Sådan laver du et organisationsdiagram fra Excel i Visio

Sådan fungerer det

1. Få de tre krævede ting ind i din Excel-fil

   Én række pr. person, med en kolonne til medarbejdernavnet, en kolonne til en entydig identifikator — som gerne må være navnekolonnen selv, hvis alle navne er entydige — og en kolonne til, hvem hver person rapporterer til, som indeholder den pågældende leders entydige identifikator og står tom for personen i toppen. Overskrifterne må være hvad som helst. Vil du hellere begynde med Microsofts egen model, kan guiden danne en eksempelprojektmappe, hvis overskriftsrække er Name, Reports_to, Title, Department, Telephone; bruger du den, skal du bemærke anvisningen om ikke at slette kolonnerne Name og Reports_to.

2. Åbn guiden fra skabelonen Organization Chart

   På fanebladet File peger du på New, vælger Organization Chart, vælger Metric Units eller US Units og derefter Create. At vælge skabelonen starter guiden automatisk — der er ingen særskilt kommando at lede efter. I Visio 2016 ligger skabelonen under File > New > Business > Organization Chart. Dette er en fremgangsmåde på Windows-skrivebordet: Microsofts artikel om automatisk at lave et organisationsdiagram ud fra medarbejderdata nævner de tidsubegrænsede udgaver Professional og Standard, 2016 til 2024, i sit Applies To-felt.

3. Vælg din fil som kilde

   Den første side tilbyder »oplysninger, der allerede er gemt i en fil eller database« eller »oplysninger, som jeg indtaster i guiden«. Tag den første, hvis du har regnearket, og den anden, hvis du vil have Visio til at danne startprojektmappen for dig. De læsbare kilder er et Microsoft Excel-regneark, en tekstfil, et Microsoft Exchange Server-katalog og en ODBC-kompatibel datakilde; de accepterede Excel-formater er .xls, .xlsx, .xlsm og .xlsb sammen med tabulator- og kommaadskilte filer samt Org Plus-tekstfiler. Derefter finder du projektmappen frem.

4. Peg guiden på dine kolonner med navn og med hvem man rapporterer til

   Dette er den side, der gør kolonneoverskrifterne uden betydning: du udpeger selv, hvilke kolonner der indeholder medarbejdernavnet og navnet på den, personen rapporterer til. Få især tilknytningen af den sidste rigtig — har du en særskilt identifikatorkolonne, skal værdierne for, hvem man rapporterer til, være lederes identifikatorer og ikke lederes navne. Præcis én person, den i toppen, skal have feltet tomt. De næste sider lader dig vælge, hvilke felter der vises på figurerne, med Add og Remove samt Up og Down til at ordne dem, og hvilke felter der bæres som figurdata.

5. Tag stilling til fotografier

   Guiden tilbyder »ikke at medtage billeder i mit organisationsdiagram« eller at »finde den mappe, der indeholder billederne af din organisation«. Peger du på en mappe, er navngivningsreglen streng og uforsonlig: »Billederne skal alle ligge i én mappe med filnavnet i formatet 'Medarbejdernavn.Filtype' — for eksempel Jonathan Foster.jpg (navnet skal svare præcist til navnet i datakilden).« Du kan i stedet tilføje dem bagefter fra fanebladet Org Chart > Insert > Multiple Pictures.

6. Vælg sideopdelingen, og afslut

   Den sidste side tilbyder »jeg vil selv angive, hvor meget af min organisation der vises på hver side« eller »jeg vil have guiden til automatisk at fordele mit organisationsdiagram over siderne«. Dertil hører to afkrydsningsfelter, du selv skal slå til: »Hyperlink employee shape across the pages«, som gør en leder på én side klikbar videre til teamet på en anden, og »Synchronize employee shape across the pages«, som holder dublerede figurer ens. Begge er værd at sætte kryds i på et diagram, der er stort nok til at fylde flere sider. Vælg derefter Finish, og Visio tegner figurerne og forbindelserne.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke kolonner skal min Excel-fil have til et organisationsdiagram i Visio?

Tre ting, under de overskrifter du vil: et medarbejdernavn, en entydig identifikator og hvem hver person rapporterer til. Microsoft skriver utvetydigt, at »det er uden betydning, hvad kolonnerne hedder i datakilden, for i guiden udpeger du selv, hvilke kolonner (eller feltnavne) der indeholder medarbejdernavnet og navnet på den, personen rapporterer til.« Identifikatoren må være navnekolonnen selv, hvis alle navne er entydige; ellers tilføjer du en kolonne, der faktisk identificerer hver person entydigt, og lægger de identifikatorer i kolonnen for, hvem man rapporterer til. Lad feltet stå tomt for den ene person i toppen. Titel, afdeling og telefon er valgfrie og kan vises på figurerne eller bæres som figurdata.

Kan jeg lave et organisationsdiagram fra Excel i Visio for the web?

Nej. Guiden Organization Chart Wizard er en funktion på Windows-skrivebordet, datakobling findes kun på skrivebordet, og der er ikke noget Visio-skrivebordsprogram til macOS — Mac-brugere arbejder i browseren. Men det er forkert at sige, at webudgaven slet ikke kan organisationsdiagrammer: Visio for the web leveres med en skabelon Organization Chart med fem stencils, og abonnenter på Plan 1 og Plan 2 får ruden Format Org Chart til formatering, upload af billeder og medarbejderfelter. Det, webudgaven ikke kan, er at importere dit regneark eller åbne et diagram, skrivebordsguiden har bygget, for skabeloner, der bærer løsninger og tilføjelsesprogrammer, kan ikke redigeres der. På webben tegner du hierarkiet i hånden.

Hvorfor opdateres mit Visio-organisationsdiagram ikke, når nogen kommer til eller går?

Fordi opdateringen aldrig blev designet til at omstrukturere det. Data > External Data > Refresh All opdaterer de data, der ligger inde i figurer, som allerede findes, og Microsoft skriver lige ud, at »opdateringen af dataene tilføjer eller fjerner ikke figurer.« En ændret stillingsbetegnelse dukker op; en nyansat gør ikke, en afgået medarbejders boks bliver stående, og en rapporteringslinje, der er flyttet, efterlader figuren, hvor den var. Microsoft tilføjer, at »hvis nye data ikke passer præcist til de data, diagrammet blev bygget med, kan du blive nødt til at flytte personer manuelt«, og angiver tre løsninger: manuelle flytninger, Compare eller at bygge diagrammet forfra. Ved en kvartalsvis omorganisering er det som regel mindre arbejde at bygge op fra arket end at få den gamle tegning til at stemme.

Er guiden Organization Chart Wizard det samme som Data Visualizer?

Nej, det er ubeslægtede mekanismer. Guiden Organization Chart Wizard læser en medarbejderliste og danner et hierarki ud fra en kolonne for, hvem man rapporterer til, og nås fra skabelonen Organization Chart på skrivebordet. Data Visualizer betyder guiden Create Diagram from Data og dens tre Plan 2-skabeloner — Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart og Audit Diagram — som tilknytter en procestabel med trin-id'er og id'er på næste trin og understøtter synkronisering i begge retninger med projektmappen. Der er ingen skabelon til organisationsdiagrammer blandt dem. Det separate Data Visualizer-tilføjelsesprogram til Excel kunne lave organisationsdiagrammer, men Microsoft annoncerede dets udfasning i november 2025 med lukningen af tjenesten sat til 2. marts 2026. Én forvirring mere er værd at rydde af vejen: Org Explorer er ikke Visio — det viser data fra Microsoft Entra ID inde i Outlook og Teams, uden nogen Excel-fil involveret.