Diagrama de flujo del proceso de incorporación de empleados — Excel

En resumen

• Cuatro carriles (RR. HH., responsable de contratación, TI y servicios generales) repartidos en seis fases: Oferta y contrato, Verificaciones, Preparación, Primer día, Primera semana y Periodo de prueba
• Preincorporación: enviar el contrato y confirmar la fecha de inicio, verificar antecedentes y referencias, y trasladar esa fecha a TI y a servicios generales el mismo día en que se acuerda
• Una decisión de verificación que deriva las incidencias a la pregunta «¿Excepción aprobada por el responsable?», de modo que una oferta solo se retira tras un juicio humano documentado

La tabla de origen: Diagrama de flujo del proceso de incorporación de empleados

Escriba un paso por fila en Excel con identificador único, descripción, siguiente paso y responsable. La incorporación de empleados no es un proceso de RR. HH. Son cuatro procesos que tienen que estar terminados la misma mañana. RR. HH. emite el contrato y hace las verificaciones, TI pide el equipo y crea las cuentas, servicios generales prepara el puesto y la tarjeta de acceso, y el responsable de contratación fija las expectativas y lleva los seguimientos del periodo de prueba. Cada equipo puede ejecutar su parte a la perfección y la persona recién contratada seguirá pasando su primer día esperando a que le funcione el usuario.

Asigne la descripción a Box text, el destino a Line to, el nombre de la rama a Line text y el responsable a Vertical lane. Por eso la versión útil de este proceso se dibuja con carriles (swimlanes) y no como una lista de comprobación. En cuanto repartes el trabajo por responsable, se ven los dos puntos donde realmente se rompe: el traspaso de las verificaciones a la preparación del puesto (TI no puede pedir nada hasta que la fecha de inicio está confirmada y las comprobaciones cerradas) y la distancia entre esa fecha y los plazos de entrega del equipo. Los dos aparecen en el diagrama como decisiones reales con su vía de recuperación, no como un camino feliz con una nota pegada al margen. Compruebe todas las ramas y responsabilidades del diagrama frente a la hoja. Consulte también /es/guides/como-estructurar-datos-de-excel-para-un-diagrama-de-flujo.

Cómo funciona

1. Renombra los carriles según tu organización

   Escriba un paso por fila en Excel con identificador único, descripción, siguiente paso y responsable. Sustituye RR. HH., responsable de contratación, TI y servicios generales por los equipos que hacen el trabajo de verdad. Si en tu empresa nóminas, seguridad o un centro de servicios compartidos es dueño de un paso, dale su propio carril en vez de esconder el traspaso dentro de RR. HH.

2. Pon los plazos de entrega reales

   Asigne la descripción a Box text, el destino a Line to, el nombre de la rama a Line text y el responsable a Vertical lane. Cambia «¿Equipo listo antes de la fecha de inicio?» por el plazo que realmente da tu equipo de TI y anota ese umbral en el nodo. Si el hardware tarda tres semanas, la comprobación tiene que hacerse al firmar el contrato, no la semana anterior.

3. Reescribe la rama de verificaciones según tu política

   Recorra la ruta normal, los rechazos y los bucles en el diagrama antes de compartirlo. Cambia «¿Verificación sin incidencias?» y la decisión de excepción por las comprobaciones que puedes y debes hacer legalmente en tu país, e indica quién aprueba una excepción. Elimina la rama entera si no hacéis verificación de antecedentes.

Errores que debes evitar

• Conexiones ausentes

  Una lista de tareas solo se convierte en mapa de proceso cuando cada paso tiene destino y cada decisión tiene resultados identificados. Estás escribiendo o reescribiendo vuestro procedimiento de incorporación y necesitas una sola imagen que muestre quién hace qué, en lugar de cuatro listas de comprobación por departamento

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar mi archivo Excel?

Sí. Adapte las columnas al editor de hojas de QueryChart y revise los destinos si cambia el orden de las filas. La mayoría de procesos de onboarding tienen cinco: preincorporación (contrato, verificaciones, pedido del equipo, creación de cuentas), primer día (bienvenida, puesto de trabajo, accesos a los sistemas, firma de políticas), primera semana (presentación del equipo, expectativas del puesto, plan de formación), los primeros 30 a 60 días (seguimientos estructurados) y una revisión del periodo de prueba a los 90 días que confirma formalmente la contratación. El diagrama de arriba divide la preincorporación en dos fases, Oferta y contrato y Verificaciones, porque es el resultado de las comprobaciones lo que desbloquea a TI y a servicios generales.

¿Qué diferencia hay entre preincorporación e incorporación?

La preincorporación es todo lo que ocurre entre la aceptación de la oferta y la fecha de inicio: contrato, verificación de antecedentes y referencias, pedido del equipo, creación de cuentas, puesto y tarjeta de acceso. La incorporación empieza el primer día. La distinción importa en la práctica porque es en la preincorporación donde están todos los plazos de entrega. Un ordenador pedido el primer día llega en la tercera semana, así que cualquier proceso de incorporación que arranque en la fecha de inicio ya va tarde.

¿Quién es responsable del proceso de incorporación, RR. HH. o el responsable directo?

RR. HH. suele ser dueño del proceso y de los pasos formales (contrato, verificaciones, firma de políticas, nóminas), mientras que el responsable de contratación es dueño del resultado: expectativas del puesto, formación, seguimientos y la decisión al terminar el periodo de prueba. TI y servicios generales son dueños de sus pasos de preparación, pero rara vez responden del calendario. Ese reparto es justamente el motivo por el que el proceso necesita un responsable único de extremo a extremo, casi siempre RR. HH., capaz de mover a los demás carriles cuando una fecha de inicio cambia.