Prozessvorlagen Mitarbeiter-Lebenszyklus (6 verknüpfte Diagramme)

Inhalt des Pakets

1. 1. Recruiting-Prozess: Ablaufdiagramm von Vakanz bis Zusage

   Wo eine Person ins Unternehmen eintritt: Bedarf, Screening, Interviews, Angebot.

2. 2. Ablaufdiagramm für den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess

   Die ersten neunzig Tage, wie HR sie führt — Papierkram, Einführung, Probezeitgespräch.

3. 3. Flussdiagramm User Provisioning (Eintritt, Wechsel, Austritt)

   Dieselben neunzig Tage aus Sicht der IT: Konten, Gruppen, Lizenzen, Zugriffsprüfungen.

4. 4. Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern: Flussdiagramm-Vorlage

   Der wiederkehrende Zyklus, der beginnt, sobald Onboarding und Probezeit abgeschlossen sind.

5. 5. Ablaufdiagramm für den Mitarbeiter-Offboarding-Prozess

   Der Austritt aus HR-Sicht: Kündigung, Übergabe, Schlussabrechnung, Austrittsgespräch.

6. 6. Berechtigungsentzug: Flussdiagramm zur Deprovisionierung

   Der Austritt aus IT-Sicht, auf einer Uhr, die die HR-Version nicht kennt.

Wie sie zusammenhängen

Recruiting-Prozess: Ablaufdiagramm von Vakanz bis Zusage → Ablaufdiagramm für den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess

Das Recruiting endet bei „Zusage erteilt und Startdatum vereinbart“ — und genau dieses vereinbarte Startdatum ist der Wert, von dem aus das Onboarding rückwärts geplant wird. Die Verknüpfung macht den letzten Schritt der Recruiterin zum ersten Schritt der Onboarding-Koordination.

Ablaufdiagramm für den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess → Flussdiagramm User Provisioning (Eintritt, Wechsel, Austritt)

„Konten anlegen und Zugriffe vergeben“ ist ein Kasten im Diagramm von HR und ein vollständiger Zwanzig-Schritt-Prozess in dem der IT. Kein Schritt in Onboarding-Dokumenten ist häufiger unterspezifiziert, und die Verknüpfung erspart HR, Arbeit zu beschreiben, die HR nicht macht.

Ablaufdiagramm für den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess → Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern: Flussdiagramm-Vorlage

„Rollenerwartungen und Einarbeitungsplan festlegen“ ist der Punkt, an dem das Onboarding endet und der Beurteilungszyklus beginnt. Erst die Verknüpfung sorgt dafür, dass die erste Beurteilung die tatsächlich vereinbarten Erwartungen misst und nicht ein allgemeines Kompetenzraster.

Flussdiagramm User Provisioning (Eintritt, Wechsel, Austritt) → Berechtigungsentzug: Flussdiagramm zur Deprovisionierung

Das Provisioning-Diagramm endet ohnehin mit einem Schritt, der wörtlich „Übergabe an den Berechtigungsentzug“ heißt. Der Satz stand längst da; das Paket macht ihn anklickbar.

Ablaufdiagramm für den Mitarbeiter-Offboarding-Prozess → Berechtigungsentzug: Flussdiagramm zur Deprovisionierung

„Zugriffe am selben Tag entziehen“ ist der Schritt, nach dem Auditoren zuerst fragen, und es ist HR, das die IT um etwas bittet, dessen Frist HR nicht durchsetzen kann. Die Verknüpfung zeigt auf den Prozess, dem die Frist gehört.

Ablaufdiagramm für den Mitarbeiter-Offboarding-Prozess → Berechtigungsentzug: Flussdiagramm zur Deprovisionierung

Der zweite Entzug — „Alle verbleibenden Zugriffe entziehen“ — ist der Nachlauf für alles, was der Schritt am selben Tag verfehlt hat: geteilte Konten, Werkzeuge von Dritten, Gebäudezutritt. Er führt in dasselbe Diagramm, nur an einem anderen Punkt der Austrittszeitachse.

So funktioniert es

1. Am Einstiegsdiagramm beginnen und eine echte Person durchspielen

   Öffnen Sie das Recruiting-Diagramm und gehen Sie eine kürzliche Einstellung Schritt für Schritt durch. Wo Ihre Organisation es anders macht, ändern Sie den Kasten. Die Verknüpfungen zu den anderen fünf Diagrammen bleiben dabei erhalten.

2. Zuerst die Übergabeschritte in Ordnung bringen

   Die sechs verknüpften Zeilen sind die Stellen, an denen der Prozess tatsächlich scheitert. Prüfen Sie auf beiden Seiten jeder Verknüpfung, ob dort die richtige verantwortliche Rolle und die richtige Frist steht — was HR unter demselben Tag versteht und was die IT darunter versteht, sind oft verschiedene Tage.

3. Die beiden IT-Diagramme dem Identity-Team vorlegen

   Provisioning und Berechtigungsentzug sind die beiden Diagramme, die HR nicht bearbeiten sollte. Teilen Sie den Ordner, lassen Sie die IT diese beiden besitzen — die Verknüpfungen funktionieren über die Eigentumsgrenze hinweg weiter.

4. Freigaben zuerst für die Austrittsdiagramme aktivieren

   Offboarding und Berechtigungsentzug sind das Paar, das Auditoren stichprobenartig prüfen. Der Freigabeworkflow auf diesen beiden liefert eine datierte, namentlich zurechenbare Freigabe, ohne den ganzen Ordner zu einem Change-Control-Projekt zu machen.

5. Streichen, was Sie nicht tun

   Eine Vorlage, die einen Schritt beschreibt, den Ihre Organisation überspringt, ist schlimmer als eine Lücke, denn sie wird als Vorgabe gelesen. Löschen Sie die Zeilen, statt sie ausgegraut stehen zu lassen.

Häufig gestellte Fragen

Was heißt hier eigentlich verknüpft?

Sechs bestimmte Kästen tragen einen Verweis auf ein anderes Diagramm des Pakets. Im Editor erscheint das als Badge am Kasten; ein Klick öffnet das verknüpfte Diagramm. Die Verweise werden beim Erstellen des Pakets geschrieben und funktionieren sofort, statt erst verdrahtet werden zu müssen.

Brauche ich dafür einen kostenpflichtigen Tarif?

Ja — Vorlagenpakete sind in Plus enthalten. Ein Paket erstellt sechs Diagramme auf einmal, und der kostenlose Tarif fasst drei. Einzelne Vorlagen, auch alle sechs Mitglieder dieses Pakets, bleiben einzeln kostenlos nutzbar.

Können HR und IT verschiedene Diagramme desselben Pakets besitzen?

Genau so ist es gedacht. Das Paket landet als ein Ordner, und Sie können einzelne Diagramme oder den ganzen Ordner teilen. Die Querverweise funktionieren unabhängig davon, wem welches Diagramm gehört, denn sie zeigen auf Diagramm-IDs und nicht auf Positionen im Ordner.

Was, wenn unser Prozess sieben Stufen hat und nicht sechs?

Legen Sie ein Diagramm im Ordner an und verknüpfen Sie es vom passenden Kasten aus, genauso wie die sechs mitgelieferten Verknüpfungen arbeiten. Nach dem Erstellen ist an dem Paket nichts festgeschrieben — es sind sechs gewöhnliche Diagramme in einem gewöhnlichen Ordner.

Reicht das für ein ISO-27001-Audit der Zugriffssteuerung?

Es liefert den dokumentierten Prozess und, mit aktivierten Freigaben, eine datierte Freigabehistorie. Es liefert keinen Nachweis, dass der Prozess für einen konkreten Austritt eingehalten wurde — der kommt aus den Protokollen Ihres Identity-Systems, die diese Diagramme beschreiben und nicht ersetzen.