如何把 Excel 数据变成 Visio 流程图

简而言之

• “Process Step ID”是必填列，而表中每一个值都必须唯一且不为空。
• “Next Step ID”里放的是序列中下一个图形的 Process Step ID——就这一列，把清单变成了流程。
• 会分叉的步骤在“Next Step ID”里放多个 ID，并在“Connector Label”里放用逗号分隔的对应标签——两者按位置配对。
• 职能列和阶段列只对跨职能流程图有效；基础流程图会无视它们。
• 如果你想让图表和数据保持同步，就把源数据做成 Excel 表格，而不是自定义区域。

流程图先是一种数据结构，然后才是一张图

流程图里的每个方框都需要三样东西：一个文件里别处不会重名的名字、一个指向下一个方框的指针，以及——当一个方框有多个出口时——每个指针上写明它对应哪种情况的标签。整个模型就是这些，而这也正是 Visio 的 Create Diagram from Data 向导从一张 Excel 表里读出来的东西：“Process Step ID”“Process Step Description”“Next Step ID”“Connector Label”和“Shape Type”。把这五列弄对，画图就只是走个形式，因为向导会替你摆好图形、画好连接线并加上标签。弄错一个单元格，它会把错的流程画得同样整齐。

关于这张表要送到哪里，有两点要说。读它的那些 Data Visualizer 模板——“Basic Flowchart - Data Visualizer”“Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer”和“Audit Diagram - Data Visualizer”——住在 Visio 桌面版应用里，Microsoft 把它们记载为仅在 Visio Plan 2 中可用，撰稿时该计划的标价是每用户每月 15 美元、按年付费。另有一个曾在 Excel 内部运行的独立 Visio Data Visualizer 加载项，是同名的另一个产品：Microsoft 在 2025 年 11 月宣布停用它，并把服务关闭日期定在 2026 年 3 月 2 日。/zh/guides/如何使用visio-data-visualizer 谨慎地讲了这个状态。不管走哪一边，表都是同一张。

还有两个决定，直接关系到这张表能不能用。第一，把它做成真正的 Excel 表格，而不是一块选中的单元格。向导第一页会接受“一个表格或一个自定义区域”，所以区域不会报错——它只是悄悄让你放弃了让图表与数据保持一致，而这正是 Microsoft 的指引写作“如果你想让图表和数据保持同步，请使用 Excel 表格而不是自定义区域”的原因。第二，Microsoft 提供的工作簿里那两列职能和阶段只对跨职能流程图有效，基础流程图会无视它们，所以画一条普通流程时把它们留空不会有任何损失。

下面的实例是一条出差申请与审批，形状和那张表一样：一个步骤一行，一列写明每一步通向的行号，一列按位置与它配对的分支标签，再加一列图形。它是同一种数据结构，只是列名不同——而这恰恰是重点：在 QueryChart 里，行本身就是图表，而不是图表由它生成的一份源数据，所以没有那个能把公式压平的写回环节。逐个查看下面四个阶段，看这些列一列一列地到位。那个顺序，就是你该填自己那张表的顺序。

同一张表，一列一列来

一条出差申请与审批，逐列拼装起来。打开表格面板，看看每个阶段填的是哪一列。

1. 一个 ID 和一段描述

   两行，各自只有自己的位置和自己的文字：“提交出差申请并填写日期与事由”和“估算差旅总费用”。在 Microsoft 的工作簿里，这两样就是 Process Step ID 和 Process Step Description，而一行严格说来只需要这些就能存在。

2. 指向下一步的那个指针

   填上相当于 Next Step ID 的东西，才让这变成流程而不是清单。“出差是否符合差旅制度？”现在带着两个 ID，一个走向例外那一步，一个把它跳过去，而分叉就在第二个值落进单元格的那一刻出现。

3. 分支上的标签，行上的图形

   “财务是否批准升级后的费用？”有三条出口，顺序是：批准、仅限更省方案、不批准。中间那条就是回环——它指回“估算差旅总费用”重新核算。这正是 Connector Label 约定在起作用：三个 ID、三个标签，按位置配对，而顺序就是告诉你谁是谁的东西。

4. 基础流程图会无视的那两列

   最后两列把每个步骤放进一个阶段、并落到一个负责人名下，扁平的流程图就变成了跨职能的——员工、直属主管、差旅服务台、财务。在 Microsoft 的工作簿里，这两样就是职能列和阶段列，而 Basic Flowchart 图表会读到它们、然后丢掉。

运作方式

1. 从 Visio 内部取用起始工作簿

   打开 Visio，如果你已经在编辑一张图，就选择 File > New。选择 TEMPLATES，然后 Flowchart，然后“Basic Flowchart - Data Visualizer”。在模板预览里选择“Excel data template”，拿到 Microsoft 提供的、列标题已经写好的工作簿，并选一个度量单位。请这样做，而不要去追支持文章里那些示例工作簿链接：那两个短链接现在都会跳到 Bing 而不是一个文件。Data Visualizer 模板被记载为仅限 Visio Plan 2。

2. 把数据做成表格，而不是区域

   在你走近向导之前，先把这块数据设置成 Excel 表格。向导第一页会要你“选择 Excel 工作簿”，然后“在工作簿中选择一个表格或一个自定义区域”，所以区域会被毫无异议地接受——但 Microsoft 自己的指引是“如果你想让图表和数据保持同步，请使用 Excel 表格而不是自定义区域”。选了区域，正是有些人几个月后才发现 Refresh Diagram 对自己从一开始就不可能生效的原因。

3. 给每一行一个唯一的 Process Step ID

   这是必填列，也是带着一条规则的那一列：“Excel 表中每个值都必须唯一且不为空”。这些 ID 就是步骤的身份，也是 Next Step ID 唯一被允许指名的东西，所以请用简短稳定的值——1、2、3 或 A10、A20——并且删掉一行之后绝不重用它的 ID。在向导的 Process Steps 页上，这一列就是你映射到“Process Step ID / Activity ID”的那个。

4. 把图形文字写在 Process Step Description 里

   Microsoft 把这一列描述为“加进流程图中每个图形的文字”，所以单元格里是什么，读者在方框里看到的就是什么。一行只写一个动作，并把判断写成问句，因为一个装着名词的菱形是没法回答的。它在同一个向导页上映射到“Process Step / Activity Description”，那一页还带一个用于替代文字的 Accessibility 区域。

5. 让每一行指向前方，并给每条分支起名

   Next Step ID 里放的是“序列中下一个图形的 Process Step ID”。当一个步骤分叉时，把所有后继 ID 都放进那个单元格，并在 Connector Label 里为每一个放一个标签，Microsoft 把这一列记载为“对于分支图形，连接线标签以逗号分隔的文本表示”。两个列表按位置配对：ID 是 5 和 4、标签是“符合制度,超出制度”，就会把“符合制度”放在通向 5 的箭头上。向导的 Connections 页是你确认 Delimiter 和 Connector Label 映射的地方。

6. 设好 Shape Type，只在需要泳道时才加职能和阶段

   Shape Type 是“你想在 Visio 图表中呈现的图形类型”，在向导的 Shape Types 页上映射，而这个映射并不局限于流程图形状库：Microsoft 确认你可以“把流程数据映射到 Visio 中的任意形状库”来创建图表。只在做跨职能流程图时才填职能列和阶段列——见 /zh/guides/用visio制作跨职能流程图 ——然后点创建和 Finish。/zh/guides/用visio从excel创建流程图 走的是那五个向导页本身。

应避免的错误

• Process Step ID 为空或重复

  规则写得很明确——每个值都必须唯一且不为空——因为这个 ID 是 Next Step ID 唯一能指名的东西。重复会让“下一个”变得含混，而空着的行按构造就无法到达。请在 Excel 里查重之后再跑向导，而不是事后去读那些图形。

• 标签和 ID 顺序错位

  Connector Label 是按位置与 Next Step ID 配对的，所以 ID 写“5,4”而标签写“超出制度,符合制度”，得到的图整齐、易读，并且恰好在任何人都会依赖的那条分支上是错的。这是整个流程里最容易出错的一个单元格。把每一个分叉行出声念一遍，第一个 ID 对第一个标签。

• 该放表格的地方放了自定义区域

  向导接受区域，所以当时不会有任何提示。你悄悄放弃掉的是同步——Microsoft 把“让图表与数据保持一致”这件事系在使用表格上。请在生成之前把区域转成表格，而不是生成之后。/zh/guides/用excel更新visio流程图 讲了刷新之后你能换到什么，而如果这些行是从一个 Sheet 或一份台账导出来、而不是在这里手打的，/zh/guides/从电子表格创建visio流程图 讲了那次转换。

• 源数据里有公式

  Microsoft 说得很直白：“不要在 Excel 数据源中使用公式。在 Update Source Data 对话框中选择 Overwrite 之后，Visio 会把公式转换为公式结果。”一个从别处拼出 Next Step ID 的查找函数，会在你第一次从图表写回时被它自己的输出替换掉。请在另一个工作表里算，然后把值粘到源数据表里。

把这张表做成可用的图表

把出差申请示例作为您自己的图表打开，看这些列已经怎么填好，然后把您自己的行粘贴上去。

把这张表做成可用的图表

相关指南

• 如何把 Excel 数据导入 Visio
• 如何用 Excel 更新 Visio 流程图
• 如何在 Visio 里从 Excel 创建组织结构图

常见问题

做一张 Visio 流程图，Excel 需要哪些列？

在 Microsoft 提供的工作簿里是五列。“Process Step ID”是必填的，每个值都必须唯一且不为空。“Process Step Description”是加进每个图形的文字。“Next Step ID”里放的是序列中下一个图形的 Process Step ID。“Connector Label”为分支图形的各条出口命名，以逗号分隔的文本表示。“Shape Type”说明画哪个图形。另外还有职能列和阶段列，但它们只对 Cross-Functional Flowchart 图表有效，Basic Flowchart 图表会无视它们，所以一条普通流程需要的是那五列。

在 Visio 的 Excel 模板里怎么做一个是/否判断？

把两个后继 ID 都放进那一行的 Next Step ID 单元格，把两个标签都放进它的 Connector Label 单元格，用逗号分隔。Microsoft 的措辞是，对于分支图形，“连接线标签以逗号分隔的文本表示”。两个列表按位置读取，所以第一个 ID 拿到第一个标签——ID 写“9,7”、标签写“批准,不批准”，就会把“批准”送到 9。没有任何东西会检查这个配对是不是你想要的，所以配错了就会得到一张看着合理、但分支被调换了的图。请在向导的 Connections 页上确认分隔符，并在生成之前把每一个分叉行重读一遍。

源数据必须是 Excel 表格，还是区域也行？

两者都会被接受。向导第一页要你“在工作簿中选择一个表格或一个自定义区域”，所以区域也能好好地生成一张图。后果出现在后面：Microsoft 的指引是“如果你想让图表和数据保持同步，请使用 Excel 表格而不是自定义区域”，也就是说选区域是在悄悄放弃从工作簿刷新图表、以及把改动写回工作簿。既然把区域转成表格只要一会儿，而把一张画完的图转过来要久得多，那就先把它做成表格。

从电子表格生成流程图需要 Visio Plan 2 吗？

走这条路线是需要的。Microsoft 把 Data Visualizer 模板和 Create Diagram from Data 向导都记载为仅在 Visio Plan 2 中可用，撰稿时其标价是每用户每月 15 美元、按年付费，而它也是唯一包含这个向导所在的桌面版应用的订阅层级。在更低的层级上，你可以在 Visio 网页版里手画一张基础流程图，但那里没有任何东西能从一张表生成它。QueryChart 是同一种数据结构，只是少了许可这一步：在浏览器里、带一列下一步的行，任何操作系统上都行，而行始终是唯一的事实来源。