Proceskort i Excel (fra budgetanmodning til frigivne midler)

Sådan fungerer det

1. Omdøb de fire ejerbaner

   Rekvirent, Budgetansvarlig, Økonomi og Direktion er pladsholdere. Navngiv hver bane efter den beslutning, den tager, frem for efter den, der har den lige nu: hvis et fælles servicecenter laver konteringstjekket i stedet for Økonomi, så tilhører banen centret, og er jeres budgetansvarlige afdelingschefer, så skriv afdelingschef. En bane, der bærer en stillingsbetegnelse, skal tegnes om, hver gang nogen skifter job; en bane, der bærer en beslutning, skal ikke.

2. Skriv ned, hvad komplet nok betyder

   Kontrolpunktet "Er business casen komplet nok til gennemgang?" er først brugbart, når niveauet er formuleret. Fastsæt det, inden I går i drift — kontering og omkostningssted på plads, mindst ét tilbud dateret inden for 90 dage, gevinsten angivet som et tal, en navngiven ansvarlig person frem for et team. Læg listen i trinnets kommentarfelt, så hver reviewer anvender samme prøve.

3. Sæt jeres virkelige fuldmagtsgrænse på diagrammet

   Erstat det generiske "Over den delegerede fuldmagtsgrænse?" med jeres beløb og jeres valuta, for eksempel Økonomi op til 200.000 kr. og direktionen derover. Skriv eksplicit, at prøven er hele forpligtelsen over dens løbetid og ikke den første faktura, ellers bliver et treårigt abonnement bemyndiget tolv gange af den forkerte.

4. Afgør, hvad budgettesten reelt tester

   "Er udgiften inden for det godkendte budget?" og "Tjek konteringen og det disponerede forbrug" kan hver læses på to måder. Beslut, om I måler på restbudgettet efter disponering — åbne anmodninger, afgivne ordrer og hensættelser — eller på de bogførte tal alene, og notér valget på trinnet. Flyt tjekket tidligere, hvis jeres økonomisystem blokerer en indsendelse helt.

5. Slet den bemyndigelsesgren, I ikke har

   Går hver frigivelse til direktionen uanset beløb, så slet "Godkender Økonomi frigivelsen af midlerne?" og send grenen inden for grænsen til direktionsoplægget i stedet. Har I ingen direktion i den rolle, så slet oplægget, direktionens afgørelse og slutpunktet for udsættelse, og lad Økonomis beslutning være endelig. Behold afvisningens slutpunkt i begge tilfælde — en proces uden et dokumenteret nej er en proces, der blot går i stå.

6. Navngiv det spor, hvert gennemgangstrin efterlader

   Det er dette trin, der gør flowchartet til et proceskort. Skriv i hver nodes kommentarfelt, hvilket dokument den producerer, og hvor det ligger: anmodningsmaterialet, den returnerede anmodning med listen over det manglende, Økonomis bemærkning, direktionsoplægget, referatet med det beløb der faktisk blev bemyndiget og eventuelle betingelser, og posteringen. Producerer et trin intet, så spørg, hvad det er til for.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på et proceskort og et flowchart?

Et flowchart svarer på, hvad der sker som det næste. Et proceskort svarer på det samme og tilføjer, hvem der ejer hvert trin, og hvilket spor trinnet efterlader. I praksis betyder det to ting på siden: baner, så hver kasse ligger i nogens kolonne, og et navngivet dokument ud for hvert trin med en gennemgang. Forskellen er operationel og ikke akademisk. Når en anmodning går i stå, fortæller et flowchart dig, hvilket trin den gik i stå ved, og et proceskort fortæller dig, hvis indbakke den ligger i. Når nogen spørger, hvordan en beslutning blev truffet, er kortet det eneste, der kan pege på den bemærkning, det oplæg eller det referat, der viser det.

Hvilke faser består en budgetgodkendelsesproces af?

Fem, i den rækkefølge diagrammet viser dem. Anmodning: rekvirenten opretter den og vedhæfter business case, beregninger og tilbud. Omkostningssted: den budgetansvarlige kontrollerer, at sagen kan gennemgås, og at udgiften understøtter omkostningsstedets plan. Økonomigennemgang: kontering og disponeret forbrug tjekkes, og en bemærkning bliver registreret. Bemyndigelse: enten frigiver Økonomi midlerne inden for sin delegerede grænse, eller direktionen tager beslutningen på et udarbejdet oplæg. Frigivelse: den konterede budgetlinje åbnes, og midlerne bogføres. Ejerskabet flytter sig gennem alle fire baner og kommer aldrig tilbage til rekvirenten, og det er den strukturelle grund til, at en rekvirent ikke kan besvare spørgsmålet om, hvor anmodningen er nået til, ud fra diagrammet alene. Den, der ejer den samlede sagsbehandlingstid, skal navngives et sted uden for banerne.

Hvad sker der, når en anmodning kommer over den delegerede fuldmagtsgrænse?

Den forlader Økonomis rute og slutter sig til direktionens, som er en reelt anden vej og ikke blot en ekstra underskrift. Økonomi udarbejder et oplæg med muligheder og risici, og direktionen afgør sagen på en af tre måder: godkendt, udsat til næste budgetrunde, eller afvist med begrundelsen registreret. En anmodning, der ligger uden for det allerede godkendte budget, tager samme rute af samme grund. Den vigtige disciplin er, hvad direktionen registrerer — afgørelsen, det beløb der faktisk blev bemyndiget, hvis det afviger fra det ansøgte, eventuelle betingelser, og hvem der skal orienteres. Udsættelse er et reelt udfald her med sit eget slutpunkt, for en udsættelse uden dato opfører sig præcis som en afvisning, ingen har kommunikeret.

Hvilke typer proceskort indeholder Visio, og på hvilket niveau?

Det afhænger af udgaven, og opdelingen er værd at kende, før man planlægger en kortlægningsøvelse. Microsoft dokumenterer basic flowchart, cross-functional flowchart og work-flow diagram som understøttet i Visio Standard, Visio Professional og abonnementsudgaverne. Et value stream map, et BPMN-diagram eller et audit-diagram er dokumenteret som Visio Professional eller Visio Plan 2 alene — hvor Plan 2 på skrivetidspunktet har en listepris på 15 USD pr. bruger pr. måned ved årlig betaling. En læser, der kortlægger en proces på det almene niveau, har altså tre diagramtyper at vælge mellem og ikke elleve. Denne skabelon er et QueryChart-diagram tegnet ud fra sine egne rækker frem for en Visio-fil, og på en bemyndigelsesproces er den forskel, der betyder noget, mindre selve diagrammet end det, der ligger rundt om det: revisionshistorik for en Visio-fil er filversionering i OneDrive eller SharePoint, gemt i 30 dage og noget en administrator kan slå fra, hvorimod en godkendelse her registreres på den revision, den blev givet til.