Proceso de recepción de mercancías de compras
Proceso editable de recepción de mercancías de compras en carriles: de “Recibir el envío contra el pedido abierto” a “¿Cantidad y estado coinciden con el pedido?” y a un resultado documentado. Incluye roles, vías de excepción y evidencias.
¿Qué es proceso de recepción de mercancías de compras?
El flujo empieza en “Recibir el envío contra el pedido abierto”. Los dos pasos siguientes, “Contar la mercancía e inspeccionar el embalaje” y “Cotejar artículo, cantidad y albarán”, reúnen la información necesaria para decidir con fundamento. El diagrama asigna cada traspaso a un rol y conserva las evidencias al cierre.
Las decisiones principales son “¿Cantidad y estado coinciden con el pedido?” y “¿Superadas las comprobaciones de calidad requeridas?”. La primera rama conduce a poner la discrepancia en cuarentena y solicitar solución al proveedor; la segunda puede exigir retener la recepción o crear una no conformidad. Define quién puede aceptar recepciones parciales y cómo afectan las discrepancias al cotejo de facturas.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Recibir el envío contra el pedido abierto, seguido de contar la mercancía e inspeccionar el embalaje.
- “¿Cantidad y estado coinciden con el pedido?” con una ruta para poner la discrepancia en cuarentena y solicitar solución al proveedor.
- Derivar a inspección de calidad por muestreo o exigida y contabilizar la recepción de mercancía aceptada, como traspasos separados entre proveedor y áreas internas.
- “¿Superadas las comprobaciones de calidad requeridas?” con retención de la recepción o creación de una no conformidad cuando la decisión no se cumple.
- Avisar al comprador de faltantes o daños, liberar los datos de recepción para el cotejo de facturas y conservar las evidencias de entrega y el registro de discrepancias como cierre controlado.
Cuándo usar esta plantilla
- Úsalo para acordar quién es responsable de “Recibir el envío contra el pedido abierto” y qué información necesita el siguiente rol.
- Úsalo cuando la respuesta a “¿Cantidad y estado coinciden con el pedido?” no esté clara o las decisiones se tomen fuera del registro.
- Úsalo para hacer visible “Conservar las evidencias de entrega y el registro de discrepancias” en una auditoría o en una revisión operativa.
Cómo funciona
Asigna a los responsables de decisión
Sustituye los carriles Proveedor, Almacén, Calidad, Comprador y Cuentas a pagar por tus funciones reales. Mantén al responsable de “¿Cantidad y estado coinciden con el pedido?” separado de quien lo solicita cuando tus reglas de autoridad lo exijan.
Configura las decisiones
Define quién puede aceptar recepciones parciales y cómo afectan las discrepancias al cotejo de facturas. Define qué evidencia basta para “¿Superadas las comprobaciones de calidad requeridas?” y quién puede autorizar una excepción.
Conecta los registros posteriores
Vincula la conservación de las evidencias de entrega y del registro de discrepancias con el pedido de compra, el contrato, la ficha del proveedor o el caso operativo que corresponda. Fija las fechas de conservación y revisión según tu política documental.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la plantilla de recepción de mercancías de compras?
Cubre recibir el envío contra el pedido abierto, cotejar artículo, cantidad y albarán, contabilizar la recepción de mercancía aceptada y conservar las evidencias de entrega y el registro de discrepancias, con dos decisiones etiquetadas y vías de repetición.
¿Se pueden cambiar las reglas de decisión?
Sí. Define quién puede aceptar recepciones parciales y cómo afectan las discrepancias al cotejo de facturas. Edita las etiquetas de las decisiones, los carriles y las vías de retorno antes de usar el diagrama en tu organización.
¿Qué evidencias conviene conservar?
Conserva los datos de entrada de “¿Cantidad y estado coinciden con el pedido?”, las evidencias de “¿Superadas las comprobaciones de calidad requeridas?”, las aprobaciones o decisiones de excepción y el registro de cierre: “Conservar las evidencias de entrega y el registro de discrepancias”.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Diagrama de flujo del proceso de orden de compra y da paso a Diagrama de flujo de conciliación a tres vías.
Viene antes
- Diagrama de flujo del proceso de orden de compra — Diagrama de flujo del proceso de orden de compra: solicitud, control de presupuesto, umbrales de aprobación, ofertas, emisión de la orden, recepción de mercancía, conciliación a tres vías y pago.
- Proceso de cambio de pedidos de compra — Proceso editable de cambio de pedidos de compra: de “Recibir la solicitud de cambio de precio, cantidad o fecha” a “¿Cambio dentro de la tolerancia y el alcance acordados?” y un resultado documentado. Con roles, excepciones y evidencias.
Viene después
- Diagrama de flujo de conciliación a tres vías — Diagrama de conciliación a tres vías para comparar factura, orden de compra y recepción, con tolerancias, excepciones y retenciones documentadas.