Flowchart for salgsprocessen: fra kundeemne til underskrevet ordre — Excel

Kort fortalt

• Fem swimlanes (Markedsføring, Sælger, Kunde, Salgschef og Drift / onboarding) fordelt på seks faser: Prospektering, Kontakt og discovery, Kvalificering, Tilbud og oplæg, Forhandling og lukning samt Ordre og overlevering
• En fit-port, før der bruges kræfter: 'Passer kundeemnet til målgruppen?' sender enten navnet videre til en sælger eller parkerer det, så kundeemner, ingen burde ringe til, forlader processen i banen Markedsføring frem for i en sælgers tredje opfølgning
• En kontaktsløjfe med en ærlig udgang: 'Kør kontaktkadencen for at få et møde' fører til 'Har kundeemnet svaret?', hvis gren 'Forsøg tilbage' løber tilbage til næste kontakt, mens grenen 'Intet svar' sender kundeemnet tilbage i nurture i stedet for at lade det stå åbent

Kildetabellen: Flowchart for salgsprocessen: fra kundeemne til underskrevet ordre

Skriv ét trin pr. række i Excel. Brug en entydig nøgle, en beskrivelse, næste trin og en ansvarlig rolle. En salgsproces er den gentagelige vej, en virksomhed fører en køber ad, og den findes, for at alle sælgere arbejder ens, og for at virksomheden kan se, hvor aftalerne reelt går i stå. Udløseren her er et kundeemne, der dukker op på en liste: et svar på en kampagne, en scanning på en messe, en henvisning, en indgående forespørgsel eller et udgående navn, en sælger har undersøgt. Diagrammet følger det ene kundeemne hele vejen. Det dækker fit-tjekket, før nogen løfter røret, kontaktkadencen og det møde, den forsøger at booke, et discovery-møde og en skriftlig registrering af, hvad køberen har brug for, en kvalificeringsport på behov, budget og timing, en anden port på, om den, der skriver under, faktisk er involveret, et tilbud og dets godkendelse, oplægget, de indvendinger det kommer tilbage med, tildelingsbeslutningen, og enten en underskrevet ordre overleveret til onboarding eller en tabsårsag skrevet ned, før aftalen lukkes.

Overfør beskrivelsen til Box text, målet til Line to, grenens navn til Line text og den ansvarlige til Vertical lane. Det her er den generiske ende-til-ende-version, og den stopper med vilje før tre nabodiagrammer. Den er ikke kvalificering af leads: at score et lead mod den ideelle kundeprofil, den marketingkvalificerede overlevering til en SDR og de årsagskoder, der hører til, ligger opstrøms, og dette diagram forudsætter, at et navngivet kundeemne allerede sidder foran en sælger. Den er ikke styring af pipelinefaser: forecast-kategorier, udgangskriterier på faserne og den ugentlige pipelinegennemgang er den måde, en chef styrer en hel portefølje af aftaler på, mens dette diagram følger én aftale. Og den stopper ved overleveringen, fordi plukning, forsendelse og fakturering af ordren, rykning for betaling og udbygning af kunden bagefter hører til ordrebehandling, order-to-cash og kundesucces. Kontraktvilkår, tegningsret og forbrugeres fortrydelsesret er forskellige fra land til land og fra kontrakttype til kontrakttype, så behandl de afsluttende trin som et udgangspunkt, I tilpasser med jeres egen juridiske rådgivning, og ikke som en udmelding om, hvad I må skrive under på. Kontrollér alle grene og ansvarlige i diagrammet mod regnearket. Se også /da/guides/sadan-struktureres-excel-data-til-et-rutediagram.

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres roller

   Skriv ét trin pr. række i Excel. Brug en entydig nøgle, en beskrivelse, næste trin og en ansvarlig rolle. Erstat Markedsføring, Sælger, Kunde, Salgschef og Drift / onboarding med de roller, I reelt har. I en lille virksomhed er sælgeren og chefen den samme person: læg de to baner sammen frem for at tegne en godkendelsesoverlevering, der i virkeligheden er én person, der lige tænker sig om.

2. Skriv jeres fit-regel på den første beslutning

   Overfør beskrivelsen til Box text, målet til Line to, grenens navn til Line text og den ansvarlige til Vertical lane. Skriv, hvad der gør et kundeemne værd at ringe til: branche, størrelse, land, anvendelse, og alt, I ikke kan betjene eller ikke vil sælge til. Navngiv, hvem der anvender reglen, og hvor kundeemnets kilde registreres, for netop det ene felt er det, der senere fortæller jer, hvilke kampagner, henvisninger og lister der er værd at gentage.

3. Fastsæt kadencen og reglen for at give op

   Følg både normalforløb, afvisninger og tilbagekoblinger i det viste diagram, før du deler det. Beslut, hvor mange forsøg, over hvor mange dage og i hvilke kanaler der udgør en fuld kadence, og hvad der sker med et kundeemne, som aldrig svarer. De fleste nedskrevne salgsprocesser tier her, og det er derfor, én sælger stopper efter to opkald, mens en anden jagter det samme navn i et år.

Faldgruber du skal undgå

• Manglende forbindelser

  En opgaveliste er ikke et procesdiagram, før hvert trin har en tydelig destination og beslutningerne har navngivne udfald. I dokumenterer en salgsproces for første gang og har brug for ét billede, som marketing, salg og levering alle kan diskutere ud fra

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg bruge min egen Excel-fil?

Ja. Tilpas kolonnerne til QueryCharts arkindtastning, og kontrollér destinationerne, når rækkerne ændres. Et kundeemne identificeres fra en kampagne, en liste, en henvisning eller en forespørgsel og holdes op mod målgruppen. En sælger kører en aftalt kontaktkadence, indtil et møde er booket, eller forsøgene er brugt op, og afholder derefter et discovery-møde, hvor kunden fortæller om behov, timing og budget, og registrerer det sagte sammen med succeskriterierne. Så følger to porte: behov, budget og timing, og om den, der skriver under, er involveret, hvor kunden præsenterer vedkommende, hvis det ikke er tilfældet. Sælgeren bygger et tilbud, og alt uden for standardvilkårene går til en salgschef, før oplægget sendes. Kunden gennemgår det med sine interessenter, indvendinger bliver enten afklaret eller sendt tilbage som en revideret pris gennem den samme godkendelsesport, og kunden tildeler opgaven eller lader være. En vundet aftale bliver underskrevet, pakket i en overleveringspakke og sat i gang af onboarding; en tabt aftale får registreret en årsag og en konkurrent.

Hvad er forskellen på en salgsproces og en salgspipeline?

Salgsprocessen er rækkefølgen af det, en sælger gør: kontakt, discovery, kvalificering, tilbud, forhandling og lukning. Pipelinen er mængden af aktive aftaler grupperet efter den fase, hver enkelt er nået til, og den findes for at blive styret samlet gennem udgangskriterier på faserne, forecast-kategorier og pipelinegennemgange. Den ene er et kort over arbejdet, den anden et billede af beholdningen. En metode som BANT eller MEDDIC er en tredje ting igen: den leverer de spørgsmål, der stilles ved kvalificeringsportene, ikke selve trinene. I praksis skal de tre passe sammen, for en CRM-fase, der ikke svarer til et trin i processen, er en fase, ingen kan fortælle jer, hvordan man kommer ud af.

Hvem ejer salgsprocessen?

Salgsledelsen ejer den, men den kan ikke skrives af salg alene, for fire af banerne i dette diagram refererer ikke til dem. Markedsføring ejer fit-reglen og den nurture-liste, processen sender kundeemner tilbage til. Økonomi og juridisk ejer standardvilkårene, godkendelsesgrænserne og kontrakten. Levering eller kundesucces ejer, hvad overleveringspakken skal indeholde, for de arver alt det, den udelader. Findes der en revenue operations-funktion, vedligeholder den som regel processens opsætning i CRM: faser, obligatoriske felter, ruter for godkendelse af tilbud og koder for tabsårsag. En brugbar test på ejerskab er, hvem der må ændre prisgrænsen, for det er det trin, der oftest bliver stille omgået.