Excel 转流程图模板（出差申请与审批）
Excel 转流程图模板，以跨职能的出差申请与审批流程呈现：五个阶段、四条泳道、一道制度关卡、一个超限即升级给财务的费用门槛，以及会把不齐全的报销单退回的票据检查。
什么是excel 转流程图模板（出差申请与审批）流程
一张流程图就是一张表的四列。一列放步骤。一列放这一步通向的行号。一列放图形，而图形不过是这一步的类型画成的剪影。一列放每个出口上的标签，所以有两个出口的步骤就带两个标签。再加第五列放泳道、第六列放阶段，你就得到一张两个轴向的跨职能图，而不是一条直线。别的什么都不需要。一旦看清这一点，把 Excel 转成流程图就根本不再是一次转换：那张表本来就是那张图，只是在等一样东西把它画出来。下面这张表放的是一条出差申请与审批流程，从一份写明日期与事由的申请，走到一笔已报销的费用。
出差审批坏在费用估算和第二位审批人这两处。估算是后面每一道关卡都要对照的数字，所以一个只报了机票、没算住宿、餐饮和地面交通的价格，会在有人批完之后好几个星期，把这趟行程推过限额。第二位审批人更糟，因为多数写下来的制度从不说明财务查的是预算科目，还是在复核主管的判断，于是申请就那么压着，两边都在等。还有一件谁都不写进文档的事：计划会变。一场会议改了时间，日期跟着改，于是这份申请变成了另一趟行程、另一个费用，而原来那份批准还挂在上面。团队用邮件处理这类事，这也是为什么三个星期之后那张报销单，才是第一次有人注意到批准的金额和实际预订的金额是两个数。
下面这张图横跨五个阶段、四条泳道，并且把别扭的路线画出来，而不是塞进脚注里描述。超出制度的行程不会在制度关卡上被拒；它先走到一份有记录的例外说明，然后才去审批。费用超过门槛就升级给财务，财务可以批准、可以不批准，也可以退回重新核算。出发前改期要重新进入门槛判断，而不是直接流向出行，因为新的日期意味着新的费用。不齐全的报销单退回员工，而不是就此停住。有两条路径以不批准或取消收尾，一条以报销收尾。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 五个阶段横跨四条泳道，于是同一张表同时给出顺序和归属：申请、审批、预订、出行、报销，分别由员工、直属主管、差旅服务台与财务四条泳道持有。
- 设在差旅服务台泳道里的制度关卡“出差是否符合差旅制度？”，它的超出制度出口通向“记录制度例外并说明理由”，然后汇回主流程，而不是在这里就把行程拒掉。
- 两道先后而不是一道的审批：“直属主管是否批准出差？”，然后是“总费用是否超过审批限额？”，于是只有超过你们设定金额的支出才会被继续升级。
- “财务是否批准升级后的费用？”处的三向升级——批准并继续去预订、直接不批准，或者把申请退回“估算差旅总费用”，按更低舱位或更短停留重新核算。
- 预订之后的变更判断“出发前计划是否有变？”，带三个出口：按原预订出行；释放预订并结束行程；或者带着新日期重新进入“总费用是否超过审批限额？”。
- 财务泳道里的票据检查“票据是否齐全且符合制度？”，它把不齐全的报销单退回“提交报销单并附票据”，只有干净了才走到“在下一期薪资中报销支付”。
何时使用本模板
- 你们本来就把这条流程当作一张步骤表存在电子表格里，而你想要的是这张表所描述的那张图，而不是在旁边另外维护一份画稿。
- 你当年正是用 Excel 版的 Visio Data Visualizer 加载项从一张表驱动出这个形状，现在在弄清那套做法去了哪里。
- 你们的差旅制度是一段文字，而公司里没有人说得出一趟行程从哪个金额起需要第二位审批人。
- 报销单一再送来，和批过的东西对不上，而你需要看清这趟行程是过了哪一道关卡、费用是在什么时候变的。
- 你正在编写差旅 SOP，需要把例外、不批准、取消和重新提交都画成路线，因为大家真正会问的恰恰是这几种情形。
运作方式
把四条泳道改成你们真实的角色
员工、直属主管、差旅服务台、财务只是占位。如果预订走的是外部差旅管理公司，就给它一条自己的泳道，让这次交接看得见。如果你们没有差旅服务台，就把制度检查移到直属主管泳道，然后把那条泳道删掉，而不是留一条空的。
把你们自己的数字填到门槛上
把“总费用是否超过审批限额？”换成你们授权审批表上的数字，并写明币种。决定目的地是否可以盖过金额——很多制度不论金额，只要出境就升级——并且判断时用含已记录例外的估算总额，而不是只看票价。
把你们的上限写进制度关卡
制度检查的用处，全看它到底对照什么。把写下来的上限记在节点上：按飞行时长确定的舱位等级、按城市确定的每晚住宿标准、最短提前预订期、优先供应商。没有这些，每位审批人都按自己的理解来判，这道关卡也就不再有任何含义。
确定财务到底在查什么
这次升级故意给了三个出口：批准、不批准、退回重新核算。如果你们的财务只会批或不批，就删掉重新核算那条分支。如果他们负责的是预算科目而不是这件事该不该做，就在节点上写明，并记下是谁在哪一天批准的，因为对报销单的稽核就是从这里查起。
如果变更要退得更远，就改这条改期循环的落点
目前新日期重新进入门槛判断，这假定主管原来的批准仍然有效。如果在你们组织里改期需要直属主管重新看一遍，就把那个出口改指向“直属主管是否批准出差？”。如果你们的预订不可退改，就在行程继续之前加一步处理改签费。
给票据循环设一个截止日期
目前这张单会一直退回员工手上，退到什么时候算什么时候。把你们财务日历需要的重新提交期限加上去，并定义在你们这里齐全指什么——每一行都有明细增值税发票而不是刷卡小票、外币按对账单汇率折算、已预付的项目要剔除。
常见问题
出差申请与审批流程有哪几个阶段？
五个，这张图的阶段列就是按它们命名的。申请：员工写明日期与事由，并估算差旅总费用。审批：对照制度检查行程，由直属主管批准，费用超过门槛则升级给财务。预订：差旅服务台预订机票与住宿，签发行程单与预订编号。出行：员工出差并保留票据，除非计划先变了。报销：报销单连同票据提交，对照制度检查，在下一期薪资中报销支付。顺序比名字更要紧——每一道关卡对照的都是第一个阶段里做出的那个估算。
商务出差该由谁批准，直属主管还是财务？
两个都要，做的是不同的事。直属主管批准这趟行程：有没有必要、日期合不合适、这个人该不该离开。财务批准超过门槛的钱：预算科目能不能承受，以及制度例外是否可以接受。把两者并成一次审批，正是产生那场熟悉争论的原因——没人确定这份申请此刻在谁手上。让主管过每一趟行程，让财务只过超出你们那个数字的部分，指名第二位审批人，并记下每次批准的日期，因为对报销单的稽核是从批准查起的，不是从票据查起的。
行程订好之后计划变了会怎样？
把它当成一笔新的费用，而不是一次修改。新日期通常意味着不同的票价、不同的停留天数，有时还有一笔改签费，所以这趟行程必须重新对照审批限额，而不能凭原来那份批准继续走。这也是为什么这张图里的变更判断重新进入门槛判断，而不是直接流向出行。取消是另一个出口：预订被释放，流程就在那里结束，这样取消的行程不会进入报销阶段，也不会有一份已释放的预订出现在报销单上。
我以前用 Excel 的 Visio Data Visualizer 加载项做这个，它去哪了？
Microsoft 在 2025 年 11 月宣布 Excel 版 Visio Data Visualizer 加载项即将停用，并把服务关闭日期定在 2026 年 3 月 2 日，2025 年 12 月又确认这个日期没有变。此后 Microsoft 既没有发布任何消息确认关闭已经执行，也没有宣布撤销，其支持页面仍然用将来时描述这次停用，而部分市场页面仍在把这个加载项当作现行产品宣传——这也是眼下情况让人困惑的原因。Microsoft 推荐的路线是 Visio Plan 2 加 Visio 桌面版里的 Data Visualizer 模板。这份模板不是 Visio 文件；它是同一个形状，由你在浏览器里编辑的那些行生成。