如何用 Visio 從 Excel 建立組織圖
組織圖精靈只向你的試算表要三樣東西，而且不在乎那些欄叫甚麼名。完整的桌面版程序，加上令組織圖悄悄變得過時的那套更新行為。
運作方式
把三樣必要的東西放進你的 Excel 檔案
每人一列，一欄載員工姓名，一欄載一個唯一識別碼——如果所有姓名都不重複，它可以就是姓名那一欄——以及一欄載每個人向誰匯報，當中放的是該主管的唯一識別碼，而最頂那個人留空。標題可以是任何東西。如果你寧願由 Microsoft 自己的配置開始，精靈可以生成一個範例工作簿，其標題列為 Name、Reports_to、Title、Department、Telephone；如果你用它，請留意那句指示：不要刪除 Name 與 Reports_to 兩欄。
由 Organization Chart 範本開啟精靈
在 File 索引標籤指向 New，選 Organization Chart，選 Metric Units 或 US Units，然後選 Create。選了範本，精靈就會自動啟動——沒有另一個要去找的指令。在 Visio 2016 裡，這個範本位於 File > New > Business > Organization Chart。這是一套 Windows 桌面版程序：Microsoft 講述如何由員工資料自動建立組織圖的那篇文章，在其適用範圍橫幅列出的是 2016 至 2024 的永久授權 Professional 與 Standard 版本。
選你的檔案作為來源
第一頁提供「已儲存在檔案或資料庫中的資訊」或「我在精靈中輸入的資訊」。有試算表就選前者，想 Visio 幫你生成起始工作簿就選後者。可讀取的來源有 Microsoft Excel 工作表、文字檔、Microsoft Exchange Server 目錄，以及符合 ODBC 的資料來源；接受的 Excel 格式為 .xls、.xlsx、.xlsm 與 .xlsb，另外還有 Tab 分隔、逗號分隔與 Org Plus 文字檔。然後瀏覽到那個工作簿。
把精靈指向你的姓名欄與上級欄
這一頁就是令欄標題變得無關重要的地方：你自行指出哪些欄載著員工姓名與上級姓名。尤其要把上級的對應弄對——如果你另外提供了一個識別碼欄，上級那些值必須是主管的識別碼，而不是主管的姓名。應該剛好有一個人，即最頂那個，該欄位是空的。之後幾頁讓你用 Add、Remove 與 Up、Down 選擇哪些欄位顯示在形狀上及其次序，以及哪些欄位作為形狀資料帶著。
決定相片的事
精靈提供「不要在我的組織圖中包含圖片」或「找出載有貴機構圖片的資料夾」。如果你把它指向一個資料夾，命名規則嚴格而不留情：「所有圖片都要放在同一個資料夾裡，檔名格式為『員工姓名.檔案類型』——例如 Jonathan Foster.jpg（姓名必須與資料來源中的姓名完全相符）。」你也可以之後再由 Org Chart 索引標籤 > Insert > Multiple Pictures 加上去。
設定分頁，然後完成
最後一頁提供「我想指定每頁顯示我機構的多少部分」或「我想由精靈自動把我的組織圖分拆到各頁」。配套有兩個可選的核取方格：「跨頁為員工形狀建立超連結」，令一頁上的主管可以按過去看到另一頁上他的團隊；以及「跨頁同步員工形狀」，令重複出現的形狀保持一致。任何大到要跨頁的圖表，兩個都值得勾。然後選 Finish，Visio 就會畫出形狀與連接線。
常見問題
做一張 Visio 組織圖，我的 Excel 檔案需要哪些欄？
三樣東西，標題隨你喜歡：一個員工姓名、一個唯一識別碼，以及每個人向誰匯報。Microsoft 說得很明確：「資料來源中的欄名是甚麼並不重要，因為在精靈中你會手動指出哪些欄（或欄位名稱）載著員工姓名與上級姓名。」如果每個姓名都不重複，識別碼可以就是姓名那一欄；否則加一欄真正能唯一辨識每個人的欄，並把那些識別碼放進上級欄。最頂那一個人的上級欄位要留空。職銜、部門與電話是選填的，可以顯示在形狀上，或者作為形狀資料帶著。
我可以在 Visio for the web 由 Excel 建立組織圖嗎？
不可以。組織圖精靈是 Windows 桌面版功能，資料連結只有桌面版，而 macOS 並沒有 Visio 桌面版應用程式——Mac 使用者在瀏覽器裡工作。但說網頁版完全做不到組織圖就錯了：Visio for the web 附有一個 Organization Chart 範本連五個模具，而 Plan 1 與 Plan 2 訂用者可以用到一個 Format Org Chart 窗格來做樣式、上載相片與員工欄位。網頁版做不到的是匯入你的試算表，或者開啟一張由桌面版精靈建成的圖，因為帶著解決方案與增益集的範本在那裡無法編輯。在網頁版，你是用手畫出那個層級結構。
有人入職或離職時，我的 Visio 組織圖為甚麼不更新？
因為更新從來不是為了重組它而設計的。Data > External Data > Refresh All 更新的是已經存在的形狀之內所載的資料，而 Microsoft 明確表示「更新資料不會新增或移除形狀。」改動了的職銜會出現；新入職者不會，離職者的方框會留低，而一條移動了的匯報線會令形狀留在原處。Microsoft 補充說「若新資料與建立此圖時所用的資料並非完全相符，你可能需要手動移動個別人員」，並提出三個補救辦法：手動移動、Compare，或者重建整張圖。對於一季一次的架構重組，由工作表重建通常比對舊圖逐一核對省事。
組織圖精靈跟 Data Visualizer 是同一件事嗎？
不是，它們是互不相關的機制。組織圖精靈讀取一份員工清單，由一個上級欄生成層級結構，入口是桌面版的 Organization Chart 範本。Data Visualizer 指的是 Create Diagram from Data 精靈與它那三個 Plan 2 範本——Basic Flowchart、Cross-Functional Flowchart 與 Audit Diagram——它們對應的是一張載著步驟編號與下一步編號的流程表，並支援與工作簿的雙向同步。當中沒有組織圖範本。另外那個 Excel 版 Data Visualizer 增益集確實可以產生組織圖，但 Microsoft 於 2025 年 11 月宣布它退役，服務關閉定於 2026 年 3 月 2 日。還有一個值得澄清的混淆：Org Explorer 並不是 Visio——它在 Outlook 與 Teams 之內把 Microsoft Entra ID 的資料視覺化，完全不涉及 Excel 檔案。