如何使用 Visio Data Visualizer

简而言之

• “Data Visualizer”指两个产品：一个已停用的 Excel 加载项，和一套仍在的 Visio 桌面版模板。
• Microsoft 在 2025 年 11 月宣布停用这个加载项，并把服务关闭定在 2026 年 3 月 2 日；此后再没有发布任何内容确认关闭已执行。
• 桌面版那三个模板——Basic Flowchart、Cross-Functional Flowchart 和 Audit Diagram——没有任何停用通告，并且需要 Visio Plan 2。
• 你的起点是 Visio 的 Flowchart 模板类别，而不是 Excel 内部，而 Create Diagram from Data 向导有五页。
• 同步是双向的：Refresh Diagram 和 Update Source Data，都在 Data Tools Design 选项卡上，而这个选项卡只在选中图表容器时才出现。

一个名字、两个产品，混乱全在这里

有两个不同的产品共用过 Data Visualizer 这个名字，而你在网上能找到的答案几乎都把它们混在一起。一个是面向 Excel 的 Visio Data Visualizer 加载项：它住在工作簿里，创建一张图表不需要 Visio 订阅，并通过一个 Microsoft 云服务渲染。Microsoft 在 2025 年 11 月 3 日于 Microsoft 365 博客宣布停用它——那篇文章最后一次修订是 2025 年 12 月 9 日——并以 Message Center 通告 MC1182535 通知了租户管理员。另一个是 Visio 桌面版应用里的一套 Data Visualizer 模板，它完全没有任何停用通告，也正是 Microsoft 现在引导人们去用的东西。你指的是这两者中的哪一个，决定了许可、平台，以及下面这套步骤能不能用。

对那个 Excel 加载项，把记载下来的时间线说准是值得的，因为它比那些标题更乱。Microsoft 把服务关闭定在 2026 年 3 月 2 日，并在 2025 年 12 月 8 日重申“2026 年 3 月 2 日的服务关闭日期保持不变”。该日期之后，嵌在 Excel 里的图表“将不再加载”，“数据连接和刷新能力将不再工作”，不过“Excel 表格中的数据仍将完好”。把加载项从商店、其模板和功能区中移除，最初定在 2025 年 12 月 8 日，随后“至少延长到 2026 年 1 月”，并承诺在后续更新里给出确切日期。那次更新从未发布，也没有任何 Microsoft 页面确认关闭已执行：两篇加载项支持文章至今仍在线，并且仍以将来时描述这次停用。

桌面版这一半是活的、有门槛的，而且确实好用。Visio 的 Flowchart 类别里放着其中三个模板——“Basic Flowchart - Data Visualizer”“Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer”和“Audit Diagram - Data Visualizer”——而记载它们的那三个 Microsoft 支持页面，没有一个提到停用。它们需要 Visio Plan 2（撰稿时标价为每用户每月 15 美元、按年付费），而这也是唯一包含桌面版应用的订阅层级，另外 macOS 没有 Visio 桌面版应用。Microsoft 给那些被搁下的加载项用户的建议正是这条路线：“我们建议了解 Visio Plan 2 以及通过 Visio 桌面版应用创建 Data Visualizer 图表的能力。”它生成的跨职能图表在 /zh/guides/visio-data-visualizer流程图 里讲。

所以那套以 Excel 为起点的工作流活下来了——只是穿过 Visio 桌面版，而不是穿过 Excel——而找不到那个加载项的读者并没有看错。Microsoft 的营销页面仍把它当作现有功能宣传：“Visio in Microsoft 365”页面至今还在让你用这个加载项在 Excel 里创建流程图，整页没有任何停用通告。同时，它那两篇仍在线的支持文章链接的示例工作簿，地址是 aka.ms/visio-dv-bf 和 aka.ms/visio-dv-cff，现在都跳到 Bing——那正是一个未映射的 aka.ms 链接会返回的结果。如果你真正想要的是让图表跟着表走，下面的实例展示的就是这个想法，只是没有向导：一条在 QueryChart 里的出差申请流程，行本身就是图表。源数据表的那些列在 /zh/guides/把excel数据变成visio流程图 里讲得很细，而两套很不一样的 Excel 刷新机制在 /zh/guides/用excel更新visio流程图。

同一个想法，一列一列来

一条出差申请与审批流程，按 Data Visualizer 搭图的方式搭起来——从一张表出发，那些列一个阶段一个阶段地填上。

1. 只有描述

   “提交出差申请并填写日期与事由”和“估算差旅总费用”到这里还只是两个标签。这就是 Data Visualizer 的 Process Step Description 一列，别的什么都没有：两个步骤，没有顺序，也没有图形。

2. 图形和下一步的编号

   行号就是身份，跟 Microsoft 工作簿里的 Process Step ID 完全一样，而下一步那一列才是画出箭头的东西。“出差是否符合差旅制度？”现在渲染成一个带两个出口的菱形，而不再是一个矩形。

3. 分支标签与那些回环

   带标签的出口才让一张会分叉的图能读——也就是 Data Visualizer 的 Connector Label 一列，用逗号分隔。“财务是否批准升级后的费用？”有三条，顺序是：批准，然后是“仅限更省方案”（它把这趟出差送回去重新核算），然后是不批准。

4. 阶段与负责人

   最后两列相当于 Microsoft 工作簿里的职能列和阶段列：员工、直属主管、差旅服务台和财务，横跨申请、审批、预订、出行和报销。同样那些行，多两列，扁平的流程图就变成了跨职能的。

运作方式

1. 先弄清你面对的是哪一个 Data Visualizer

   如果你记得的入口是 Excel 里的一个按钮，那就是已停用的那个加载项。如果你想要 Microsoft 仍在记载的那个版本，你需要 Visio 桌面版应用，而在各个订阅里它只随 Visio Plan 2 提供——Plan 1 仅限网页和 Teams，而 Microsoft 明确表示 Data Visualizer 模板和 Create Diagram from Data 向导“仅在 Visio Plan 2 中可用”。macOS 没有 Visio 桌面版应用，所以 Mac 不是这件事的起点。

2. 打开那三个 Data Visualizer 模板中的一个

   Microsoft 的步骤是：打开 Visio，如果你已经在编辑一张图就选择 File > New，选择 TEMPLATES，然后选择 Flowchart。在这个类别里挑“Basic Flowchart - Data Visualizer”“Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer”或“Audit Diagram - Data Visualizer”。如果流程跨团队、而你想要泳道，就选跨职能那个；基础那个会完全无视职能列和阶段列。

3. 取用 Microsoft 的 Excel 数据模板

   在模板预览里选择“Excel data template”下载起始工作簿，选一个度量单位，然后选择“Create”。创建会启动 Create Diagram from Data 向导。从 Microsoft 的工作簿出发、而不是从你自己的表出发，值得那两分钟：它带着向导期待的那套列名过来，于是映射页变成确认而不是猜。

4. 把流程输进工作簿的那些列里

   这些列是：Process Step ID，必须唯一且绝不为空；Process Step Description，每个图形上的文字；Next Step ID，序列中下一个图形的 ID；Connector Label，会分叉的图形在这里以逗号分隔的文本带上自己的标签；Shape Type；以及职能列和阶段列，它们对跨职能流程图有效，基础流程图会无视它们。向导接受一个表格或一个自定义区域，但 Microsoft 的指引是“如果你想让图表和数据保持同步”就使用 Excel 表格。

5. 走完向导的五页

   这五页是 Excel、Functions/Phases、Process Steps、Shape Types 和 Connections。第一页上你选择工作簿，然后选它里面的一个表格或自定义区域。Functions/Phases 页映射“Function or Swimlane”（必填）和“Phase or Timeline”。Process Steps 页映射必填的“Process Step ID / Activity ID”，加上描述和一个 Accessibility 区域；Shape Types 页映射图形；Connections 页带着“Delimiter”和“Connector Label”。选择 Finish，Visio 就把图形和连接线画出来。

6. 在两个方向上刷新，并让容器保持选中

   在图表容器内部单击以启用 Data Tools Design 选项卡，然后选择 Refresh Diagram 把 Excel 的改动拉进来，或者用 Update Source Data 把图表的改动写回去。刷新只会改动容器内部的图形和连接，并保留你设置的格式；一次刷新会丢掉改动时会弹出“Refresh Diagram Conflict”对话框，而写回可能丢数据时会弹出“Update Source Data Conflict”对话框，你在那里选择“Overwrite”。工作簿如果放在电脑或网络文件服务器上，必须先保存并关闭。

应避免的错误

• 断定整个功能都没了

  那份停用通告点的是 Excel 加载项，而且只有 Excel 加载项。Visio 桌面版应用里那三个 Data Visualizer 模板，以及它们背后的 Create Diagram from Data 向导，在记载它们的任何一个 Microsoft 支持页面上都没有停用通告——而 Microsoft 自己的替代建议就是去用它们。“Data Visualizer 已经停掉了”只说了一半，而且是错的那一半。

• 断定它在 Excel 里还能用，因为 Microsoft 说能

  Microsoft 的营销页面从来没有更新过。主 Visio 页面仍在提供“使用 Data Visualizer 在 Excel 内部把 Excel 流程地图数据转换为 Visio 图表”，而 Visio in Microsoft 365 页面仍在推荐这个加载项，两者都没有停用通告。请相信 Microsoft 365 博客那篇文章和 MC1182535，而不是产品页面，并且把支持文章里的示例工作簿链接当作已经失效——因为它们确实失效了。

• 指望在 Visio 网页版里做这些事中的任何一件

  Microsoft 把连接到 Excel、Access、SharePoint 列表、SQL Server 以及其他 OLEDB 或 ODBC 源的图表列为在 Visio 网页版中不支持编辑。你可以在浏览器里查看一张连接数据的图表，也可以在那里画一张普通流程图，但 Data Visualizer 的创建和刷新在实践中是桌面版的能力——再加上 Plan 1 仅限网页和 Teams，这就是 Plan 2 成为真正要求、而不是一种偏好的原因。

• 源数据工作簿里放了公式

  Microsoft 说得很明确：不要在 Excel 数据源中使用公式，因为在 Update Source Data 对话框中选择 Overwrite 之后，Visio 会把每个公式转换为它的结果。一列由单价和数量算出来的费用会变成一个冻住的数字，而不会有任何提示。请把计算放在向导读不到的另一个工作表里，并把映射指向纯粹的值。

从一张表搭出同样的图

把这条出差申请实例作为您自己的图表打开，看清 Data Visualizer 要的是哪些列，然后把那些行换成您自己的流程。

从一张表搭出同样的图

相关指南

• 适用于 Excel 的 Visio Data Visualizer 替代工具
• 如何用 Excel 制作流程图
• 如何整理 Excel 流程图数据

常见问题

Visio Data Visualizer 是不是要停用了？

那个 Excel 加载项是。Microsoft 在 2025 年 11 月 3 日于 Microsoft 365 博客宣布停用它（该文最后修订于 2025 年 12 月 9 日），并以 MC1182535 通知了租户管理员，服务关闭定在 2026 年 3 月 2 日——它在 2025 年 12 月确认这个日期未变。此后 Microsoft 再没有发布任何内容确认关闭已执行或予以撤回，而它的支持页面至今仍以将来时描述这次停用。Visio 桌面版应用里的 Data Visualizer 模板是另一个功能，完全没有任何停用通告。

使用 Data Visualizer 需要 Visio Plan 2 吗？

对桌面版模板来说，需要。Microsoft 表示使用 Data Visualizer 模板的能力，以及 Create Diagram from Data 向导，“仅在 Visio Plan 2 中可用”——撰稿时标价为每用户每月 15 美元、按年付费，而它也是唯一包含桌面版应用的订阅层级。已停用的那个 Excel 加载项则不同：创建一张图表不需要 Visio 订阅，在 Visio 网页版里做基本编辑需要 Plan 1，在桌面版应用里编辑需要 Plan 2。至于买断制的 2024 版本是否包含这些模板，Microsoft 的文档没有给出结论。

在这个 Excel 加载项停止工作之前，我怎么把图表取出来？

Microsoft 记载了两条抢救路径，而它们并不等价。用 Microsoft 365 工作或学校账户时，在图表区域选择省略号（…），然后选“Open in web”并登录：会创建一个 Visio 文件，并可从 OneDrive 和 Visio 网页版继续访问。没有 Microsoft 365 的消费者拿到的是加载项窗口右上角的下拉箭头，然后“Show as Saved Image”，然后右键并复制——一张图片，完全没有提供 .vsdx 路线。如果你的图表只存在于一个工作簿里，一张图片可能就是你能抢救出来的全部——/zh/guides/excel-data-visualizer流程图 走了那次抢救，以及之后该怎么处置那张表。

我可以用什么来代替 Data Visualizer 加载项？

Microsoft 自己的建议是 Visio Plan 2 和桌面版模板，而如果你本来就跑 Windows，并且想要 Visio 的形状库生态、BPMN 2.0 校验或离线工作，那是一个合理的答案。如果你想要的是那个加载项当年做到的、免费且无需注册的替代品，本页下方链接的 ProcessMapping.app 的 Data Visualizer 替代工具做的正是这件事。存放在 OneDrive 或 SharePoint 中的 Visio 文件使用文件级版本历史，保留期限取决于账户和文档库设置。用于受控文档时，请核实这些设置及另行配置的审批流程。