Excel 转流程图模板（出差申请与审批）
Excel 转流程图模板，以跨职能的出差申请与审批流程呈现：五个阶段、四条泳道、一道制度关卡、一个超限即升级给财务的费用门槛，以及会把不齐全的报销单退回的票据检查。
运作方式
把四条泳道改成你们真实的角色
员工、直属主管、差旅服务台、财务只是占位。如果预订走的是外部差旅管理公司，就给它一条自己的泳道，让这次交接看得见。如果你们没有差旅服务台，就把制度检查移到直属主管泳道，然后把那条泳道删掉，而不是留一条空的。
把你们自己的数字填到门槛上
把“总费用是否超过审批限额？”换成你们授权审批表上的数字，并写明币种。决定目的地是否可以盖过金额——很多制度不论金额，只要出境就升级——并且判断时用含已记录例外的估算总额，而不是只看票价。
把你们的上限写进制度关卡
制度检查的用处，全看它到底对照什么。把写下来的上限记在节点上：按飞行时长确定的舱位等级、按城市确定的每晚住宿标准、最短提前预订期、优先供应商。没有这些，每位审批人都按自己的理解来判，这道关卡也就不再有任何含义。
确定财务到底在查什么
这次升级故意给了三个出口：批准、不批准、退回重新核算。如果你们的财务只会批或不批，就删掉重新核算那条分支。如果他们负责的是预算科目而不是这件事该不该做，就在节点上写明，并记下是谁在哪一天批准的，因为对报销单的稽核就是从这里查起。
如果变更要退得更远，就改这条改期循环的落点
目前新日期重新进入门槛判断，这假定主管原来的批准仍然有效。如果在你们组织里改期需要直属主管重新看一遍，就把那个出口改指向“直属主管是否批准出差？”。如果你们的预订不可退改，就在行程继续之前加一步处理改签费。
给票据循环设一个截止日期
目前这张单会一直退回员工手上，退到什么时候算什么时候。把你们财务日历需要的重新提交期限加上去，并定义在你们这里齐全指什么——每一行都有明细增值税发票而不是刷卡小票、外币按对账单汇率折算、已预付的项目要剔除。
常见问题
出差申请与审批流程有哪几个阶段？
五个，这张图的阶段列就是按它们命名的。申请：员工写明日期与事由，并估算差旅总费用。审批：对照制度检查行程，由直属主管批准，费用超过门槛则升级给财务。预订：差旅服务台预订机票与住宿，签发行程单与预订编号。出行：员工出差并保留票据，除非计划先变了。报销：报销单连同票据提交，对照制度检查，在下一期薪资中报销支付。顺序比名字更要紧——每一道关卡对照的都是第一个阶段里做出的那个估算。
商务出差该由谁批准，直属主管还是财务？
两个都要，做的是不同的事。直属主管批准这趟行程：有没有必要、日期合不合适、这个人该不该离开。财务批准超过门槛的钱：预算科目能不能承受，以及制度例外是否可以接受。把两者并成一次审批，正是产生那场熟悉争论的原因——没人确定这份申请此刻在谁手上。让主管过每一趟行程，让财务只过超出你们那个数字的部分，指名第二位审批人，并记下每次批准的日期，因为对报销单的稽核是从批准查起的，不是从票据查起的。
行程订好之后计划变了会怎样？
把它当成一笔新的费用，而不是一次修改。新日期通常意味着不同的票价、不同的停留天数，有时还有一笔改签费，所以这趟行程必须重新对照审批限额，而不能凭原来那份批准继续走。这也是为什么这张图里的变更判断重新进入门槛判断，而不是直接流向出行。取消是另一个出口：预订被释放，流程就在那里结束，这样取消的行程不会进入报销阶段，也不会有一份已释放的预订出现在报销单上。
我以前用 Excel 的 Visio Data Visualizer 加载项做这个，它去哪了？
Microsoft 在 2025 年 11 月宣布 Excel 版 Visio Data Visualizer 加载项即将停用，并把服务关闭日期定在 2026 年 3 月 2 日，2025 年 12 月又确认这个日期没有变。此后 Microsoft 既没有发布任何消息确认关闭已经执行，也没有宣布撤销，其支持页面仍然用将来时描述这次停用，而部分市场页面仍在把这个加载项当作现行产品宣传——这也是眼下情况让人困惑的原因。Microsoft 推荐的路线是 Visio Plan 2 加 Visio 桌面版里的 Data Visualizer 模板。这份模板不是 Visio 文件；它是同一个形状，由你在浏览器里编辑的那些行生成。