員工紀律處分流程圖範本
員工紀律處分流程圖：非正式階段、調查、停職分支、紀律聆訊，由不予處分到解僱的結果，以及由另一位管理人員受理的覆核。
運作方式
把泳道改名為你們真實的角色
把直屬經理、人力資源部、調查人、員工與覆核負責人，換成你們實際擁有的角色。規模較小的機構常把調查人併入人力資源部——如果你們這樣做，就要寫明當人力資源部或經理本人是證人時由誰調查。即使覆核負責人這條泳道通常由同一個人擔任，也要把它獨立保留，因為唯一一條不能變通的規則是：覆核必須由未曾參與原決定的人作出。
把你們自己的判斷準則寫進「是否適合非正式解決？」
這條分支決定了整宗個案的處理方式，所以請把備註換成你們自己的表述。通常的做法是：輕微的、首次的或與表現有關的關注由非正式開始，而被指控的嚴重行為失當、騷擾、歧視或危及他人安全的行為直接進入正式路徑。請在兩條分支上都記錄作出選擇的理由，因為人們日後會追問的，永遠是這宗個案為甚麼與另一宗被區別對待。
在用得著之前先訂立停職規則
在「調查期間是否需要停職？」上寫明誰有權批准停職、必須先考慮哪些替代方案——臨時調職、更改職務、在監督下工作——以及多久重新檢視一次停職。在政策中寫明停職是中性措施而不是處分、通常照發全額薪金，並把它控制在調查所容許的最短時間之內。
訂明通知信必須包含甚麼
「書面通知出席聆訊」是大部分不公平結果的源頭。決定一份合規的通知包含甚麼：被指控的事項、決定所依據的證據、足以讓員工準備的提前時間、可能的結果（在解僱亦在考慮範圍內時須寫明），以及對陪同權的確認。並指定一位不是調查人的主持人。
列出你們的處分等級以及由誰可以施行
把「結果決定？」展開成你們政策實際使用的等級——常見的是不予處分、第一次書面警告、最後一次書面警告與解僱——並記錄每一次警告的有效期；六個月或十二個月都是常見的選擇，並沒有一個固定數字，所以選一個並始終如一地適用。寫明哪個角色擁有解僱的權限，因為這很少是直屬經理一個人。
議定保存期限，然後發布版本
決定紀律處分文件保存多久、受限檔案存放在哪裡、由誰可以查閱，並把這三件事都與你們負責資料保障的人議定。然後審批這張圖並標註日期，作為你們書面程序所引用的那個版本。如果幾個月後某個結果被質疑，要緊的是當時生效的是哪個版本，所以請保留修訂紀錄，而不是就地改寫。
常見問題
紀律處分流程與申訴流程有甚麼分別？
方向。紀律處分流程由僱主就員工的行為或表現發起，也就是本頁所畫的流程：提出關注、調查、聆訊、結果、覆核。申訴則由員工就自己在工作中受到的對待提出，走向剛好相反——員工提交，僱主調查並作出裁定，員工可以申請覆核，那條流程畫在員工申訴流程範本裡。兩者可能相遇：正在被紀律處分的員工有時會就處理方式提出申訴，你們的政策應該寫明紀律個案是否在申訴處理期間暫停、兩者是否合併處理，或者由誰來決定這一點。
甚麼情況下應該改走表現改善計劃？
常用的判斷準則是做不到還是不願做。技能、知識或能力上的欠缺屬於能力問題，通常應放進表現改善計劃，配以目標、支援與檢討會議。違反規則、拒不執行或不誠實屬於行為問題，應走本頁所畫的紀律路徑。把能力問題當作行為失當來處理，對員工不公平，被質疑時亦很少站得住；把行為問題當作表現改善計劃來處理，則只是把該面對的時點往後推。表現改善計劃範本中的決策樹正是在做這道選擇，當中還包括會徹底改變路徑的健康狀況、殘疾與合理便利問題，而當答案是行為時，它就把個案交到本圖手上。
調查期間是否必須讓當事人停職？
不必。停職只是若干選項之一，本圖刻意把它做成一條分支而不是一個步驟。它通常只用於當事人繼續在崗會危及人身、證據或調查本身的指控。請先考慮替代方案——臨時調職、更改職務、限制系統存取權限或在監督下工作——如果最終決定停職，請記錄這些方案為甚麼被排除。使用停職時，要把它當作中性措施而不是處分，盡可能縮短時間，通常照發全額薪金，並按固定間隔重新檢視。一次長期而沒有期限的停職本身就是一種風險，對員工和對僱主都是。
覆核應該由誰受理，結果會不會變得更重？
覆核應由一位既未參與調查、亦未參與原決定的管理人員受理，最好職級更高。這正是本圖把「覆核是否成立？」與「更改或撤銷處分」放進獨立的覆核負責人泳道的原因。員工應該能夠在覆核會議上陳述理由，並與在最初的聆訊上一樣由他人陪同。至於結果會不會變得更重：很多政策明確訂明處分不會因覆核而加重，理由是結果可能變差的風險會令人索性不去申請覆核。無論你們採取哪種立場，都請把它寫進政策，別讓任何人到了覆核會議上才發現。
一次紀律處分流程應該走多久？
並不存在一份統一的固定時間表，也沒有必要憑空發明一個數字。被廣泛接受的期望是每個階段都及時處理、不作不合理的拖延。香港亦沒有為紀律程序訂立法定時間表，但拖得很久之後才作出的處理更難說明其合理性，因此把延誤的理由記錄在案格外重要。實務上的做法是：在「書面通知出席聆訊」、聆訊本身、「以書面形式確認結果」以及覆核旁邊寫上你們自己的時限，並寫明每一個時鐘由哪裡開始走。錨定在一個登記在案的日期上、而不是有人打開個案的時刻，才令這項承諾可量度；而當延誤的原因被記錄在個案檔案裡時，延誤亦更容易說明。