Cómo crear un organigrama desde Excel en Visio

Cómo funciona

1. Mete las tres cosas obligatorias en tu archivo de Excel

   Una fila por persona, con una columna que lleve el nombre del empleado, una columna que lleve un identificador único —que puede ser la propia columna de nombre si todos los nombres son únicos— y una columna que lleve a quién reporta cada persona, con el identificador único de ese responsable y en blanco para quien está en lo más alto. Los encabezados pueden ser cualquier cosa. Si prefieres partir de la disposición de Microsoft, el asistente puede generar un libro de ejemplo cuya fila de encabezado es Name, Reports_to, Title, Department, Telephone; si lo usas, ten en cuenta la instrucción de no borrar las columnas Name y Reports_to.

2. Abre el asistente desde la plantilla Organization Chart

   En la pestaña File, ve a New, selecciona Organization Chart, elige Metric Units o US Units y selecciona después Create. Elegir la plantilla arranca el asistente automáticamente: no hay ningún comando aparte que buscar. En Visio 2016 la plantilla está en File > New > Business > Organization Chart. Este es un procedimiento de escritorio en Windows: el artículo de Microsoft sobre crear un organigrama automáticamente desde datos de empleados enumera en su aviso de «se aplica a» las ediciones perpetuas Professional y Standard, de 2016 a 2024.

3. Elige tu archivo como origen

   La primera página ofrece «Información que ya está almacenada en un archivo o base de datos» o «Información que voy a escribir yo con el asistente». Toma la primera si tienes la hoja de cálculo y la segunda si quieres que Visio te genere el libro de partida. Los orígenes que puede leer son una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un archivo de texto, un directorio de Microsoft Exchange Server y un origen de datos compatible con ODBC; los formatos de Excel aceptados son .xls, .xlsx, .xlsm y .xlsb, junto con archivos de texto separados por tabulaciones, por comas y de Org Plus. Después navega hasta el libro.

4. Señálale al asistente tus columnas de nombre y de a quién reporta

   Esta es la página que vuelve irrelevantes los encabezados: tú mismo identificas qué columnas contienen el nombre del empleado y el nombre de a quién reporta. Acierta sobre todo con la asignación de a quién reporta: si has aportado una columna de identificador aparte, los valores de a quién reporta tienen que ser identificadores de responsable y no nombres de responsable. Exactamente una persona, la de lo más alto, debe tener ese campo vacío. Las páginas siguientes te dejan elegir qué campos se muestran en las formas, con Add y Remove y Up y Down para ordenarlos, y qué campos se llevan como datos de forma.

5. Decide sobre las fotografías

   El asistente ofrece «No incluir imágenes en mi organigrama» o «Localizar la carpeta que contiene las imágenes de mi organización». Si le apuntas a una carpeta, la regla de nombres es estricta e implacable: «Todas las imágenes tienen que estar en una sola carpeta, con el nombre de archivo en el formato ‘Nombre del empleado.TipoDeArchivo’ — por ejemplo, Jonathan Foster.jpg (el nombre tiene que coincidir exactamente con el nombre del origen de datos).» También puedes añadirlas después desde la pestaña Org Chart > Insert > Multiple Pictures.

6. Fija la paginación y termina

   La última página ofrece «Quiero especificar cuánto de mi organización se muestra en cada página» o «Quiero que el asistente divida automáticamente mi organigrama entre las páginas». Con ella van dos casillas opcionales: «Hyperlink employee shape across the pages», que hace que un responsable de una página sea clicable hasta su equipo en otra, y «Synchronize employee shape across the pages», que mantiene coherentes las formas duplicadas. Merece la pena marcar las dos en cualquier organigrama lo bastante grande para ocupar varias páginas. Después selecciona Finish y Visio dibuja las formas y los conectores.

Preguntas frecuentes

¿Qué columnas necesita mi archivo de Excel para un organigrama de Visio?

Tres cosas, bajo los encabezados que quieras: un nombre de empleado, un identificador único y a quién reporta cada persona. Microsoft es explícito: «no importa cuáles sean los nombres de las columnas del origen de datos, porque en el asistente se identifica manualmente qué columnas (o nombres de campo) contienen el nombre del empleado y el nombre de a quién reporta». El identificador puede ser la propia columna de nombre si todos los nombres son únicos; si no, añade una columna que sí identifique de forma única a cada persona y pon esos identificadores en la columna de a quién reporta. Deja ese campo en blanco para la única persona de lo más alto. El cargo, el departamento y el teléfono son opcionales y se pueden mostrar en las formas o llevar como datos de forma.

¿Puedo crear un organigrama desde Excel en Visio para la web?

No. El Organization Chart Wizard es una función de escritorio en Windows, la vinculación de datos es solo de escritorio y no existe aplicación de escritorio de Visio para macOS: quien usa Mac trabaja en el navegador. Pero decir que la web no puede hacer organigramas en absoluto es falso: Visio para la web incluye una plantilla Organization Chart con cinco galerías, y quienes tienen Plan 1 o Plan 2 disponen de un panel Format Org Chart para el estilo, la carga de fotos y los campos de empleado. Lo que la web no puede hacer es importar tu hoja de cálculo, ni abrir un organigrama construido por el asistente de escritorio, porque las plantillas que llevan soluciones y complementos no son editables allí. En la web la jerarquía se dibuja a mano.

¿Por qué mi organigrama de Visio no se actualiza cuando alguien entra o sale?

Porque actualizar nunca se diseñó para reestructurarlo. Data > External Data > Refresh All actualiza los datos que llevan dentro las formas que ya existen, y Microsoft lo dice sin rodeos: «actualizar los datos no añade ni quita formas». Un cargo cambiado aparece; una incorporación no, la caja de quien se ha ido se queda, y una línea de reporte que ha cambiado deja la forma donde estaba. Microsoft añade que «si los datos nuevos no coinciden exactamente con los datos con los que se construyó el organigrama, es posible que tenga que mover a las personas manualmente», y ofrece tres remedios: mover a mano, Compare o reconstruir el organigrama. Para una reorganización trimestral, reconstruir desde la hoja suele ser menos trabajo que reconciliar el dibujo antiguo.

¿El Organization Chart Wizard es lo mismo que Data Visualizer?

No, son mecanismos sin relación. El Organization Chart Wizard lee una lista de empleados y genera una jerarquía a partir de una columna de a quién reporta, y se llega a él desde la plantilla Organization Chart de escritorio. Data Visualizer designa el asistente Create Diagram from Data y sus tres plantillas de Plan 2 —Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart y Audit Diagram—, que asignan una tabla de proceso de identificadores de paso y de paso siguiente y admiten sincronización en los dos sentidos con el libro. Entre ellas no hay plantilla de organigrama. El complemento Data Visualizer para Excel, que es otra cosa, sí podía producir organigramas, pero Microsoft anunció su retirada en noviembre de 2025 con un cierre del servicio fijado para el 2 de marzo de 2026. Una confusión más que conviene aclarar: Org Explorer no es Visio; visualiza datos de Microsoft Entra ID dentro de Outlook y de Teams, sin ningún archivo de Excel de por medio.