De Excel a diagrama de flujo (solicitud y aprobación de viajes)
Plantilla para pasar de Excel a diagrama de flujo, como flujo interfuncional de solicitud y aprobación de viajes: cinco fases, cuatro carriles, una puerta de política, un umbral de coste que escala a Finanzas y un control de justificantes.
Cómo funciona
Renombra los cuatro carriles con tus roles reales
Empleado, Responsable directo, Gestión de viajes y Finanzas son marcadores de posición. Si las reservas van por una agencia de viajes externa, dale su propio carril para que el traspaso se vea. Si no tienes un equipo de viajes, mueve la comprobación de política al carril del responsable directo y borra el carril en lugar de dejarlo vacío.
Pon tu propia cifra en el umbral
Sustituye «¿Coste total por encima del umbral de aprobación?» por el número de tu tabla de delegación de autoridad e indica la moneda. Decide si el destino manda por encima del coste —muchas políticas escalan cualquier viaje al extranjero sea cual sea su valor— y aplica la prueba a la estimación completa, incluida cualquier excepción documentada, y no solo al billete.
Escribe tus topes dentro de la puerta de política
La comprobación de política vale lo que valga aquello que contrasta. Anota los topes escritos en el nodo: clase de cabina según la duración del vuelo, límite de alojamiento por noche y por ciudad, antelación mínima de reserva y proveedores preferentes. Sin ellos, cada aprobador aplica su propia lectura y la puerta deja de significar nada.
Decide qué comprueba Finanzas en realidad
El escalado tiene tres salidas a propósito: aprobar, denegar y devolver para volver a presupuestar. Si tu equipo financiero solo aprueba o deniega, borra la rama de reajuste. Si es dueño de la partida presupuestaria y no del criterio, dilo en el nodo y registra quién aprobó y en qué fecha, porque una auditoría de la nota de gastos empieza ahí.
Reapunta el bucle de cambio de planes si los cambios vuelven más atrás
Ahora las fechas nuevas vuelven a entrar en la prueba del umbral, lo que da por hecho que la aprobación del responsable sigue en pie. Si en tu organización un cambio de fechas obliga al responsable directo a mirarlo otra vez, reapunta esa salida a «¿El responsable directo aprueba el viaje?». Si vuestras reservas no son reembolsables, añade un paso para el gasto de cambio antes de que el viaje continúe.
Pon un plazo al bucle de justificantes
Ahora la nota vuelve al empleado durante todo el tiempo que haga falta. Añade la ventana de reenvío que necesita tu calendario financiero y define qué significa completo para vosotros: una factura con impuestos desglosados por cada línea en lugar del resguardo de la tarjeta, los importes en moneda extranjera convertidos al tipo del extracto y lo ya pagado por la empresa excluido.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las etapas de un proceso de solicitud y aprobación de viajes?
Cinco, y las columnas de fase de este diagrama llevan su nombre. Solicitud: el empleado indica fechas y motivo y estima el coste total del viaje. Aprobación: el viaje se contrasta con la política, lo aprueba el responsable directo y se escala a Finanzas si el coste supera el umbral. Reserva: gestión de viajes reserva vuelos y alojamiento y emite el itinerario y los localizadores. Viaje: el empleado viaja y conserva los justificantes, salvo que los planes cambien antes. Gastos: la nota se presenta con los justificantes, se contrasta con la política y se reembolsa en la siguiente nómina. El orden importa más que los nombres: todas las puertas se miden contra la estimación hecha en la primera fase.
¿Quién debe aprobar un viaje de empresa, el responsable directo o Finanzas?
Los dos, haciendo trabajos distintos. El responsable directo aprueba el viaje: si es necesario, si las fechas encajan, si esa persona debe estar fuera. Finanzas aprueba el dinero por encima de un umbral: si la partida presupuestaria lo soporta y si la excepción a la política es aceptable. Fundir las dos aprobaciones en una es lo que produce la discusión conocida en la que nadie está seguro de quién tiene la solicitud. Dale al responsable todos los viajes y a Finanzas solo lo que supere tu cifra, nombra al segundo aprobador y registra la fecha de cada aprobación, porque la auditoría de la nota de gastos empieza en la aprobación y no en el justificante.
¿Qué pasa cuando los planes de viaje cambian con el viaje ya reservado?
Trátalo como un coste nuevo, no como una modificación. Fechas nuevas suelen significar otro billete, otra duración de estancia y a veces un gasto de cambio, así que el viaje tiene que volver a contrastarse con el umbral de aprobación en lugar de seguir adelante amparado en la aprobación original. Por eso la decisión de cambio de este diagrama vuelve a entrar en la prueba del umbral en lugar de continuar al viaje. La cancelación es una salida aparte: las reservas se liberan y el proceso termina ahí, lo que mantiene los viajes cancelados fuera de la fase de gastos y evita que una reserva liberada aparezca en una nota.
Antes montaba esto desde una tabla de Excel con el complemento Visio Data Visualizer. ¿Dónde ha quedado?
Microsoft anunció la retirada del complemento Visio Data Visualizer para Excel en noviembre de 2025 y fijó el cierre del servicio para el 2 de marzo de 2026, una fecha que en diciembre de 2025 confirmó que no cambiaba. Desde entonces no ha publicado nada que confirme que el cierre se ejecutó ni que lo revierta, y sus páginas de soporte siguen describiendo la retirada en futuro mientras algunas páginas comerciales siguen anunciando el complemento como vigente, que es el motivo de la confusión. La vía que Microsoft recomienda es Visio Plan 2 y las plantillas de Data Visualizer de la aplicación de escritorio de Visio. Esta plantilla no es un archivo de Visio: es la misma forma, generada a partir de filas que editas en el navegador.