Cómo crear un organigrama desde Excel en Visio
El Organization Chart Wizard necesita tres cosas de tu hoja de cálculo y le da igual cómo se llamen las columnas. El procedimiento completo de escritorio, más el comportamiento de actualización que deja obsoletos los organigramas.
Visio construye un organigrama desde Excel con el asistente Organization Chart Wizard de la aplicación de escritorio para Windows, que solo necesita un nombre de empleado, un identificador único y un valor de a quién reporta cada persona, bajo los encabezados de columna que quieras.
En resumen
- En el origen se exigen tres cosas: un nombre de empleado, un identificador único y a quién reporta cada persona, en blanco para quien está en lo más alto.
- Los nombres de las columnas son irrelevantes. Tú mismo identificas las columnas de nombre y de a quién reporta en una página de asignación del asistente.
- File > New > Organization Chart > Metric Units o US Units > Create arranca el asistente automáticamente. Solo escritorio en Windows.
- Actualizar refresca los campos de dentro de las formas existentes: «Actualizar los datos no añade ni quita formas.» Una incorporación, una baja o una reorganización implican mover a mano, Compare o reconstruir.
- Visio para la web tiene una plantilla Organization Chart pero no puede importar Excel, y el asistente Create Diagram from Data de escritorio no tiene plantilla de organigrama en absoluto.
Tres cosas, bajo los encabezados que ya usas
Visio convierte un archivo de Excel en un organigrama con el asistente Organization Chart Wizard, que arranca por sí solo al elegir la plantilla Organization Chart en la aplicación de escritorio para Windows. Le pide tres cosas a tu hoja, y le da igual cómo se llamen tus columnas: un nombre de empleado («la forma en que los nombres de empleado aparecen en este campo es la forma en que aparecen en las formas del organigrama»), un identificador único, que «puede ser la columna Employee Name si todos los nombres son únicos», y a quién reporta cada persona, que lleva «el identificador único de cada responsable» y se deja en blanco para quien está en lo más alto. Cargos, departamentos y teléfonos son extras opcionales que puedes elegir mostrar.
Merece la pena detenerse en esa tolerancia, porque la otra vía de Excel a organigrama que publicó Microsoft era justo lo contrario. El complemento retirado Visio Data Visualizer para Excel quería cinco encabezados fijos (Employee ID, Name, Title, Manager ID, Role Type) y te decía «no cambie los nombres de los encabezados de columna». Microsoft anunció la retirada de ese complemento en noviembre de 2025 y fijó el cierre del servicio para el 2 de marzo de 2026, una fecha que en diciembre de 2025 confirmó que no cambiaba; desde entonces no ha publicado nada que confirme que el cierre se ejecutó ni que lo revierta, y sus páginas de soporte siguen describiendo la retirada en futuro. /es/guides/como-usar-visio-data-visualizer desenreda todo ese lío. El asistente de escritorio, en cambio, te hace señalar tus propias columnas en una página de asignación y a otra cosa.
El dato que nadie escribe viene ahora, y es la razón por la que los organigramas se quedan obsoletos. Actualizar no reestructura el diagrama. Se actualiza con Data > External Data > Refresh All, pero las palabras de Microsoft son que «si las formas están vinculadas a datos, los datos se actualizan con normalidad al ejecutar Refresh Data, pero solo dentro de las formas existentes. Actualizar los datos no añade ni quita formas.» Un cargo nuevo aterriza. Una incorporación no. Una baja no desaparece, y una línea de reporte que pasa de un director a otro no mueve la caja. «Si los datos nuevos no coinciden exactamente con los datos con los que se construyó el organigrama, es posible que tenga que mover a las personas manualmente», y los remedios que Microsoft declara para una reorganización de verdad son mover a mano, Compare o reconstruir el organigrama.
Dos datos de plataforma antes de empezar, porque los dos se cuentan mal a menudo. El asistente es solo de escritorio en Windows: no existe aplicación de escritorio de Visio para macOS, y Visio para la web no puede importar Excel. Pero «no se pueden hacer organigramas en Visio para la web» es falso: la web incluye una plantilla Organization Chart con cinco galerías, y quienes tienen Plan 1 o Plan 2 disponen de un panel Format Org Chart para el estilo, la carga de fotos y los campos de empleado. Lo que la web no puede hacer es leer tu hoja de cálculo. Tampoco sirve de ayuda el asistente Create Diagram from Data de escritorio: no tiene ninguna plantilla de organigrama, solo Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart y Audit Diagram.
El mecanismo del que vive el asistente: una columna que nombra otra fila
Este recorrido es un proceso de revisión del riesgo de baja de clientes y no un organigrama (QueryChart dibuja organigramas en un modo aparte) y lo que demuestra es el mecanismo del que depende el asistente: una columna en la que cada fila nombra otra fila, y una estructura que se vuelve a dibujar cuando esos valores cambian.
Filas sin relaciones
Tres filas («Actualizar el conjunto de datos de riesgo de baja», «Puntuar cada cuenta con el modelo de riesgo de baja» y «¿La puntuación de riesgo supera el umbral de intervención?») llevan formas y nada más. Una hoja de empleados con una columna de nombre y sin columna de a quién reporta está exactamente en este estado: una lista de personas y ninguna organización.
Una columna nombra otra fila
Rellenar el número de fila al que lleva cada paso dibuja toda la estructura, que es precisamente lo que hace Reports_to en el libro de partida del asistente. Fíjate en que «Mantener la cuenta en la lista de vigilancia» apunta de vuelta a la fila 2: un proceso puede tener bucles, un organigrama no, porque la columna de a quién reporta del asistente tiene que resolverse en un árbol.
Di cuál es cada rama
«¿El factor principal es comercial o de producto?» etiqueta ya sus dos salidas, y también lo hace el control de reactivación del final. Un organigrama no necesita etiquetas de rama, pero sí necesita la misma disciplina: un identificador que se resuelva, en absolutamente todas las filas, o la forma queda huérfana.
Cambia el responsable y la caja se mueve
Las dos últimas columnas llevan la fase y el responsable, así que «Preparar la posición de renovación y de precio» se sitúa en Gestor de cuenta y «Confirmar en los datos de uso la funcionalidad bloqueada» en Producto. Reasigna un paso y el diagrama se vuelve a dibujar alrededor, que es justo el caso de reorganización que una actualización de organigrama de Visio no absorbe, porque actualizar no añade ni quita nada.
Cómo funciona
Mete las tres cosas obligatorias en tu archivo de Excel
Una fila por persona, con una columna que lleve el nombre del empleado, una columna que lleve un identificador único (que puede ser la propia columna de nombre si todos los nombres son únicos) y una columna que lleve a quién reporta cada persona, con el identificador único de ese responsable y en blanco para quien está en lo más alto. Los encabezados pueden ser cualquier cosa. Si prefieres partir de la disposición de Microsoft, el asistente puede generar un libro de ejemplo cuya fila de encabezado es Name, Reports_to, Title, Department, Telephone; si lo usas, ten en cuenta la instrucción de no borrar las columnas Name y Reports_to.
Abre el asistente desde la plantilla Organization Chart
En la pestaña File, ve a New, selecciona Organization Chart, elige Metric Units o US Units y selecciona después Create. Elegir la plantilla arranca el asistente automáticamente: no hay ningún comando aparte que buscar. En Visio 2016 la plantilla está en File > New > Business > Organization Chart. Este es un procedimiento de escritorio en Windows: el artículo de Microsoft sobre crear un organigrama automáticamente desde datos de empleados enumera en su aviso de «se aplica a» las ediciones perpetuas Professional y Standard, de 2016 a 2024.
Elige tu archivo como origen
La primera página ofrece «Información que ya está almacenada en un archivo o base de datos» o «Información que voy a escribir yo con el asistente». Toma la primera si tienes la hoja de cálculo y la segunda si quieres que Visio te genere el libro de partida. Los orígenes que puede leer son una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un archivo de texto, un directorio de Microsoft Exchange Server y un origen de datos compatible con ODBC; los formatos de Excel aceptados son .xls, .xlsx, .xlsm y .xlsb, junto con archivos de texto separados por tabulaciones, por comas y de Org Plus. Después navega hasta el libro.
Señálale al asistente tus columnas de nombre y de a quién reporta
Esta es la página que vuelve irrelevantes los encabezados: tú mismo identificas qué columnas contienen el nombre del empleado y el nombre de a quién reporta. Acierta sobre todo con la asignación de a quién reporta: si has aportado una columna de identificador aparte, los valores de a quién reporta tienen que ser identificadores de responsable y no nombres de responsable. Exactamente una persona, la de lo más alto, debe tener ese campo vacío. Las páginas siguientes te dejan elegir qué campos se muestran en las formas, con Add y Remove y Up y Down para ordenarlos, y qué campos se llevan como datos de forma.
Decide sobre las fotografías
El asistente ofrece «No incluir imágenes en mi organigrama» o «Localizar la carpeta que contiene las imágenes de mi organización». Si le apuntas a una carpeta, la regla de nombres es estricta e implacable: «Todas las imágenes tienen que estar en una sola carpeta, con el nombre de archivo en el formato ‘Nombre del empleado.TipoDeArchivo’, por ejemplo, Jonathan Foster.jpg (el nombre tiene que coincidir exactamente con el nombre del origen de datos).» También puedes añadirlas después desde la pestaña Org Chart > Insert > Multiple Pictures.
Fija la paginación y termina
La última página ofrece «Quiero especificar cuánto de mi organización se muestra en cada página» o «Quiero que el asistente divida automáticamente mi organigrama entre las páginas». Con ella van dos casillas opcionales: «Hyperlink employee shape across the pages», que hace que un responsable de una página sea clicable hasta su equipo en otra, y «Synchronize employee shape across the pages», que mantiene coherentes las formas duplicadas. Merece la pena marcar las dos en cualquier organigrama lo bastante grande para ocupar varias páginas. Después selecciona Finish y Visio dibuja las formas y los conectores.
Errores que debes evitar
Esperar que una actualización absorba una reorganización
Refresh All actualiza los datos de dentro de las formas que ya existen: «Actualizar los datos no añade ni quita formas.» Las incorporaciones, las bajas y las líneas de reporte cambiadas no se aplican. Los remedios que da Microsoft son mover a las personas manualmente, Org Chart > Organization Data > Compare, que compara dos versiones del mismo dibujo, o reconstruir el organigrama desde la hoja. Después de cualquier cambio estructural real, cuenta con reconstruir y no con actualizar.
Valores de a quién reporta que no se resuelven
Si has aportado una columna de identificador aparte, el campo de a quién reporta tiene que llevar el identificador único de cada responsable y no su nombre, y los nombres de empleado duplicados sin columna de identificador no van a sobrevivir. Dos celdas en blanco en la columna de a quién reporta significan dos árboles separados, y ninguna significa que no hay nada arriba. Cuando uses el libro generado por Visio, la instrucción es explícita: no borres las columnas Name y Reports_to.
Archivos de foto nombrados como los nombraría una persona
El formato exigido es «Nombre del empleado.TipoDeArchivo» (Jonathan Foster.jpg) en una sola carpeta y coincidiendo exactamente con el origen de datos. J.Foster.jpg, foster_jonathan.png o una inicial intermedia que la hoja no tiene simplemente no se adjuntarán. Ten además en cuenta que las imágenes de empleado y los campos de empleado no están disponibles en el Visio incluido en Microsoft 365, la aplicación web gratuita del paquete.
Recurrir a Data Visualizer para construir un organigrama
Hay dos funciones distintas en juego y ninguna sustituye a la otra. El asistente Create Diagram from Data de escritorio, tratado en /es/guides/como-usar-visio-data-visualizer, ofrece Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart y Audit Diagram: no hay plantilla de organigrama. Link Data to Shapes, descrito en /es/guides/como-importar-datos-de-excel-en-visio, vincula filas a formas pero no dibuja ningún conector. Solo el Organization Chart Wizard genera la jerarquía.
Construye un diagrama cuya estructura son datos
Abre el ejemplo como diagrama propio para ver cómo una columna que nombra otra fila mantiene un diagrama al paso de la tabla que hay detrás, y pega encima tus propias filas.
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Preguntas frecuentes
¿Qué columnas necesita mi archivo de Excel para un organigrama de Visio?
Tres cosas, bajo los encabezados que quieras: un nombre de empleado, un identificador único y a quién reporta cada persona. Microsoft es explícito: «no importa cuáles sean los nombres de las columnas del origen de datos, porque en el asistente se identifica manualmente qué columnas (o nombres de campo) contienen el nombre del empleado y el nombre de a quién reporta». El identificador puede ser la propia columna de nombre si todos los nombres son únicos; si no, añade una columna que sí identifique de forma única a cada persona y pon esos identificadores en la columna de a quién reporta. Deja ese campo en blanco para la única persona de lo más alto. El cargo, el departamento y el teléfono son opcionales y se pueden mostrar en las formas o llevar como datos de forma.
¿Puedo crear un organigrama desde Excel en Visio para la web?
No. El Organization Chart Wizard es una función de escritorio en Windows, la vinculación de datos es solo de escritorio y no existe aplicación de escritorio de Visio para macOS: quien usa Mac trabaja en el navegador. Pero decir que la web no puede hacer organigramas en absoluto es falso: Visio para la web incluye una plantilla Organization Chart con cinco galerías, y quienes tienen Plan 1 o Plan 2 disponen de un panel Format Org Chart para el estilo, la carga de fotos y los campos de empleado. Lo que la web no puede hacer es importar tu hoja de cálculo, ni abrir un organigrama construido por el asistente de escritorio, porque las plantillas que llevan soluciones y complementos no son editables allí. En la web la jerarquía se dibuja a mano.
¿Por qué mi organigrama de Visio no se actualiza cuando alguien entra o sale?
Porque actualizar nunca se diseñó para reestructurarlo. Data > External Data > Refresh All actualiza los datos que llevan dentro las formas que ya existen, y Microsoft lo dice sin rodeos: «actualizar los datos no añade ni quita formas». Un cargo cambiado aparece; una incorporación no, la caja de quien se ha ido se queda, y una línea de reporte que ha cambiado deja la forma donde estaba. Microsoft añade que «si los datos nuevos no coinciden exactamente con los datos con los que se construyó el organigrama, es posible que tenga que mover a las personas manualmente», y ofrece tres remedios: mover a mano, Compare o reconstruir el organigrama. Para una reorganización trimestral, reconstruir desde la hoja suele ser menos trabajo que reconciliar el dibujo antiguo.
¿El Organization Chart Wizard es lo mismo que Data Visualizer?
No, son mecanismos sin relación. El Organization Chart Wizard lee una lista de empleados y genera una jerarquía a partir de una columna de a quién reporta, y se llega a él desde la plantilla Organization Chart de escritorio. Data Visualizer designa el asistente Create Diagram from Data y sus tres plantillas de Plan 2 (Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart y Audit Diagram), que asignan una tabla de proceso de identificadores de paso y de paso siguiente y admiten sincronización en los dos sentidos con el libro. Entre ellas no hay plantilla de organigrama. El complemento Data Visualizer para Excel, que es otra cosa, sí podía producir organigramas, pero Microsoft anunció su retirada en noviembre de 2025 con un cierre del servicio fijado para el 2 de marzo de 2026. Una confusión más que conviene aclarar: Org Explorer no es Visio; visualiza datos de Microsoft Entra ID dentro de Outlook y de Teams, sin ningún archivo de Excel de por medio.