قالب مخطط انسيابي من Excel (طلب سفر واعتماده)
قالب مخطط انسيابي من Excel، معروضاً تدفقاً متعدد الوظائف لطلب سفر واعتماده: خمس مراحل، وأربعة مسارات، وبوابة سياسة، وحد كلفة يُصعَّد إلى المالية، وفحص إيصالات يعيد المطالبات الناقصة.
ما هي قالب مخطط انسيابي من excel (طلب سفر واعتماده)؟
المخطط الانسيابي أربعة أعمدة من جدول. عمود يحمل الخطوة. وعمود يحمل رقم الصف الذي تقود إليه. وعمود يحمل الشكل، وهو ليس أكثر من نوع الخطوة مرسوماً ظلاً. وعمود يحمل الوسم على كل مخرج، فالخطوة بمخرجين تحمل وسمين. أضف عموداً خامساً للمسار وسادساً للمرحلة، فيصبح لديك رسم متعدد الوظائف على محورين بدل خط مستقيم. ولا شيء غير ذلك مطلوب. وبمجرد أن ترى ذلك، يتوقف تحويل Excel إلى مخطط انسيابي عن كونه تحويلاً أصلاً: فالجدول كان هو الرسم من البداية، ينتظر شيئاً يرسمه. والجدول أدناه يحمل عملية طلب سفر واعتماده، من طلب بتواريخه وغرضه حتى مطالبة مصروفات مردودة.
واعتماد السفر يتعطّل عند تقدير الكلفة وعند المعتمِد الثاني. فالتقدير هو الرقم الذي تُقاس عليه كل بوابة لاحقة، ولذا فأجرة تذكرة تُذكر بلا إقامة وبدل إعاشة ونقل أرضي تدفع الرحلة فوق الحد بعد أسابيع من اعتماد أحدهم لها. والمعتمِد الثاني أسوأ، لأن معظم السياسات المكتوبة لا تقول قطّ هل المالية تفحص بند الموازنة أم تعيد فحص حكم المدير، فيبقى الطلب معلّقاً بينما ينتظر الطرفان. ثم هناك الجزء الذي لا يوثّقه أحد: الخطط تتغيّر. يتغيّر موعد اجتماع، فتتغيّر التواريخ، ويصبح الطلب لرحلة أخرى بكلفة أخرى والاعتماد الأصلي ما زال مرفقاً به. وتعالج الفرق ذلك بالبريد الإلكتروني، ولهذا فمطالبة المصروفات بعد ثلاثة أسابيع هي أول لحظة يلاحظ فيها أحد أن الرقم المعتمد والرقم المحجوز رقمان مختلفان.
ويمتد المخطط أدناه على خمس مراحل وأربعة مسارات، ويرسم المسارات المحرجة بدل وصفها في حاشية. فالرحلة الخارجة عن السياسة لا تُرفض عند بوابة السياسة؛ بل تمضي إلى استثناء مسجَّل أولاً، ثم إلى الاعتماد. والكلفة فوق الحد تُصعَّد إلى المالية، ولها أن تعتمدها أو ترفضها أو تعيدها لإعادة تقديرها. وتغيّر التواريخ قبل السفر يعيد الطلب إلى اختبار الحد بدل أن يمضي مباشرةً إلى الرحلة، لأن تواريخ جديدة تعني كلفة جديدة. ومطالبة المصروفات الناقصة تعود إلى الموظف بدل أن تتوقف. ومسارَان ينتهيان برفض أو إلغاء، وواحد ينتهي برد المصروفات.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- خمس مراحل عبر أربعة مسارات، فينتج الجدول نفسه التسلسل والملكية معاً: الطلب، والاعتماد، والحجز، والرحلة، والمصروفات، يحتجزها مسار الموظف، والمدير المباشر، ومكتب السفر، والمالية.
- بوابة سياسة تقع في مسار مكتب السفر، «هل الرحلة داخل سياسة السفر؟»، يوجّه مخرجها الخارج عن السياسة إلى «توثيق استثناء من السياسة مع مبرّره» ثم يعود إلى التدفق، بدل رفض الرحلة عند تلك النقطة.
- اعتمادان بالتتابع لا اعتماد واحد: «هل يعتمد المدير المباشر الرحلة؟» ثم «هل الكلفة الإجمالية تتجاوز حد الاعتماد؟»، فلا يُصعَّد أبعد من ذلك إلا الإنفاق فوق الرقم الذي تضبطه أنت.
- تصعيد ثلاثي عند «هل تعتمد المالية الكلفة المصعَّدة؟»: اعتماد ومضيّ إلى الحجز، أو رفض صريح، أو إعادة الطلب إلى «تقدير إجمالي كلفة الرحلة» ليُعاد تقديره بأجرة أقل أو إقامة أقصر.
- قرار تغيير بعد الحجز، «هل تغيّرت الخطط قبل السفر؟»، بثلاثة مخارج: السفر كما هو محجوز، أو تحرير الحجوزات وإنهاء الرحلة، أو العودة إلى «هل الكلفة الإجمالية تتجاوز حد الاعتماد؟» بالتواريخ الجديدة.
- فحص إيصالات في مسار المالية، «هل الإيصالات مكتملة وداخل السياسة؟»، يعيد المطالبة الناقصة إلى «تقديم مطالبة المصروفات مع الإيصالات» ولا يصل إلى «رد المصروفات في دورة الرواتب التالية» إلا بعد أن تصبح نظيفة.
متى تستخدم هذا القالب
- تحتفظ بالعملية فعلاً جدولَ خطوات في جدول بيانات، وتريد الرسم الذي يصفه ذلك الجدول بدل صيانة رسم منفصل بجانبه.
- أنشأت هذا الشكل بالضبط من جدول Excel بإضافة Visio Data Visualizer وتحاول معرفة إلى أين ذهب ذلك المسار.
- سياسة السفر لديك موجودة نصّاً، ولا أحد في الشركة يستطيع أن يخبرك بالرقم الذي تحتاج الرحلة عنده معتمِداً ثانياً.
- مطالبات المصروفات تصل باستمرار غير مطابقة لما اعتُمد، وتحتاج أن ترى أي بوابة اجتازتها الرحلة ومتى تغيّرت الكلفة.
- تكتب إجراء سفر معتمداً وتحتاج أن تُرسم الاستثناءات والرفوض والإلغاءات وإعادة التقديم مساراتٍ، لأنها الحالات التي يسأل الناس عنها فعلاً.
كيف تعمل
أعد تسمية المسارات الأربعة بأدوارك الحقيقية
الموظف والمدير المباشر ومكتب السفر والمالية أسماء بديلة. فإن كانت الحجوزات تمرّ عبر شركة إدارة سفر خارجية، فامنحها مساراً خاصاً حتى يظهر التسليم. وإن لم يكن لديك مكتب سفر، فانقل فحص السياسة إلى مسار المدير المباشر واحذف المسار بدل تركه فارغاً.
ضع رقمك أنت على الحد
استبدل «هل الكلفة الإجمالية تتجاوز حد الاعتماد؟» بالرقم الوارد في جدول تفويض الصلاحيات لديك واذكر العملة. واحسم هل يتقدّم المقصد على الكلفة (فكثير من السياسات تصعّد أي سفر خارج البلد بصرف النظر عن قيمته) واختبر التقدير شاملاً أي استثناء موثّق، لا أجرة التذكرة وحدها.
اكتب سقوفك داخل بوابة السياسة
فحص السياسة لا يفيد إلا بقدر ما يختبره. دوّن السقوف المكتوبة على العقدة: درجة المقصورة بحسب مدة الطيران، وسقف الإقامة الليلية بحسب المدينة، وأدنى مهلة للحجز المسبق، والمورّدون المفضّلون. فبدونها يطبّق كل معتمِد قراءته الخاصة وتفقد البوابة معناها.
احسم ما تفحصه المالية فعلاً
للتصعيد ثلاثة مخارج على نحو مقصود: اعتماد، ورفض، وإعادة لإعادة التقدير. فإن كان فريق المالية لديك لا يفعل إلا الاعتماد أو الرفض، فاحذف مسار إعادة التقدير. وإن كان يملك بند الموازنة لا الحكم على الرحلة، فقل ذلك على العقدة ودوّن من اعتمدها وفي أي تاريخ، لأن تدقيق المطالبة يبدأ من هناك.
أعد توجيه حلقة تغيّر الخطط إن كان التغيير يعود أبعد
التواريخ الجديدة تعود حالياً إلى اختبار الحد، وهذا يفترض أن اعتماد المدير ما زال قائماً. فإن كان تغيّر التواريخ في مؤسستك يستدعي نظرة جديدة من المدير المباشر، فأعد توجيه ذلك المخرج إلى «هل يعتمد المدير المباشر الرحلة؟» بدلاً من ذلك. وإن كانت حجوزاتك غير قابلة للاسترداد، فأضف خطوة لرسم التغيير قبل أن تمضي الرحلة.
ضع موعداً نهائياً لحلقة الإيصالات
المطالبة ترتدّ حالياً إلى الموظف مهما طال الأمر. أضف مهلة إعادة التقديم التي يحتاجها تقويمك المالي، وعرّف ما تعنيه «مكتملة» عندك: إيصال ضريبي مفصّل لكل بند لا قسيمة بطاقة، والمبالغ الأجنبية محوَّلة بسعر كشف الحساب، وما سُدِّد مقدَّماً مستبعد.
الأسئلة الشائعة
ما مراحل عملية طلب السفر واعتماده؟
خمس، وأعمدة مراحل هذا المخطط مسمّاة بها. الطلب: يذكر الموظف التواريخ والغرض ويقدّر إجمالي كلفة الرحلة. الاعتماد: تُفحص الرحلة مقابل السياسة، ويعتمدها المدير المباشر، وتُصعَّد إلى المالية إن كانت الكلفة فوق الحد. الحجز: يحجز مكتب السفر الطيران والإقامة ويصدر خط السير ومراجع الحجز. الرحلة: يسافر الموظف ويحتفظ بالإيصالات، إلا إذا تغيّرت الخطط أولاً. المصروفات: تُقدَّم المطالبة بالإيصالات، وتُفحص مقابل السياسة، وتُردّ في دورة الرواتب التالية. والترتيب أهم من الأسماء، فكل بوابة تُقاس على التقدير الذي جرى في المرحلة الأولى.
من ينبغي أن يعتمد سفر العمل، المدير المباشر أم المالية؟
كلاهما، ويؤدي كلٌّ منهما عملاً مختلفاً. المدير المباشر يعتمد الرحلة: هل هي ضرورية، وهل التواريخ مناسبة، وهل ينبغي أن يغيب هذا الشخص. والمالية تعتمد المال فوق حد معيّن: هل يحمله بند الموازنة، وهل أي استثناء من السياسة مقبول. ودمج الاثنين في اعتماد واحد هو ما يُنتج الجدل المعروف الذي لا يعرف فيه أحد من يحتجز الطلب. فامنح المدير كل رحلة، وامنح المالية ما يتجاوز رقمك وحده، وسمِّ المعتمِد الثاني، ودوّن تاريخ كل اعتماد، لأن تدقيق مطالبة المصروفات يبدأ من الاعتماد لا من الإيصال.
ماذا يحدث حين تتغيّر خطط السفر بعد حجز الرحلة؟
تعامل معها ككلفة جديدة لا كتعديل. فالتواريخ الجديدة تعني عادةً أجرة مختلفة ومدة إقامة مختلفة ورسم تغيير أحياناً، ولذا يجب اختبار الرحلة مقابل حد الاعتماد من جديد بدل المضيّ استناداً إلى الاعتماد الأصلي. ولهذا يعود قرار التغيير في هذا المخطط إلى اختبار الحد بدل المضيّ إلى الرحلة. أما الإلغاء فهو مخرج منفصل: تُحرَّر الحجوزات وتنتهي العملية عند تلك النقطة، وهو ما يُبقي الرحلات الملغاة خارج مرحلة المصروفات ويمنع ظهور حجز محرَّر في مطالبة.
كنت أبني هذا من جدول Excel بإضافة Visio Data Visualizer. إلى أين ذهبت؟
أعلنت Microsoft في نوفمبر 2025 إيقاف إضافة Visio Data Visualizer الخاصة ببرنامج Excel وحدّدت 2 مارس 2026 موعداً لإيقاف الخدمة، وهو موعد أكّدت في ديسمبر 2025 أنه لم يتغيّر. ولم تنشر منذ ذلك الحين ما يؤكّد أن الإيقاف قد نُفِّذ ولا ما يعكسه، وصفحات دعمها ما زالت تصف الإيقاف بصيغة المستقبل بينما لا تزال بعض صفحاتها التسويقية تعرض الإضافة كأنها سارية، ولهذا الوضع ملتبس. والمسار الذي توصي به Microsoft هو Visio Plan 2 وقوالب Data Visualizer في تطبيق Visio لسطح المكتب. وهذا القالب ليس ملف Visio؛ إنه الشكل نفسه، منتَجاً من صفوف تحرّرها في المتصفح.