Proceskort i Excel (fra budgetanmodning til frigivne midler)
Proceskort bygget ud fra en tabel af trin: fire ejerbaner og fem faser, der fører en budgetanmodning gennem screening for fuldstændighed, budgettesten, den delegerede fuldmagtsgrænse, direktionens bemyndigelse og frigivelse af midlerne.
Hvad er proceskort i excel (fra budgetanmodning til frigivne midler)?
Flowchart og proceskort bliver brugt, som om de var det samme dokument. Det er de ikke, og forskellen er grunden til, at kun det ene overlever mødet med et spørgsmål. Et flowchart viser rækkefølge og logik: dette trin, så det trin, og en diamant hvor vejen deler sig. Et proceskort beholder alt det og tilføjer de to ting, et flowchart udelader: hvem der ejer hvert trin, og hvilket spor trinnet efterlader. Ejeren er det, der fortæller dig, hvem du skal ringe til, når arbejdet holder op med at bevæge sig. Sporet er det, du lægger foran nogen et halvt år senere, når de spørger, hvordan beslutningen blev truffet. Ingen af dem er pynt, og ingen af dem kan udledes af en kasse, hvorpå der står Gennemgang.
Budgetgodkendelse er dér, hvor de to udeladelser gør mest ondt, for processen består næsten udelukkende af gennemgange. En anmodning bliver sendt ind, intet synligt sker, og ingen kan sige, om den ligger hos den budgetansvarlige, hos Økonomi, eller om den venter på en dagsorden, der ikke er sat. Årsagerne gentager sig på tværs af organisationer. Fuldstændighed vurderes forskelligt af hver reviewer, så to sammenlignelige anmodninger tager to uger og to måneder. Budgettesten køres mod bogførte tal frem for mod restbudgettet efter disponering, så et omkostningssted ser overkommeligt ud lige indtil den måned, det er overskredet. Og selve bemyndigelsen ender i et mødenotat, ingen rundsender, hvilket fra rekvirentens side ikke kan skelnes fra tavshed.
Diagrammet herunder kortlægger en budgetanmodning fra indsendelse til frigivne midler, og det er bevidst drevet af ejerskab: fire baner til de personer, der reelt har bolden, og fem faser hen over toppen, så du kan se, hvor langt en anmodning er nået, i ét blik. Tre screeningspunkter afgør efter tur, om anmodningen kan gennemgås, om den ligger inden for det allerede godkendte budget, og om den ligger over den delegerede fuldmagtsgrænse. To bemyndigelsesbeslutninger frigiver derefter pengene, afviser dem eller skubber dem til næste runde. Hvert trin med en gennemgang efterlader et dokument, du kunne vise nogen bagefter: anmodningsmaterialet, en returneret anmodning med det manglende listet, en bemærkning fra Økonomi, et direktionsoplæg, et referat og en postering.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire ejerbaner (Rekvirent, Budgetansvarlig, Økonomi og Direktion) lagt hen over fem faser: Anmodning, Omkostningssted, Økonomigennemgang, Bemyndigelse og Frigivelse.
- Et kontrolpunkt for fuldstændighed, "Er business casen komplet nok til gennemgang?", hvis gren for ufuldstændige anmodninger fører til "Send anmodningen retur med de manglende bilag listet" og tilbage til "Vedhæft business case, beregninger og tilbud" i stedet for at afslutte processen.
- En budgettest, "Er udgiften inden for det godkendte budget?", som sender alt uden for den godkendte plan direkte til "Udarbejd direktionsoplæg med muligheder og risici" og springer den delegerede rute i Økonomi helt over.
- Økonomigennemgangen som to trin, hvoraf kun det ene er et spor: "Tjek konteringen og det disponerede forbrug" er arbejdet, og "Notér Økonomis bemærkning på anmodningen" er det dokument, arbejdet efterlader, tegnet som en dokumentfigur frem for som en almindelig proceskasse.
- En deling af fuldmagten ved "Over den delegerede fuldmagtsgrænse?", hvor alt inden for grænsen går til "Godkender Økonomi frigivelsen af midlerne?", og alt over den slutter sig til direktionens rute.
- En tredelt "Direktionens afgørelse af anmodningen?", der ender i "Udskudt til næste budgetrunde" eller "Anmodning afvist og begrundelsen registreret", mens en godkendelse fortsætter gennem "Åbn den konterede budgetlinje og frigiv midlerne" til "Midler frigivet og bogført".
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Rekvirenter bliver ved med at spørge, hvor deres budgetanmodning er nået til, og ingen kan svare uden at ringe til tre personer.
- Du skriver eller reviderer en fuldmagtsoversigt og har brug for at se, hvilke beslutninger Økonomi kan tage alene, og hvilke der skal nå direktionen.
- To sammenlignelige anmodninger tog vildt forskellig tid, og du kan ikke pege på det trin, der forklarer forskellen.
- En ny økonomichef, en revisor eller et bestyrelsesmedlem har spurgt, hvordan forbrug bliver bemyndiget, og det ærlige svar er en mappe med mails.
- Du har allerede et flowchart over processen, og det viser rækkefølgen, men ikke hvem der ejer hvert trin, eller hvilket spor hvert trin efterlader.
Sådan fungerer det
Omdøb de fire ejerbaner
Rekvirent, Budgetansvarlig, Økonomi og Direktion er pladsholdere. Navngiv hver bane efter den beslutning, den tager, frem for efter den, der har den lige nu: hvis et fælles servicecenter laver konteringstjekket i stedet for Økonomi, så tilhører banen centret, og er jeres budgetansvarlige afdelingschefer, så skriv afdelingschef. En bane, der bærer en stillingsbetegnelse, skal tegnes om, hver gang nogen skifter job; en bane, der bærer en beslutning, skal ikke.
Skriv ned, hvad komplet nok betyder
Kontrolpunktet "Er business casen komplet nok til gennemgang?" er først brugbart, når niveauet er formuleret. Fastsæt det, inden I går i drift: kontering og omkostningssted på plads, mindst ét tilbud dateret inden for 90 dage, gevinsten angivet som et tal, en navngiven ansvarlig person frem for et team. Læg listen i trinnets kommentarfelt, så hver reviewer anvender samme prøve.
Sæt jeres virkelige fuldmagtsgrænse på diagrammet
Erstat det generiske "Over den delegerede fuldmagtsgrænse?" med jeres beløb og jeres valuta, for eksempel Økonomi op til 200.000 kr. og direktionen derover. Skriv eksplicit, at prøven er hele forpligtelsen over dens løbetid og ikke den første faktura, ellers bliver et treårigt abonnement bemyndiget tolv gange af den forkerte.
Afgør, hvad budgettesten reelt tester
"Er udgiften inden for det godkendte budget?" og "Tjek konteringen og det disponerede forbrug" kan hver læses på to måder. Beslut, om I måler på restbudgettet efter disponering (åbne anmodninger, afgivne ordrer og hensættelser) eller på de bogførte tal alene, og notér valget på trinnet. Flyt tjekket tidligere, hvis jeres økonomisystem blokerer en indsendelse helt.
Slet den bemyndigelsesgren, I ikke har
Går hver frigivelse til direktionen uanset beløb, så slet "Godkender Økonomi frigivelsen af midlerne?" og send grenen inden for grænsen til direktionsoplægget i stedet. Har I ingen direktion i den rolle, så slet oplægget, direktionens afgørelse og slutpunktet for udsættelse, og lad Økonomis beslutning være endelig. Behold afvisningens slutpunkt i begge tilfælde: en proces uden et dokumenteret nej er en proces, der blot går i stå.
Navngiv det spor, hvert gennemgangstrin efterlader
Det er dette trin, der gør flowchartet til et proceskort. Skriv i hver nodes kommentarfelt, hvilket dokument den producerer, og hvor det ligger: anmodningsmaterialet, den returnerede anmodning med listen over det manglende, Økonomis bemærkning, direktionsoplægget, referatet med det beløb der faktisk blev bemyndiget og eventuelle betingelser, og posteringen. Producerer et trin intet, så spørg, hvad det er til for.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på et proceskort og et flowchart?
Et flowchart svarer på, hvad der sker som det næste. Et proceskort svarer på det samme og tilføjer, hvem der ejer hvert trin, og hvilket spor trinnet efterlader. I praksis betyder det to ting på siden: baner, så hver kasse ligger i nogens kolonne, og et navngivet dokument ud for hvert trin med en gennemgang. Forskellen er operationel og ikke akademisk. Når en anmodning går i stå, fortæller et flowchart dig, hvilket trin den gik i stå ved, og et proceskort fortæller dig, hvis indbakke den ligger i. Når nogen spørger, hvordan en beslutning blev truffet, er kortet det eneste, der kan pege på den bemærkning, det oplæg eller det referat, der viser det.
Hvilke faser består en budgetgodkendelsesproces af?
Fem, i den rækkefølge diagrammet viser dem. Anmodning: rekvirenten opretter den og vedhæfter business case, beregninger og tilbud. Omkostningssted: den budgetansvarlige kontrollerer, at sagen kan gennemgås, og at udgiften understøtter omkostningsstedets plan. Økonomigennemgang: kontering og disponeret forbrug tjekkes, og en bemærkning bliver registreret. Bemyndigelse: enten frigiver Økonomi midlerne inden for sin delegerede grænse, eller direktionen tager beslutningen på et udarbejdet oplæg. Frigivelse: den konterede budgetlinje åbnes, og midlerne bogføres. Ejerskabet flytter sig gennem alle fire baner og kommer aldrig tilbage til rekvirenten, og det er den strukturelle grund til, at en rekvirent ikke kan besvare spørgsmålet om, hvor anmodningen er nået til, ud fra diagrammet alene. Den, der ejer den samlede sagsbehandlingstid, skal navngives et sted uden for banerne.
Hvad sker der, når en anmodning kommer over den delegerede fuldmagtsgrænse?
Den forlader Økonomis rute og slutter sig til direktionens, som er en reelt anden vej og ikke blot en ekstra underskrift. Økonomi udarbejder et oplæg med muligheder og risici, og direktionen afgør sagen på en af tre måder: godkendt, udsat til næste budgetrunde, eller afvist med begrundelsen registreret. En anmodning, der ligger uden for det allerede godkendte budget, tager samme rute af samme grund. Den vigtige disciplin er, hvad direktionen registrerer: afgørelsen, det beløb der faktisk blev bemyndiget, hvis det afviger fra det ansøgte, eventuelle betingelser, og hvem der skal orienteres. Udsættelse er et reelt udfald her med sit eget slutpunkt, for en udsættelse uden dato opfører sig præcis som en afvisning, ingen har kommunikeret.
Hvilke typer proceskort indeholder Visio, og på hvilket niveau?
Det afhænger af udgaven, og opdelingen er værd at kende, før man planlægger en kortlægningsøvelse. Microsoft dokumenterer basic flowchart, cross-functional flowchart og work-flow diagram som understøttet i Visio Standard, Visio Professional og abonnementsudgaverne. Et value stream map, et BPMN-diagram eller et audit-diagram er dokumenteret som Visio Professional eller Visio Plan 2 alene, hvor Plan 2 på skrivetidspunktet har en listepris på 15 USD pr. bruger pr. måned ved årlig betaling. En læser, der kortlægger en proces på det almene niveau, har altså tre diagramtyper at vælge mellem og ikke elleve. Denne skabelon er et QueryChart-diagram tegnet ud fra sine egne rækker frem for en Visio-fil, og på en bemyndigelsesproces er den forskel, der betyder noget, mindre selve diagrammet end det, der ligger rundt om det: revisionshistorik for en Visio-fil er filversionering i OneDrive eller SharePoint, gemt i 30 dage og noget en administrator kan slå fra, hvorimod en godkendelse her registreres på den revision, den blev givet til.