Alternativer til Microsoft Visio til proceskortlægning

Sådan fungerer det

1. Skriv ned, hvad dine proceskort egentlig skal bruges til

   Auditdokumentation, oplæring, en overlevering eller forbedringsarbejde. Det er fire forskellige krav. Dokumentation skal vise, hvem der godkendte hvilken revision og hvornår. Oplæring skal kunne læses af en, der ikke var i lokalet. Forbedring kræver, at kortet er billigt at ændre. Afgør dette først, for hvert senere spørgsmål falder ud forskelligt afhængigt af svaret, og et værktøj, der passer til oplæring, kan være ubrugeligt til dokumentation.

2. Tæl dem, der skal redigere, adskilt fra dem, der skal læse

   I Visio er læsning gratis: alle kan se og kommentere et diagram uden en licens, også i browseren. Redigering kræver altid en. Så det tal, der driver omkostningen, er antallet af redaktører, og skal de redaktører arbejde i skrivebordsprogrammet samtidig, kræver hver enkelt af dem Visio Plan 2 — 15 US$ pr. bruger pr. måned, listepris ved årlig betaling på skrivetidspunktet.

3. Tjek, hvilke styresystemer de redaktører bruger

   Der er ikke noget Visio-skrivebordsprogram til macOS, og Microsoft skriver, at det ikke har planer om at inkludere et i Microsoft 365; de offentliggjorte systemkrav til skrivebordsprogrammet nævner kun Windows. Mac-redaktører arbejder i Visio for the web, som slet ikke kan redigere datakoblede diagrammer, og hvor tværfunktionelle flowcharts kræver Plan 1 eller Plan 2. Er halvdelen af dine reviewere på Mac, er skrivebordsfunktionerne ikke tilgængelige for dit team, uanset hvad licensen siger.

4. Afgør, om kortet skal have en godkendelse og en revisionshistorik

   Det er det spørgsmål, de fleste værktøjssammenligninger springer over, og som det meste procesarbejde afhænger af. Visio har intet trin til gennemgang eller godkendelse; en Visio-fils historik er 30 dages filversionering i OneDrive eller SharePoint, som ligger på filniveau, opbevares i 30 dage og kan slås fra af en administrator. Skal du kunne svare på, hvem der har godkendt dette, mod hvilken revision, bygger du enten det uden om diagrammet, eller du vælger et værktøj, der registrerer det.

5. Find ud af, hvor trinnene kommer fra — et dokument eller en tabel

   Ligger trinnene i prosa, skal nogen tegne dem uanset hvad, og tegneværktøjet er valget. Ligger de i et regneark, bør værktøjet danne diagrammet ud fra rækkerne. I Visio er den vej Data Visualizer-skabelonerne i skrivebordsprogrammet, dokumenteret som kun Visio Plan 2; var Excel-tilføjelsesprogrammet det, du lænede dig på, gennemgår /da/guides/alternativer-til-visio-data-visualizer netop det tilfælde.

6. Test to værktøjer på én rigtig tværfunktionel proces og ikke på et eksempel

   Vælg en proces med en rettelsesløkke, en overlevering mellem teams og mindst én vej, der ender i et afslag — et eksempeldiagram skjuler præcis det, der gør proceskort svære. Tag så tid på den anden rettelse frem for på den første, for vedligeholdelsen er der, hvor disse værktøjer skiller sig. Og prissæt til sidst testen på dit reelle antal redaktører og på det niveau, den diagramtype du netop tegnede faktisk kræver.

Ofte stillede spørgsmål

Er Visio værd at betale for til proceskortlægning?

Det afhænger af, hvad du ellers tegner. Er proceskort et mindretal af dine diagrammer, betaler Visios bredde sig selv, og funktioner som Check Diagram — der validerer et flowchart eller en BPMN 2.0-model mod et regelsæt og lister hvert fund i et Issues-vindue — har ingen reel ækvivalent andre steder. Er proceskort næsten det hele, betaler du pr. plads for en tegnepraksis, du ikke har, og det, procesarbejde har mest brug for, et trin til gennemgang og en revisionshistorik på diagramniveau, findes ikke i produktet på noget niveau.

Kan jeg bruge Visio til proceskortlægning på en Mac?

Kun i browseren. Microsoft skriver, at der ikke findes nogen skrivebordsudgave af Visio til macOS, og at det ikke har planer om at inkludere et Visio-skrivebordsprogram i Microsoft 365; de offentliggjorte systemkrav til skrivebordsprogrammet nævner Windows alene. Visio for the web kan lave og redigere flowcharts og tværfunktionelle flowcharts på Plan 1 eller Plan 2, men ikke datakoblede diagrammer, og den har ingen offlinetilstand. Så et Mac-baseret team kan kortlægge processer i Visio, men ikke med Data Visualizer-skabelonerne eller datakobling, som er skrivebordsfunktioner.

Har Visio godkendelser eller versionshistorik for et proceskort?

Intet trin til godkendelse, og en versionshistorik, der ikke rigtig er Visios. En Visio-fil gemt i OneDrive eller SharePoint arver den platforms filversionering, opbevaret i 30 dage og mulig for en administrator at slå fra; Microsofts artikel om at se tidligere versioner af Office-filer nævner ikke Visio, og Visios plansammenligning har ingen række om versionshistorik. Skal et proceskort bære en godkendelse, er det hullet, du skal teste for. QueryChart er bygget omvendt: godkendelse er et arbejdsforløb på diagrammet, og hver revision får et kontrolpunkt med sin forfatter og sit tidsstempel.

Skal jeg tegne mine diagrammer om, hvis jeg flytter fra Visio?

Nogle af dem, men mindre end det ser ud til. Hvad et proceskort indeholder, er en liste over trin, en ansvarlig for hvert og forgreningerne mellem dem — det flytter med som en tabel, og at skrive den ind er som regel hurtigere end at rede et importeret lærred ud. Dine eksisterende filer bliver ved med at kunne læses: at se og kommentere i Visio for the web kræver ingen licens, og .vsdx åbner der, selv om det gamle .vsd ikke gør. Diagrammer bygget på løsninger, der kun findes på skrivebordet, og filer i formater som .vsdm, .vssx eller .vstx åbner slet ikke i browseren.