Excel 轉流程圖範本（差旅申請與審批）
由 Excel 轉成流程圖的範本，以一條跨職能的差旅申請與審批流程呈現：五個階段、四條泳道、一道政策關卡、一個升級至財務的成本門檻，以及一道會退回不齊全報銷單的單據檢查。
運作方式
把四條泳道改成你們真實的角色
員工、直屬主管、差旅組與財務只是佔位。如果預訂經由外部差旅管理公司處理，就給它一條自己的泳道，令那次交接看得見。如果你們沒有差旅組，就把政策檢查移入直屬主管泳道，然後把那條泳道刪掉，而不是留著它空著。
把你們自己的數字填進門檻
把「總成本是否超出審批門檻？」換成你們授權審批表上的數字，並寫明貨幣。決定目的地是否覆蓋成本——很多政策不論金額都會把任何海外行程升級——並且判斷時要用包含任何已記錄例外的整個估算，而不是只看機票。
把你們的上限寫進政策關卡
政策檢查的用處，完全取決於它在查甚麼。把寫明的上限記在節點上：按航程時間定的客艙等級、按城市定的每晚住宿上限、最短提前預訂期、優先供應商。沒有這些，每位審批人都會自行解讀，這道關卡就不再有任何意義。
決定財務究竟在查甚麼
這道升級刻意設了三個出口：批准、不批准，以及退回重新計價。如果你們的財務團隊只會批准或不批准，就刪掉重新計價那條分支。如果他們負責的是預算科目而不是判斷，就在節點上寫明，並記下由誰批准、在哪一日批准，因為日後對報銷單的審核就是由這裏開始。
如果改期要回到更前面，就把迴路改指向
新日期目前重新進入門檻判斷，這假設主管的批准仍然有效。如果在你們機構裡改期需要直屬主管再看一次，就把那個出口改為指向「直屬主管是否批准行程？」。如果你們的預訂不可退款，就在行程繼續之前加一步處理改期費用。
為單據迴路訂一個限期
這張報銷單目前會一直退回員工，直到弄妥為止。加上你們財務日程需要的重新提交期限，並定義齊全對你們來說是甚麼意思——每一行都有列明項目的稅務發票，而不是刷卡收據；外幣金額按結單上的匯率換算；預先支付的項目要剔除。
常見問題
差旅申請與審批流程有哪些階段？
五個，而這張圖的階段欄就是按它們命名。申請：員工寫明日期與目的，並估算行程總成本。審批：對照政策檢查這個行程，由直屬主管批准，成本高於門檻則升級至財務。預訂：差旅組預訂機票與住宿，並發出行程表與訂單編號。行程：員工出行並保留單據，除非計劃先有變動。費用報銷：連同單據提交報銷單，對照政策檢查，然後在下一期薪酬發放時報銷。次序比名稱更要緊——每一道關卡都是對照第一個階段所作的估算來判斷。
商務差旅應該由直屬主管還是財務批准？
兩者都要，但做的是不同的事。直屬主管批准這個行程：有沒有必要、日期是否合適、這個人是否應該離開。財務批准門檻以上的金額：預算科目是否負擔得起，以及任何政策例外是否可以接受。把兩者併成一個批准，正是那場熟悉的爭論的來源——沒有人肯定此刻是誰手上拿著這份申請。把每一個行程交給主管，只把超出你們金額的交給財務，指名第二位審批人，並記下每一次批准的日期，因為對報銷單的審核是由批准開始，而不是由單據開始。
行程訂好之後計劃有變會怎樣？
把它當成一筆新成本，而不是一次修改。新日期通常意味著不同的票價、不同的逗留長度，有時還有一筆改期費，所以這個行程必須重新對照審批門檻判斷，而不是憑原來那個批准繼續走下去。這正是為甚麼這張圖的變動判斷會重新進入門檻判斷，而不是繼續走去行程。取消是另外一個出口：預訂被釋放，流程就在那裡結束，這樣可以令已取消的行程不會進入費用報銷階段，也不會有一個已釋放的預訂在報銷單上出現。
我以前用 Visio Data Visualizer 增益集由一張 Excel 表做這個。它去了哪裡？
Microsoft 在 2025 年 11 月宣布 Visio Data Visualizer 增益集（Excel 版）將會退役，並把服務關閉日期定在 2026 年 3 月 2 日，而它在 2025 年 12 月確認這個日期不變。此後 Microsoft 再沒有發表任何內容確認這次關閉已經執行，也沒有推翻它，而它的支援頁面至今仍以將來式描述這次退役，同時部分市場推廣頁面仍然把這個增益集當作現行功能宣傳——這正是情況令人混淆的原因。Microsoft 建議的路徑是 Visio Plan 2，以及 Visio 桌面應用程式裡的 Data Visualizer 範本。本範本並不是一個 Visio 檔案；它是同一個形狀，由你在瀏覽器裡編輯的行資料產生。