如何用 Visio 從 Excel 建立組織圖
組織圖精靈只向你的試算表要三樣東西，而且不在乎那些欄叫甚麼名。完整的桌面版程序，加上令組織圖悄悄變得過時的那套更新行為。
Visio 是透過 Windows 桌面版應用程式上的組織圖精靈（Organization Chart Wizard）由 Excel 建立組織圖，而它只需要員工姓名、一個唯一識別碼，以及一個上級對象——欄的標題隨你喜歡。
簡而言之
- 來源必須有三樣東西：員工姓名、一個唯一識別碼，以及每個人向誰匯報——最頂那個人留空。
- 欄的名稱無關重要。你在精靈的一個對應頁面上，自行指出哪一欄是姓名、哪一欄是上級。
- File 索引標籤 > New > Organization Chart > Metric Units 或 US Units > Create 會自動啟動精靈。只限 Windows 桌面版。
- 更新只會更新現有形狀之內的欄位：「更新資料不會新增或移除形狀。」入職、離職或架構重組，就要手動移動、用 Compare，或者重建。
- Visio for the web 有 Organization Chart 範本，但無法匯入 Excel，而桌面版的 Create Diagram from Data 精靈根本沒有組織圖範本。
三樣東西，放在你本來就在用的標題底下
Visio 是透過組織圖精靈把一個 Excel 檔案變成組織圖，而你在 Windows 桌面版應用程式中選擇 Organization Chart 範本時，這個精靈就會自行啟動。它向你的工作表要三樣東西，而且不在乎你的欄叫甚麼名：一個員工姓名——「員工姓名在這個欄位中的呈現方式，就是它們在組織形狀狀上的呈現方式」——一個唯一識別碼，它「如果所有姓名都不重複，可以就是員工姓名那一欄」，以及每個人向誰匯報，當中載著「每位主管的唯一識別碼」，而最頂那個人則留空。職銜、部門與電話號碼是選填的額外項目，你可以選擇是否顯示。
這份寬容值得停一停講，因為 Microsoft 發表過的另一條 Excel 轉組織圖途徑剛好相反。已退役的 Excel 版 Visio Data Visualizer 增益集要五個固定的標題——Employee ID、Name、Title、Manager ID、Role Type——並叫你「不要更改欄標題的名稱」。Microsoft 於 2025 年 11 月宣布該增益集退役，並把服務關閉定於 2026 年 3 月 2 日，這個日期它在 2025 年 12 月確認不變；此後它沒有發表過任何確認關閉已執行或撤回此事的內容，而它的支援頁面仍然以未來式描述這次退役。/yue/guides/如何使用visio-data-visualizer 講清楚了這整團混亂。相比之下，桌面版精靈讓你在一個對應頁面上指向自己的欄，然後就繼續做事。
接下來是沒有人寫下來的那個事實，而它正是組織圖變得過時的原因。更新不會重組整張圖。你用 Data > External Data > Refresh All 更新它，但 Microsoft 自己的說法是「若形狀已連結資料，執行 Refresh Data 時資料會正常更新，但只限於現有形狀之內。更新資料不會新增或移除形狀。」一個新職銜會落地。一位新入職者不會。一位離職者不會消失，而一條由一位總監改到另一位總監的匯報線，也不會令那個方框移動。「若新資料與建立此圖時所用的資料並非完全相符，你可能需要手動移動個別人員」，而 Microsoft 為一次真正的架構重組所述的補救辦法，是手動移動、Compare，或者重建整張圖。
動手之前還有兩個平台事實，因為兩者都被廣泛誤傳。這個精靈只有 Windows 桌面版——macOS 並沒有 Visio 桌面版應用程式，而 Visio for the web 無法匯入 Excel。但「Visio for the web 做不到組織圖」是錯的：網頁版附有一個 Organization Chart 範本連五個模具，而 Plan 1 與 Plan 2 使用者可以用到一個 Format Org Chart 窗格來做樣式、上載相片與員工欄位。網頁版做不到的是讀取你的試算表。桌面版的 Create Diagram from Data 精靈亦幫不上忙——它沒有組織圖範本，只有 Basic Flowchart、Cross-Functional Flowchart 與 Audit Diagram。
精靈所依賴的那套機制：一個欄指名另一列
這次走完的是一條客戶流失風險檢視流程，而不是一張組織圖——QueryChart 是在另一個組織圖模式裡畫組織圖的——它示範的是精靈所依賴的那套機制：一個每列都指名另一列的欄，以及一個會在那些值改變時自行重畫的結構。
沒有關係的列
三列——「更新流失風險數據集」、「按流失風險模型為每個帳戶評分」與「風險分數是否高於介入門檻？」——只帶著形狀，別無其他。一份有姓名欄而沒有上級欄的員工工作表，正正就處於這個狀態：一堆人，而沒有機構。
一個欄指名另一列
把每個步驟通向的列號填上，就畫出整個結構，而這正是精靈的起始工作簿中 Reports_to 所做的事。留意「把帳戶留在觀察名單」指回第 2 列——流程可以有迴環，組織圖卻不可以，因為精靈的上級欄必須解析成一棵樹。
說明哪條分支是哪一條
「主要因素屬商務還是產品？」現在為它的兩個出口加上標示，最後那道重新投入檢查也一樣。組織圖不需要分支標示，但它需要同一套紀律：每一列的識別碼都必須解析得到，否則那個形狀就成了孤兒。
改一改負責人，方框就會移動
最後兩欄載著階段與負責人，所以「準備續約與價格立場」落在客戶經理，而「在使用數據中確認受阻的功能」落在產品。重新指派一個步驟，圖表就會圍繞它重畫——而這正是 Visio 組織圖的更新吸收不了的那個架構重組情況，因為更新不會新增也不會移除任何東西。
運作方式
把三樣必要的東西放進你的 Excel 檔案
每人一列，一欄載員工姓名，一欄載一個唯一識別碼——如果所有姓名都不重複，它可以就是姓名那一欄——以及一欄載每個人向誰匯報，當中放的是該主管的唯一識別碼，而最頂那個人留空。標題可以是任何東西。如果你寧願由 Microsoft 自己的配置開始，精靈可以生成一個範例工作簿，其標題列為 Name、Reports_to、Title、Department、Telephone；如果你用它，請留意那句指示：不要刪除 Name 與 Reports_to 兩欄。
由 Organization Chart 範本開啟精靈
在 File 索引標籤指向 New，選 Organization Chart，選 Metric Units 或 US Units，然後選 Create。選了範本，精靈就會自動啟動——沒有另一個要去找的指令。在 Visio 2016 裡，這個範本位於 File > New > Business > Organization Chart。這是一套 Windows 桌面版程序：Microsoft 講述如何由員工資料自動建立組織圖的那篇文章，在其適用範圍橫幅列出的是 2016 至 2024 的永久授權 Professional 與 Standard 版本。
選你的檔案作為來源
第一頁提供「已儲存在檔案或資料庫中的資訊」或「我在精靈中輸入的資訊」。有試算表就選前者，想 Visio 幫你生成起始工作簿就選後者。可讀取的來源有 Microsoft Excel 工作表、文字檔、Microsoft Exchange Server 目錄，以及符合 ODBC 的資料來源；接受的 Excel 格式為 .xls、.xlsx、.xlsm 與 .xlsb，另外還有 Tab 分隔、逗號分隔與 Org Plus 文字檔。然後瀏覽到那個工作簿。
把精靈指向你的姓名欄與上級欄
這一頁就是令欄標題變得無關重要的地方：你自行指出哪些欄載著員工姓名與上級姓名。尤其要把上級的對應弄對——如果你另外提供了一個識別碼欄，上級那些值必須是主管的識別碼，而不是主管的姓名。應該剛好有一個人，即最頂那個，該欄位是空的。之後幾頁讓你用 Add、Remove 與 Up、Down 選擇哪些欄位顯示在形狀上及其次序，以及哪些欄位作為形狀資料帶著。
決定相片的事
精靈提供「不要在我的組織圖中包含圖片」或「找出載有貴機構圖片的資料夾」。如果你把它指向一個資料夾，命名規則嚴格而不留情：「所有圖片都要放在同一個資料夾裡，檔名格式為『員工姓名.檔案類型』——例如 Jonathan Foster.jpg（姓名必須與資料來源中的姓名完全相符）。」你也可以之後再由 Org Chart 索引標籤 > Insert > Multiple Pictures 加上去。
設定分頁，然後完成
最後一頁提供「我想指定每頁顯示我機構的多少部分」或「我想由精靈自動把我的組織圖分拆到各頁」。配套有兩個可選的核取方格：「跨頁為員工形狀建立超連結」，令一頁上的主管可以按過去看到另一頁上他的團隊；以及「跨頁同步員工形狀」，令重複出現的形狀保持一致。任何大到要跨頁的圖表，兩個都值得勾。然後選 Finish，Visio 就會畫出形狀與連接線。
應避免的錯誤
指望一次更新可以吸收一場架構重組
Refresh All 更新的是已經存在的形狀之內的資料——「更新資料不會新增或移除形狀。」入職、離職與改動了的匯報線都不會套用。Microsoft 自己的補救辦法是手動移動個別人員、用 Org Chart > Organization Data > Compare 比較同一張圖的兩個版本，或者由工作表重建整張圖。任何真正的結構改動之後，請預備重建而不是更新。
上級的值解析不到
如果你另外提供了一個識別碼欄，上級那個欄位必須載著每位主管的唯一識別碼而不是姓名，而在沒有識別碼欄的情況下，重複的員工姓名不會撐得過去。上級欄有兩個空白就等於兩棵獨立的樹，一個空白都沒有就等於頂端沒有人。使用 Visio 生成的工作簿時，那句指示很明確：不要刪除 Name 與 Reports_to 兩欄。
相片檔按一般人的習慣命名
要求的格式是「員工姓名.檔案類型」——Jonathan Foster.jpg——全部放在一個資料夾，並與資料來源完全相符。J.Foster.jpg、foster_jonathan.png，或者工作表裡沒有的一個中間名縮寫，都根本掛不上去。另外請留意，員工相片與員工欄位在 Visio in Microsoft 365 這個免費隨附的網頁版應用程式中並不提供。
想用 Data Visualizer 去建組織圖
這牽涉兩項不同的功能，而且互不替代。桌面版的 Create Diagram from Data 精靈，即 /yue/guides/如何使用visio-data-visualizer 所講的那個，提供 Basic Flowchart、Cross-Functional Flowchart 與 Audit Diagram——沒有組織圖範本。而 /yue/guides/將excel資料匯入visio 所述的 Link Data to Shapes，會把列繫結到形狀，卻完全不會畫連接線。只有組織圖精靈會生成那個層級結構。
建立一張結構就是資料的圖表
把示例作為你自己的圖表開啟，看看一個指名另一列的欄如何令圖表與背後的表格保持一致，然後把你自己的列貼上去。
相關指南
常見問題
做一張 Visio 組織圖，我的 Excel 檔案需要哪些欄？
三樣東西，標題隨你喜歡：一個員工姓名、一個唯一識別碼，以及每個人向誰匯報。Microsoft 說得很明確：「資料來源中的欄名是甚麼並不重要，因為在精靈中你會手動指出哪些欄（或欄位名稱）載著員工姓名與上級姓名。」如果每個姓名都不重複，識別碼可以就是姓名那一欄；否則加一欄真正能唯一辨識每個人的欄，並把那些識別碼放進上級欄。最頂那一個人的上級欄位要留空。職銜、部門與電話是選填的，可以顯示在形狀上，或者作為形狀資料帶著。
我可以在 Visio for the web 由 Excel 建立組織圖嗎？
不可以。組織圖精靈是 Windows 桌面版功能，資料連結只有桌面版，而 macOS 並沒有 Visio 桌面版應用程式——Mac 使用者在瀏覽器裡工作。但說網頁版完全做不到組織圖就錯了：Visio for the web 附有一個 Organization Chart 範本連五個模具，而 Plan 1 與 Plan 2 訂用者可以用到一個 Format Org Chart 窗格來做樣式、上載相片與員工欄位。網頁版做不到的是匯入你的試算表，或者開啟一張由桌面版精靈建成的圖，因為帶著解決方案與增益集的範本在那裡無法編輯。在網頁版，你是用手畫出那個層級結構。
有人入職或離職時，我的 Visio 組織圖為甚麼不更新？
因為更新從來不是為了重組它而設計的。Data > External Data > Refresh All 更新的是已經存在的形狀之內所載的資料，而 Microsoft 明確表示「更新資料不會新增或移除形狀。」改動了的職銜會出現；新入職者不會，離職者的方框會留低，而一條移動了的匯報線會令形狀留在原處。Microsoft 補充說「若新資料與建立此圖時所用的資料並非完全相符，你可能需要手動移動個別人員」，並提出三個補救辦法：手動移動、Compare，或者重建整張圖。對於一季一次的架構重組，由工作表重建通常比對舊圖逐一核對省事。
組織圖精靈跟 Data Visualizer 是同一件事嗎？
不是，它們是互不相關的機制。組織圖精靈讀取一份員工清單，由一個上級欄生成層級結構，入口是桌面版的 Organization Chart 範本。Data Visualizer 指的是 Create Diagram from Data 精靈與它那三個 Plan 2 範本——Basic Flowchart、Cross-Functional Flowchart 與 Audit Diagram——它們對應的是一張載著步驟編號與下一步編號的流程表，並支援與工作簿的雙向同步。當中沒有組織圖範本。另外那個 Excel 版 Data Visualizer 增益集確實可以產生組織圖，但 Microsoft 於 2025 年 11 月宣布它退役，服務關閉定於 2026 年 3 月 2 日。還有一個值得澄清的混淆：Org Explorer 並不是 Visio——它在 Outlook 與 Teams 之內把 Microsoft Entra ID 的資料視覺化，完全不涉及 Excel 檔案。