So erstellen Sie in Visio ein Organigramm aus Excel
Der Organization Chart Wizard braucht drei Dinge aus Ihrer Tabelle und ist gleichgültig, wie die Spalten heißen. Die vollständige Desktop-Anleitung, dazu das Aktualisierungsverhalten, an dem Organigramme veralten.
So funktioniert es
Die drei erforderlichen Dinge in die Excel-Datei bringen
Eine Zeile je Person, mit einer Spalte für den Mitarbeiternamen, einer Spalte für eine eindeutige Kennung — die die Namensspalte selbst sein darf, wenn alle Namen eindeutig sind — und einer Spalte dafür, an wen jede Person berichtet, die die eindeutige Kennung dieser Führungskraft enthält und für die Person an der Spitze leer bleibt. Die Überschriften können beliebig sein. Wollen Sie lieber von Microsofts eigenem Aufbau ausgehen, kann der Assistent eine Beispielmappe erzeugen, deren Kopfzeile Name, Reports_to, Title, Department, Telephone lautet; nutzen Sie sie, beachten Sie die Anweisung, die Spalten Name und Reports_to nicht zu löschen.
Den Assistenten aus der Vorlage Organization Chart öffnen
Zeigen Sie auf der Registerkarte File auf New, wählen Sie Organization Chart, wählen Sie Metric Units oder US Units und dann Create. Die Vorlage zu wählen startet den Assistenten automatisch — es gibt keinen eigenen Befehl zu suchen. In Visio 2016 liegt die Vorlage unter File > New > Business > Organization Chart. Das ist eine Windows-Desktop-Anleitung: Microsofts Artikel zum automatischen Erstellen eines Organigramms aus Mitarbeiterdaten führt in seinem Applies-To-Banner die unbefristeten Editionen Professional und Standard von 2016 bis 2024 auf.
Ihre Datei als Quelle wählen
Die erste Seite bietet „Information that's already stored in a file or database“ oder „Information that I enter using the wizard“. Nehmen Sie das Erste, wenn Sie die Tabelle haben, das Zweite, wenn Visio die Startmappe für Sie erzeugen soll. Lesbare Quellen sind ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt, eine Textdatei, ein Microsoft Exchange Server-Verzeichnis und eine ODBC-kompatible Datenquelle; akzeptierte Excel-Formate sind .xls, .xlsx, .xlsm und .xlsb, dazu tabulator- und kommagetrennter Text sowie Org Plus-Textdateien. Navigieren Sie dann zur Arbeitsmappe.
Den Assistenten auf Ihre Namens- und Berichtsspalte zeigen lassen
Das ist die Seite, die die Spaltenüberschriften belanglos macht: Sie geben selbst an, welche Spalten den Mitarbeiternamen und den Namen der Führungskraft enthalten. Achten Sie besonders auf die Zuordnung der Berichtslinie — haben Sie eine eigene Kennungsspalte geliefert, müssen die Werte dort Kennungen und nicht Namen von Führungskräften sein. Genau eine Person, die an der Spitze, sollte dieses Feld leer haben. Auf den nächsten Seiten wählen Sie mit Add und Remove sowie Up und Down, welche Felder auf den Formen angezeigt und in welcher Reihenfolge, und welche Felder als Formdaten mitgeführt werden.
Über Fotos entscheiden
Der Assistent bietet „Don't include pictures in my organization chart“ oder „Locate the folder that contains your organization pictures“. Zeigen Sie auf einen Ordner, ist die Namensregel streng und unerbittlich: „Die Bilder müssen alle in einem einzigen Ordner liegen, mit dem Dateinamen im Format ‚Mitarbeitername.Dateityp‘ – zum Beispiel Jonathan Foster.jpg (der Name muss genau dem Namen in der Datenquelle entsprechen).“ Sie können sie stattdessen später über die Registerkarte Org Chart > Insert > Multiple Pictures ergänzen.
Die Seitenaufteilung setzen, dann abschließen
Die letzte Seite bietet „I want to specify how much of my organization to display on each page“ oder „I want the wizard to automatically break my organization chart across the pages“. Zwei Kontrollkästchen gehören dazu: „Hyperlink employee shape across the pages“, das eine Führungskraft auf einer Seite zu ihrem Team auf einer anderen klickbar macht, und „Synchronize employee shape across the pages“, das doppelt vorhandene Formen konsistent hält. Bei jedem Diagramm, das über Seiten reicht, lohnt es sich, beide zu setzen. Wählen Sie dann Finish, und Visio zeichnet die Formen und Verbindungen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Spalten braucht meine Excel-Datei für ein Visio-Organigramm?
Drei Dinge, unter beliebigen Überschriften: einen Mitarbeiternamen, eine eindeutige Kennung und für jede Person, an wen sie berichtet. Microsoft ist ausdrücklich: „Es spielt keine Rolle, wie die Spalten in der Datenquelle heißen, denn im Assistenten geben Sie manuell an, welche Spalten (oder Feldnamen) den Mitarbeiternamen und den Namen der Führungskraft enthalten.“ Die Kennung darf die Namensspalte selbst sein, wenn jeder Name eindeutig ist; andernfalls ergänzen Sie eine Spalte, die jede Person eindeutig kennzeichnet, und tragen diese Kennungen in die Spalte für die Berichtslinie ein. Lassen Sie dieses Feld für die eine Person an der Spitze leer. Titel, Abteilung und Telefon sind optional und können auf den Formen angezeigt oder als Formdaten mitgeführt werden.
Kann ich in Visio für das Web ein Organigramm aus Excel erstellen?
Nein. Der Organization Chart Wizard ist eine Windows-Desktop-Funktion, Datenverknüpfung gibt es nur auf dem Desktop, und für macOS gibt es keine Visio-Desktop-App — Mac-Nutzer arbeiten im Browser. Zu sagen, das Web könne überhaupt keine Organigramme, ist aber falsch: Visio für das Web bringt eine Vorlage Organization Chart mit fünf Schablonen mit, und Abonnenten von Plan 1 und Plan 2 bekommen einen Bereich Format Org Chart für Gestaltung, das Hochladen von Fotos und Mitarbeiterfelder. Was das Web nicht kann, ist Ihre Tabelle importieren oder ein Diagramm öffnen, das der Desktop-Assistent gebaut hat, denn Vorlagen, die Lösungen und Add-ins tragen, sind dort nicht bearbeitbar. Im Web zeichnen Sie die Hierarchie von Hand.
Warum aktualisiert sich mein Visio-Organigramm nicht, wenn jemand kommt oder geht?
Weil die Aktualisierung nie dafür gedacht war, es umzubauen. Data > External Data > Refresh All aktualisiert die Daten in den Formen, die schon existieren, und Microsoft erklärt unumwunden: „Das Aktualisieren der Daten fügt keine Formen hinzu und entfernt keine.“ Ein geänderter Titel erscheint; eine Neueinstellung nicht, der Kasten einer ausgeschiedenen Person bleibt, und eine verschobene Berichtslinie lässt die Form dort, wo sie war. Microsoft ergänzt: „Passen neue Daten nicht genau zu den Daten, mit denen das Diagramm gebaut wurde, müssen Sie einzelne Personen möglicherweise manuell verschieben“, und nennt drei Abhilfen: manuelles Verschieben, Compare oder das Diagramm neu zu bauen. Bei einer vierteljährlichen Umorganisation ist der Neubau aus der Tabelle meist weniger Arbeit als das Abgleichen der alten Zeichnung.
Ist der Organization Chart Wizard dasselbe wie Data Visualizer?
Nein, es sind unverwandte Mechanismen. Der Organization Chart Wizard liest eine Mitarbeiterliste und erzeugt aus einer Spalte für die Berichtslinie eine Hierarchie; erreicht wird er über die Vorlage Organization Chart auf dem Desktop. Data Visualizer bedeutet den Assistenten Create Diagram from Data und seine drei Plan 2-Vorlagen — Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart und Audit Diagram — die eine Prozesstabelle aus Schritt-IDs und IDs des nächsten Schritts zuordnen und beidseitige Synchronisierung mit der Arbeitsmappe unterstützen. Eine Organigrammvorlage ist nicht darunter. Das separate Data Visualizer-Add-in für Excel konnte Organigramme erzeugen, aber Microsoft kündigte im November 2025 seine Einstellung an, mit einer Abschaltung des Dienstes, die auf den 2. März 2026 gesetzt war. Eine weitere Verwechslung ist auszuräumen: Org Explorer ist nicht Visio — es stellt Daten aus Microsoft Entra ID in Outlook und Teams dar, ohne jede Excel-Datei.