CSV oder Excel für Flussdiagramme: aus welcher Datei bauen

So funktioniert es

1. Stellen Sie fest, welche Datei Sie tatsächlich haben

   Kam der Prozess aus einem System, haben Sie eine CSV, egal was das Symbol sagt, und das Sicherste, was Sie damit tun können, ist, sie nicht in Excel zu öffnen. Hat jemand den Prozess von Hand getippt, haben Sie eine Arbeitsmappe, und darin werden verbundene Zellen stecken. Die beiden Ausgangspunkte verlangen verschiedene erste Züge, und einen Export wie eine Arbeitsmappe zu behandeln ist das, was Datumsangaben in Ihre Produktcodes bringt.

2. Öffnen Sie die CSV in einem Texteditor, bevor eine Tabellenkalkulation es tut

   Sehen Sie sich die ersten beiden Zeilen an. Sie sagen Ihnen das Trennzeichen, ob Felder in Anführungszeichen stehen und ob vor dem ersten Überschriftennamen drei unsichtbare Bytes einer UTF-8-Byte-Reihenfolge-Markierung sitzen. Dreißig Sekunden hier ersparen Ihnen die beiden Fehlschläge, die wie Softwarefehler aussehen und keine sind: eine Datei, die als eine riesige Spalte importiert wird, und eine erste Spalte, die still ignoriert wird, weil ihre Überschrift nicht mehr passt.

3. Ist Excel Ihre Quelle, glätten Sie es auf eine Tabelle

   Fügen Sie das Blatt als Werte über sich selbst ein, damit jede Formel zu der Zeichenkette wird, die sie erzeugt hat. Heben Sie alle Zellverbünde auf, löschen Sie den Titelblock über der Kopfzeile, löschen Sie leere Trennzeilen und überführen Sie alles, was als Füllfarbe oder Fettdruck kodiert ist, in eine echte Spalte, denn nichts davon übersteht die Reise. Eine Kopfzeile, eine Zeile je Schritt, ein Blatt. CSV ist per Definition eine Tabelle, das ist also der Schritt, der die beiden Quellen gleichwertig macht.

4. Ergänzen Sie die Verbindungsspalten als Zeilennummern

   Linie zu enthält die 1-basierte Nummer der Zeile, mit der jede Zeile verbunden ist, kommagetrennt, wenn es mehr als eine gibt, und Linientext enthält die Verbindungsbeschriftungen in derselben Reihenfolge. In einer kommagetrennten Datei müssen beide Zellen in Anführungszeichen stehen („5,6“ und „Ja,Nein“), sonst wird die Zeile ein Feld länger als die Kopfzeile und jede Spalte danach rutscht nach links. Das ist die einzige wirklich neue Angabe, die Sie in beiden Formaten liefern müssen.

5. Importieren Sie es

   Ziehen Sie die .csv auf den Tabellenbereich des Editors oder kopieren Sie den CSV-Text direkt hinein. Spalten werden über den Überschriftennamen zugeordnet, ihre Reihenfolge in Ihrer Datei spielt also keine Rolle und alles Unbekannte wird mitgeführt und ignoriert. Aus einer Arbeitsmappe markieren Sie entweder den Bereich und fügen ihn ein, oder Sie speichern das Blatt zuerst als CSV: Letzteres lohnt sich, wenn im Blatt irgendetwas Ungewöhnliches steckt, denn das Speichern als CSV zeigt Ihnen, was tatsächlich überlebt.

6. Prüfen Sie die drei Dinge, die nur in einer Richtung kaputtgehen

   Codes, die eine führende Null verloren haben, Werte, die zu Datumsangaben geworden sind, und eine Spalte, die irgendwo in der Mitte der Datei verrutscht ist. Alle drei entstehen dadurch, dass eine CSV von etwas geparst wurde, das geraten hat, und alle drei sind unsichtbar, bis Sie danach suchen. Beheben Sie sie in den Zeilen und nicht im ursprünglichen Export, denn ab hier ist das Diagramm führend und die Datei eine Momentaufnahme.

Häufig gestellte Fragen

Soll ich CSV oder XLSX exportieren, um ein Flussdiagramm zu bauen?

Nehmen Sie das, was das Quellsystem ohnehin erzeugt, und das heißt in der Praxis CSV. Einen Export in eine Arbeitsmappe zu wandeln ergänzt einen Parsing-Schritt, der nur Informationen verlieren kann, und die Funktionen der Arbeitsmappe, die Sie gewännen (Formeln, Typen, ein zweites Blatt), müssen alle zu schlichten Werten aufgelöst werden, bevor aus einer Zeile ein Kasten wird. In einem Fall ist Excel die bessere Wahl: wenn der Prozess noch nirgends existiert und Sie ihn von Hand aufschreiben, denn eine Formel, die einen Schrittcode in eine Zeilennummer verwandelt, ist wirklich schneller als Handarbeit. Dieser Weg steht unter /de/guides/flussdiagramm-aus-excel-erstellen. Sobald die Zeilen stehen, laufen die beiden Formate vollständig zusammen.

Verliert CSV etwas, das ein Flussdiagramm tatsächlich braucht?

Nein. Jede Spalte, aus der ein Diagramm gebaut wird, ist Text: die Beschriftung, die Zeilennummern in Linie zu, die Verbindungsbeschriftungen in Linientext, der Name der Form und die beiden Bahnennamen. Nichts davon braucht einen Typ, eine Formel oder ein zweites Blatt, eine CSV trägt also ein vollständiges Flussdiagramm ohne Verlust. Was CSV verliert, ist alles rundherum: die Formatierung, die Notiz in einem Kommentar, die Pivotierung auf dem nächsten Blatt, die Spalte, die berechnet statt gespeichert war. Ist etwas davon für Ihren Prozess tragend, war es Bedeutung außerhalb der Daten, und es muss vor dem Export eine Spalte werden und nicht danach.

Warum haben sich meine Produktcodes beim Öffnen der Datei verändert?

Weil eine CSV keine Typen hat und das Programm, das sie geöffnet hat, raten musste. Ein Feld, das 00742 liest, sind schlicht diese fünf Zeichen in der Datei; Excel liest es als Zahl, wirft die führenden Nullen weg und zeigt 742, und wenn Sie an dieser Stelle speichern, sagt die Datei selbst jetzt 742. Dasselbe Raten macht aus 3-4 ein Datum, aus einem langen Zahlencode eine Exponentialschreibweise und deutet 01/02 nach der Ländereinstellung dessen, der geöffnet hat. Die Datei war korrekt, bis sie betrachtet wurde. Importieren Sie die CSV direkt, statt sie über eine Tabellenkalkulation zu führen, oder importieren Sie die Spalten als Text, wenn Sie sie öffnen müssen.

Welches Format ist besser, wenn mehrere Personen den Prozess pflegen?

CSV, solange der Prozess überhaupt in einer Datei lebt. Sie ist reiner Text, lässt sich also zeilenweise vergleichen, durchsuchen, zusammenführen und in die Versionsverwaltung legen, wo genau zu sehen ist, welche Schritte sich zwischen zwei Ständen geändert haben. Eine .xlsx ist ein ZIP aus XML: Eine Änderung an einer Zelle schreibt fast das ganze Archiv neu, ein Vergleich sagt Ihnen also, dass sich die Datei geändert hat, und sonst nichts. Allerdings zählt die Antwort nach dem Import nicht mehr, denn dann ist das Diagramm führend und seine eigene Versionshistorie übernimmt. Die CSV parallel weiterzupflegen bringt genau das Auseinanderdriften zurück, das die Umwandlung beenden sollte.

Meine Spalten sind mitten in der Zeile verrutscht. Was ist passiert?

Fast immer ein ungeschütztes Komma in einer kommagetrennten Datei. Die Zeile wird am Trennzeichen geteilt, bevor irgendetwas auf die Überschriften sieht, eine Zelle in Linie zu mit 4,5 wird also als zwei Felder gelesen, die Zeile wird ein Feld länger als die Kopfzeile, und jede Spalte danach landet unter der Überschrift ihrer Nachbarin. Setzen Sie diese Zellen in doppelte Anführungszeichen, und der Parser rückt sie zurecht. Dasselbe gilt für Linientext und für jede Beschriftung mit einem Komma, etwa einen Produktnamen. Beginnt die Verschiebung stattdessen schon in der allerersten Spalte, ist die Ursache eine andere: Die Datei ist semikolongetrennt und wird als kommagetrennt gelesen, oder eine Byte-Reihenfolge-Markierung hängt am ersten Überschriftennamen, sodass er nicht mehr passt.