Flowchart for onboarding af medarbejdere — Excel

Kort fortalt

• Fire swimlanes (HR, ansættende leder, IT og facility) fordelt på seks faser: Tilbud og kontrakt, Screening, Klargøring, Første dag, Første uge og Prøvetid
• Preboarding: udsend kontrakt og bekræft startdato, kør derefter baggrunds- og referencetjek, og send startdatoen videre til IT og facility samme dag, den aftales
• En beslutning om baggrundstjek, der sender et flag videre til vurderingen 'Undtagelse godkendt af ansættende leder?', så et tilbud kun trækkes tilbage efter en dokumenteret menneskelig vurdering

Kildetabellen: Flowchart for onboarding af medarbejdere

Skriv ét trin pr. række i Excel. Brug en entydig nøgle, en beskrivelse, næste trin og en ansvarlig rolle. Onboarding er ikke én HR-proces. Det er fire processer, der skal være færdige samme morgen. HR sender kontrakten og kører baggrundstjek, IT bestiller udstyr og opretter konti, facility klargør en plads og adgangskort, og den ansættende leder sætter forventninger og kører opfølgningerne i prøvetiden. Hver afdeling kan udføre sin egen del perfekt, og den nye medarbejder sidder alligevel og venter på et login på første arbejdsdag.

Overfør beskrivelsen til Box text, målet til Line to, grenens navn til Line text og den ansvarlige til Vertical lane. Derfor er den brugbare version af processen tegnet som swimlanes frem for en tjekliste. Når arbejdet er delt op efter ejer, kan man se de to steder, det reelt går galt: overleveringen fra baggrundstjek til klargøring (IT kan ikke bestille noget, før startdatoen er bekræftet og tjekket er afsluttet), og afstanden mellem startdatoen og leveringstiden på udstyr. Begge dele står i diagrammet som rigtige beslutninger med en fejlvej, ikke som en lykkelig sti med en note klistret på. Kontrollér alle grene og ansvarlige i diagrammet mod regnearket. Se også /da/guides/sadan-struktureres-excel-data-til-et-rutediagram.

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne, så de passer til jeres organisation

   Skriv ét trin pr. række i Excel. Brug en entydig nøgle, en beskrivelse, næste trin og en ansvarlig rolle. Erstat HR, ansættende leder, IT og facility med de afdelinger, der reelt udfører arbejdet. Hvis løn, sikkerhed eller en fælles servicedesk ejer et trin hos jer, så giv dem deres egen bane frem for at gemme overleveringen inde i HR.

2. Sæt de rigtige leveringstider ind

   Overfør beskrivelsen til Box text, målet til Line to, grenens navn til Line text og den ansvarlige til Vertical lane. Ret 'Er udstyret klar inden startdatoen?' til den leveringstid, jeres IT-afdeling faktisk oplyser, og skriv grænsen på noden. Hvis hardware tager tre uger, skal tjekket ligge ved kontraktunderskrift, ikke ugen før.

3. Skriv screeningsgrenen om efter jeres egen politik

   Følg både normalforløb, afvisninger og tilbagekoblinger i det viste diagram, før du deler det. Udskift 'Er baggrundstjekket rent?' og undtagelsesbeslutningen med de tjek, I lovligt må og skal foretage i jeres land, og angiv, hvem der godkender en undtagelse. Slet grenen helt, hvis I ikke kører baggrundstjek.

Faldgruber du skal undgå

• Manglende forbindelser

  En opgaveliste er ikke et procesdiagram, før hvert trin har en tydelig destination og beslutningerne har navngivne udfald. I skal skrive eller omskrive jeres onboarding-SOP og har brug for ét billede, der viser, hvem der gør hvad, i stedet for fire adskilte tjeklister

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg bruge min egen Excel-fil?

Ja. Tilpas kolonnerne til QueryCharts arkindtastning, og kontrollér destinationerne, når rækkerne ændres. De fleste onboarding-processer har fem: preboarding (kontrakt, screening, bestilling af udstyr, oprettelse af konti), første dag (velkomst, arbejdsplads, systemadgang, underskrift på politikker), første uge (teamintroduktion, forventningsafstemning, oplæringsplan), de første 30-60 dage (planlagte opfølgninger) og en prøvetids- eller 90-dagesvurdering, der formelt bekræfter ansættelsen. Diagrammet ovenfor deler preboarding i to faser (Tilbud og kontrakt samt Screening), fordi det er udfaldet af screeningen, der frigiver IT og facility.

Hvad er forskellen på preboarding og onboarding?

Preboarding er alt mellem accepteret tilbud og startdato: kontrakt, baggrunds- og referencetjek, bestilling af hardware, oprettelse af konti samt plads og adgangskort. Onboarding begynder på første arbejdsdag. Skellet er vigtigt i praksis, fordi det er i preboarding, alle leveringstiderne ligger. En computer bestilt på første dag ankommer i uge tre, så enhver onboarding-proces, der starter på startdatoen, er allerede bagud.

Hvem ejer onboarding-processen, HR eller den ansættende leder?

HR ejer typisk processen og de formelle trin (kontrakt, screening, politikker, løn), mens den ansættende leder ejer resultatet: forventninger, oplæring, opfølgninger og beslutningen ved prøvetidens udløb. IT og facility ejer deres egne klargøringstrin, men er sjældent ansvarlige for tidslinjen. Netop den opdeling er grunden til, at processen har brug for én navngiven ejer af hele forløbet (oftest HR), som kan rykke de andre baner, når en startdato flytter sig.