Diagrama de flujo del proceso de ventas: de prospecto a pedido firmado — Excel

En resumen

• Cinco carriles (Marketing, Comercial, Cliente, Responsable de ventas y Operaciones / onboarding) repartidos en seis fases: Prospección, Contacto y descubrimiento, Calificación, Oferta y propuesta, Negociación y cierre, y Pedido y traspaso
• Una puerta de encaje antes de gastar esfuerzo: '¿El prospecto encaja en el mercado objetivo?' pasa el nombre a un comercial o lo aparca, de modo que los prospectos a los que nadie debería llamar salen del proceso en el carril de Marketing y no en el tercer seguimiento de un comercial
• Un bucle de contacto con una salida honesta: 'Ejecutar la cadencia de contacto' alimenta '¿El prospecto ha respondido?', cuya rama «Quedan intentos» vuelve atrás para el siguiente toque y cuya rama «Sin respuesta» devuelve el prospecto a nurturing en lugar de dejarlo abierto

La tabla de origen: Diagrama de flujo del proceso de ventas: de prospecto a pedido firmado

Escriba un paso por fila en Excel con identificador único, descripción, siguiente paso y responsable. Un proceso de ventas es el camino repetible por el que una empresa lleva a un comprador, y existe para que todos los comerciales trabajen igual y para que el negocio vea dónde se atascan de verdad las operaciones. Aquí el disparador es un prospecto que aparece en una lista: una respuesta a una campaña, un escaneo en una feria, una referencia, una consulta entrante o un nombre trabajado en frío por un comercial. El diagrama sigue a ese único prospecto de principio a fin. Cubre la comprobación de encaje antes de que nadie descuelgue el teléfono, la cadencia de contacto y la reunión que intenta conseguir, una reunión de descubrimiento y un registro escrito de lo que el comprador necesita, una puerta de calificación sobre necesidad, presupuesto y plazos, una segunda puerta sobre si quien firma está realmente implicado, una oferta y su aprobación, la propuesta, las objeciones con las que vuelve, la decisión de adjudicación y, al final, o bien un pedido firmado que pasa a onboarding, o bien un motivo de pérdida escrito antes de cerrar la operación.

Asigne la descripción a Box text, el destino a Line to, el nombre de la rama a Line text y el responsable a Vertical lane. Esta es la versión genérica de extremo a extremo, y se detiene a propósito antes de tres mapas vecinos. No es la calificación de leads: puntuar un lead contra el perfil de cliente ideal, el traspaso del lead calificado por marketing a un SDR y los códigos de motivo que lo acompañan quedan aguas arriba, y este diagrama da por hecho que un prospecto con nombre ya está delante de un comercial. Tampoco es la gestión de etapas del pipeline: las categorías de previsión, los criterios de salida de cada etapa y la revisión semanal del pipeline son la forma en que un responsable gobierna una cartera entera de operaciones, mientras que esto sigue a una sola. Y se detiene en el traspaso, porque preparar, enviar y facturar el pedido, reclamar el cobro y hacer crecer la cuenta después pertenecen a la preparación de pedidos, al proceso de pedido a cobro y a customer success. Las condiciones contractuales, la capacidad de firma y los derechos de desistimiento del consumidor cambian según el país y el tipo de contrato, así que trata los pasos de cierre como un punto de partida que adaptarás con tu propio asesoramiento jurídico, y no como una declaración de lo que puedes firmar. Compruebe todas las ramas y responsabilidades del diagrama frente a la hoja. Consulte también /es/guides/como-estructurar-datos-de-excel-para-un-diagrama-de-flujo.

Cómo funciona

1. Cambia los carriles por tus roles

   Escriba un paso por fila en Excel con identificador único, descripción, siguiente paso y responsable. Sustituye Marketing, Comercial, Cliente, Responsable de ventas y Operaciones / onboarding por los roles que existen de verdad en tu empresa. En una compañía pequeña el comercial y el responsable son la misma persona: fusiona esos dos carriles en vez de dibujar un traspaso de aprobación que en realidad es una sola persona parándose a pensar.

2. Escribe tu regla de encaje en la primera decisión

   Asigne la descripción a Box text, el destino a Line to, el nombre de la rama a Line text y el responsable a Vertical lane. Indica qué hace que un prospecto merezca una llamada: sector, tamaño, región, caso de uso y todo aquello a lo que no puedes dar servicio o no quieres vender. Nombra a quien aplica la regla y dónde se registra el origen del prospecto, porque ese único campo es el que después te dice qué campañas, referencias y listas merece la pena repetir.

3. Fija la cadencia y la regla de abandono

   Recorra la ruta normal, los rechazos y los bucles en el diagrama antes de compartirlo. Decide cuántos intentos, en cuántos días y por qué canales componen una cadencia completa, y qué pasa con un prospecto que nunca responde. La mayoría de los procesos de ventas escritos callan justo aquí, y por eso un comercial para después de dos llamadas y otro persigue el mismo nombre durante un año.

Errores que debes evitar

• Conexiones ausentes

  Una lista de tareas solo se convierte en mapa de proceso cuando cada paso tiene destino y cada decisión tiene resultados identificados. Estás documentando un proceso de ventas por primera vez y necesitas una sola imagen con la que marketing, ventas y entrega puedan discutir

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar mi archivo Excel?

Sí. Adapte las columnas al editor de hojas de QueryChart y revise los destinos si cambia el orden de las filas. Se identifica un prospecto a partir de una campaña, una lista, una referencia o una consulta y se contrasta con el mercado objetivo. Un comercial ejecuta una cadencia de contacto acordada hasta agendar una reunión o agotar los intentos, después hace una reunión de descubrimiento en la que el cliente expone necesidades, plazos y presupuesto, y registra lo dicho junto con los criterios de éxito. Siguen dos puertas: necesidad, presupuesto y plazos, y si quien firma está implicado, presentándolo el cliente cuando no lo está. El comercial prepara una oferta, y todo lo que quede fuera de las condiciones estándar pasa por el responsable de ventas antes de emitir la propuesta. El cliente la revisa con sus partes interesadas, las objeciones se resuelven o se devuelven como precio revisado por la misma puerta de aprobación, y el cliente adjudica el negocio o no. Una operación ganada se firma, se empaqueta en un paquete de traspaso y la arranca onboarding; en una perdida se registran el motivo y el competidor.

¿Qué diferencia hay entre proceso de ventas y pipeline de ventas?

El proceso de ventas es la secuencia de lo que hace un comercial: contacto, descubrimiento, calificación, oferta, negociación y cierre. El pipeline es el conjunto de operaciones vivas agrupadas por la etapa a la que ha llegado cada una, y existe para gestionarse en agregado mediante criterios de salida de etapa, categorías de previsión y revisiones de pipeline. Uno es un mapa del trabajo; el otro, una vista del inventario. Una metodología como BANT o MEDDIC es una tercera cosa distinta: aporta las preguntas que se hacen en las puertas de calificación, no los pasos. En la práctica las tres tienen que encajar, porque una etapa del CRM que no se corresponde con un paso del proceso es una etapa de la que nadie sabe decirte cómo se sale.

¿Quién es el dueño del proceso de ventas?

La dirección de ventas es la dueña, pero no puede escribirlo sola, porque cuatro de los carriles de este diagrama no le reportan. Marketing es dueño de la regla de encaje y de la lista de nurturing a la que el proceso devuelve prospectos. Finanzas y jurídico son dueños de las condiciones estándar, de los umbrales de aprobación y del contrato. Entrega o customer success son dueños de lo que debe contener el paquete de traspaso, puesto que heredan todo lo que se deje fuera. Donde existe una función de revenue operations, suele mantener la implementación del proceso en el CRM: etapas, campos obligatorios, enrutado de la aprobación de ofertas y códigos de motivo de pérdida. Una prueba útil de propiedad es quién puede cambiar el umbral de precio, porque ese es el paso que más a menudo se sortea en silencio.