Flowchart for anmeldelse af arbejdsulykker og nærved-ulykker

Hvad er flowchart for anmeldelse af arbejdsulykker og nærved-ulykker?

Anmeldelse af arbejdsulykker er det, der sker med en arbejdsmiljøhændelse, når den umiddelbare fare er håndteret. Nogen er kommet til skade, eller var meget tæt på. Området bliver sikret, og derefter skal hændelsen nå frem til den rigtige person inden for et fastsat vindue, vurderes op mod de anmeldelsespligter, der gælder for jer, skrives ind i en registrering, undersøges i et omfang, der svarer til hvor alvorlig den var eller kunne være blevet, og ende i handlinger, som nogen ejer, og som nogen tjekker. Den samme vej bærer ulykker, skader, arbejdsbetinget sygdom, farlige hændelser og nærved-ulykker, hvor ingen kom noget til.

Det her er ikke selve nødberedskabet. De første minutter (er området sikkert at nærme sig, evakuerer vi eller bliver vi inde, er alle gjort rede for, hvem melder faren ovre) er en kæde af beslutninger med en anden form, og de er tegnet for sig i skabelonen for nødberedskab. Dette diagram tager over, hvor den slutter: faren er ovre, og organisationen skylder nu en anmeldelse, en registrering og en løsning. To nabo-skabeloner bruger ordet hændelse om noget helt andet: incident management-processen handler om en it-servicedesk, der genopretter en nedbrudt service, og incident response-processen handler om en sikkerhedshændelse. Involverede jeres hændelse et menneske, et køretøj, et stof eller en maskine, er det denne side, I skal bruge.

Diagrammet løber over fem baner (tilskadekommen eller vidne, nærmeste leder, arbejdsmiljøansvarlig, HR og Arbejdstilsynet) og fem faser fra straksindsats til lukning. Det fastholder tre beslutninger, som skrevne procedurer normalt lader stå implicit: om hændelsen er en alvorlig skade eller en anmeldelsespligtig hændelse, der skal meldes eksternt, hvilket undersøgelsesniveau den fortjener, og om de korrigerende handlinger rent faktisk virkede. Det stopper også, hvor andre processer tager over: selve undersøgelsesmetoden ligger i skabelonen for rodårsagsanalyse, og en formel registrering af korrigerende og forebyggende handlinger ligger i CAPA-skabelonen. Anmeldelsespligter, frister og opbevaringsperioder er forskellige fra land til land og fra branche til branche, så behandl det her som en struktur, I fylder jeres egne regler ind i, frem for som en beskrivelse af, hvad loven kræver af jer.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem baner (tilskadekommen eller vidne, nærmeste leder, arbejdsmiljøansvarlig, HR og Arbejdstilsynet) fordelt på fem faser: Straksindsats, Underretning, Registrering, Undersøgelse samt Handlinger og opfølgning
• Indsatsen før noget papirarbejde: førstehjælp og tilkald af hjælp i den tilskadekomnes bane, og derefter lederen, der sikrer området, så stedet er stabiliseret, før nogen begynder at skrive hændelsen op
• Underretning af nærmeste leder inden for jeres eget vindue og derefter ét registreringstrin, som både sender hændelsen videre til den arbejdsmiljøansvarlige til vurdering og (på fraværsgrenen) over til HR, der registrerer fraværet og tilbyder støtte
• Beslutningen 'Alvorlig skade eller anmeldelsespligtig hændelse?' som den eksterne anmeldelsesport: den anmeldelsespligtige gren kører en anmeldelse til Arbejdstilsynet og myndighedens egen registrering, den ikke-anmeldelsespligtige gren går direkte videre, og begge mødes igen i den samme ulykkesregistrering
• En tredelt beslutning, 'Hvilket undersøgelsesniveau?': fuld, med indsamling af dokumentation og afhøring af vidner; lokal, en teamgennemgang ledet af nærmeste leder; eller kun registrering, en mindre hændelse der går i registret til brug for tendenser, hvor de to undersøgelsesgrene mødes igen ved rodårsag og medvirkende faktorer
• Kontrol i stedet for lukning på tillid: 'Er handlingerne udført og virksomme?' løber tilbage til 'Aftal handlinger, ansvarlige og frister', når svaret er nej, og kun et virksomt svar fører videre til opdatering af ulykkesjournal og register, tendensgennemgang i arbejdsmiljøudvalget og en sag, der lukkes med læringen delt

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skal skrive eller opdatere en procedure for anmeldelse af arbejdsulykker og har brug for én side, der viser, hvem der underretter, hvem der afgør om noget er anmeldelsespligtigt, hvem der undersøger, og hvem der lukker sagen
• Nærved-ulykker bliver stort set ikke meldt, og I vil vise folk, hvilken vej en hændelse tager, hvor kort den første del af den er, og at den ikke ender i skyld
• En anmeldelsespligtig skade blev anmeldt for sent, og beslutningen om ekstern anmeldelse mangler en navngiven ejer og en navngiven stedfortræder til, når den person er væk
• Der bliver aftalt korrigerende handlinger efter hændelser, men ingen går tilbage og tjekker, om de virkede, og I vil have den kontrol ind i processen frem for i nogens kalender
• I forbereder en ISO 45001-audit eller et tilsynsbesøg og skal kunne vise, hvordan hændelser bliver meldt, registreret, undersøgt og fulgt til dørs

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres rigtige roller

   Erstat tilskadekommen eller vidne, nærmeste leder, arbejdsmiljøansvarlig, HR og Arbejdstilsynet med de roller, I faktisk har. Mindre virksomheder har ofte ingen dedikeret arbejdsmiljøansvarlig: skriv i så fald navnet på den, der har opgaven, frem for at slette banen, for beslutningerne i den bane skal stadig træffes af nogen. Behold myndighedsbanen, selv om I sjældent bruger den, for det er den, der gør den eksterne anmeldelsespligt synlig på siden.

2. Skriv jeres interne frist på underretningstrinnet

   Beslut, hvor hurtigt en hændelse skal nå frem til nærmeste leder, og skriv det på trinnet 'Underret nærmeste leder'. Inden vagten slutter er en almindelig og brugbar regel. Skriv, hvad der sker, når nærmeste leder selv er en del af hændelsen eller ikke er til stede, og giv folk en vej, der ikke afhænger af, at én bestemt person sidder ved sit bord.

3. Fyld jeres egne anmeldelsesregler ind

   Åbn beslutningen 'Alvorlig skade eller anmeldelsespligtig hændelse?' og erstat den generiske formulering med de kategorier og frister, der gælder, hvor I arbejder. I Danmark skal arbejdsulykker med fravær ud over tilskadekomstdagen anmeldes til Arbejdstilsynet i EASY senest 14 dage efter første fraværsdag, og ved dødsfald eller alvorlig personskade skal Arbejdstilsynet underrettes straks og senest inden for 24 timer. Kan der være krav på erstatning, skal skaden desuden anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring inden for anmeldelsesfristen på et år. Bekræft de regler, der gælder for jeres arbejdssteder og jeres branche, frem for at kopiere en liste.

4. Fastlæg tærsklerne for undersøgelsesniveau

   Beslutningen 'Hvilket undersøgelsesniveau?' virker kun, hvis udløseren for hver gren står skrevet. Skalér efter den potentielle alvorlighed og ikke kun efter det faktiske udfald: en nærved-ulykke, der kunne have kostet et liv, fortjener den fulde gren, mens en mindre førstehjælpssag normalt ikke gør. Uden nedskrevne udløsere bliver niveauet afgjort af, hvem der tilfældigvis har tid den uge, og det er sådan, gentagne hændelser bliver registreret tre gange og undersøgt nul gange.

5. Afklar, hvor registreringen faktisk foretages

   Diagrammet viser ulykkesjournalen og registret blive opdateret tæt på lukningen, hvilket er der, afstemningen sker. Selve indførslen hører til på ulykkestidspunktet. Markér på jeres version, hvem der foretager den, hvor journalen ligger, og hvordan de enkelte indførsler holdes fortrolige: ulykkesregistreringer indeholder helbredsoplysninger og bliver læst senere af folk, der ikke har brug for at se resten af journalen.

6. Giv kontrollen og udvalgsgennemgangen rigtige datoer

   Sæt en frist og en ansvarlig på hver korrigerende handling og en dato på tjekket 'Er handlingerne udført og virksomme?', så løkken tilbage til at aftale handlinger på ny udløses af en kalender og ikke af den næste lignende hændelse. Fastlæg derefter, hvor ofte arbejdsmiljøudvalget mødes, og hvad det ser på: antal fordelt på type, anmeldelsesgraden for nærved-ulykker, overskredne handlinger og gengangere blandt årsagerne. Tendensgennemgangen er det eneste trin i processen, der finder det problem, ingen har meldt.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på en ulykke, en hændelse og en nærved-ulykke?

Hændelse er paraplybegrebet. En ulykke er en hændelse, der forvoldte skade: en personskade, sygdom eller materiel skade. En nærved-ulykke forvoldte ingen skade, men havde en reel mulighed for det, og arbejdsbetinget sygdom udvikler sig over tid frem for i én begivenhed. De rejser alle den samme vej i dette diagram, fordi en ulykke og en nærved-ulykke ofte kun adskiller sig ved, hvor nogen tilfældigvis stod. Punktet, hvor de deler sig, er beslutningen 'Hvilket undersøgelsesniveau?', som er der, alvorlighed og potentiel alvorlighed bliver vejet.

Hvor hurtigt skal en arbejdsulykke anmeldes?

Der er to ure, og de er ikke det samme. Det interne sætter I selv, og inden vagten slutter er en almindelig regel. Det eksterne er sat af lovgivningen og er forskelligt fra land til land. I Danmark skal arbejdsulykker, der medfører fravær ud over tilskadekomstdagen, anmeldes til Arbejdstilsynet i EASY senest 14 dage efter første fraværsdag, mens dødsfald og alvorlig personskade skal meldes straks og senest inden for 24 timer. Hvis der kan være krav på erstatning, skal skaden også anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, hvor anmeldelsesfristen er et år. Tjek de pligter, der gælder for jeres egne arbejdssteder og jeres branche.

Skal nærved-ulykker anmeldes til myndighederne?

Som regel ikke. De fleste eksterne anmeldelsespligter udløses af en faktisk personskade, en arbejdsbetinget sygdom eller en bestemt oplistet hændelse, så en nærved-ulykke er kun eksternt anmeldelsespligtig, hvis den falder ind under en sådan liste, hvilket typisk gælder farlige hændelser med et større skadespotentiale. Internt vil I derimod have hver eneste nærved-ulykke, for de er den billigste information om jeres arbejdsplads, I nogensinde får. Derfor stopper den ikke-anmeldelsespligtige gren i dette diagram ikke; den går videre til ulykkesregistreringen ligesom alt andet.

Hvor dybt skal undersøgelsen gå?

Proportionalt med den faktiske og den potentielle alvorlighed, og derfor gør diagrammet det til en beslutning frem for et fast trin. Den fulde gren indsamler dokumentation og hører vidner, før nogen årsag bliver udpeget; den lokale gren er en teamgennemgang ledet af nærmeste leder; grenen med kun registrering sender en mindre hændelse i registret, så den stadig tæller med i tendenserne. Alle veje, der undersøger, ender ved rodårsag og medvirkende faktorer, for at stoppe ved 'menneskelig fejl' giver en korrigerende handling, der reelt bare er en påmindelse. Vil I have selve analysemetoden (problemformulering, dokumentation, tidslinje, afprøvning af hypoteser), så brug skabelonen for rodårsagsanalyse.

Hvordan adskiller den sig fra skabelonerne for nødberedskab og it-hændelser?

Omfanget. Flowchartet for nødberedskab dækker kun de første minutter: om det er sikkert at nærme sig, om der skal evakueres eller blives inde, optællingen af personer, og hvem der melder faren ovre. Dette diagram starter derefter og dækker underretning, registrering, undersøgelse og udbedring. Incident management-processen og incident response-processen bruger det samme ord om henholdsvis afbrudte it-services og sikkerhedshændelser, og ingen af dem involverer førstehjælp, en ulykkesjournal eller en arbejdsmiljømyndighed.

Bliver vi compliant med ISO 45001 eller anmeldelsesreglerne ved at bruge denne skabelon?

Nej. Det er en startstruktur og ikke et compliance-dokument, og intet diagram skaber compliance i sig selv. Det, den gør, er at gøre pligterne synlige, så I kan holde dem op mod jeres egne regler. ISO 45001 punkt 10.2 dækker hændelse, afvigelse og korrigerende handling og forventer, at hændelser bliver undersøgt, at årsagerne bliver fastlagt, at der bliver handlet, og at effekten af den handling bliver vurderet, hvilket er grunden til, at kontrolbeslutningen og løkken tilbage til at aftale handlinger på ny er tegnet frem for underforstået. Erstat anmeldelseskriterier, frister og opbevaringsperioder med dem, der faktisk gælder for jer, og få den færdige proces godkendt af den, der er ansvarlig for arbejdsmiljøet.