Flussdiagramm Vertriebsprozess: vom Interessenten zum Auftrag — Excel

Kurz gesagt

• Fünf Swimlanes (Marketing, Vertriebsmitarbeiter, Kunde, Vertriebsleitung und Abwicklung / Onboarding) über sechs Phasen: Akquise, Kontakt und Bedarfsanalyse, Qualifizierung, Angebot und Lösungsvorschlag, Verhandlung und Abschluss sowie Auftrag und Übergabe
• Ein Fit-Tor, bevor Aufwand entsteht: ‚Interessent passt in den Zielmarkt?‘ gibt den Namen entweder an einen Verkäufer weiter oder parkt ihn, sodass Interessenten, die niemand anrufen sollte, den Prozess in der Bahn Marketing verlassen und nicht erst beim dritten Nachfassen eines Verkäufers
• Eine Kontaktschleife mit ehrlichem Ausgang: ‚Kontaktsequenz bis zum Termin durchlaufen‘ führt auf ‚Interessent hat geantwortet?‘, dessen Zweig „Versuche offen zum nächsten Kontakt zurückläuft und dessen Zweig „Keine Reaktion den Interessenten ins Nurturing zurückgibt, statt ihn offen liegen zu lassen

Die Quelldaten: Flussdiagramm Vertriebsprozess: vom Interessenten zum Auftrag

Erfassen Sie in Excel einen Schritt pro Zeile mit eindeutiger Kennung, Beschreibung, Folgeschritt und verantwortlicher Rolle. Ein Vertriebsprozess ist der wiederholbare Weg, den ein Unternehmen einen Käufer entlangführt. Es gibt ihn, damit alle Verkäufer gleich arbeiten und damit das Unternehmen sieht, wo Geschäfte tatsächlich hängen bleiben. Der Auslöser ist hier ein Interessent, der auf einer Liste auftaucht: eine Kampagnenreaktion, ein Messescan, eine Empfehlung, eine eingehende Anfrage oder ein recherchierter Name aus der Kaltakquise. Das Diagramm folgt diesem einen Interessenten von Anfang bis Ende. Es zeigt die Fit-Prüfung, bevor jemand zum Hörer greift, die Kontaktsequenz und den Termin, den sie erreichen soll, ein Gespräch zur Bedarfsanalyse und eine schriftliche Aufnahme dessen, was der Käufer braucht, ein Qualifizierungstor zu Bedarf, Budget und Zeitplan, ein zweites Tor dazu, ob die unterschreibende Person wirklich eingebunden ist, ein Angebot und seine Freigabe, den Lösungsvorschlag, die Einwände, mit denen er zurückkommt, die Vergabeentscheidung und schließlich entweder einen unterzeichneten Auftrag für das Onboarding oder einen festgehaltenen Verlustgrund, bevor das Geschäft geschlossen wird.

Ordnen Sie die Beschreibung Box text, das Ziel Line to, den Zweigtext Line text und die Zuständigkeit Vertical lane zu. Dies ist die allgemeine Ende-zu-Ende-Fassung, und sie hört bewusst vor drei benachbarten Prozessen auf. Sie ist keine Leadqualifizierung: einen Lead gegen das ideale Kundenprofil zu bewerten, die marketingqualifizierte Übergabe an einen SDR und die zugehörigen Grundcodes liegen davor, und dieses Diagramm setzt einen benannten Interessenten vor einem Verkäufer bereits voraus. Sie ist auch keine Steuerung der Pipelinephasen: Forecast-Kategorien, Ausstiegskriterien je Phase und die wöchentliche Pipelinebesprechung sind die Art, wie eine Führungskraft einen ganzen Bestand an Geschäften steuert, während dieses Diagramm einem einzelnen Geschäft folgt. Und sie endet an der Übergabe, denn Kommissionierung, Versand und Fakturierung des Auftrags, das Mahnwesen und der spätere Ausbau des Kunden gehören zur Auftragsabwicklung, zu Order-to-Cash und zum Customer Success. Vertragsbedingungen, Unterschriftsbefugnis und Widerrufsrechte von Verbrauchern unterscheiden sich nach Land und Vertragsart. Behandeln Sie die Abschlussschritte deshalb als Ausgangspunkt, den Sie mit eigener Rechtsberatung anpassen, und nicht als Aussage darüber, was Sie unterschreiben dürfen. Prüfen Sie alle Zweige und Zuständigkeiten im Diagramm anhand der Tabelle. Siehe auch /de/guides/excel-daten-fur-ein-flussdiagramm-strukturieren.

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren Rollen um

   Erfassen Sie in Excel einen Schritt pro Zeile mit eindeutiger Kennung, Beschreibung, Folgeschritt und verantwortlicher Rolle. Ersetzen Sie Marketing, Vertriebsmitarbeiter, Kunde, Vertriebsleitung und Abwicklung / Onboarding durch die Rollen, die es bei Ihnen wirklich gibt. In einem kleinen Unternehmen sind Verkäufer und Führungskraft dieselbe Person: Führen Sie diese beiden Bahnen zusammen, statt eine Freigabeübergabe zu zeichnen, die in Wahrheit eine Person ist, die kurz nachdenkt.

2. Schreiben Sie Ihre Fit-Regel an die erste Entscheidung

   Ordnen Sie die Beschreibung Box text, das Ziel Line to, den Zweigtext Line text und die Zuständigkeit Vertical lane zu. Halten Sie fest, was einen Interessenten anrufenswert macht: Branche, Größe, Region, Anwendungsfall und alles, was Sie nicht bedienen können oder nicht beliefern wollen. Benennen Sie, wer die Regel anwendet und wo die Quelle des Interessenten erfasst wird, denn genau dieses eine Feld sagt Ihnen später, welche Kampagnen, Empfehlungen und Listen sich zu wiederholen lohnen.

3. Legen Sie Sequenz und Abbruchregel fest

   Verfolgen Sie den Normalweg, Ablehnungen und Rücksprünge im Diagramm, bevor Sie es weitergeben. Entscheiden Sie, wie viele Versuche über wie viele Tage und über welche Kanäle eine vollständige Sequenz ergeben und was mit einem Interessenten geschieht, der nie antwortet. Die meisten schriftlichen Vertriebsprozesse schweigen hier, und deshalb hört ein Verkäufer nach zwei Anrufen auf, während ein anderer denselben Namen ein Jahr lang verfolgt.

Häufige Fehler

• Fehlende Verbindungen

  Eine Aufgabenliste ist erst dann ein Prozessdiagramm, wenn jeder Schritt ein klares Ziel und jede Entscheidung benannte Ergebnisse hat. Sie dokumentieren einen Vertriebsprozess zum ersten Mal und brauchen ein Bild, an dem Marketing, Vertrieb und Lieferung sich gemeinsam reiben können

Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine Excel-Datei verwenden?

Ja. Ordnen Sie die Spalten dem QueryChart-Tabelleneditor zu und prüfen Sie die Ziele nach Änderungen der Zeilen. Ein Interessent wird aus einer Kampagne, einer Liste, einer Empfehlung oder einer Anfrage identifiziert und gegen den Zielmarkt geprüft. Ein Verkäufer durchläuft eine vereinbarte Kontaktsequenz, bis ein Termin steht oder die Versuche aufgebraucht sind, führt dann ein Gespräch zur Bedarfsanalyse, in dem der Kunde Bedarf, Zeitplan und Budget darlegt, und hält das Gesagte samt Erfolgskriterien fest. Es folgen zwei Tore: Bedarf, Budget und Zeitplan sowie die Frage, ob die unterschreibende Person eingebunden ist, wobei der Kunde sie andernfalls vorstellt. Der Verkäufer erstellt ein Angebot, und alles außerhalb der Standardkonditionen geht an die Vertriebsleitung, bevor der Lösungsvorschlag herausgeht. Der Kunde prüft ihn mit seinen Stakeholdern, Einwände werden entweder geklärt oder als geänderter Preis durch dasselbe Freigabetor zurückgeschickt, und der Kunde erteilt den Zuschlag oder eben nicht. Ein gewonnenes Geschäft wird unterzeichnet, in ein Übergabepaket gepackt und vom Onboarding gestartet; bei einem verlorenen werden Grund und Wettbewerber erfasst.

Was ist der Unterschied zwischen Vertriebsprozess und Vertriebspipeline?

Der Vertriebsprozess ist die Abfolge dessen, was ein Verkäufer tut: Kontakt, Bedarfsanalyse, Qualifizierung, Angebot, Verhandlung und Abschluss. Die Pipeline ist die Menge der laufenden Geschäfte, gruppiert nach der erreichten Phase, und sie existiert, um in Summe gesteuert zu werden: über Ausstiegskriterien je Phase, Forecast-Kategorien und Pipelinebesprechungen. Das eine ist eine Karte der Arbeit, das andere eine Sicht auf den Bestand. Eine Methodik wie BANT oder MEDDIC ist noch einmal etwas Drittes: Sie liefert die Fragen an den Qualifizierungstoren, nicht die Schritte selbst. In der Praxis müssen die drei zusammenpassen, denn eine CRM-Phase, die keinem Schritt im Prozess entspricht, ist eine Phase, aus der Ihnen niemand den Ausweg beschreiben kann.

Wer verantwortet den Vertriebsprozess?

Die Vertriebsleitung verantwortet ihn, schreiben kann sie ihn nicht allein, denn vier der Bahnen in diesem Diagramm berichten nicht an sie. Marketing verantwortet die Fit-Regel und die Nurturing-Liste, in die der Prozess Interessenten zurückgibt. Finanzen und Recht verantworten die Standardkonditionen, die Freigabeschwellen und den Vertrag. Lieferung oder Customer Success verantworten, was das Übergabepaket enthalten muss, denn sie erben alles, was darin fehlt. Wo es eine Revenue-Operations-Funktion gibt, pflegt sie meist die Abbildung des Prozesses im CRM: Phasen, Pflichtfelder, Routing der Angebotsfreigabe und Codes für Verlustgründe. Ein brauchbarer Test der Verantwortung ist die Frage, wer die Preisschwelle ändern darf, denn das ist der Schritt, der am häufigsten still umgangen wird.