De Excel a diagrama de flujo (solicitud y aprobación de viajes)
Plantilla para pasar de Excel a diagrama de flujo, como flujo interfuncional de solicitud y aprobación de viajes: cinco fases, cuatro carriles, una puerta de política, un umbral de coste que escala a Finanzas y un control de justificantes.
¿Qué es de excel a diagrama de flujo (solicitud y aprobación de viajes)?
Un diagrama de flujo son cuatro columnas de una tabla. Una columna lleva el paso. Otra lleva el número de fila al que ese paso conduce. Otra lleva la forma, que no es más que el tipo del paso dibujado como silueta. Y otra lleva la etiqueta de cada salida, así que un paso con dos salidas lleva dos etiquetas. Añade una quinta columna para el carril y una sexta para la fase y ya tienes un diagrama interfuncional en dos ejes en lugar de una línea recta. No hace falta nada más. En cuanto lo ves así, pasar de Excel a un diagrama de flujo deja de ser una conversión: la tabla ya era el diagrama, esperando a que algo la dibujara. La tabla de abajo lleva un proceso de solicitud y aprobación de viajes, desde una solicitud con fechas y motivo hasta una nota de gastos reembolsada.
La aprobación de viajes se rompe en la estimación de coste y en el segundo aprobador. La estimación es la cifra con la que se miden todas las puertas posteriores, así que un billete cotizado sin alojamiento, dietas ni transporte terrestre empuja un viaje por encima del umbral semanas después de que alguien ya lo haya aprobado. El segundo aprobador es peor, porque la mayoría de las políticas escritas no dice nunca si Finanzas comprueba la partida presupuestaria o vuelve a revisar el criterio del responsable, así que la solicitud se queda quieta mientras los dos esperan. Y luego está la parte que nadie documenta: los planes cambian. Una reunión se mueve, las fechas se mueven, y la solicitud es ahora para un viaje distinto con un coste distinto y la aprobación original todavía pegada. Los equipos gestionan eso por correo, y por eso la nota de gastos de tres semanas después es la primera vez que alguien se da cuenta de que la cifra aprobada y la reservada son números diferentes.
El diagrama de abajo recorre cinco fases y cuatro carriles, y dibuja los recorridos incómodos en lugar de describirlos en una nota al pie. Un viaje fuera de política no se deniega en la puerta de política: pasa primero por una excepción registrada y después a la aprobación. El coste por encima del umbral se escala a Finanzas, que puede aprobarlo, denegarlo o devolverlo para volver a presupuestarlo. Un cambio de fechas antes de salir vuelve a entrar en la prueba del umbral en lugar de seguir directo al viaje, porque fechas nuevas significan un coste nuevo. Una nota de gastos incompleta vuelve al empleado en lugar de detenerse. Dos vías terminan en una denegación o una cancelación, y una termina en el reembolso.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco fases repartidas en cuatro carriles, para que la misma tabla produzca a la vez la secuencia y la responsabilidad: Solicitud, Aprobación, Reserva, Viaje y Gastos, en manos de los carriles Empleado, Responsable directo, Gestión de viajes y Finanzas.
- Una puerta de política en el carril de Gestión de viajes, «¿El viaje se ajusta a la política de viajes?», cuya salida de fuera de política lleva a «Documentar una excepción a la política con su justificación» y vuelve al flujo, en lugar de denegar el viaje en ese punto.
- Dos aprobaciones en secuencia en lugar de una: «¿El responsable directo aprueba el viaje?» y después «¿Coste total por encima del umbral de aprobación?», de modo que solo se escala el gasto por encima de la cifra que tú fijes.
- Un escalado de tres salidas en «¿Finanzas aprueba el coste escalado?»: aprobar y continuar a la reserva, denegar sin más, o devolver la solicitud a «Estimar el coste total del viaje» para volver a presupuestarla con un billete más barato o una estancia más corta.
- Una decisión de cambio posterior a la reserva, «¿Han cambiado los planes antes de salir?», con tres salidas: viajar según lo reservado, liberar las reservas y terminar el viaje, o volver a entrar en «¿Coste total por encima del umbral de aprobación?» con las fechas nuevas.
- Un control de justificantes en el carril de Finanzas, «¿Justificantes completos y dentro de la política?», que devuelve una nota incompleta a «Presentar la nota de gastos con los justificantes» y solo llega a «Gastos reembolsados en la siguiente nómina» cuando está limpia.
Cuándo usar esta plantilla
- Ya mantienes el proceso como una tabla de pasos en una hoja de cálculo y quieres el diagrama que esa tabla describe, en lugar de mantener un dibujo aparte a su lado.
- Sacabas exactamente esta forma de una tabla de Excel con el complemento Visio Data Visualizer y estás intentando averiguar dónde ha quedado ese flujo de trabajo.
- Tu política de viajes existe como texto y nadie en la empresa sabe decirte a partir de qué cifra un viaje necesita un segundo aprobador.
- Llegan notas de gastos que no cuadran con lo aprobado y necesitas ver qué puerta pasó el viaje y en qué momento cambió el coste.
- Estás escribiendo un procedimiento de viajes y necesitas que las excepciones, las denegaciones, las cancelaciones y los reenvíos estén dibujados como recorridos, porque son los casos que la gente pregunta de verdad.
Cómo funciona
Renombra los cuatro carriles con tus roles reales
Empleado, Responsable directo, Gestión de viajes y Finanzas son marcadores de posición. Si las reservas van por una agencia de viajes externa, dale su propio carril para que el traspaso se vea. Si no tienes un equipo de viajes, mueve la comprobación de política al carril del responsable directo y borra el carril en lugar de dejarlo vacío.
Pon tu propia cifra en el umbral
Sustituye «¿Coste total por encima del umbral de aprobación?» por el número de tu tabla de delegación de autoridad e indica la moneda. Decide si el destino manda por encima del coste (muchas políticas escalan cualquier viaje al extranjero sea cual sea su valor) y aplica la prueba a la estimación completa, incluida cualquier excepción documentada, y no solo al billete.
Escribe tus topes dentro de la puerta de política
La comprobación de política vale lo que valga aquello que contrasta. Anota los topes escritos en el nodo: clase de cabina según la duración del vuelo, límite de alojamiento por noche y por ciudad, antelación mínima de reserva y proveedores preferentes. Sin ellos, cada aprobador aplica su propia lectura y la puerta deja de significar nada.
Decide qué comprueba Finanzas en realidad
El escalado tiene tres salidas a propósito: aprobar, denegar y devolver para volver a presupuestar. Si tu equipo financiero solo aprueba o deniega, borra la rama de reajuste. Si es dueño de la partida presupuestaria y no del criterio, dilo en el nodo y registra quién aprobó y en qué fecha, porque una auditoría de la nota de gastos empieza ahí.
Reapunta el bucle de cambio de planes si los cambios vuelven más atrás
Ahora las fechas nuevas vuelven a entrar en la prueba del umbral, lo que da por hecho que la aprobación del responsable sigue en pie. Si en tu organización un cambio de fechas obliga al responsable directo a mirarlo otra vez, reapunta esa salida a «¿El responsable directo aprueba el viaje?». Si vuestras reservas no son reembolsables, añade un paso para el gasto de cambio antes de que el viaje continúe.
Pon un plazo al bucle de justificantes
Ahora la nota vuelve al empleado durante todo el tiempo que haga falta. Añade la ventana de reenvío que necesita tu calendario financiero y define qué significa completo para vosotros: una factura con impuestos desglosados por cada línea en lugar del resguardo de la tarjeta, los importes en moneda extranjera convertidos al tipo del extracto y lo ya pagado por la empresa excluido.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las etapas de un proceso de solicitud y aprobación de viajes?
Cinco, y las columnas de fase de este diagrama llevan su nombre. Solicitud: el empleado indica fechas y motivo y estima el coste total del viaje. Aprobación: el viaje se contrasta con la política, lo aprueba el responsable directo y se escala a Finanzas si el coste supera el umbral. Reserva: gestión de viajes reserva vuelos y alojamiento y emite el itinerario y los localizadores. Viaje: el empleado viaja y conserva los justificantes, salvo que los planes cambien antes. Gastos: la nota se presenta con los justificantes, se contrasta con la política y se reembolsa en la siguiente nómina. El orden importa más que los nombres: todas las puertas se miden contra la estimación hecha en la primera fase.
¿Quién debe aprobar un viaje de empresa, el responsable directo o Finanzas?
Los dos, haciendo trabajos distintos. El responsable directo aprueba el viaje: si es necesario, si las fechas encajan, si esa persona debe estar fuera. Finanzas aprueba el dinero por encima de un umbral: si la partida presupuestaria lo soporta y si la excepción a la política es aceptable. Fundir las dos aprobaciones en una es lo que produce la discusión conocida en la que nadie está seguro de quién tiene la solicitud. Dale al responsable todos los viajes y a Finanzas solo lo que supere tu cifra, nombra al segundo aprobador y registra la fecha de cada aprobación, porque la auditoría de la nota de gastos empieza en la aprobación y no en el justificante.
¿Qué pasa cuando los planes de viaje cambian con el viaje ya reservado?
Trátalo como un coste nuevo, no como una modificación. Fechas nuevas suelen significar otro billete, otra duración de estancia y a veces un gasto de cambio, así que el viaje tiene que volver a contrastarse con el umbral de aprobación en lugar de seguir adelante amparado en la aprobación original. Por eso la decisión de cambio de este diagrama vuelve a entrar en la prueba del umbral en lugar de continuar al viaje. La cancelación es una salida aparte: las reservas se liberan y el proceso termina ahí, lo que mantiene los viajes cancelados fuera de la fase de gastos y evita que una reserva liberada aparezca en una nota.
Antes montaba esto desde una tabla de Excel con el complemento Visio Data Visualizer. ¿Dónde ha quedado?
Microsoft anunció la retirada del complemento Visio Data Visualizer para Excel en noviembre de 2025 y fijó el cierre del servicio para el 2 de marzo de 2026, una fecha que en diciembre de 2025 confirmó que no cambiaba. Desde entonces no ha publicado nada que confirme que el cierre se ejecutó ni que lo revierta, y sus páginas de soporte siguen describiendo la retirada en futuro mientras algunas páginas comerciales siguen anunciando el complemento como vigente, que es el motivo de la confusión. La vía que Microsoft recomienda es Visio Plan 2 y las plantillas de Data Visualizer de la aplicación de escritorio de Visio. Esta plantilla no es un archivo de Visio: es la misma forma, generada a partir de filas que editas en el navegador.