CSV vs Excel pour les organigrammes : à partir de quel fichier créer

En bref

• CSV est un tableau de texte brut : pas de formules, pas de deuxième feuille, pas de formatage, rien à recalculer.
• CSV ne déclare pas son délimiteur. La virgule, le point-virgule et la tabulation sont tous en circulation et le fichier se ressemble.
• Les zéros non significatifs survivent dans le fichier et meurent dans la visionneuse : 00742 est intact jusqu'à ce qu'Excel ouvre le CSV et le sauvegarde.
• Excel conserve les types et les formules, mais une formule est une valeur au moment où elle devient une boîte, et .xlsx est rarement ce qu'un système exporte.
• Les deux importent de manière identique : déposez le fichier dans la zone de la feuille de calcul ou collez les lignes, et la correspondance concerne les noms d'en-tête, pas l'ordre des colonnes.

Ce que chaque format peut et ne peut pas contenir

Les deux formats ne sont pas deux versions de la même chose. Un CSV est un fichier texte : un tableau, une ligne par ligne, des champs séparés par un délimiteur, des guillemets autour de tout champ contenant ce délimiteur. Il n'y a rien d'autre dedans : pas de formules, pas de types de cellules, pas de deuxième onglet, pas de couleur, pas de largeur de colonne. Un fichier .xlsx est un ensemble compressé de fichiers XML qui contient tous ces éléments, c'est pourquoi c'est le meilleur endroit pour rédiger un processus à la main et pourquoi presque aucun système n'en émet un. Demandez à un ERP, un PIM, un outil de ticketing ou une base de données vos données de processus et ce qui revient est un .csv.

Un organigramme nécessite moins que ce que l’un ou l’autre format fournit. Une ligne par boîte, une étiquette, les numéros de ligne auxquels chaque ligne se connecte, les étiquettes de connecteur dans l'ordre correspondant et éventuellement une forme et deux colonnes de voies. C’est toute l’exigence, et tout cela est du texte. Tout ce qu'Excel ajoute par-dessus doit être résolu en une valeur avant de pouvoir devenir une boîte de toute façon : une formule devient le nombre qu'elle a produit, une recherche sur une deuxième feuille devient la chaîne qu'elle a renvoyée, un format conditionnel ne devient rien du tout. Si vous souhaitez que cette exigence soit complète, /fr/guides/comment-structurer-un-fichier-csv-pour-les-organigrammes définit les colonnes ; cette page concerne uniquement le conteneur.

Une comparaison honnête porte donc sur ce que vous coûte chaque conteneur. CSV vous coûte un délimiteur que le fichier ne déclare jamais (virgule aux États-Unis, point-virgule dans la plupart des pays d'Europe, tabulation assez souvent pour avoir de l'importance) plus un encodage qui n'est que parfois UTF-8 et porte parfois une marque d'ordre d'octet devant le premier nom d'en-tête. Il n'a pas de types, donc un code produit et une quantité semblent identiques, et au moment où Excel ouvre le fichier, il devine : 00742 devient 742, 3-4 devient une date, un long SKU devient une notation scientifique. Excel vous coûte l’ensemble inverse. Il s'agit d'un blob binaire que vous ne pouvez pas comparer ou grep, il invite des cellules fusionnées et un en-tête et une couleur à deux lignes utilisés comme données, et le fichier qui vous est fourni n'est généralement pas le fichier produit par le système : quelqu'un a ouvert l'exportation et l'a enregistré, c'est là que se produisent la plupart des dégâts dans un CSV.

L'exemple ci-dessous est une répartition d'un catalogue de produits, le type d'exportation parent-enfant qui n'arrive que sous forme de CSV. Dix-neuf lignes, une racine dont la cellule parent est vide, cinq décisions où un catalogue bifurque véritablement, sept feuilles. Regardez la procédure pas à pas, remplissez une colonne à la fois et notez quelles étapes auraient été plus faciles dans Excel et lesquelles n'auraient pas été différentes du tout ; le modèle lui-même se trouve sur /fr/templates/modele-de-hierarchie-csv-parent-enfant-repartition-du-catalogue-de-produits.

Comment cela fonctionne

1. Déterminez quel fichier vous avez réellement

   Si le processus provient d'un système, vous disposez d'un fichier CSV, quoi qu'indique l'icône, et la chose la plus sûre que vous puissiez faire avec celui-ci est de ne pas l'ouvrir dans Excel. Si quelqu'un a tapé le processus à la main, vous disposez d'un classeur dans lequel des cellules ont été fusionnées. Les deux points de départ nécessitent des premiers pas différents, et traiter une exportation comme un classeur est ce qui met des dates dans vos codes produit.

2. Ouvrez le CSV dans un éditeur de texte avant une feuille de calcul

   Regardez les deux premières lignes. Ils vous indiquent le délimiteur, si les champs sont entre guillemets et si le premier nom d'en-tête comporte trois octets invisibles devant lui à partir d'une marque d'ordre d'octet UTF-8. Trente secondes ici permettent d'économiser les deux échecs qui ressemblent à des bugs logiciels et n'en sont pas : un fichier qui est importé sous la forme d'une énorme colonne et une première colonne qui est silencieusement ignorée car son en-tête ne correspond plus.

3. Si Excel est votre source, aplatissez-le en un seul tableau

   Collez la feuille sur elle-même en tant que valeurs afin que chaque formule devienne la chaîne qu'elle a produite. Supprimez tout, supprimez le bloc de titre au-dessus de l'en-tête, supprimez les lignes de séparation vides et déplacez tout ce qui est codé en couleur de remplissage ou en gras dans une vraie colonne, car rien de tout cela ne survit au voyage. Une ligne d'en-tête, une ligne par étape, une feuille. CSV est une table par définition, c'est donc l'étape qui rend les deux sources équivalentes.

4. Ajoutez les colonnes de connexion en tant que numéros de ligne

   Ligne vers contient le numéro de base 1 de la ligne à laquelle chaque ligne se connecte, séparé par des virgules lorsqu'il y en a plusieurs, et Texte ligne contient les étiquettes des connecteurs dans le même ordre. Dans un fichier délimité par des virgules, les deux cellules doivent être entre guillemets ("5,6" et "Oui, Non") ou la ligne se termine par un champ plus long que l'en-tête et chaque colonne après se décale vers la gauche. Ce sont les seules données véritablement nouvelles que vous devez fournir dans l’un ou l’autre format.

5. Importez-le

   Déposez le .csv dans la zone de feuille de calcul de l'éditeur ou collez le texte CSV directement dedans. Les colonnes correspondent au nom de l'en-tête, donc leur ordre dans votre fichier n'a pas d'importance et tout ce qui n'est pas reconnu est emporté et ignoré. À partir d'un classeur, sélectionnez la plage et collez-la, ou enregistrez d'abord la feuille au format CSV : la seconde vaut la peine lorsque la feuille contient quelque chose d'inhabituel, car l'enregistrement au format CSV vous montre ce qui survit réellement.

6. Vérifiez les trois choses qui ne cassent que dans une seule direction

   Des codes qui ont perdu un zéro non significatif, des valeurs qui sont devenues des dates et une colonne qui s'est déplacée quelque part au milieu du fichier. Tous les trois proviennent d'un CSV ayant été analysé par quelque chose qui a deviné, et tous les trois sont invisibles jusqu'à ce que vous les recherchiez. Corrigez-les dans les lignes, pas dans l'exportation d'origine, car après ce stade, le graphique est le maître et le fichier est un instantané.

Erreurs à éviter

• Ouvrir l'export dans Excel pour "le vérifier"

  Excel analyse à l'ouverture et enregistre ce qu'il a analysé. 00742 revient sous la forme 742, 3-4 revient sous forme de date, un code à seize chiffres revient en notation scientifique et les valeurs d'origine ont disparu du fichier. Si vous devez le consulter, recherchez-le dans un éditeur de texte ou importez-le sous forme de texte.

• En supposant que le délimiteur soit une virgule

  La plupart des exportations de systèmes européens sont délimitées par des points-virgules et un fichier délimité par des tabulations arrive souvent nommé .csv. Rien dans le fichier ne déclare de quoi il s'agit. Une exportation complète dans une seule colonne signifie que le délimiteur a été mal deviné, et non que le fichier est cassé.

• Le sens porté par le formatage

  En gras pour les décisions, en jaune pour le chemin d'exception, une cellule fusionnée couvrant une phase. Il s'agit d'une habitude uniquement Excel et CSV supprime tout cela sans avertissement. Tout ce qui a un sens doit être une colonne (forme, texte de ligne ou voie) avant que le fichier ne soit exporté.

• Exporter la mauvaise feuille

  Un classeur conserve les étapes sur un onglet et la liste des propriétaires ou la recherche de code sur un autre, et CSV occupe une table. Résolvez d'abord les recherches sur les valeurs, puis exportez l'onglet avec les étapes. /fr/guides/comment-definir-des-connexions-d-organigramme-en-csv couvre ce dont les colonnes de connexion ont besoin une fois que vous en êtes à une seule table.

Questions fréquentes

Dois-je exporter au format CSV ou XLSX pour créer un organigramme ?

Prenez celui que le système source produit déjà, ce qui signifie en pratique CSV. La conversion d'une exportation en classeur ajoute une étape d'analyse qui ne peut que perdre des informations, et les fonctionnalités du classeur que vous gagneriez (formules, types, une deuxième feuille) sont toutes des choses qui doivent être résolues en valeurs simples avant qu'une ligne puisse devenir une boîte. Excel est le meilleur choix dans un cas : lorsque le processus n'existe encore nulle part et que vous l'écrivez à la main, car une formule qui transforme un code d'étape en numéro de ligne est véritablement plus rapide que de le faire manuellement. Ce chemin est couvert dans /fr/guides/comment-creer-un-organigramme-a-partir-d-excel. Une fois les rangées réglées, les deux formats convergent complètement.

Le CSV perd-il tout ce dont un organigramme a réellement besoin ?

Non. Chaque colonne à partir de laquelle un graphique est construit est du texte : l'étiquette, les numéros de ligne dans Ligne vers, les étiquettes de connecteur dans Texte de ligne, le nom de la forme et les noms des deux voies. Rien de tout cela n'a besoin d'un type, d'une formule ou d'une deuxième feuille, donc un CSV contient un organigramme complet sans rien manquer. Ce que perd CSV, c'est tout ce qui se trouve autour du graphique : le formatage, les notes dans un commentaire, le pivot sur l'onglet suivant, la colonne qui a été calculée plutôt que stockée. Si l'un de ces éléments est porteur pour votre processus, cela signifie être codé en dehors des données et doit devenir une colonne avant l'exportation plutôt qu'après.

Pourquoi mes codes produits ont-ils changé lorsque j'ai ouvert le fichier ?

Parce qu'un CSV n'a pas de type et que le programme qui l'a ouvert a dû le deviner. Un champ indiquant 00742 correspond uniquement à ces cinq caractères dans le fichier ; Excel le lit comme un nombre, supprime les zéros non significatifs et affiche 742, et si vous enregistrez à ce stade, le fichier lui-même indique désormais 742. La même supposition transforme 3-4 en date, transforme un long code numérique en notation scientifique et réinterprète 01/02 en fonction des paramètres régionaux de celui qui l'a ouvert. Le fichier était correct jusqu'à sa visualisation. Importez le CSV directement plutôt que de le parcourir via une feuille de calcul, ou si vous devez l'ouvrir, importez les colonnes sous forme de texte.

Quel format est le meilleur lorsque plusieurs personnes maintiennent le processus ?

CSV, aussi longtemps que le processus réside dans un fichier. Il s'agit de texte brut, donc il diffère ligne par ligne, saisit, fusionne et reste dans le contrôle de version montrant exactement quelles étapes ont changé entre deux révisions. Un .xlsx est un zip de XML : une modification d'une cellule réécrit la majeure partie de l'archive, donc un diff vous indique le fichier modifié et rien d'autre. Cela dit, la réponse n’a plus d’importance après l’importation, car le graphique devient le maître et son propre historique de révision prend le relais. Conserver le CSV en tant que copie parallèle que les gens modifient également réintroduit la dérive à laquelle la conversion était censée mettre fin.

Mes colonnes se sont déplacées à mi-chemin de la rangée. Ce qui s'est passé?

Presque toujours une virgule sans guillemets dans un fichier délimité par des virgules. La ligne est divisée sur le délimiteur avant que quoi que ce soit ne regarde les en-têtes, donc une ligne vers une cellule contenant 4,5 est lue comme deux champs, la ligne se termine par un champ plus long que l'en-tête et chaque colonne après elle atterrit sous l'en-tête de son voisin. Enveloppez ces cellules entre guillemets doubles et l'analyseur les remet en place. La même chose s'applique au texte de la ligne et à toute étiquette contenant une virgule, comme le nom d'un produit. Si le décalage commence à la toute première colonne au lieu du milieu, la cause est différente : le fichier est délimité par des points-virgules et est lu comme délimité par des virgules, ou une marque d'ordre d'octet est attachée au premier nom d'en-tête afin qu'il ne corresponde plus.