Sådan omdanner du Excel-data til et Visio-flowchart

Sådan fungerer det

1. Hent startprojektmappen inde fra Visio

   Åbn Visio, eller vælg Filer > Ny, hvis du allerede redigerer et diagram. Vælg TEMPLATES, derefter Flowchart, derefter »Basic Flowchart - Data Visualizer«. Fra skabelonens forhåndsvisning vælger du »Excel data template« for at få Microsofts medfølgende projektmappe med kolonnerne allerede navngivet, og vælger en måleenhed. Gør det frem for at jagte de links til eksempelprojektmapper, der står i supportartiklerne: begge de korte links fører nu til Bing frem for til en fil. Data Visualizer-skabelonerne er dokumenteret som Visio Plan 2 alene.

2. Gør dataene til en tabel og ikke til et område

   Formatér blokken af data som en Excel-tabel, før du går i nærheden af guiden. Guidens første side beder dig »Vælg Excel-projektmappen« og derefter »Vælg en tabel eller et selvvalgt område i projektmappen«, så et område bliver accepteret uden indvending — men Microsofts egen anbefaling er: »Brug en Excel-tabel og ikke et selvvalgt område, hvis du vil holde diagram og data synkroniseret«. At vælge et område er, hvordan folk måneder senere opdager, at Refresh Diagram aldrig ville komme til at virke for dem.

3. Giv hver række en entydig Process Step ID

   Det er den obligatoriske kolonne og den, der har en regel hængt på: »hver værdi i Excel-tabellen skal være entydig og ikke være tom«. Id'erne er trinnenes identitet og det eneste, Next Step ID må navngive, så brug korte, stabile værdier — 1, 2, 3 eller A10, A20 — og genbrug aldrig et, efter du har slettet en række. På guidens side Process Steps er det dette, du tilknytter »Process Step ID / Activity ID«.

4. Skriv figurteksten i Process Step Description

   Microsoft beskriver kolonnen som »Tekst, der tilføjes hver figur i flowchartet«, så hvad der står i cellen, er hvad en læser ser i kassen. Hold den til én handling pr. række, og formulér beslutninger som spørgsmål, for en rombe med et navneord i kan ikke besvares. Den tilknyttes »Process Step / Activity Description« på samme side i guiden, som også har et afsnit om tilgængelighed til alternativ tekst.

5. Peg hver række fremad, og navngiv hver forgrening

   Next Step ID tager »Process Step ID på den næste figur i rækkefølgen«. Hvor et trin forgrener sig, skriver du hvert følgende id i den celle og skriver et navn til hvert af dem i Connector Label, som Microsoft dokumenterer sådan: »For forgrenede figurer gengives connector labels som tekst adskilt af et komma«. De to lister parres efter position: id'erne 5 og 4 med navnene »Inden for politikken,Uden for politikken« lægger Inden for politikken på pilen til 5. Guidens side Connections er, hvor du bekræfter Delimiter og tilknytningen af Connector Label.

6. Sæt Shape Type, og tilføj funktion og fase kun hvis du vil have baner

   Shape Type er »den type figur, du vil repræsentere i Visio-diagrammet«, tilknyttet på guidens side Shape Types, og tilknytningen er ikke begrænset til flowchart-stencilen: Microsoft bekræfter, at du kan danne diagrammet »ved at tilknytte dine procesdata til en vilkårlig stencil i Visio«. Udfyld kun funktions- og fasekolonnerne til et tværfunktionelt flowchart — se /da/guides/lav-tvaerfunktionelt-flowchart-i-visio — og vælg derefter Create og Finish. /da/guides/lav-flowchart-fra-excel-i-visio går selve guidens fem sider igennem.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke kolonner skal Excel have for at kunne lave et Visio-flowchart?

Fem i Microsofts medfølgende projektmappe. »Process Step ID« er obligatorisk, og hver værdi skal være entydig og ikke tom. »Process Step Description« er teksten, der tilføjes hver figur. »Next Step ID« holder Process Step ID på den næste figur i rækkefølgen. »Connector Label« navngiver udgangene på en forgrenet figur, som tekst adskilt af et komma. »Shape Type« siger, hvilken figur der skal tegnes. Der er også funktions- og fasekolonner, men de gælder kun for et Cross-Functional Flowchart-diagram og ignoreres af et Basic Flowchart-diagram, så et almindeligt forløb har brug for de fem.

Hvordan laver jeg en ja/nej-beslutning i Visios Excel-skabelon?

Skriv begge videre-id'er i den rækkes celle under Next Step ID og begge navne i dens celle under Connector Label, adskilt af et komma. Microsofts formulering er, at for forgrenede figurer »gengives connector labels som tekst adskilt af et komma«. De to lister læses efter position, så det første id får det første navn — id'erne »9,7« med navnene »Godkendt,Afvist« sender Godkendt til 9. Intet tjekker, om parringen er den, du mente, så et krydset par giver et sandsynligt diagram med forgreningerne byttet om. Bekræft skilletegnet på guidens side Connections, og læs hver forgrenet række igennem, før du danner diagrammet.

Skal kilden være en Excel-tabel, eller går et område an?

Begge bliver accepteret. Guidens første side beder dig »Vælg en tabel eller et selvvalgt område i projektmappen«, så et område danner et diagram helt fint. Konsekvensen kommer senere: Microsofts anbefaling er »Brug en Excel-tabel og ikke et selvvalgt område, hvis du vil holde diagram og data synkroniseret«, hvilket betyder, at et område er en stilfærdig framelding af at opdatere diagrammet ud fra projektmappen og skrive ændringer tilbage til den. Da det tager et øjeblik at konvertere et område til en tabel og noget længere at konvertere et færdigt diagram, så gør det til en tabel først.

Skal jeg have Visio Plan 2 for at danne et flowchart ud fra et regneark?

På denne vej, ja. Microsoft dokumenterer både Data Visualizer-skabelonerne og guiden Create Diagram from Data som kun tilgængelige med Visio Plan 2, 15 US$ pr. bruger pr. måned ved årlig betaling i listepris på skrivetidspunktet, og det er også det eneste abonnementsniveau, der indeholder det skrivebordsprogram, guiden kører i. Du kan tegne et simpelt flowchart i hånden i Visio for the web på lavere niveauer, men intet der danner det ud fra en tabel. QueryChart er den samme datastruktur uden licenstrinnet: rækker med en kolonne til næste trin i browseren, på ethvert operativsystem, og rækkerne bliver ved med at være kilden til sandheden.