Organigramme du processus de gestion des stocks
Modèle d'organigramme du processus de gestion des stocks couvrant la réception des marchandises, le rangement, le réapprovisionnement au point de commande, l'inventaire tournant, l'ajustement des stocks et l'annulation.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de gestion des stocks ?
La gestion des stocks est une boucle plutôt qu'une ligne. Le stock arrive, est rangé et enregistré, est réduit en fonction de la production ou de la demande des clients, et l'enregistrement doit suivre le rythme de chacun de ces mouvements. Ce modèle couvre la boucle de bout en bout : l'entrée et le rangement des marchandises, la mise à jour de la fiche de stock, la consommation, un contrôle au point de commande qui déclenche le réapprovisionnement, l'inventaire tournant, ainsi que la revue et la radiation du stock qui ne vaut plus la peine d'être détenu.
La plupart des problèmes d'inventaire sont des problèmes d'enregistrement. Les chiffres disponibles s'éloignent du stock physique parce que le rangement est réservé tardivement, les numéros sont publiés par lots à la fin de la semaine ou une réception est comparée à une mauvaise commande. Une fois que l'enregistrement dérive, le point de réapprovisionnement se déclenche au mauvais moment : soit en immobilisant des liquidités en stock dont personne n'a besoin, soit en arrêtant une file d'attente pour une pièce qui, selon le système, est à la poubelle.
Deux décisions emportent le processus. « En dessous du point de réapprovisionnement ? » décide si une demande de réapprovisionnement va à l'approvisionnement. « Variance dans la tolérance ? » décide si une différence de comptage doit être comptabilisée comme ajustement de routine ou si elle est étudiée en premier. Les deux seuils nécessitent un numéro et un propriétaire nommé. Sans eux, le diagramme décrit une intention plutôt qu'un contrôle.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs (Entrepôt, Contrôleur des stocks, Fabrication, Approvisionnement et Finances) répartis en cinq phases : réception des marchandises, comptabilité des stocks, réapprovisionnement, inventaire tournant, révision et annulation
- Flux entrant dans le couloir de l'entrepôt : réceptionner la livraison à l'entrée des marchandises, la comparer à la commande et la ranger dans un emplacement, avec l'enregistrement du stock et la quantité de l'emplacement puis mis à jour en tant qu'étape de document.
- Consommation de la demande : la production consomme le stock sur l'ordre de travail et le contrôleur des stocks enregistre les sorties dans l'enregistrement de stock, de sorte que le stock soit à jour avant la vérification du point de commande.
- Un message « En dessous du point de commande ? » décision qui soit émet une demande de réapprovisionnement pour que l'approvisionnement soit placée auprès d'un fournisseur approuvé, soit passe directement au comptage ; la réception est enregistrée par rapport à la commande ouverte et revient au rangement, clôturant le cycle de réapprovisionnement
- Inventaire cyclique programmé par classe ABC et compté dans les bacs attribués, avec un « Écart dans les limites de tolérance ? » décision acheminant les résultats hors tolérance vers une enquête d'entrepôt qui déclenche soit un recomptage, soit un ajustement de stock confirmé
- Un examen des stocks obsolète et lent se terminant par une « Radiation approuvée ? » des Finances ? décision, avec une radiation approuvée inscrite dans le grand livre et une radiation rejetée laissant le stock dans les livres
Quand utiliser ce modèle
- Vous documentez le contrôle des stocks pour une implémentation ERP ou WMS et les transferts entre l'entrepôt, le contrôle des stocks et les achats doivent être convenus avant que quoi que ce soit ne soit configuré.
- La précision disponible est médiocre et vous devez voir où le dossier est en retard sur le mouvement physique, ce qui est généralement un point d'affichage plutôt qu'un problème de comptage.
- Vous rédigez une SOP d'inventaire et avez besoin d'une photo de la réception, du rangement, du réapprovisionnement, du comptage et de l'ajustement au lieu de cinq instructions de bureau distinctes.
- Vous souhaitez convenir des tolérances de décompte et de l'autorité de radiation avec le service financier, de sorte que les ajustements supérieurs à un seuil soient acheminés pour approbation plutôt que publiés discrètement.
- Un auditeur ou un organisme de certification a demandé une description actuelle et documentée de la manière dont le stock est reçu, compté et ajusté.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies selon vos rôles
Remplacez l'entrepôt, le contrôleur des stocks, la production, les achats et les finances par les rôles qui existent réellement dans votre organisation. Si une personne est à la fois contrôleur des stocks et acheteur, fusionnez ces voies plutôt que de prétendre que le transfert a lieu.
Écrivez votre règle de point de commande sur le graphique
Remplacez le contrôle générique par votre propre règle, par exemple la demande attendue sur le délai de réapprovisionnement plus le stock de sécurité. Notez s'il est recalculé automatiquement dans l'ERP ou révisé manuellement, et à quelle fréquence.
Définir le cycle de comptage et la tolérance
Définissez les classes ABC et la fréquence de comptage (par exemple, les articles A mensuellement, B trimestriellement, C annuellement) et indiquez la tolérance de variance en unités et en valeur. Ce nombre est ce qui différencie un ajustement de routine d’une enquête.
Nommer les seuils d’approbation
Enregistrez qui peut publier un ajustement de stock, au-dessus de quelle valeur il nécessite une deuxième signature et qui autorise une radiation. C'est dans la décision des Finances que ce pouvoir délégué est effectivement exercé, et il devrait donc y avoir un seuil.
Mappez les étapes avec des transactions système réelles
Annotez chaque étape avec la transaction sur laquelle les gens cliquent dans votre ERP ou WMS : entrée de marchandises, confirmation de rangement, comptabilisation de sortie, saisie de comptage, régularisation, annulation. Un diagramme qui ne correspond pas aux écrans est ignoré.
Marchez contre des mouvements réels
Exécutez le graphique par rapport à deux ou trois reçus récents et à un décompte terminé. Toute étape décrite par les gens qui manque dans le tableau, ou qui est dessinée mais ignorée dans la pratique, est une découverte qui mérite d'être prise en compte.
Questions fréquentes
Quelles sont les principales étapes du processus de gestion des stocks ?
Recevez et vérifiez les marchandises par rapport à la commande, rangez-les dans un emplacement et mettez à jour le registre des stocks. Le stock est ensuite consommé en fonction de la demande et les numéros reportés, disponibles sont comparés au point de commande, et tout ce qui se trouve en dessous déclenche une demande de réapprovisionnement que l'approvisionnement convertit en commande. En parallèle, les stocks font l'objet d'un inventaire cyclique, les écarts sont soit ajustés, soit étudiés, et les stocks obsolètes ou à rotation lente sont examinés et radiés avec approbation. Le graphique ci-dessus montre tout cela sur cinq voies.
Qu'est-ce qu'un point de commande et où se situe-t-il dans le processus ?
Le point de commande est la quantité disponible à partir de laquelle le réapprovisionnement doit commencer afin que le stock ne s'épuise pas avant l'arrivée de la nouvelle commande. Il s’agit normalement d’une demande pendant le délai de réapprovisionnement plus le stock de sécurité. Dans ce processus, il est vérifié immédiatement après l'affichage de la consommation, car la vérification par rapport à un chiffre disponible périmé est la raison la plus courante pour laquelle une rupture de stock se produit sur un article qui était techniquement en réapprovisionnement depuis une quinzaine de jours.
Comment gérer un écart d’inventaire ?
Comparez le nombre à la quantité du système et appliquez une tolérance préalablement convenue. Dans les limites de la tolérance, validez l'ajustement avec un code motif. En dehors des tolérances, enquêtez avant d'effectuer des ajustements : les causes habituelles sont un rangement réservé dans le mauvais emplacement, des problèmes non enregistrés, des erreurs d'unité de mesure, des rebuts non enregistrés ou une erreur de comptage, et plusieurs d'entre elles sont corrigées par un recomptage plutôt que par un ajustement. C’est l’enregistrement de la cause qui rend les données de réglage utiles ultérieurement.
Quelle est la différence entre un inventaire tournant et un inventaire complet ?
Le comptage cyclique compte un sous-ensemble d'éléments en continu, généralement hiérarchisés par classe ABC afin que les lignes de grande valeur ou à évolution rapide soient comptées plus souvent, et il s'exécute sans arrêter les opérations. Un inventaire complet compte tout à un moment donné et nécessite normalement un gel des mouvements. Certaines organisations mettent en œuvre un programme éprouvé de comptage cyclique au lieu d'un comptage annuel mur à mur, mais cela dépend de l'exactitude dont elles peuvent témoigner et de l'accord de leur auditeur.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus passe le relais à Organigramme du processus de demande d'achat.
Suit
- Organigramme du processus de demande d'achat — Organigramme du processus de demande d'achat : spécifications et codage GL, vérification du budget, approbation du gestionnaire et des seuils, examen des achats et procédure accélérée urgente.