Fra Excel til flowchart (rejseanmodning og godkendelse)
Fra Excel til flowchart som et tværfunktionelt forløb for rejseanmodning og godkendelse: fem faser, fire baner, et politiktjek, en godkendelsesgrænse der eskalerer til Økonomi, og et kvitteringstjek der sender afregninger retur.
Hvad er fra excel til flowchart (rejseanmodning og godkendelse)?
Et flowchart er fire kolonner i en tabel. Én kolonne holder trinnet. Én holder nummeret på den række, trinnet fører til. Én holder figuren, som ikke er andet end trinnets type tegnet som en silhuet. Én holder teksten på hver udgang, så et trin med to udgange bærer to tekster. Tilføj en femte kolonne til banen og en sjette til fasen, og du har et tværfunktionelt diagram på to akser i stedet for en lige linje. Der kræves ikke mere. Når man først kan se det, holder det op med at være en konvertering at gå fra Excel til flowchart: tabellen var allerede diagrammet og ventede blot på noget, der kunne tegne det. Tabellen herunder holder en proces for rejseanmodning og godkendelse, fra en anmodning med datoer og formål til en refunderet udgiftsafregning.
Rejsegodkendelse går i stykker ved udgiftsestimatet og ved den anden godkender. Estimatet er det tal, alle senere kontrolpunkter måler op imod, så en billetpris oplyst uden overnatning, diæter og lokal transport skubber en rejse over en grænse uger efter, at nogen allerede har godkendt den. Den anden godkender er værre, for de fleste nedskrevne politikker siger aldrig, om Økonomi tjekker budgetlinjen eller efterprøver lederens vurdering, så anmodningen ligger stille, mens begge venter. Og så er der den del, ingen dokumenterer: planer ændrer sig. Et møde flyttes, datoerne flytter sig, og anmodningen dækker nu en anden rejse til en anden pris med den oprindelige godkendelse stadig hængende ved. Teams håndterer det på mail, og det er derfor, udgiftsafregningen tre uger senere er det første sted, nogen bemærker, at det godkendte og det bookede beløb er to forskellige tal.
Diagrammet herunder løber over fem faser og fire baner, og det tegner de ubehagelige ruter frem for at beskrive dem i en fodnote. En rejse uden for politikken bliver ikke afvist ved politiktjekket; den går først til en registreret undtagelse og derefter til godkendelse. En udgift over grænsen eskalerer til Økonomi, der kan godkende den, afvise den eller sende den retur til genberegning. En ændring af datoerne inden afrejsen går ind i grænsetesten igen frem for at flyde direkte videre til rejsen, for nye datoer betyder en ny pris. En ufuldstændig udgiftsafregning går retur til medarbejderen frem for at stoppe. To veje ender i en afvisning eller en aflysning, og én ender i refusion.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem faser fordelt på fire baner, så den samme tabel producerer både rækkefølgen og ejerskabet: Anmodning, Godkendelse, Booking, Rejse og Udgifter, holdt af banerne Medarbejder, Nærmeste leder, Rejseafdeling og Økonomi.
- Et politiktjek i rejseafdelingens bane, "Er rejsen inden for rejsepolitikken?", hvis udgang uden for politikken fører til "Dokumentér undtagelsen med begrundelse" og derefter tilbage i forløbet frem for at afvise rejsen på det punkt.
- To godkendelser i rækkefølge frem for én: "Godkender lederen rejsen?" og derefter "Er den samlede udgift over godkendelsesgrænsen?", så kun forbrug over det beløb, du fastsætter, eskaleres videre.
- En tredelt eskalering ved "Godkender Økonomi den eskalerede udgift?": godkend og fortsæt til booking, afvis helt, eller send anmodningen retur til "Estimér de samlede rejseudgifter" for at blive genberegnet på en lavere rejseklasse eller et kortere ophold.
- En beslutning om ændringer efter booking, "Er planerne ændret inden afrejsen?", med tre udgange: rejs som booket, frigiv bookingerne og afslut rejsen, eller gå ind i "Er den samlede udgift over godkendelsesgrænsen?" igen med de nye datoer.
- Et kvitteringstjek i Økonomis bane, "Er kvitteringerne komplette og inden for politikken?", som sender en ufuldstændig afregning retur til "Indsend udgiftsafregning med kvitteringer" og først når frem til "Udgifter refunderet i næste lønkørsel", når den er ren.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du holder allerede processen som en tabel af trin i et regneark og vil have det diagram, tabellen beskriver, i stedet for at vedligeholde en separat tegning ved siden af.
- Du dannede præcis denne form ud fra en Excel-tabel med Visio Data Visualizer-tilføjelsesprogrammet og forsøger at finde ud af, hvor det workflow blev af.
- Jeres rejsepolitik findes som brødtekst, og ingen i virksomheden kan sige, ved hvilket beløb en rejse kræver en anden godkender.
- Der bliver ved med at komme udgiftsafregninger, der ikke passer med det godkendte, og du har brug for at se, hvilket kontrolpunkt rejsen kom forbi, og hvornår udgiften ændrede sig.
- Du skriver en SOP for rejser og har brug for, at undtagelser, afvisninger, aflysninger og genindsendelser er tegnet som ruter, for det er de tilfælde, folk faktisk spørger om.
Sådan fungerer det
Omdøb de fire baner til jeres virkelige roller
Medarbejder, Nærmeste leder, Rejseafdeling og Økonomi er pladsholdere. Går bookinger gennem et eksternt rejsebureau, så giv det sin egen bane, så overleveringen er synlig. Har I ingen rejseafdeling, så flyt politiktjekket ind i lederens bane og slet banen frem for at efterlade den tom.
Sæt jeres eget beløb på grænsen
Erstat "Er den samlede udgift over godkendelsesgrænsen?" med tallet fra jeres fuldmagtsoversigt, og angiv valutaen. Beslut, om destinationen tilsidesætter beløbet (mange politikker eskalerer enhver udenlandsrejse uanset pris), og mål på estimatet inklusive en eventuel dokumenteret undtagelse og ikke på billetprisen alene.
Skriv jeres lofter ind i politiktjekket
Politiktjekket er kun så brugbart som det, det måler op imod. Notér de nedskrevne lofter på noden: rejseklasse efter flyvetid, maksimal overnatningspris pr. by, korteste bookingfrist, foretrukne leverandører. Uden dem lægger hver godkender sin egen fortolkning, og kontrolpunktet holder op med at betyde noget.
Afgør, hvad Økonomi reelt tjekker
Eskaleringen har tre udgange med vilje: godkend, afvis og send retur til genberegning. Hvis jeres økonomifunktion kun godkender eller afviser, så slet grenen om genberegning. Ejer de budgetlinjen frem for vurderingen, så skriv det på noden, og registrér hvem der godkendte, og hvornår, for en revision af afregningen begynder dér.
Flyt sløjfen for ændrede planer, hvis ændringer skal længere tilbage
Nye datoer går i dag ind i grænsetesten igen, hvilket forudsætter, at lederens godkendelse stadig står. Kræver en ændring af datoerne hos jer, at lederen ser på den igen, så peg den udgang på "Godkender lederen rejsen?" i stedet. Er jeres bookinger ikke refunderbare, så tilføj et trin til ændringsgebyret, før rejsen fortsætter.
Sæt en frist på kvitteringssløjfen
Afregningen springer i dag retur til medarbejderen, så længe det skal være. Tilføj den frist for genindsendelse, jeres periodeafslutning kræver, og definér, hvad komplet betyder hos jer: en specificeret momskvittering pr. linje frem for en kortnota, udenlandske beløb omregnet til kursen på kontoudtoget, forudbetalte poster holdt ude.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke faser består en proces for rejseanmodning og godkendelse af?
Fem, og dette diagrams fasekolonner er navngivet efter dem. Anmodning: medarbejderen angiver datoer og formål og estimerer de samlede rejseudgifter. Godkendelse: rejsen holdes op mod politikken, godkendes af den nærmeste leder og eskaleres til Økonomi, hvis udgiften er over grænsen. Booking: rejseafdelingen booker fly og overnatning og udsender rejseplan og bookingreferencer. Rejse: medarbejderen rejser og gemmer kvitteringer, medmindre planerne ændrer sig først. Udgifter: afregningen indsendes med kvitteringer, holdes op mod politikken og refunderes i næste lønkørsel. Rækkefølgen betyder mere end navnene: hvert kontrolpunkt måles op imod det estimat, der blev lavet i første fase.
Hvem skal godkende forretningsrejser, lederen eller Økonomi?
Begge, men med hver sin opgave. Den nærmeste leder godkender rejsen: om den er nødvendig, om datoerne passer, om personen skal være væk. Økonomi godkender pengene over en grænse: om budgetlinjen kan bære det, og om en eventuel undtagelse fra politikken er acceptabel. At lægge de to sammen til én godkendelse er netop det, der skaber den velkendte diskussion, hvor ingen er sikker på, hvem der har bolden. Giv lederen hver rejse og Økonomi kun det, der er over jeres beløb, navngiv den anden godkender, og registrér datoen for hver godkendelse, for revisionen af udgiftsafregningen begynder ved godkendelsen og ikke ved kvitteringen.
Hvad sker der, når rejseplanerne ændrer sig, efter rejsen er booket?
Behandl det som en ny udgift og ikke som en rettelse. Nye datoer betyder som regel en anden billetpris, et ophold af en anden længde og undertiden et ændringsgebyr, så rejsen skal holdes op mod godkendelsesgrænsen igen frem for at fortsætte i kraft af den oprindelige godkendelse. Det er derfor, beslutningen om ændringer i dette diagram går ind i grænsetesten igen i stedet for at fortsætte til rejsen. En aflysning er en selvstændig udgang: bookingerne frigives, og processen slutter dér, hvilket holder aflyste rejser ude af udgiftsfasen og forhindrer, at en frigivet booking dukker op i en afregning.
Jeg byggede tidligere dette ud fra en Excel-tabel med Visio Data Visualizer-tilføjelsesprogrammet. Hvor er det blevet af?
Microsoft annoncerede i november 2025, at Visio Data Visualizer-tilføjelsesprogrammet til Excel udgår, og satte lukningen af tjenesten til 2. marts 2026, en dato, de i december 2025 bekræftede var uændret. De har intet offentliggjort siden, der hverken bekræfter, at lukningen blev gennemført, eller trækker den tilbage, deres supportsider beskriver stadig udfasningen i fremtid, og enkelte marketingsider markedsfører fortsat tilføjelsesprogrammet som aktuelt, og det er derfor, situationen er uklar. Den vej, Microsoft anbefaler, er Visio Plan 2 og Data Visualizer-skabelonerne i Visio-desktopappen. Denne skabelon er ikke en Visio-fil; det er den samme form, dannet ud fra rækker, du redigerer i browseren.