Diagrama de flujo de notificación de accidentes e incidentes laborales

¿Qué es diagrama de flujo de notificación de accidentes e incidentes laborales?

La notificación de accidentes e incidentes laborales es lo que ocurre con un suceso de seguridad y salud una vez que el peligro inmediato está controlado. Alguien se ha hecho daño, o ha estado a punto. Se asegura la zona, y a partir de ahí el suceso tiene que llegar a la persona adecuada dentro de un plazo, contrastarse con las obligaciones de comunicación externa que aplican a tu organización, quedar escrito en un registro, investigarse de forma proporcional a lo grave que fue o pudo ser, y terminar en acciones que alguien asume y alguien comprueba. Por la misma ruta pasan los accidentes, las lesiones, las enfermedades profesionales, los sucesos peligrosos y los casi accidentes en los que no se hizo daño nadie.

Esto no es la respuesta de emergencia en sí. Los primeros minutos (si es seguro acercarse, si se evacúa o se confina, si están todos localizados, quién da el fin de la alarma) son una cadena de decisiones con otra forma, y están dibujados aparte en la plantilla de plan de respuesta ante emergencias. Este diagrama arranca donde aquel termina: el peligro ha pasado y la organización debe ahora una comunicación, un registro y una corrección. Hay además dos plantillas vecinas que usan la palabra incidente para otra cosa: el proceso de gestión de incidencias es un servicio de TI restableciendo un servicio caído, y el proceso de respuesta ante incidentes es un incidente de seguridad. Si en tu suceso hay una persona, un vehículo, una sustancia o una máquina, esta es la página que buscas.

El diagrama se reparte en cinco carriles (Persona afectada o testigo, Responsable directo, Responsable de prevención, RR. HH. y Autoridad laboral) y cinco fases, de la respuesta inmediata al cierre. Mantiene explícitas tres decisiones que los procedimientos escritos suelen dar por supuestas: si el suceso es una lesión grave o un suceso peligroso que debe comunicarse fuera, qué nivel de investigación merece, y si las acciones correctivas han funcionado de verdad. También se detiene donde otros procesos toman el relevo: el método de investigación está en la plantilla de análisis de causa raíz, y el registro formal de acciones correctivas y preventivas, en la plantilla de proceso CAPA. Las obligaciones de comunicación, los plazos y los periodos de conservación cambian según el país y el sector, así que trátalo como una estructura para rellenar con tus propias reglas y no como una declaración de lo que la ley te exige.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cinco carriles o swimlanes (Persona afectada o testigo, Responsable directo, Responsable de prevención, RR. HH. y Autoridad laboral) repartidos en cinco fases: Respuesta inmediata, Notificación, Registro, Investigación, y Acciones y revisión
• La respuesta antes que el papeleo: primeros auxilios y aviso de ayuda en el carril de la persona afectada, y después el responsable directo asegurando la zona, de modo que la escena esté estabilizada antes de que nadie empiece a escribir
• La comunicación al responsable directo dentro de vuestro propio plazo, y después un único paso de registro que envía el suceso al responsable de prevención para su evaluación y, por la rama de baja laboral, pasa a RR. HH. para registrar la ausencia y organizar el apoyo
• Una decisión «¿Lesión grave o suceso peligroso?» que actúa como puerta de la comunicación externa: la rama Notificable ejecuta el parte a la autoridad laboral y el paso de registro de la propia autoridad, la rama No notificable sigue de largo, y ambas convergen en el mismo registro del suceso
• Una decisión de tres salidas «¿Qué nivel de investigación?» (Completa, con recogida de pruebas y entrevistas a testigos; Local, una revisión en equipo dirigida por el responsable directo; o Solo registro, un suceso menor que va al registro para el análisis de tendencias) con las dos ramas de investigación reencontrándose en la causa raíz y los factores contribuyentes
• Verificación en lugar de cierre por confianza: «¿Acciones cerradas y eficaces?» vuelve a «Acordar acciones correctivas, responsables y fechas» cuando la respuesta es no, y solo una respuesta Eficaces lleva a la actualización del libro de accidentes y del registro, a la revisión de tendencias en el comité de seguridad y salud, y al cierre del suceso con las lecciones compartidas

Cuándo usar esta plantilla

• Estás redactando o revisando el procedimiento de notificación de accidentes y necesitas una sola página que muestre quién comunica, quién decide si es notificable fuera, quién investiga y quién cierra
• Apenas se comunican los casi accidentes y quieres enseñar a la plantilla la ruta que sigue un suceso, lo corta que es la primera parte y que no termina en buscar culpables
• Una lesión notificable se comunicó tarde y la decisión sobre la comunicación externa necesita un responsable con nombre y un suplente para cuando esa persona no esté
• Después de los accidentes se acuerdan acciones correctivas pero nadie vuelve a comprobar si funcionaron, y quieres esa verificación dentro del proceso y no en la agenda de alguien
• Estáis preparando una auditoría de ISO 45001 o una inspección y necesitáis mostrar cómo se comunican, registran, investigan y cierran los sucesos

Cómo funciona

1. Renombra los carriles con vuestros roles reales

   Sustituye Persona afectada o testigo, Responsable directo, Responsable de prevención, RR. HH. y Autoridad laboral por los roles que existen de verdad. Muchas organizaciones pequeñas no tienen un técnico de prevención propio; en ese caso pon el nombre de quien asume esa función en lugar de borrar el carril, porque las decisiones de ese carril las tiene que tomar alguien igualmente. Conserva el carril de la autoridad laboral aunque se use poco, porque es lo que hace visible la obligación de comunicación externa sobre el papel.

2. Escribe vuestro plazo interno de comunicación en el paso de aviso

   Decide con qué rapidez debe llegar un suceso al responsable directo y ponlo sobre el paso «Comunicar el suceso al responsable». Antes de terminar el turno es una regla habitual y practicable. Indica qué pasa cuando el responsable directo es el sujeto del aviso o no está disponible, y da a la plantilla una vía que no dependa de que una sola persona esté en su puesto.

3. Rellena vuestras propias reglas de comunicación externa

   Abre la decisión «¿Lesión grave o suceso peligroso?» y sustituye la redacción genérica por las categorías y los plazos que apliquen donde operáis. En España, el artículo 23.3 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales obliga a notificar a la autoridad laboral los daños a la salud de los trabajadores: el parte de accidente de trabajo con baja se tramita por vía electrónica en los cinco días hábiles siguientes, y los accidentes graves, muy graves, mortales o que afecten a más de cuatro trabajadores se comunican a la autoridad laboral en un plazo de veinticuatro horas. Fuera de España los organismos, los formularios y los plazos son distintos, así que confirma las obligaciones que aplican a vuestros centros en lugar de copiar ninguna lista.

4. Fija los umbrales de investigación

   La decisión «¿Qué nivel de investigación?» solo funciona si el disparador de cada rama está escrito. Escálalo a la gravedad potencial y no solo al resultado real: un casi accidente que pudo matar a alguien merece la rama completa, y una cura de botiquín normalmente no. Sin disparadores escritos, el nivel lo decide quién esté libre esa semana, y así es como un suceso repetido se registra tres veces y no se investiga ninguna.

5. Aclara dónde se hace realmente la anotación en el libro de accidentes

   El diagrama muestra el libro de accidentes y el registro actualizándose cerca del cierre, que es donde se hace la conciliación. La anotación en sí corresponde al momento del accidente. Marca en vuestra versión quién la hace, dónde vive el libro y cómo se mantiene la confidencialidad de cada anotación: los registros de accidentes contienen datos de salud y los leen después personas que no tienen por qué ver el resto del libro.

6. Da fechas reales a la verificación y a la revisión del comité

   Pon una fecha de vencimiento y un responsable a cada acción correctiva, y una fecha a la comprobación «¿Acciones cerradas y eficaces?», para que el bucle de vuelta a reacordar acciones lo dispare un calendario y no el siguiente suceso parecido. Después fija la periodicidad del comité de seguridad y salud y di qué mira: recuento por tipo, tasa de comunicación de casi accidentes, acciones vencidas y causas repetidas. La revisión de tendencias es el único paso de este proceso que encuentra el problema que nadie comunicó.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre accidente, incidente y casi accidente?

Incidente es el término paraguas. Un accidente es un incidente que causó daño: una lesión, una enfermedad o un daño material. Un casi accidente no causó ninguno pero tuvo el potencial realista de causarlo, y la enfermedad profesional se desarrolla con el tiempo en lugar de en un solo suceso. Todos recorren la misma ruta en este diagrama, porque un accidente y un casi accidente se diferencian a menudo solo por dónde estaba alguien de pie. El punto en el que divergen es la decisión «¿Qué nivel de investigación?», que es donde se ponderan la gravedad real y la potencial.

¿Con qué rapidez hay que comunicar un accidente de trabajo?

Hay dos relojes y no son el mismo. El interno lo fijas tú, y antes de terminar el turno es una regla habitual. El externo lo fija la ley y cambia según el país. Como ejemplo: en España, el parte de accidente de trabajo con baja se remite por vía electrónica dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha del accidente o a la fecha de la baja médica, mientras que los accidentes graves, muy graves, mortales o que afecten a más de cuatro trabajadores deben comunicarse a la autoridad laboral de la provincia en un plazo máximo de veinticuatro horas. En otros países los organismos y los plazos son distintos. Comprueba las obligaciones que aplican a tus centros y a tu sector.

¿Hay que comunicar los casi accidentes a la autoridad laboral?

Normalmente no. Casi todas las obligaciones de comunicación externa se activan por una lesión real, un caso de enfermedad profesional o un suceso concreto de una lista tasada, y algunos de esos sucesos peligrosos son notificables aunque nadie resultara herido. Internamente conviene que llegue todos los casi accidentes, porque son la información más barata que vas a obtener nunca sobre tu propio centro de trabajo. Por eso la rama No notificable de este diagrama no se detiene: va al registro del suceso igual que todo lo demás.

¿Hasta dónde debe llegar la investigación?

Debe ser proporcional a la gravedad real y a la potencial, por eso el diagrama lo plantea como una decisión y no como un paso fijo. La rama Completa reúne pruebas y entrevista a testigos antes de nombrar ninguna causa; la rama Local es una revisión en equipo dirigida por el responsable directo; la rama Solo registro manda un suceso menor al registro para que siga contando en las tendencias. Todas las rutas que investigan terminan en la causa raíz y los factores contribuyentes, porque quedarse en «error humano» produce una acción correctiva que en realidad es solo un recordatorio. Si lo que necesitas es el método de análisis (definición del problema, pruebas, cronología, contraste de hipótesis) usa la plantilla de análisis de causa raíz.

¿En qué se diferencia de las plantillas de emergencias o de incidencias de TI?

En el alcance. El plan de respuesta ante emergencias cubre solo los primeros minutos: si es seguro acercarse, si se evacúa o se confina, el recuento de personas y quién da el fin de la alarma. Este diagrama arranca después y cubre comunicar, registrar, investigar y corregir. El proceso de gestión de incidencias y el proceso de respuesta ante incidentes usan la misma palabra para una interrupción de un servicio de TI y para un suceso de seguridad de la información respectivamente, y en ninguno de los dos hay primeros auxilios, libro de accidentes ni autoridad laboral.

¿Usar esta plantilla nos hace cumplir la ISO 45001 o la normativa de notificación?

No. Es una estructura de partida, no un documento de cumplimiento, y ningún diagrama crea cumplimiento por sí solo. Lo que hace es poner las obligaciones a la vista para que puedas contrastarlas con vuestras propias reglas. El apartado 10.2 de la ISO 45001 trata el incidente, la no conformidad y la acción correctiva, y espera que los incidentes se investiguen, se determinen las causas, se tomen acciones y se evalúe la eficacia de esas acciones, que es exactamente la razón por la que la decisión de verificación y el bucle de vuelta a reacordar acciones están dibujados y no dados por supuestos. Sustituye los criterios de notificación, los plazos y los periodos de conservación por los que os apliquen de verdad, y haz que el proceso terminado lo apruebe quien responda de la prevención de riesgos laborales.