如何在 Visio 裡由 Excel 建立流程圖

簡而言之

• 活下來的那條路線在 Visio 內部：File > New，選擇 TEMPLATES，選擇 Flowchart，「Basic Flowchart - Data Visualizer」。
• Data Visualizer 範本與 Create Diagram from Data 精靈都只限 Visio Plan 2——撰稿時標價為每用戶每月 15 美元，按年付費。
• Plan 2 是唯一包含桌面版應用的訂閱層級，而 Microsoft 沒有發布面向 macOS 的 Visio 桌面版應用。
• Microsoft 在 2025 年 11 月宣布退役那個獨立的 Excel 增益集，並定下 2026 年 3 月 2 日關閉；桌面版範本沒有任何退役通告。
• Microsoft 那兩個示例工作簿短連結 aka.ms/visio-dv-bf 和 aka.ms/visio-dv-cff 都轉到搜尋頁——請改用預覽裡的「Excel data template」（2026 年 7 月 30 日核查）。

活下來的那條路穿過 Visio，不穿過 Excel

大部分讀者帶到這裡的說法，是往 Excel 裡裝一個增益集，然後由 Insert 索引標籤開始做。下面講的不是那條路線，也不是 Microsoft 現在指向的那條。這一條由 Windows 上的 Visio 開始，從不要求 Excel 來畫圖：打開 Visio，或選擇 File > New，選擇 TEMPLATES，選擇 Flowchart，然後揀「Basic Flowchart - Data Visualizer」。在範本預覽裡透過「Excel data template」取用 Microsoft 提供的起始工作簿，填進你的步驟，揀一個度量單位，按建立，Visio 就會帶你走完一個五頁的精靈，它讀那張表並把整張圖畫出來——形狀、分支與連接線。

這份混亂是 Microsoft 自己造成的。它在 2025 年 11 月宣布退役面向 Excel 的 Visio Data Visualizer 增益集，並把服務關閉日期定於 2026 年 3 月 2 日，還在 2025 年 12 月確認這個日期未變。此後再沒有任何發布內容確認關閉已執行或予以撤回，而支援頁面至今仍以未來式描述這次退役。與此同時，Microsoft 的市場推廣頁面仍把這個增益集當作現有功能來宣傳，這也是為甚麼有那麼多讀者帶著「我一定是漏看了某個功能區按鈕」的確信找過來。相比之下，桌面版的 Data Visualizer 範本在任何地方都沒有退役通告。

在為這件事投進一個下午之前，先把授權說清楚。Microsoft 的原話是：「使用 Data Visualizer 範本的能力只在 Visio Plan 2 中提供」，而關於 Create Diagram from Data 精靈，它發布的是同樣一句話。撰稿時 Plan 2 的標價是每用戶每月 15 美元，按年付費，並且它是唯一包含 Visio 桌面版應用的訂閱層級——Plan 1 在同一日讀到的標價是 5 美元，只限網頁與 Teams。Microsoft 沒有面向 macOS 的 Visio 桌面版應用，而連接資料的圖表在 Visio 網頁版裡完全無法編輯。所以這是一套 Windows 加 Plan 2 的流程，沒有折衷版本。

你真正在做的東西是一張試算表：一個步驟一列，一欄 ID，一欄寫下一步，一欄寫分支標籤，一欄寫形狀，做跨職能圖時再加職能欄與階段欄。下面的實例正是為一條差旅申請與審批流程搭出這張表，並讓圖表一欄一欄地出現，因為這些欄才是決定這條路走不走得通的部分。/yue/guides/把excel資料變成visio流程圖 詳細講了來源表；/yue/guides/如何使用visio-data-visualizer 講的是 Data Visualizer 到底是甚麼、以及它的哪一半是哪一半。

Visio 要讀的那張表，一欄一欄搭起來

一條差旅申請與審批流程，按精靈消化它的次序拼起來：先描述，再下一步的列號，再分支標籤，最後職能與階段。

1. 描述與形狀類型

   第 1、2 列——「提出差旅申請並填上日期與目的」和「估算行程總成本」——只帶一段描述與一個形狀類型，別的甚麼都沒有。這就是 Microsoft 的起始工作簿在步驟已經輸入、但仍未有任何東西說明誰接誰時的樣子，而此刻 Visio 會畫出兩個孤立的方框。

2. 下一步那一欄畫出箭嘴

   為每一列填上下一步的編號，才會產生連接線，而第 3 列「行程是否符合差旅政策？」立即分叉到兩個不同的列。只有一條出口的決策是來源表裡最常見的毛病，而它在連接線出現之前始終看不見。

3. 為每條分支加標籤

   現在這些出口會說明自己對應哪一種情況：政策檢查後面的「符合政策」和「不符合政策」，以及「財務是否批准升級後的成本？」後面三條帶標籤的路線，其中一條指回第 2 列，按較低票價重新計價。Visio 把它們叫作連接線標籤，並要求它們以逗號分隔寫在同一個儲存格裡，次序與下一步的 ID 一致。

4. 職能與階段把步驟擺到位

   最後兩欄把扁平的流程圖變成泳道圖：「員工」「直屬主管」「差旅組」和「財務」成為職能，「申請」到「費用報銷」成為階段。在 Visio 裡，這正是 Basic Flowchart 範本與 Cross-Functional Flowchart 範本之間的全部分別——前者不理會這兩欄，後者用它們。

運作方式

1. 確認你在 Windows 上，而且用的是 Visio Plan 2

   Microsoft 明確寫道，Data Visualizer 範本與 Create Diagram from Data 精靈只在 Visio Plan 2 中提供，而 Plan 2 撰稿時的標價是每用戶每月 15 美元、按年付費，也是唯一包含桌面版應用的訂閱層級。Plan 1 與 Microsoft 365 附帶的 Visio 跑不了這一套，macOS 沒有桌面版應用，而連接資料的圖表在 Visio 網頁版裡無法編輯。先把這件事確定下來。

2. 打開 Data Visualizer 範本

   打開 Visio，如果你已經在編輯一張圖，就選擇 File > New。選擇 TEMPLATES，然後選擇 Flowchart。這裡列出三個 Data Visualizer 範本：「Basic Flowchart - Data Visualizer」、「Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer」和「Audit Diagram - Data Visualizer」。要畫一條普通流程就揀基本那個；如果你的表裡有負責人欄與階段欄、並且希望它們畫成泳道，就揀跨職能那個。

3. 取用 Microsoft 的起始工作簿

   在範本預覽裡選擇「Excel data template」，拿到欄名已經寫好的起始工作簿。不要去找 Microsoft 舊文件裡連結的那些示例檔案：aka.ms/visio-dv-bf 和 aka.ms/visio-dv-cff 現在都是未對應的短連結，會轉到搜尋頁，2026 年 7 月 30 日核查過。預覽裡那個工作簿才是應該用的。

4. 把工作簿按 Excel 表格填好

   每一列是一個步驟。Process Step ID 必須唯一而且絕不能留空；Process Step Description 是落進形狀裡的文字；Next Step ID 指出後繼步驟；Connector Label 承載分支文字，分支形狀以逗號分隔；Shape Type 指出 Visio 形狀。把這塊範圍設定成 Excel 表格，而不是留作自訂範圍——Microsoft 的指引是，如果你想令圖表與資料保持同步就用表格——並且完全不要在裡面放公式。

5. 執行 Create Diagram from Data 精靈

   回到預覽裡，揀一個度量單位並按建立，精靈隨之啟動。它有五頁：Excel 頁，你在這裡回答想要甚麼圖，並選擇工作簿以及表格或自訂範圍；Functions/Phases 頁，其中職能或泳道的對應是必填的，階段或時間軸是選填的；Process Steps 頁，在這裡對應 Process Step ID 與描述；Shape Types 頁；以及 Connections 頁，帶 Delimiter 和 Connector Label 設定。然後按 Finish，Visio 就把圖畫出來。

6. 令圖表與工作簿保持一致

   在圖表容器內部按一下，Data Tools Design 索引標籤就會出現。Refresh Diagram 把 Excel 的改動拉進圖表，同時保留你為容器內形狀設定的格式，並在一次重新整理會丟掉編輯內容時彈出「Refresh Diagram Conflict」對話方塊。Update Source Data 把圖表的改動推回工作簿，而工作簿如果放在電腦或檔案伺服器上就必須先儲存並關閉，該操作會在「Update Source Data Conflict」對話方塊裡提供 Overwrite。/yue/guides/用excel更新visio流程圖 講了兩個方向。

應避免的錯誤

• 在 Excel 裡面找那個增益集

  Microsoft 在 2025 年 11 月宣布退役面向 Excel 的 Visio Data Visualizer 增益集，把服務關閉定於 2026 年 3 月 2 日，同年 12 月確認該日期未變，此後再沒有發布任何內容說明它是否執行。它自己的市場推廣頁面仍在宣傳這個增益集，而且沒有退役通告，所以讀者合理地以為自己漏了一個按鈕。改走 Visio 桌面版；那條路從來沒有過退役通告。

• 追那兩個已經死掉的示例工作簿

  Microsoft 仍然生效的文件裡還連著兩個示例檔案：aka.ms/visio-dv-bf 的「Basic Flowchart Process Map」和 aka.ms/visio-dv-cff 的「Cross-Functional Flowchart Process Map」。兩個短連結現在都未對應，會轉到搜尋頁——2026 年 7 月 30 日核查。取用範本預覽裡「Excel data template」給出的工作簿，不要再找了。

• 在容器外面為生成的圖表加註

  精靈把流程放進一個容器裡，而這條邊界就是同步邊界：「重新整理只會改動容器內部的形狀與連接。」所以一段圖註、一個圖例或一條額外註記，如果丟在圖表旁邊的頁面上，就沒有任何東西維護它，也不會被拉回工作簿。為容器內部的形狀與連接線設定的格式則會跨重新整理保留，力氣應該花在那裡。另外兩樣把來源弄錯就會丟掉的東西——自訂範圍與公式——在 /yue/guides/把excel資料變成visio流程圖 裡講了。

• 指望在瀏覽器裡把事情做完

  Microsoft 把連接到 Excel、Access、SharePoint 清單、SQL Server 以及其他 OLEDB 或 ODBC 來源的圖表列為在 Visio 網頁版中不支援編輯，並且沒有發布面向 macOS 的 Visio 桌面版應用。建立與重新整理一張 Data Visualizer 圖表是 Windows 桌面上的活動。同事可以不帶授權在瀏覽器裡查看與評論結果，但碰不到那條資料連接。

把這條差旅申請打開成可用的圖表

把差旅申請示例作為您自己的圖表打開，看同樣這些欄是怎樣填的，然後把您自己的列貼上去。

把這條差旅申請打開成可用的圖表

相關指南

• 如何把 Excel 資料匯入 Visio
• 如何用 Excel 更新 Visio 流程圖
• Visio Data Visualizer 增益集停止後嘅選擇

常見問題

面向 Excel 的 Visio Data Visualizer 增益集還用得到嗎？

當它已經沒有了來對待，不要在它上面搭東西。Microsoft 在 2025 年 11 月於 Microsoft 365 Blog宣布退役它，並把服務關閉日期定於 2026 年 3 月 2 日，又在 2025 年 12 月重申該日期未變。此後它再沒有發布任何內容確認關閉已執行或予以撤回，而那兩篇支援文章至今仍帶著未來式的橫幅。由於這個增益集是透過一個網上服務畫出圖表的，一旦該服務停止，嵌在工作簿裡的圖表就不再載入，重新整理也不再運作——不過 Microsoft 表示 Excel 表格裡的資料仍然完好。Microsoft 自己建議的替代方案，就是 Visio Plan 2 與上面講的桌面版 Data Visualizer 路線。

由 Excel 建立流程圖需要哪種 Visio 授權？

Visio Plan 2。Microsoft 的措辭毫不含糊——「使用 Data Visualizer 範本的能力只在 Visio Plan 2 中提供」——而針對 Create Diagram from Data 精靈，它發布的是同樣的限制。撰稿時 Plan 2 的標價是每用戶每月 15 美元、按年付費，並且是唯一包含 Visio 桌面版應用的訂閱層級，最多可裝在五部電腦上。Plan 1 在同一日讀到的標價是 5 美元，只限網頁與 Teams。Microsoft 365 附帶的 Visio 是一個被限制在基本圖表類型上的輕量網頁應用，Microsoft 表示它不是這兩個計劃中任何一個的替代品。至於買斷制的 Standard 或 Professional 2024 授權是否包含這些範本，Microsoft 的文件並沒有給出結論。

那張 Excel 表必須是甚麼樣子？

一個步驟一列，並設定成 Excel 表格。Microsoft 提供的範本為這些欄起了名：Process Step ID，必須唯一而且絕不留空；Process Step Description，加進每個形狀裡的文字；Next Step ID，序列中下一個形狀的 ID；Connector Label，分支形狀的分支文字在這裡以逗號分隔；Shape Type，要用的 Visio 形狀；以及職能欄與階段欄，它們只對跨職能流程圖有效，基本流程圖不會理會。/yue/guides/把excel資料變成visio流程圖 逐格講了這些欄的設計，包括一個有三條出口的決策該怎樣處理、以及甚麼樣的 ID 才穩定。

沒有 Visio Plan 2，可以由試算表做流程圖嗎？

在 Excel 裡面做不到。Excel 唯一的繪圖原件是 SmartArt 與人手畫的形狀，而 Microsoft 對兩者的說明都是人手輸入或貼上內容——沒有任何東西把一個 SmartArt 節點綁到一個儲存格上，所以移動一個步驟就等於重畫它。Microsoft 關於 Copilot in Excel 的文件把圖表與樞紐分析表列為它的視覺化產出，並沒有提到流程圖或流程圖示。如果卡住的是 Plan 2 授權或那條 Windows 要求，QueryChart 是一個瀏覽器工具，它的編輯器就是那張表：一個方框一列，一欄寫明該步驟通向的列號，再加負責人欄與階段欄。編輯這些列就是編輯圖表，任何作業系統上都可以，不需要增益集，也沒有會丟掉公式的來回寫回。