採購收貨流程
可編輯的採購收貨泳道流程，由「按未完成採購單收貨」經「數量及狀況與採購單相符？」，直至有紀錄的結果，附有指定角色、例外路徑及證據。
甚麼是採購收貨流程
工作流程由「按未完成採購單收貨」開始。接着的兩步「點數貨品並檢查包裝」和「核對貨品、數量及送貨單」，建立了作出站得住腳的決定所需的資料。流程圖把每次交接指派給一個角色，並在結案時保留證據。
主要關卡是「數量及狀況與採購單相符？」和「所需質量檢查已通過？」。第一個分支通往「隔離差異並要求供應商補救」；第二個則可能需要「扣留收貨或開立不合格報告」。請界定誰可以接受部分收貨，以及差異如何影響發票核對。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 先「按未完成採購單收貨」，再「點數貨品並檢查包裝」。
- 「數量及狀況與採購單相符？」，附有「隔離差異並要求供應商補救」的路徑。
- 「轉交抽樣或必須的質量檢驗」與「登記已接受的收貨」，作為獨立的供應商及內部交接。
- 「所需質量檢查已通過？」，決定不通過時，則「扣留收貨或開立不合格報告」。
- 「通知採購員短缺或損壞」、「發放收貨資料作發票核對」，並「保留送貨證據及差異紀錄」，作為受控的結案。
何時使用本範本
- 用來議定誰負責「按未完成採購單收貨」，以及下一個角色需要甚麼資料。
- 當「數量及狀況與採購單相符？」的答案不清晰，或決定在紀錄之外作出時使用。
- 用來令「保留送貨證據及差異紀錄」在審核或營運檢討中清楚可見。
運作方式
指派決策負責人
把供應商、倉庫、質量、採購員、應付帳款這些泳道，換成貴機構實際的職能。如果授權規則有要求，就把「數量及狀況與採購單相符？」的負責人與申請人分開。
配置關卡
界定誰可以接受部分收貨，以及差異如何影響發票核對。界定怎樣的證據足以回答「所需質量檢查已通過？」，以及誰可以批准例外。
連接下游紀錄
把保留送貨證據及差異紀錄，連結到相關的採購單、合約、供應商紀錄或營運個案。並按貴機構的文件政策，訂立保存期限及檢討日期。
常見問題
採購收貨流程範本包含甚麼？
涵蓋按未完成採購單收貨、核對貨品、數量及送貨單、登記已接受的收貨，以及保留送貨證據及差異紀錄，設有兩個標示分支的決策及返工路徑。
決策規則可以更改嗎？
可以。請界定誰可以接受部分收貨，以及差異如何影響發票核對。在貴機構使用此流程圖之前，可編輯關卡標籤、泳道及退回路徑。
應保留哪些證據？
應保留「數量及狀況與採購單相符？」的輸入、「所需質量檢查已通過？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案紀錄：「保留送貨證據及差異紀錄」。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接採購訂單流程圖（採購到付款）之後，並交接給三方核對流程圖。
前置流程
- 採購訂單流程圖（採購到付款） — 採購訂單流程圖：請購、預算檢查、審批權限門檻、供應商比價、開立採購訂單、收貨登記、三方核對與付款放行。
- 採購訂單變更流程圖 — 可編輯的採購訂單變更泳道圖：由收到變更要求，到判斷是否在容差內，再到有紀錄的結果。
後續流程
- 三方核對流程圖 — 三方核對流程圖，用於比對供應商發票、採購訂單和貨品或服務收貨記錄，並處理容差管控及差異。