如何把 Excel 数据变成 Visio 流程图

运作方式

1. 从 Visio 内部取用起始工作簿

   打开 Visio，如果你已经在编辑一张图，就选择 File > New。选择 TEMPLATES，然后 Flowchart，然后“Basic Flowchart - Data Visualizer”。在模板预览里选择“Excel data template”，拿到 Microsoft 提供的、列标题已经写好的工作簿，并选一个度量单位。请这样做，而不要去追支持文章里那些示例工作簿链接：那两个短链接现在都会跳到 Bing 而不是一个文件。Data Visualizer 模板被记载为仅限 Visio Plan 2。

2. 把数据做成表格，而不是区域

   在你走近向导之前，先把这块数据设置成 Excel 表格。向导第一页会要你“选择 Excel 工作簿”，然后“在工作簿中选择一个表格或一个自定义区域”，所以区域会被毫无异议地接受——但 Microsoft 自己的指引是“如果你想让图表和数据保持同步，请使用 Excel 表格而不是自定义区域”。选了区域，正是有些人几个月后才发现 Refresh Diagram 对自己从一开始就不可能生效的原因。

3. 给每一行一个唯一的 Process Step ID

   这是必填列，也是带着一条规则的那一列：“Excel 表中每个值都必须唯一且不为空”。这些 ID 就是步骤的身份，也是 Next Step ID 唯一被允许指名的东西，所以请用简短稳定的值——1、2、3 或 A10、A20——并且删掉一行之后绝不重用它的 ID。在向导的 Process Steps 页上，这一列就是你映射到“Process Step ID / Activity ID”的那个。

4. 把图形文字写在 Process Step Description 里

   Microsoft 把这一列描述为“加进流程图中每个图形的文字”，所以单元格里是什么，读者在方框里看到的就是什么。一行只写一个动作，并把判断写成问句，因为一个装着名词的菱形是没法回答的。它在同一个向导页上映射到“Process Step / Activity Description”，那一页还带一个用于替代文字的 Accessibility 区域。

5. 让每一行指向前方，并给每条分支起名

   Next Step ID 里放的是“序列中下一个图形的 Process Step ID”。当一个步骤分叉时，把所有后继 ID 都放进那个单元格，并在 Connector Label 里为每一个放一个标签，Microsoft 把这一列记载为“对于分支图形，连接线标签以逗号分隔的文本表示”。两个列表按位置配对：ID 是 5 和 4、标签是“符合制度,超出制度”，就会把“符合制度”放在通向 5 的箭头上。向导的 Connections 页是你确认 Delimiter 和 Connector Label 映射的地方。

6. 设好 Shape Type，只在需要泳道时才加职能和阶段

   Shape Type 是“你想在 Visio 图表中呈现的图形类型”，在向导的 Shape Types 页上映射，而这个映射并不局限于流程图形状库：Microsoft 确认你可以“把流程数据映射到 Visio 中的任意形状库”来创建图表。只在做跨职能流程图时才填职能列和阶段列——见 /zh/guides/用visio制作跨职能流程图 ——然后点创建和 Finish。/zh/guides/用visio从excel创建流程图 走的是那五个向导页本身。

常见问题

做一张 Visio 流程图，Excel 需要哪些列？

在 Microsoft 提供的工作簿里是五列。“Process Step ID”是必填的，每个值都必须唯一且不为空。“Process Step Description”是加进每个图形的文字。“Next Step ID”里放的是序列中下一个图形的 Process Step ID。“Connector Label”为分支图形的各条出口命名，以逗号分隔的文本表示。“Shape Type”说明画哪个图形。另外还有职能列和阶段列，但它们只对 Cross-Functional Flowchart 图表有效，Basic Flowchart 图表会无视它们，所以一条普通流程需要的是那五列。

在 Visio 的 Excel 模板里怎么做一个是/否判断？

把两个后继 ID 都放进那一行的 Next Step ID 单元格，把两个标签都放进它的 Connector Label 单元格，用逗号分隔。Microsoft 的措辞是，对于分支图形，“连接线标签以逗号分隔的文本表示”。两个列表按位置读取，所以第一个 ID 拿到第一个标签——ID 写“9,7”、标签写“批准,不批准”，就会把“批准”送到 9。没有任何东西会检查这个配对是不是你想要的，所以配错了就会得到一张看着合理、但分支被调换了的图。请在向导的 Connections 页上确认分隔符，并在生成之前把每一个分叉行重读一遍。

源数据必须是 Excel 表格，还是区域也行？

两者都会被接受。向导第一页要你“在工作簿中选择一个表格或一个自定义区域”，所以区域也能好好地生成一张图。后果出现在后面：Microsoft 的指引是“如果你想让图表和数据保持同步，请使用 Excel 表格而不是自定义区域”，也就是说选区域是在悄悄放弃从工作簿刷新图表、以及把改动写回工作簿。既然把区域转成表格只要一会儿，而把一张画完的图转过来要久得多，那就先把它做成表格。

从电子表格生成流程图需要 Visio Plan 2 吗？

走这条路线是需要的。Microsoft 把 Data Visualizer 模板和 Create Diagram from Data 向导都记载为仅在 Visio Plan 2 中可用，撰稿时其标价是每用户每月 15 美元、按年付费，而它也是唯一包含这个向导所在的桌面版应用的订阅层级。在更低的层级上，你可以在 Visio 网页版里手画一张基础流程图，但那里没有任何东西能从一张表生成它。QueryChart 是同一种数据结构，只是少了许可这一步：在浏览器里、带一列下一步的行，任何操作系统上都行，而行始终是唯一的事实来源。