發票審批流程圖 — Excel

簡而言之

• 四條泳道對應真正會接觸發票的角色：供應商、應付帳款、預算負責人和財務經理，令每一步都有指名的負責人，而不是籠統地落在財務身上。
• 頂部的六個階段：輸入、核實、核對與編碼、查詢處理、審批，以及過帳與付款。
• 緊接輸入之後的重複發票檢查，帶有攔截並標示為重複的出口，令懷疑重複的發票在花費任何核對或審批工夫之前就被攔下。

來源資料表: 發票審批流程圖

喺 Excel 每行記錄一個步驟，填寫獨立編號、說明、下一步同負責人。 發票審批是供應商發票到達與資金離開銀行戶口之間的那條控制路徑。在多數財務團隊裡，它牽涉四方很少坐在一起的人：開票並更正發票的供應商、輸入並核實發票的應付帳款組、確認這筆支出屬於自己並完成記帳編碼的預算負責人，以及為較大金額會簽並放行付款批次的財務經理。把它畫成一串步驟，流程看來無關痛癢；把交接畫出來，真實的成本才顯現：每一條跨泳道的箭嘴，都是一個排隊、一條電郵鏈，或者一張放在某人收件箱裡已經過了付款期的發票。

將說明對應 Box text、目的地對應 Line to、分支名稱對應 Line text、負責人對應 Vertical lane。 大部分麻煩來自三件事。第一是重複：同一張發票既發了電郵又寄了紙本，又或者供應商催收時再發一次，而如果沒有針對供應商加發票號的硬性檢查，它就會被付兩次。第二是採購訂單造成的分岔：有採購訂單的發票可以自動與訂單和收貨單核對，而沒有採購訂單的發票沒有參照點，需要有人判定它屬於哪個成本中心和總帳科目。第三是例外：價格或數量不符，又或者預算負責人對這筆費用有異議，都必須變成一次向供應商提出的查詢，然後重新回到流程裡，而不是死在某個郵箱之中。 對照資料表，逐一檢查圖中所有分支同負責人。 亦可參閱 /yue/guides/點樣整理-excel-流程圖資料.

運作方式

1. 把泳道改成你們真實的角色

   喺 Excel 每行記錄一個步驟，填寫獨立編號、說明、下一步同負責人。 把供應商、應付帳款、預算負責人和財務經理換成你們機構中的角色。如果輸入和核對由共享服務中心做，而記帳編碼由本地控制員做，就把應付帳款泳道拆成兩條，令這次交接看得見。

2. 定義你們重複檢查的鍵值

   將說明對應 Box text、目的地對應 Line to、分支名稱對應 Line text、負責人對應 Vertical lane。 決定兩張發票在甚麼條件下算同一張。供應商編號加發票號是主鍵；總金額加發票日期能捉到那些換了新號重開的供應商。把這些鍵值寫進是否重複發票？步驟的備註裡，省得有人去猜。

3. 寫明你們的採購訂單政策

   分享前沿住一般路徑、拒絕路徑同迴圈逐一檢查圖表。 訂下哪些支出必須有採購訂單，以及本應有卻沒有時怎麼辦。如果超過一定金額而沒有訂單的發票不獲允許，就把它作為發票上有沒有引用採購訂單？分支的一個出口加進去，而不是讓它靜靜溜進編碼環節。

應避免的錯誤

• 缺少連線

  每一步有清楚目的地、每個決定有命名結果，工作清單先會成為流程圖。 編寫或更新應付帳款的標準作業程序，目標是一頁人們真的會看的圖，而不是六頁沒有人讀的制度文本。

常見問題

可唔可以用自己嘅 Excel 檔案？

可以。將欄位對應 QueryChart 工作表編輯器，改動資料列之後再核對目的地。 典型的次序是：由供應商收到發票，把它連同供應商、發票號、日期、淨額、稅額和可能的採購訂單引用一起輸入應付帳款系統，檢查它不是重複發票，判定它屬於有訂單還是沒有訂單的發票，把有訂單的發票與採購訂單和收貨單核對、或把沒有訂單的發票送交預算負責人做成本中心和總帳科目編碼，按金額路由審批，取得預算負責人的批准以及超過門檻時財務經理的會簽，把發票過帳到總帳，並排入下一個付款批次。例外會分岔到與供應商的查詢，更正之後再回到流程之中。

怎樣防止同一張發票被付兩次？

在花費任何核對或審批工夫之前，即是早在輸入環節，就先跑重複檢查。以供應商編號加發票號作為主鍵核對，並加上總金額加發票日期的次要檢查，以捉到換了新號重開的發票。懷疑重複的發票應該被攔截並標示待覆核，而不是被靜靜刪除，因為同一金額的第二張真實發票確實會出現，例如按月固定收費的情況。重複最常在同一張發票經由兩個渠道（例如電郵和供應商平台）到達時溜過去，所以這項檢查必須位於每一條接收路徑的下游。

有採購訂單和沒有採購訂單的發票，審批上有甚麼分別？

有採購訂單的發票已經承載了商務協議，所以審批在很大程度上是一次核對工作：把發票與採購訂單和收貨單比對，如果價格和數量落在容差之內，這筆支出實際上已經事先獲批。沒有採購訂單的發票沒有參照點，所以必須由人確認這筆支出成立，並在送去審批之前指定成本中心、總帳科目和稅碼。多出來的這一步編碼，正是沒有訂單的發票較慢的原因，亦是許多機構設定一個金額門檻、超過就必須有採購訂單的原因。