Fra Excel til flowchart (rejseanmodning og godkendelse)

Sådan fungerer det

1. Omdøb de fire baner til jeres virkelige roller

   Medarbejder, Nærmeste leder, Rejseafdeling og Økonomi er pladsholdere. Går bookinger gennem et eksternt rejsebureau, så giv det sin egen bane, så overleveringen er synlig. Har I ingen rejseafdeling, så flyt politiktjekket ind i lederens bane og slet banen frem for at efterlade den tom.

2. Sæt jeres eget beløb på grænsen

   Erstat "Er den samlede udgift over godkendelsesgrænsen?" med tallet fra jeres fuldmagtsoversigt, og angiv valutaen. Beslut, om destinationen tilsidesætter beløbet — mange politikker eskalerer enhver udenlandsrejse uanset pris — og mål på estimatet inklusive en eventuel dokumenteret undtagelse og ikke på billetprisen alene.

3. Skriv jeres lofter ind i politiktjekket

   Politiktjekket er kun så brugbart som det, det måler op imod. Notér de nedskrevne lofter på noden: rejseklasse efter flyvetid, maksimal overnatningspris pr. by, korteste bookingfrist, foretrukne leverandører. Uden dem lægger hver godkender sin egen fortolkning, og kontrolpunktet holder op med at betyde noget.

4. Afgør, hvad Økonomi reelt tjekker

   Eskaleringen har tre udgange med vilje: godkend, afvis og send retur til genberegning. Hvis jeres økonomifunktion kun godkender eller afviser, så slet grenen om genberegning. Ejer de budgetlinjen frem for vurderingen, så skriv det på noden, og registrér hvem der godkendte, og hvornår — for en revision af afregningen begynder dér.

5. Flyt sløjfen for ændrede planer, hvis ændringer skal længere tilbage

   Nye datoer går i dag ind i grænsetesten igen, hvilket forudsætter, at lederens godkendelse stadig står. Kræver en ændring af datoerne hos jer, at lederen ser på den igen, så peg den udgang på "Godkender lederen rejsen?" i stedet. Er jeres bookinger ikke refunderbare, så tilføj et trin til ændringsgebyret, før rejsen fortsætter.

6. Sæt en frist på kvitteringssløjfen

   Afregningen springer i dag retur til medarbejderen, så længe det skal være. Tilføj den frist for genindsendelse, jeres periodeafslutning kræver, og definér, hvad komplet betyder hos jer — en specificeret momskvittering pr. linje frem for en kortnota, udenlandske beløb omregnet til kursen på kontoudtoget, forudbetalte poster holdt ude.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke faser består en proces for rejseanmodning og godkendelse af?

Fem, og dette diagrams fasekolonner er navngivet efter dem. Anmodning: medarbejderen angiver datoer og formål og estimerer de samlede rejseudgifter. Godkendelse: rejsen holdes op mod politikken, godkendes af den nærmeste leder og eskaleres til Økonomi, hvis udgiften er over grænsen. Booking: rejseafdelingen booker fly og overnatning og udsender rejseplan og bookingreferencer. Rejse: medarbejderen rejser og gemmer kvitteringer, medmindre planerne ændrer sig først. Udgifter: afregningen indsendes med kvitteringer, holdes op mod politikken og refunderes i næste lønkørsel. Rækkefølgen betyder mere end navnene — hvert kontrolpunkt måles op imod det estimat, der blev lavet i første fase.

Hvem skal godkende forretningsrejser — lederen eller Økonomi?

Begge, men med hver sin opgave. Den nærmeste leder godkender rejsen: om den er nødvendig, om datoerne passer, om personen skal være væk. Økonomi godkender pengene over en grænse: om budgetlinjen kan bære det, og om en eventuel undtagelse fra politikken er acceptabel. At lægge de to sammen til én godkendelse er netop det, der skaber den velkendte diskussion, hvor ingen er sikker på, hvem der har bolden. Giv lederen hver rejse og Økonomi kun det, der er over jeres beløb, navngiv den anden godkender, og registrér datoen for hver godkendelse — for revisionen af udgiftsafregningen begynder ved godkendelsen og ikke ved kvitteringen.

Hvad sker der, når rejseplanerne ændrer sig, efter rejsen er booket?

Behandl det som en ny udgift og ikke som en rettelse. Nye datoer betyder som regel en anden billetpris, et ophold af en anden længde og undertiden et ændringsgebyr, så rejsen skal holdes op mod godkendelsesgrænsen igen frem for at fortsætte i kraft af den oprindelige godkendelse. Det er derfor, beslutningen om ændringer i dette diagram går ind i grænsetesten igen i stedet for at fortsætte til rejsen. En aflysning er en selvstændig udgang: bookingerne frigives, og processen slutter dér, hvilket holder aflyste rejser ude af udgiftsfasen og forhindrer, at en frigivet booking dukker op i en afregning.

Jeg byggede tidligere dette ud fra en Excel-tabel med Visio Data Visualizer-tilføjelsesprogrammet. Hvor er det blevet af?

Microsoft annoncerede i november 2025, at Visio Data Visualizer-tilføjelsesprogrammet til Excel udgår, og satte lukningen af tjenesten til 2. marts 2026 — en dato, de i december 2025 bekræftede var uændret. De har intet offentliggjort siden, der hverken bekræfter, at lukningen blev gennemført, eller trækker den tilbage, deres supportsider beskriver stadig udfasningen i fremtid, og enkelte marketingsider markedsfører fortsat tilføjelsesprogrammet som aktuelt — og det er derfor, situationen er uklar. Den vej, Microsoft anbefaler, er Visio Plan 2 og Data Visualizer-skabelonerne i Visio-desktopappen. Denne skabelon er ikke en Visio-fil; det er den samme form, dannet ud fra rækker, du redigerer i browseren.