Excel 轉流程圖範本（差旅申請與審批）
由 Excel 轉成流程圖的範本，以一條跨職能的差旅申請與審批流程呈現：五個階段、四條泳道、一道政策關卡、一個升級至財務的成本門檻，以及一道會退回不齊全報銷單的單據檢查。
甚麼是excel 轉流程圖範本（差旅申請與審批）流程
一張流程圖就是一張表的四個欄。一個欄放步驟。一個欄放這一步通向的行號。一個欄放形狀，而形狀不外乎是這一步的類型畫成的剪影。一個欄放每個出口上的標籤，所以有兩個出口的步驟就帶兩個標籤。再加第五個欄放泳道、第六個欄放階段，你就得到一張橫跨兩條軸而不是一條直線的跨職能圖表。其他甚麼都不需要。一旦看通這一點，把 Excel 轉成流程圖就根本不再是一次轉換：那張表本來就已經是那張圖，只是在等一樣東西把它畫出來。下面這張表裝的是一條差旅申請與審批流程，由一份載有日期與目的的申請，一直到一筆已報銷的費用。
差旅審批壞在成本估算與第二位審批人這兩處。估算是其後每一道關卡所依據的數字，所以一個只報了機票、沒有算住宿、膳食津貼與當地交通的價，會令一個行程在有人已經批准了幾個星期之後才超出門檻。第二位審批人更糟，因為大部分寫下來的政策從來沒有講清財務是在查預算科目，還是在覆查主管的判斷，於是申請就擱著，兩邊都在等。然後還有沒有人寫進文件的那一部分：計劃會變。一個會議改期，日期就跟著改，於是這份申請現在是另一個行程、另一個成本，卻仍然附著原來那個批准。團隊會用電郵處理這件事，這也是為甚麼三個星期之後那張報銷單，是第一次有人發現獲批金額與實際訂購金額是兩個不同的數字。
下面這張圖橫跨五個階段與四條泳道，並且把那些彆扭的路徑畫出來，而不是在註腳裡描述。一個不符合政策的行程並不會在政策關卡被拒絕；它先走到一項記錄在案的例外，然後才去審批。超出門檻的成本會升級至財務，而財務可以批准、可以拒絕，也可以退回重新計價。出發前改期會重新進入門檻判斷，而不是直接流向行程，因為新日期意味著新成本。一張不齊全的報銷單會退回員工，而不是就此停住。兩條路徑以不批准或取消結束，一條以報銷結束。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五個階段橫跨四條泳道，令同一張表同時產生次序與歸屬：申請、審批、預訂、行程與費用報銷，由員工、直屬主管、差旅組與財務四條泳道持有。
- 落在差旅組泳道的政策關卡「行程是否符合差旅政策？」，它的不符合政策出口導向「記錄政策例外並說明理由」再匯回主流程，而不是在那一點拒絕這個行程。
- 兩道連續的審批而不是一道：「直屬主管是否批准行程？」，然後「總成本是否超出審批門檻？」，令只有高於你們所訂金額的開支才會再往上升級。
- 「財務是否批准升級後的成本？」的三向升級——批准並繼續去預訂、直接不批准，或者把申請退回「估算行程總成本」，按較低票價或較短逗留重新計價。
- 預訂之後的變動判斷「出發前計劃是否有變？」，它有三個出口：按原訂出行、釋放預訂並結束行程，或者帶著新日期重新進入「總成本是否超出審批門檻？」。
- 財務泳道裡的單據檢查「單據是否齊全且符合政策？」，它會把一張不齊全的報銷單退回「連同單據提交報銷單」，只有在乾淨無誤之後才走到「費用於下一期薪酬發放時報銷」。
何時使用本範本
- 你們本來就把流程當成一張步驟表放在試算表裡，而你想要那張表所描述的那張圖，而不是在旁邊另外維護一張畫出來的圖。
- 你曾經用 Visio Data Visualizer 增益集由一張 Excel 表驅動出正是這個形狀，而現在正在弄清那套做法去了哪裡。
- 你們的差旅政策以文字形式存在，而公司裡沒有人說得出一個行程要到哪個金額才需要第二位審批人。
- 報銷單一直與獲批的內容對不上，而你需要看清這個行程通過了哪一道關卡，以及成本是在甚麼時候變了。
- 你正在編寫一份差旅 SOP，需要把例外、不批准、取消與重新提交都畫成路徑，因為那些正是大家真正會問的情況。
運作方式
把四條泳道改成你們真實的角色
員工、直屬主管、差旅組與財務只是佔位。如果預訂經由外部差旅管理公司處理，就給它一條自己的泳道，令那次交接看得見。如果你們沒有差旅組，就把政策檢查移入直屬主管泳道，然後把那條泳道刪掉，而不是留著它空著。
把你們自己的數字填進門檻
把「總成本是否超出審批門檻？」換成你們授權審批表上的數字，並寫明貨幣。決定目的地是否覆蓋成本——很多政策不論金額都會把任何海外行程升級——並且判斷時要用包含任何已記錄例外的整個估算，而不是只看機票。
把你們的上限寫進政策關卡
政策檢查的用處，完全取決於它在查甚麼。把寫明的上限記在節點上：按航程時間定的客艙等級、按城市定的每晚住宿上限、最短提前預訂期、優先供應商。沒有這些，每位審批人都會自行解讀，這道關卡就不再有任何意義。
決定財務究竟在查甚麼
這道升級刻意設了三個出口：批准、不批准，以及退回重新計價。如果你們的財務團隊只會批准或不批准，就刪掉重新計價那條分支。如果他們負責的是預算科目而不是判斷，就在節點上寫明，並記下由誰批准、在哪一日批准，因為日後對報銷單的審核就是由這裏開始。
如果改期要回到更前面，就把迴路改指向
新日期目前重新進入門檻判斷，這假設主管的批准仍然有效。如果在你們機構裡改期需要直屬主管再看一次，就把那個出口改為指向「直屬主管是否批准行程？」。如果你們的預訂不可退款，就在行程繼續之前加一步處理改期費用。
為單據迴路訂一個限期
這張報銷單目前會一直退回員工，直到弄妥為止。加上你們財務日程需要的重新提交期限，並定義齊全對你們來說是甚麼意思——每一行都有列明項目的稅務發票，而不是刷卡收據；外幣金額按結單上的匯率換算；預先支付的項目要剔除。
常見問題
差旅申請與審批流程有哪些階段？
五個，而這張圖的階段欄就是按它們命名。申請：員工寫明日期與目的，並估算行程總成本。審批：對照政策檢查這個行程，由直屬主管批准，成本高於門檻則升級至財務。預訂：差旅組預訂機票與住宿，並發出行程表與訂單編號。行程：員工出行並保留單據，除非計劃先有變動。費用報銷：連同單據提交報銷單，對照政策檢查，然後在下一期薪酬發放時報銷。次序比名稱更要緊——每一道關卡都是對照第一個階段所作的估算來判斷。
商務差旅應該由直屬主管還是財務批准？
兩者都要，但做的是不同的事。直屬主管批准這個行程：有沒有必要、日期是否合適、這個人是否應該離開。財務批准門檻以上的金額：預算科目是否負擔得起，以及任何政策例外是否可以接受。把兩者併成一個批准，正是那場熟悉的爭論的來源——沒有人肯定此刻是誰手上拿著這份申請。把每一個行程交給主管，只把超出你們金額的交給財務，指名第二位審批人，並記下每一次批准的日期，因為對報銷單的審核是由批准開始，而不是由單據開始。
行程訂好之後計劃有變會怎樣？
把它當成一筆新成本，而不是一次修改。新日期通常意味著不同的票價、不同的逗留長度，有時還有一筆改期費，所以這個行程必須重新對照審批門檻判斷，而不是憑原來那個批准繼續走下去。這正是為甚麼這張圖的變動判斷會重新進入門檻判斷，而不是繼續走去行程。取消是另外一個出口：預訂被釋放，流程就在那裡結束，這樣可以令已取消的行程不會進入費用報銷階段，也不會有一個已釋放的預訂在報銷單上出現。
我以前用 Visio Data Visualizer 增益集由一張 Excel 表做這個。它去了哪裡？
Microsoft 在 2025 年 11 月宣布 Visio Data Visualizer 增益集（Excel 版）將會退役，並把服務關閉日期定在 2026 年 3 月 2 日，而它在 2025 年 12 月確認這個日期不變。此後 Microsoft 再沒有發表任何內容確認這次關閉已經執行，也沒有推翻它，而它的支援頁面至今仍以將來式描述這次退役，同時部分市場推廣頁面仍然把這個增益集當作現行功能宣傳——這正是情況令人混淆的原因。Microsoft 建議的路徑是 Visio Plan 2，以及 Visio 桌面應用程式裡的 Data Visualizer 範本。本範本並不是一個 Visio 檔案；它是同一個形狀，由你在瀏覽器裡編輯的行資料產生。