員工入職流程圖 — Excel

簡而言之

• 四條泳道（人力資源部、用人經理、IT、行政部）橫跨六個階段：聘書與合約、背景審查、準備工作、第一天、第一個星期與試用期
• 入職前階段：發出合約並確認入職日期，隨後執行背景審查與推薦人核實，並在入職日期一經議定的當天就傳給 IT 與行政部
• 一個背景審查判斷，把被標示的異常送入用人經理是否批准例外？這道覆核，因此只有在有紀錄的人為判斷之後才會撤回聘書

來源資料表: 員工入職流程圖

喺 Excel 每行記錄一個步驟，填寫獨立編號、說明、下一步同負責人。 員工入職並不是一條人力資源流程，而是四條必須在同一個上午收結的流程。人力資源部發出合約並執行背景審查，IT 訂購硬件並開通帳戶，行政部準備座位與門禁，用人經理設定期望並跟進試用期的檢查點。每個團隊都可以把自己那部分做得完美無缺，新員工在第一天仍然坐著等一個登入帳戶。

將說明對應 Box text、目的地對應 Line to、分支名稱對應 Line text、負責人對應 Vertical lane。 正因如此，這條流程真正有用的版本是畫成泳道，而不是列成清單。工作按負責人拆開之後，就能看見它實際上會在哪兩處斷掉：由背景審查到準備工作的交接（在入職日期確認、審查結果落實之前，IT 甚麼都訂不了），以及入職日期與設備到貨前置時間之間的落差。這兩處在圖中都是帶補救分支的真實判斷，而不是在順利路徑上貼一張便條。 對照資料表，逐一檢查圖中所有分支同負責人。 亦可參閱 /yue/guides/點樣整理-excel-流程圖資料.

運作方式

1. 把泳道改名為你們機構的實際情況

   喺 Excel 每行記錄一個步驟，填寫獨立編號、說明、下一步同負責人。 把人力資源部、用人經理、IT 與行政部換成真正在做這些事的團隊。如果薪酬部、保安或者一個共用服務台在你們公司擁有其中某一步，就給它一條自己的泳道，而不是把交接埋進人力資源部裡面。

2. 填入真實的前置時間

   將說明對應 Box text、目的地對應 Line to、分支名稱對應 Line text、負責人對應 Vertical lane。 把設備能否在入職日期前就緒？改成你們 IT 團隊實際給出的前置時間，並把這個門檻寫在節點上。如果硬件要三個星期，這道檢查就必須放在簽署合約的時候，而不是入職前一個星期。

3. 按你們的政策重寫背景審查分支

   分享前沿住一般路徑、拒絕路徑同迴圈逐一檢查圖表。 把背景審查是否通過？與那個例外決定，換成你們在本地法例下有權亦必須執行的審查項目，並指明由誰批准例外。如果你們根本不做背景審查，就把這條分支整條刪掉。

應避免的錯誤

• 缺少連線

  每一步有清楚目的地、每個決定有命名結果，工作清單先會成為流程圖。 你們正在編寫或重寫入職 SOP，需要一張圖說明誰做甚麼，而不是四份互不相干的團隊清單

常見問題

可唔可以用自己嘅 Excel 檔案？

可以。將欄位對應 QueryChart 工作表編輯器，改動資料列之後再核對目的地。 大部分入職流程有五個階段：入職前（合約、背景審查、訂購設備、開立帳戶）、第一天（歡迎、座位、系統存取權限、簽署政策）、第一個星期（團隊介紹、職位期望、培訓計劃）、首 30 至 60 天（有安排的跟進面談），以及正式確認聘用的試用期或第 90 天評核。上面這張圖把入職前拆成聘書與合約和背景審查兩個階段，因為正是審查結果解除了對 IT 與行政部的阻塞。

入職前準備與入職有甚麼分別？

入職前準備是接受聘書與入職日期之間的一切：合約、背景審查與推薦人核實、訂購硬件、開立帳戶、座位與門禁。入職由第一個工作天開始。這條界線在操作上很要緊，因為所有前置時間都落在入職前準備裡面。第一天才下單的電腦要到第三個星期才到，所以任何由入職日期才開始的入職流程，一開始就已經遲了。

員工入職流程由誰負責，是人力資源部還是用人經理？

人力資源部通常負責流程本身與合規步驟（合約、背景審查、政策簽署確認、薪酬），而用人經理負責結果：職位期望、培訓、跟進面談以及試用期決定。IT 與行政部各自負責自己的準備步驟，但很少為整體時間表問責。正是這樣的劃分，才令這條流程需要一位指名的端到端負責人——多數情況下是人力資源部——在入職日期變動時去推動其他泳道。