如何使用 Visio Data Visualizer

簡而言之

• 「Data Visualizer」指向兩個產品：一個已退役的 Excel 增益集，與一組仍然在用的 Visio 桌面版範本。
• Microsoft 於 2025 年 11 月宣布增益集退役，並把服務關閉定於 2026 年 3 月 2 日；此後它沒有發表過任何確認關閉已執行的內容。
• 三個桌面版範本——Basic Flowchart、Cross-Functional Flowchart 與 Audit Diagram——沒有任何退役通告，並且需要 Visio Plan 2。
• 你是由 Visio 的流程圖範本類別開始，而不是由 Excel 開始，而 Create Diagram from Data 精靈共有五頁。
• 同步是雙向的：Refresh Diagram 與 Update Source Data，兩者都在 Data Tools Design 索引標籤上，而該索引標籤只在選取了圖表容器時才出現。

一個名稱，兩個產品，混亂全部由此而來

兩個不同的產品共用過 Data Visualizer 這個名稱，而你在網上找到的答案幾乎全部把它們混為一談。其中一個是 Excel 版的 Visio Data Visualizer 增益集：它活在工作簿裡，不需要 Visio 訂用帳戶就能建立圖表，並且經由一項 Microsoft 雲端服務算圖。Microsoft 於 2025 年 11 月 3 日在 Microsoft 365 Blog 上宣布它退役——該文最後一次修訂為 2025 年 12 月 9 日——並以訊息中心貼文 MC1182535 通知租用戶管理員。另一個則是 Visio 桌面版應用程式內的一組 Data Visualizer 範本，它完全沒有任何退役通告，而且正是 Microsoft 現在叫大家轉去用的東西。你講的是兩者中的哪一個，決定授權、平台，以及下面那套程序行不行得通。

至於 Excel 增益集，那份記載在案的時間表值得準確講清楚，因為它比新聞標題凌亂得多。Microsoft 把服務關閉定於 2026 年 3 月 2 日，並於 2025 年 12 月 8 日重申「2026 年 3 月 2 日的服務關閉日期維持不變」。該日期之後，內嵌於 Excel 的圖表「將不再載入」，而且「資料連接與更新功能將不再運作」，不過「Excel 表格中的資料會保持完整」。把增益集由商店、範本與功能區移除，原定為 2025 年 12 月 8 日，其後延至「至少 2026 年 1 月」，並承諾日後會有更新公布確實日期。那次跟進從來沒有發表過，亦沒有任何 Microsoft 頁面確認關閉已經執行：兩篇增益集支援文章仍然在線，而且仍然以未來式描述這次退役。

桌面版那一半仍然存活、有授權門檻，而且確實好用。Visio 的流程圖類別中有三個這樣的範本——「Basic Flowchart - Data Visualizer」、「Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer」與「Audit Diagram - Data Visualizer」——而記載它們的三個 Microsoft 支援頁面，沒有一個提到退役。它們需要 Visio Plan 2（撰文時標價為每位使用者每月 15 美元、按年付款），而 Plan 2 亦是唯一包含桌面版應用程式的訂用層級；macOS 並沒有 Visio 桌面版應用程式。Microsoft 給那些被困住的增益集使用者的建議，正正就是這條路：「我們建議探索 Visio Plan 2 以及透過 Visio 桌面版應用程式建立 Data Visualizer 圖表的能力」。它所產生的跨職能圖表，詳見 /yue/guides/visio-data-visualizer流程圖。

所以由 Excel 撰寫的工作流程仍然存活——只是經由 Visio 桌面版，而不是經由 Excel——而找不到增益集的讀者也並非錯覺。Microsoft 的行銷頁面至今仍然把它當作現行功能宣傳：「Visio in Microsoft 365」那一頁仍然叫你用增益集在 Excel 裡建立流程圖，整頁沒有任何退役通告。與此同時，它仍然在線的支援文章所連結的兩個範例工作簿，即 aka.ms/visio-dv-bf 與 aka.ms/visio-dv-cff，現在都轉向 Bing，而那正是一條未有對應的 aka.ms 短連結會回傳的東西。如果你真正想要的是圖表跟隨表格，下面的示例展示的就是同一個想法，只是沒有精靈：一條建在 QueryChart 裡的差旅申請流程，那裡的列就是圖表。來源表格的各個欄，在 /yue/guides/把excel資料變成visio流程圖 有詳細說明，而兩套很不一樣的 Excel 更新機制，則見 /yue/guides/用excel更新visio流程圖。

同一個想法，一次一欄

一條差旅申請與審批流程，按 Data Visualizer 建圖的方式由一張表格建起，各欄逐個階段填上。

1. 只有描述

   「提出差旅申請並填上日期與目的」與「估算行程總成本」目前只是標籤而已。這正是 Data Visualizer 的 Process Step Description 欄，此外一無所有：兩個步驟，沒有次序，也沒有形狀。

2. 形狀與下一步的列號

   列號就是身分，一如 Process Step ID 在 Microsoft 工作簿中的角色，而下一步那一欄就是畫出箭嘴的東西。「行程是否符合差旅政策？」現在會畫成一個有兩個出口的菱形，而不再是一個矩形。

3. 分支標示與迴環

   有標示的出口，才令一張有分支的圖讀得懂——這就是 Data Visualizer 以逗號分隔的 Connector Label 欄。「財務是否批准升級後的成本？」有三個出口，次序如下：批准，然後是「只批較便宜方案」，它把行程送回去重新計價，最後是不批准。

4. 階段與負責人

   最後兩欄相當於 Microsoft 工作簿裡的負責方（function）欄與階段（phase）欄：員工、直屬主管、差旅組與財務，橫跨申請、審批、預訂、行程與費用報銷。同樣的列，多兩欄，流程圖就變成一張跨職能流程圖。

運作方式

1. 先確定你面對的是哪一個 Data Visualizer

   如果你記得的入口是 Excel 裡的一個按鈕，那就是已退役的增益集。如果你想要的是 Microsoft 仍然記載的那個版本，你需要 Visio 桌面版應用程式，而在各訂用層級之中，它只隨 Visio Plan 2 提供——Plan 1 只有網頁版與 Teams，而 Microsoft 明確表示 Data Visualizer 範本與 Create Diagram from Data 精靈「只能配合 Visio Plan 2 使用」。macOS 並沒有 Visio 桌面版應用程式，所以 Mac 並不是這件事的起點。

2. 開啟三個 Data Visualizer 範本之一

   Microsoft 的步驟是：開啟 Visio，或者如果你已經在編輯圖表，就選 File > New，選 TEMPLATES，然後選 Flowchart。在該類別中挑「Basic Flowchart - Data Visualizer」、「Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer」或「Audit Diagram - Data Visualizer」。如果流程跨越團隊而你想要泳道，就選跨職能那一個；基本那一個會完全略過負責方欄與階段欄。

3. 取用 Microsoft 的 Excel 資料範本

   在範本預覽中選「Excel data template」下載起始工作簿，選一個度量單位，然後選「Create」。按下 Create 就會啟動 Create Diagram from Data 精靈。由 Microsoft 的工作簿而不是由你自己的工作表開始，值得花那兩分鐘：它一開始就帶著精靈預期的那組欄，所以對應那一頁只是確認，而不是靠猜。

4. 把流程輸入工作簿的各欄

   各欄分別是：Process Step ID，必須唯一且不可留空；Process Step Description，即每個形狀上的文字；Next Step ID，即序列中下一個形狀的編號；Connector Label，有分支的形狀在這裡以逗號分隔的文字帶著自己的標示；Shape Type；以及負責方欄與階段欄，它們適用於跨職能流程圖，並被基本流程圖略過。精靈接受一個表格或一個自訂範圍，但 Microsoft 的建議是「如果想令圖表與資料保持同步」就用 Excel 表格。

5. 走完精靈的五頁

   這五頁是 Excel、Functions/Phases、Process Steps、Shape Types 與 Connections。第一頁選工作簿，然後選當中的一個表格或自訂範圍。Functions/Phases 對應必填的「Function or Swimlane」與「Phase or Timeline」。Process Steps 對應必填的「Process Step ID / Activity ID」以及描述，並有一個 Accessibility 區段；Shape Types 對應形狀；Connections 帶著「Delimiter」與「Connector Label」。選 Finish，Visio 就會畫出形狀與連接線。

6. 兩個方向都可以更新，而且要保持容器選取

   點入圖表容器以啟用 Data Tools Design 索引標籤，然後選 Refresh Diagram 由 Excel 拉入改動，或選 Update Source Data 把圖表的改動寫回去。更新只會改動容器內的形狀與連接，並會保留你的格式；當一次更新會捨棄改動時會出現「Refresh Diagram Conflict」對話框，而當回寫可能遺失資料時會出現「Update Source Data Conflict」對話框，你要在其中選「Overwrite」。如果工作簿放在桌面電腦或網絡檔案伺服器上，就必須先儲存並關閉。

應避免的錯誤

• 斷定整項功能已經消失

  退役通告點名的是 Excel 增益集，而且只有 Excel 增益集。Visio 桌面版應用程式裡的三個 Data Visualizer 範本，以及它們背後的 Create Diagram from Data 精靈，在記載它們的任何一個 Microsoft 支援頁面上都沒有退役通告——而 Microsoft 自己的替代建議正是叫人去用它們。「Data Visualizer 已經停止提供」只說了一半，而且說的是錯的那一半。

• 斷定它在 Excel 裡仍然可用，因為 Microsoft 這樣說

  Microsoft 的行銷頁面從來沒有更新過。Visio 主頁至今仍然表示可以「在 Excel 之內用 Data Visualizer 把 Excel 流程地圖資料轉換成 Visio 圖表」，而 Visio in Microsoft 365 那一頁仍然推薦這個增益集，兩者都沒有退役通告。要信 Microsoft 365 Blog 的貼文與 MC1182535，而不是產品頁面，並且把支援文章裡的範例工作簿連結當成失效，因為它們確實已經失效。

• 指望在 Visio for the web 做這些事

  Microsoft 把連接了 Excel、Access、SharePoint 清單、SQL Server 以及其他 OLEDB 或 ODBC 來源的圖表，列為不支援在 Visio for the web 編輯。你可以在瀏覽器檢視連接了資料的圖表，也可以在那裡畫一張普通流程圖，但 Data Visualizer 的建立與更新實際上是桌面版能力——加上 Plan 1 只有網頁版與 Teams，這就是令 Plan 2 成為真正要求、而不只是一個偏好的原因。

• 來源工作簿裡的公式

  Microsoft 講得很白：不要在 Excel 資料來源中使用公式，因為在 Update Source Data 對話框中選取 Overwrite 之後，Visio 會把每條公式轉成它的計算結果。一條由費率與數量算出來的成本欄，回來時會變成一個凝固了的數字，而且完全沒有任何提示。把運算放在精靈不會讀取的另一個工作表，並把對應指向純數值。

由一張表格建出同一張圖

把差旅申請示例作為你自己的圖表開啟，看看 Data Visualizer 要求的是哪些欄，然後用你自己的流程替換那些列。

由一張表格建出同一張圖

相關指南

• Excel 版 Visio Data Visualizer 替代工具
• 如何用 Excel 製作流程圖
• 點樣整理 Excel 流程圖資料

常見問題

Visio Data Visualizer 是否正在退役？

Excel 增益集是。Microsoft 於 2025 年 11 月 3 日在 Microsoft 365 Blog 上宣布它退役，最後修訂日期為 2025 年 12 月 9 日，並以 MC1182535 通知租用戶管理員，服務關閉定於 2026 年 3 月 2 日——這個日期它在 2025 年 12 月確認不變。此後 Microsoft 沒有發表過任何確認關閉已執行或撤回此事的內容，而它的支援頁面仍然以未來式描述這次退役。Visio 桌面版應用程式裡的 Data Visualizer 範本是另一項功能，完全沒有任何退役通告。

使用 Data Visualizer 是否需要 Visio Plan 2？

桌面版範本方面，是。Microsoft 表明使用 Data Visualizer 範本以及 Create Diagram from Data 精靈的能力「只能配合 Visio Plan 2 使用」——撰文時標價為每位使用者每月 15 美元、按年付款，亦是唯一包含桌面版應用程式的訂用層級。已退役的 Excel 增益集則不同：建立圖表不需要 Visio 訂用帳戶，在 Visio for the web 作基本編輯需要 Plan 1，而在桌面版應用程式編輯需要 Plan 2。至於永久授權的 2024 版本是否包含這些範本，Microsoft 的文件並未有定論。

在增益集停止運作之前，我怎樣把圖表取出來？

Microsoft 記載了兩條救援途徑，而它們並不對等。使用 Microsoft 365 公司或學校帳戶時，在圖表區域選省略號（…），然後選「Open in web」並登入：系統會建立一個 Visio 檔案，並可繼續透過 OneDrive 與 Visio for the web 取用。沒有 Microsoft 365 的個人用戶得到的只有增益集視窗右上角的下拉箭嘴，然後「Show as Saved Image」，再按右鍵選 Copy——那是一張圖片，完全沒有提供任何 .vsdx 途徑。如果你的圖表只存在於一個工作簿之內，一張圖片可能就是你能救回的全部——/yue/guides/excel-data-visualizer流程圖 走完這次救援，以及之後應該怎樣處理那張表格。

我可以用甚麼取代 Data Visualizer 增益集？

Microsoft 自己的建議是 Visio Plan 2 與桌面版範本；如果你本來就用 Windows，而且想要 Visio 的模具生態、BPMN 2.0 驗證或離線工作，那是個合理答案。如果你想要的是那個免費、免註冊、可以取代增益集所做之事的東西，本頁下方連結的 ProcessMapping.app Data Visualizer 替代方案正正就是這個。存放於 OneDrive 或 SharePoint 的 Visio 檔案使用檔案層級的版本紀錄，保留期限取決於帳戶及文件庫設定。用於受控文件時，請核實這些設定及另行配置的審批流程。