係到這張表用不用得著。第一，把它做成真正的 Excel 表格，而不是一塊選中的儲存格。精靈第一頁會接受「一個表格或一個自訂範圍」，所以範圍不會報錯——它只是靜靜地令你放棄了讓圖表與資料保持一致，而這正是 Microsoft 的指引寫作「如果你想令圖表與資料保持同步，請使用 Excel 表格而不是自訂範圍」的原因。第二，Microsoft 提供的工作簿裡那兩欄職能與階段只對跨職能流程圖有效，基本流程圖不會理會它們，所以畫一條普通流程時把它們留空不會有任何損失。

下面的實例是一條差旅申請與審批，形狀與那張表一樣：一個步驟一列，一欄寫明每一步通向的列號，一欄按位置與它配對的分支標籤，再加一欄形狀。它是同一種資料結構，只是欄名不同——而這恰恰是重點：在 QueryChart 裡，列本身就是圖表，而不是圖表由它生成的一份來源，所以沒有那個會把公式壓平的寫回環節。逐個看下面四個階段，看這些欄一欄一欄地到位。那個次序，就是你應該填自己那張表的次序。

同一張表，一欄一欄來

一條差旅申請與審批，逐欄拼起來。打開試算表面板，看看每個階段填的是哪一欄。

1. 一個 ID 和一段描述

   兩列，各自只有自己的位置與自己的文字：「提出差旅申請並填上日期與目的」和「估算行程總成本」。在 Microsoft 的工作簿裡，這兩樣就是 Process Step ID 和 Process Step Description，而一列嚴格來說只需要這些就可以存在。

2. 指向下一步的那個指標

   填上相當於 Next Step ID 的東西，才令這變成流程而不是清單。「行程是否符合差旅政策？」現在帶著兩個 ID，一個走向例外那一步，一個把它跳過去，而分叉就在第二個值落進儲存格的那一刻出現。

3. 分支上的標籤，列上的形狀

   「財務是否批准升級後的成本？」有三條出口，次序是：批准、只批較便宜方案、不批准。中間那條就是迴路——它指回「估算行程總成本」重新計價。這正是 Connector Label 慣例在起作用：三個 ID、三個標籤，按位置配對，而次序就是告訴你誰是誰的東西。

4. 基本流程圖不會理會的那兩欄

   最後兩欄把每個步驟放進一個階段、並落到一位負責人名下，扁平的流程圖就變成了跨職能的——員工、直屬主管、差旅組、財務。在 Microsoft 的工作簿裡，這兩樣就是職能欄與階段欄，而 Basic Flowchart 圖表會讀到它們、然後丟掉。

運作方式

1. 由 Visio 內部取用起始工作簿

   打開 Visio，如果你已經在編輯一張圖，就選擇 File > New。選擇 TEMPLATES，然後 Flowchart，然後「Basic Flowchart - Data Visualizer」。在範本預覽裡選擇「Excel data template」，拿到 Microsoft 提供的、欄標題已經寫好的工作簿，並揀一個度量單位。請這樣做，而不要去追支援文章裡那些示例工作簿連結：那兩個短連結現在都會轉到 Bing 而不是一個檔案。Data Visualizer 範本被記載為只限 Visio Plan 2。

2. 把資料做成表格，而不是範圍

   在你走近精靈之前，先把這塊資料設定成 Excel 表格。精靈第一頁會要你「選擇 Excel 工作簿」，然後「在工作簿中選擇一個表格或一個自訂範圍」，所以範圍會被毫無異議地接受——但 Microsoft 自己的指引是「如果你想令圖表與資料保持同步，請使用 Excel 表格而不是自訂範圍」。揀了範圍，正是有些人幾個月後才發現 Refresh Diagram 對自己由一開始就不可能生效的原因。

3. 為每一列給一個唯一的 Process Step ID

   這是必填欄，也是帶著一條規則的那一欄：「Excel 表中每個值都必須唯一且不留空」。這些 ID 就是步驟的身分，也是 Next Step ID 唯一獲准指名的東西，所以請用簡短穩定的值——1、2、3 或 A10、A20——並且刪掉一列之後絕不重用它的 ID。在精靈的 Process Steps 頁上，這一欄就是你對應到「Process Step ID / Activity ID」的那個。

4. 把形狀文字寫在 Process Step Description 裡

   Microsoft 把這一欄描述為「加進流程圖中每個形狀的文字」，所以儲存格裡是甚麼，讀者在方框裡看到的就是甚麼。一列只寫一個動作，並把決策寫成問句，因為一個裝著名詞的菱形是無法回答的。它在同一個精靈頁上對應到「Process Step / Activity Description」，那一頁還帶一個用於替代文字的 Accessibility 區段。

5. 令每一列指向前方，並為每條分支起名

   Next Step ID 裡放的是「序列中下一個形狀的 Process Step ID」。當一個步驟分叉時，把所有後繼 ID 都放進那個儲存格，並在 Connector Label 裡為每一個放一個標籤，Microsoft 把這一欄記載為「對於分支形狀，連接線標籤以逗號分隔的文字表示」。兩個清單按位置配對：ID 是 5 和 4、標籤是「符合政策,不符合政策」，就會把「符合政策」放在通向 5 的箭嘴上。精靈的 Connections 頁是你確認 Delimiter 和 Connector Label 對應的地方。

6. 設好 Shape Type，只在需要泳道時才加職能與階段

   Shape Type 是「你想在 Visio 圖表中呈現的形狀類型」，在精靈的 Shape Types 頁上對應，而這個對應並不局限於流程形狀狀庫：Microsoft 確認你可以「把流程資料對應到 Visio 中任何一個形狀庫」來建立圖表。只在做跨職能流程圖時才填職能欄與階段欄——見 /yue/guides/用visio製作跨職能流程圖 ——然後按建立與 Finish。/yue/guides/用visio從excel建立流程圖 走的是那五個精靈頁本身。

應避免的錯誤

• Process Step ID 留空或重複

  規則寫得很明確——每個值都必須唯一且不留空——因為這個 ID 是 Next Step ID 唯一可以指名的東西。重複會令「下一個」變得含糊，而留空的那一列按構造就無法到達。請在 Excel 裡查完重複之後再跑精靈，而不是事後去讀那些形狀。

• 標籤與 ID 次序錯位

  Connector Label 是按位置與 Next Step ID 配對的，所以 ID 寫「5,4」而標籤寫「不符合政策,符合政策」，得到的圖整齊、易讀，並且剛好在任何人都會倚賴的那條分支上是錯的。這是整個流程裡最容易出錯的一個儲存格。把每一個分叉的列出聲讀一遍，第一個 ID 對第一個標籤。

• 該放表格的地方放了自訂範圍

  精靈接受範圍，所以當時不會有任何提示。你靜靜放棄掉的是同步——Microsoft 把「令圖表與資料保持一致」這件事繫在使用表格上。請在生成之前把範圍轉成表格，而不是生成之後。/yue/guides/用excel更新visio流程圖 講了重新整理之後你可以換到甚麼，而如果這些列是由一個 Sheet 或一份追蹤表匯出來、而不是在這裡手打的，/yue/guides/從試算表建立visio流程圖 講了那次轉換。

• 來源資料裡有公式

  Microsoft 說得很直白：「不要在 Excel 資料來源中使用公式。在 Update Source Data 對話方塊中選擇 Overwrite 之後，Visio 會把公式轉換為公式結果。」一個由別處拼出 Next Step ID 的查閱函數，會在你第一次由圖表寫回時被它自己的輸出取代掉。請在另一個工作表裡計算，然後把值貼進來源表裡。

把這張表做成可用的圖表

把差旅申請示例作為您自己的圖表打開，看這些欄已經怎樣填好，然後把您自己的列貼上去。

把這張表做成可用的圖表

相關指南

• 如何把 Excel 資料匯入 Visio
• 如何用 Excel 更新 Visio 流程圖
• 如何用 Visio 從 Excel 建立組織圖

常見問題

做一張 Visio 流程圖，Excel 需要哪些欄？

在 Microsoft 提供的工作簿裡是五欄。「Process Step ID」是必填的，每個值都必須唯一且不留空。「Process Step Description」是加進每個形狀的文字。「Next Step ID」裡放的是序列中下一個形狀的 Process Step ID。「Connector Label」為分支形狀的各條出口命名，以逗號分隔的文字表示。「Shape Type」說明畫哪一個形狀。另外還有職能欄與階段欄，但它們只對 Cross-Functional Flowchart 圖表有效，Basic Flowchart 圖表不會理會，所以一條普通流程需要的是那五欄。

在 Visio 的 Excel 範本裡怎樣做一個是／否決策？

把兩個後繼 ID 都放進那一列的 Next Step ID 儲存格，把兩個標籤都放進它的 Connector Label 儲存格，以逗號分隔。Microsoft 的措辭是，對於分支形狀，「連接線標籤以逗號分隔的文字表示」。兩個清單按位置讀取，所以第一個 ID 拿到第一個標籤——ID 寫「9,7」、標籤寫「批准,不批准」，就會把「批准」送到 9。沒有任何東西會檢查這個配對是不是你想要的，所以配錯了就會得到一張看上去合理、但分支被調換了的圖。請在精靈的 Connections 頁上確認分隔符號，並在生成之前把每一個分叉的列重讀一遍。

來源必須是 Excel 表格，還是範圍也可以？

兩者都會被接受。精靈第一頁要你「在工作簿中選擇一個表格或一個自訂範圍」，所以範圍也可以好好地生成一張圖。後果出現在後面：Microsoft 的指引是「如果你想令圖表與資料保持同步，請使用 Excel 表格而不是自訂範圍」，也就是說揀範圍是在靜靜放棄由工作簿重新整理圖表、以及把改動寫回工作簿。既然把範圍轉成表格只需一會兒，而把一張畫完的圖轉過來要久得多，那就先把它做成表格。

由試算表生成流程圖需要 Visio Plan 2 嗎？

走這條路線是需要的。Microsoft 把 Data Visualizer 範本與 Create Diagram from Data 精靈都記載為只在 Visio Plan 2 中提供，撰稿時其標價是每用戶每月 15 美元、按年付費，而它也是唯一包含這個精靈所在的桌面版應用的訂閱層級。在較低的層級上，你可以在 Visio 網頁版裡人手畫一張基本流程圖，但那裡沒有任何東西可以由一張表生成它。QueryChart 是同一種資料結構，只是少了授權這一步：在瀏覽器裡、帶一欄下一步的列，任何作業系統上都可以，而列始終是唯一的事實來源。