كيف تحوّل بيانات Excel إلى مخطط Visio انسيابي
أعمدة Excel التي يُولَّد منها مخطط Visio الانسيابي: Process Step ID وProcess Step Description وNext Step ID وConnector Label وShape Type — مع اصطلاح التفرّع الذي يقرن المعرّفات بالوسوم بحسب الموضع.
كيف تعمل
خذ المصنّف المبدئي من داخل Visio
افتح Visio، أو اختر File > New إن كنت تحرّر مخططاً بالفعل. اختر TEMPLATES، ثم Flowchart، ثم «Basic Flowchart - Data Visualizer». ومن معاينة القالب اختر «Excel data template» للحصول على المصنّف الذي توفّره Microsoft بأعمدته المعنونة أصلاً، واختر وحدة قياس. افعل هذا بدلاً من الجري خلف روابط مصنّفَي النماذج في مقالات الدعم: فالرابطان المختصران يعيدان التوجيه الآن إلى Bing لا إلى ملف. وقوالب Data Visualizer موثّقة بأنها لـ Visio Plan 2 فقط.
اجعل البيانات جدولاً لا نطاقاً
صيّغ كتلة البيانات جدول Excel قبل أن تقترب من المعالج. فصفحة المعالج الأولى تطلب منك «اختيار مصنّف Excel» ثم «اختيار جدول أو نطاق مخصّص في المصنّف»، فالنطاق سيُقبل بلا اعتراض — لكن توجيه Microsoft نفسه هو «استخدم جدول Excel لا نطاقاً مخصّصاً إن أردت أن يبقى المخطط والبيانات متزامنين». واختيار نطاق هو الطريقة التي يكتشف بها الناس بعد أشهر أن أمر Refresh Diagram لم يكن ليعمل لهم أصلاً.
أعطِ كل صف معرّف Process Step ID فريداً
هذا هو العمود المطلوب، وهو الذي عليه قاعدة: «يجب أن تكون كل قيمة في جدول Excel فريدة وغير فارغة». والمعرّفات هي هوية الخطوات، وهي الشيء الوحيد الذي يُسمح لـ Next Step ID بتسميته، فاستخدم قيماً قصيرة ثابتة — 1 و2 و3، أو A10 وA20 — ولا تعِد استخدام معرّف بعد حذف صفّه أبداً. وعلى صفحة Process Steps في المعالج هذا هو ما تربطه بـ «Process Step ID / Activity ID».
اكتب نص الشكل في Process Step Description
تصف Microsoft هذا العمود بأنه «نص مضاف إلى كل شكل في المخطط الانسيابي»، فما في الخلية هو ما يراه القارئ في الصندوق. أبقِه على إجراء واحد لكل صف وصُغ القرارات أسئلةً، لأن المعيَّن الذي يحوي اسماً لا يمكن الإجابة عنه. وهو يُربط بـ «Process Step / Activity Description» على صفحة المعالج نفسها، التي تحمل أيضاً قسم Accessibility للنص البديل.
أشِر بكل صف إلى الأمام، وسمِّ كل تفرّع
يأخذ Next Step ID «معرّف Process Step ID للشكل التالي في التسلسل». وحيث تتفرّع خطوة، ضع كل معرّف تالٍ في تلك الخلية وضع وسماً واحداً لكل منها في Connector Label، وهو ما توثّقه Microsoft بأنه «للأشكال المتفرّعة، تُمثَّل وسوم الوصلات نصاً مفصولاً بفاصلة». والقائمتان مقرونتان بحسب الموضع: فالمعرّفان 5 و4 مع الوسمين «داخل السياسة،خارج السياسة» يضع «داخل السياسة» على السهم المتجه إلى 5. وصفحة Connections في المعالج هي حيث تؤكّد Delimiter وربط Connector Label.
اضبط Shape Type، ثم أضف الوظيفة والمرحلة إن احتجت مسارات فقط
Shape Type هو «نوع الشكل الذي تريد تمثيله في رسم Visio»، ويُربط على صفحة Shape Types في المعالج، والربط غير مقصور على مجموعة أشكال المخططات الانسيابية: فـ Microsoft تؤكّد أنك تستطيع إنشاء الرسم «بربط بيانات عمليتك بأي مجموعة أشكال في Visio». وامْلأ عمودَي الوظيفة والمرحلة للمخطط الانسيابي متعدد الوظائف وحده — انظر /ar/guides/مخطط-انسيابي-متعدد-الوظائف-في-visio — ثم اختر Create وFinish. ويمشي /ar/guides/إنشاء-مخطط-انسيابي-من-excel-في-visio في صفحات المعالج الخمس نفسها.
الأسئلة الشائعة
أي أعمدة يحتاجها Excel لإنتاج مخطط Visio انسيابي؟
خمسة في المصنّف الذي توفّره Microsoft. فـ «Process Step ID» مطلوب وكل قيمة فيه يجب أن تكون فريدة وغير فارغة. و«Process Step Description» هو النص المضاف إلى كل شكل. و«Next Step ID» يحمل معرّف Process Step ID للشكل التالي في التسلسل. و«Connector Label» يسمّي مخارج الشكل المتفرّع، نصاً مفصولاً بفاصلة. و«Shape Type» يقول أي شكل يُرسم. وهناك أيضاً عمودا الوظيفة والمرحلة، لكنهما يسريان على رسم Cross-Functional Flowchart وحده ويتجاهلهما رسم Basic Flowchart، فالتدفق العادي يحتاج الخمسة.
كيف أصنع قرار نعم/لا في قالب Excel الخاص بـ Visio؟
ضع المعرّفين التاليين كليهما في خلية Next Step ID لذلك الصف والوسمين كليهما في خلية Connector Label، مفصولين بفاصلة. وصياغة Microsoft هي أنه للأشكال المتفرّعة «تُمثَّل وسوم الوصلات نصاً مفصولاً بفاصلة». والقائمتان تُقرآن بحسب الموضع، فأول معرّف يأخذ أول وسم — والمعرّفان «9,7» مع الوسمين «معتمدة،مرفوضة» يرسل «معتمدة» إلى 9. ولا شيء يفحص أن القِران هو ما قصدته، فالقِران المتقاطع يعطي رسماً معقولاً وتفرعاته مقلوبة. أكّد الفاصل على صفحة Connections في المعالج، وأعد قراءة كل صف متفرّع قبل التوليد.
هل يجب أن يكون المصدر جدول Excel، أم يكفي نطاق؟
أيّهما مقبول. فصفحة المعالج الأولى تطلب منك «اختيار جدول أو نطاق مخصّص في المصنّف»، فالنطاق يولّد رسماً على أحسن وجه. والعاقبة تأتي لاحقاً: توجيه Microsoft هو «استخدم جدول Excel لا نطاقاً مخصّصاً إن أردت أن يبقى المخطط والبيانات متزامنين»، أي إن النطاق خروجٌ صامت من تحديث الرسم من المصنّف ومن كتابة التغييرات عائدةً إليه. ولأن تحويل نطاق إلى جدول يستغرق لحظة وتحويل رسم منجَز يستغرق أطول من ذلك بكثير، فاجعله جدولاً أولاً.
هل أحتاج Visio Plan 2 لتوليد مخطط انسيابي من جدول بيانات؟
لهذا المسار، نعم. توثّق Microsoft قوالب Data Visualizer ومعالج Create Diagram from Data كليهما بأنهما متاحان مع Visio Plan 2 فقط، بسعر 15 دولاراً أمريكياً للمستخدم شهرياً بالدفع السنوي، بالسعر المعلن وقت كتابة هذا الدليل، وهو أيضاً مستوى الاشتراك الوحيد الذي يشمل تطبيق سطح المكتب الذي يعمل المعالج فيه. ويمكنك رسم مخطط انسيابي أساسي بيدك في Visio for the web على مستويات أدنى، لكن لا شيء هناك يولّده من جدول. وQueryChart هو بنية البيانات نفسها بلا خطوة الترخيص: صفوف بعمود للخطوة التالية في المتصفح، على أي نظام تشغيل، والصفوف تبقى هي المرجع.