Comment créer un processus de bon de commande

En bref

• La réquisition est interne et n'engage personne ; le PO est l’engagement.
• Contrôle du budget avant le bon de commande, pas après : c'est le dernier moment bon marché pour refuser.
• Les seuils proviennent de la délégation de pouvoir et appartiennent à la décision.
• Aucune entrée de marchandises signifie aucune correspondance à trois, ce qui signifie une file d'attente d'exceptions.
• Indiquez la tolérance de correspondance, sinon chaque différence d'arrondi devient une exception.

La réquisition n'est pas l'ordre

La distinction qui fait fonctionner un processus de commande est aussi celle qui est la plus souvent effondrée : une réquisition est une demande interne qui n'engage personne, et une commande est un engagement externe qui n'engage. Lorsqu'il s'agit du même document, le contrôle budgétaire a lieu après que le fournisseur a été invité à procéder, et le contrôle est devenu une formalité effectuée sur une décision déjà prise.

Tout le reste découle de la définition de cette limite. Le contrôle budgétaire se situe entre les deux, car c’est le dernier moment bon marché pour dire non. Les seuils d'approbation sont établis par valeur et proviennent de la délégation d'autorité plutôt que du concepteur du processus. Et la correspondance à trois à la fin (commande, reçu, facture) ne fonctionne que si quelqu'un enregistre réellement le reçu, ce qui est l'étape la plus souvent ignorée et la raison pour laquelle la plupart des files d'attente d'exceptions de facture existent.

L'exemple ci-dessous est un flux d'approvisionnement au paiement réparti sur cinq voies, y compris le fournisseur. Regardez les deux points de branchement sur lesquels les équipes se disputent : le seuil de valeur acheminé vers un deuxième approbateur et l'exception de correspondance qui remonte à l'approvisionnement et réintègre la correspondance.

Comment cela fonctionne

1. Séparer la demande de la commande

   Faites-en des étapes distinctes avec des approbations distinctes, même si votre système utilise un seul formulaire. La réquisition est la décision interne ; le PO est l’engagement externe. Les réduire signifie que le contrôle budgétaire a lieu après que le fournisseur a été invité à continuer.

2. Mettez le chèque budgétaire là où il peut encore dire non

   Avant l’émission du bon de commande. Décidez également s'il teste les dépenses engagées (demandes ouvertes et commandes ouvertes) ou uniquement les chiffres réels publiés, et écrivez-le sur l'étape. La simple vérification des chiffres réels signifie que le budget semble disponible jusqu'à ce que chaque commande ouverte arrive.

3. Fixer des seuils de délégation de pouvoir

   Prenez les chiffres du calendrier d'autorité, indiquez la devise et définissez-les suffisamment haut pour que le deuxième approbateur se déclenche rarement. Des seuils bas produisent un fractionnement des ordres, qui est précisément le comportement que le seuil vise à empêcher.

4. Faire de la réception des marchandises le travail de quelqu'un

   Nom qui enregistre la réception et à quelle date. C'est l'étape que les organisations sautent parce qu'elle ressemble à un administrateur, et son absence est la cause directe de la plupart des files d'attente d'exceptions de facture : sans reçu, la correspondance ne peut pas s'exécuter et chaque facture doit être recherchée manuellement.

5. Écrivez la tolérance de correspondance et nommez le propriétaire de l'exception

   Indiquez votre tolérance de prix et de quantité sur la décision de correspondance à trois et nommez à qui appartient la file d'attente de non-concordance. Sans tolérance déclarée, chaque différence d'arrondi devient une exception et la file d'attente des exceptions devient discrètement le véritable processus.

6. Dessinez les itinéraires qui contournent le PO

   Des cartes d'achat, des annulations de cadre et des achats d'urgence existent. Dessinez-les avec leurs propres contrôles plutôt que de prétendre qu'ils ne se produisent pas : un contournement non dessiné n'a aucun contrôle, et c'est là que s'accumulent les engagements non enregistrés.

Erreurs à éviter

• PO émis après la facture

  Un bon de commande rétrospectif est la réception d’une décision déjà prise. Des événements fréquents sont le signe que le processus est trop lent, et non que les gens sont négligents.

• Budget vérifié par rapport aux chiffres réels uniquement

  Ignorer les dépenses engagées donne l'impression que les fonds sont disponibles jusqu'à ce que chaque commande ouverte arrive en même temps.

• Aucune tolérance déclarée

  Chaque centime de différence devient une exception, la file d'attente s'allonge et les gens commencent à approuver les exceptions en masse.

• Trois niveaux d'approbation

  Chacun ajoute du temps de cycle et dilue l’attention. Deux (le titulaire du budget et un approbateur de seuil) couvrent l'écrasante majorité des dépenses.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre une demande d'achat et un bon de commande ?

Une demande d'achat est une demande d'achat interne : elle porte le centre de coûts et le codage, est acheminée pour approbation du budget et de la direction et ne crée aucune obligation envers aucun fournisseur. Un bon de commande est l'engagement externe émis une fois la demande approuvée, fixant l'article, la quantité, le prix et les conditions de livraison. Les garder séparés est ce qui permet au contrôle budgétaire de se produire alors que le déclin est toujours gratuit.

Qu'est-ce qu'un match à trois ?

Une comparaison du bon de commande (ce que vous avez accepté d'acheter), du bon de réception des marchandises (ce qui est réellement arrivé) et de la facture du fournisseur (ce qu'on vous demande de payer). Si les trois sont d'accord dans les limites de tolérance, la facture peut être approuvée sans autre examen. Il s'agit du principal contrôle contre le paiement de marchandises jamais reçues ou à un prix jamais convenu, et cela dépend entièrement de quelqu'un qui enregistre le reçu, c'est pourquoi cette étape mérite un propriétaire nommé.

Combien de niveaux d’approbation un processus de commande d’achat doit-il comporter ?

Deux couvrent la plupart des dépenses : le responsable du budget pour tout, plus un deuxième approbateur au-dessus d'un seuil tiré de votre délégation d'autorité. Chaque niveau supplémentaire ajoute du temps d'attente et encourage le fractionnement des commandes à rester sous une limite : le comportement exact que le seuil est censé empêcher. Si un niveau n’a jamais rien rejeté, il s’agit d’une notification et doit être considérée comme telle.

Que se passe-t-il lorsqu'une facture ne correspond pas ?

Il va à un propriétaire nommé plutôt que de rester dans la file d'attente AP. Les causes habituelles sont un changement de prix appliqué par le fournisseur sans modifier le bon de commande, une livraison incomplète ou partielle ou une réception de marchandises que personne n'a enregistrée. Renvoyez l'incohérence au service des achats pour résoudre le problème avec le fournisseur, puis saisissez à nouveau la correspondance une fois le bon de commande, le reçu ou la facture corrigés, afin que rien ne soit payé sur la base d'un e-mail.