Diagrama de flujo del proceso de solicitud de formación

¿Qué es diagrama de flujo del proceso de solicitud de formación?

Una solicitud de formación es un empleado pidiendo una formación que la organización no le ha asignado. Queda fuera del plan anual de formación y fuera de la formación obligatoria o de entrada al puesto, que las programa otra persona y simplemente aparecen en la agenda. Como nadie la presupuestó de antemano, la solicitud tiene que ganarse su sitio: necesita una justificación ligada al puesto, un coste completo y no solo la matrícula, y alguien con la autoridad delegada para comprometer el dinero.

Este diagrama cubre únicamente la fase de solicitud y aprobación, desde que un empleado plantea la idea hasta una reserva confirmada y una anotación en el registro de formación. Se detiene ahí a propósito. Lo que ocurre después de la reserva (asistir, evaluarse, acreditar la competencia y comprobar meses más tarde si la formación cambió algo) pertenece al proceso de formación general, que está mapeado por separado. Una necesidad detectada en una evaluación del desempeño, en un hallazgo de auditoría o en un cambio normativo también entra por otro sitio, por la detección de necesidades formativas, porque esa necesidad la confirma la organización en lugar de proponerla la persona.

El diagrama se reparte en cinco carriles (Empleado, Responsable directo, Formación y Desarrollo, Finanzas y Proveedor) y seis fases. Mantiene visibles las rutas incómodas en lugar de tratarlas como excepciones: una solicitud que no es relevante para el puesto sale por el responsable y no después de que Formación haya dedicado una semana a estudiarla, una solicitud sin presupuesto se registra y se cierra en vez de quedarse abierta indefinidamente, y toda denegación, en la fase en que se haya producido, se escribe en el mismo registro de resultado con su motivo antes de que el empleado decida si revisa la petición y la vuelve a enviar.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cinco carriles o swimlanes (Empleado, Responsable directo, Formación y Desarrollo, Finanzas y Proveedor) repartidos en seis fases: Solicitud, Revisión del responsable, Comprobación de presupuesto, Aprobación, Reserva y Confirmación
• Una solicitud con coste desde el principio: el empleado redacta la justificación de negocio y después envía la solicitud con el coste total (desplazamientos, materiales, tasas de examen y jornadas fuera del puesto) y no solo la matrícula del curso
• Una decisión «¿Relevante para el puesto?» en el carril del Responsable directo, seguida de un paso explícito «Acordar fechas y cobertura del equipo», de modo que la liberación de horas se cierre antes de pedirle a nadie que ponga el dinero
• Una comprobación «¿Hay presupuesto disponible?» contra el presupuesto de formación restante, cuya rama No va al mismo registro de resultado que cualquier otra denegación en lugar de dejar la solicitud abierta
• Un enrutado «¿Supera el umbral de aprobación?» que manda las peticiones pequeñas a una revisión dentro del límite delegado de Formación y las grandes a Finanzas, con ambas rutas reencontrándose en «Elegir proveedor y fechas del curso» y una única decisión «¿Solicitud aprobada?»
• La rama denegada: «Registrar la resolución y el motivo» y después una decisión «¿Revisar y volver a enviar?» que devuelve al empleado al paso de justificación o termina en «Solicitud denegada y cerrada». La rama aprobada emite el pedido, el proveedor confirma plaza y datos de acceso, el empleado bloquea las fechas y la formación se añade al registro

Cuándo usar esta plantilla

• Los empleados piden cursos por correo y después nadie sabe decir quién aprobó qué ni cuánto se gastó el año pasado en formación puntual
• Tenéis un plan anual de formación y un presupuesto, pero ninguna ruta definida para las peticiones que llegan fuera de ellos
• Los responsables y Formación discrepan sobre quién decide, sobre todo en el coste y en la liberación de horas
• Estás configurando un LMS, un sistema de RR. HH. o un formulario de la intranet, y hay que cerrar el enrutado de aprobación, el umbral y los campos obligatorios antes de que nadie lo construya
• Necesitas demostrar en una revisión que el gasto discrecional en formación lo autorizó alguien con la autoridad delegada para comprometerlo

Cómo funciona

1. Renombra los carriles con vuestros roles reales

   Sustituye Empleado, Responsable directo, Formación y Desarrollo, Finanzas y Proveedor por las funciones que existen de verdad. En organizaciones pequeñas Formación vive dentro de RR. HH. y Finanzas es una sola persona de referencia; fusiona esos carriles en lugar de dibujar un traspaso que nunca ocurre. Conserva el carril de Proveedor incluso para cursos internos, porque un formador interno también tiene que confirmar una plaza y una fecha.

2. Define qué debe llevar la solicitud

   Fija los campos en el paso de envío: título del curso, proveedor, fechas, modalidad, matrícula, desplazamiento y alojamiento, tasas de examen o certificación, jornadas fuera del puesto y la capacidad que desarrolla la formación. Indica si el tiempo de ausencia se imputa al equipo, porque ese es el coste por el que discuten los responsables después de aprobar y no antes.

3. Haz que la comprobación de presupuesto mire el gasto comprometido

   «¿Hay presupuesto disponible?» debe evaluar el presupuesto restante después de las plazas ya reservadas para más adelante en el año, no solo lo que se ha facturado. Las plazas reservadas y aún no facturadas son la razón por la que un presupuesto de formación parece sano en el mes seis y está agotado en el siete.

4. Fija el umbral de aprobación y déjalo por escrito

   Toma la cifra de vuestra matriz de delegación de autoridad, indica la moneda y di si se aplica a la matrícula o al coste total. Indica también quién aprueba cuando el solicitante es a la vez aprobador, y quién aprueba en su ausencia, para que el enrutado no acabe cayendo en quien esté disponible.

5. Decide qué significa «relevante para el puesto»

   Dale al responsable un criterio en lugar de una impresión: ¿la formación apoya un objetivo del plan de desarrollo actual, una capacidad que el puesto va a necesitar, o un requisito del propio puesto? Registra cuál de los tres aplicó, para que las denegaciones sean coherentes entre responsables y se puedan explicar después.

6. Da a cada denegación un motivo y una salida

   «Registrar la resolución y el motivo» debería usar una lista corta (no relevante, sin presupuesto, coste excesivo, fechas) más texto libre, y debería recoger las denegaciones del responsable y de la comprobación de presupuesto igual que las de la aprobación. La decisión de volver a enviar debería llevar una fecha a partir de la cual se puede reconsiderar la petición; si no, «ahora no» se convierte en «nunca».

7. Acuerda las condiciones de reserva y versiona el mapa

   Decide quién emite el pedido, cuál es la ventana de cambio y cancelación del proveedor, quién asume el coste de una no presentación y quién avisa a Formación para que se actualicen el presupuesto y el registro de formación. Después aprueba y versiona el mapa en QueryChart, para que el proceso en el que se forma a la gente sea el mismo al que puedas remitir más tarde y las modificaciones queden trazadas en lugar de circular como archivos adjuntos nuevos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un proceso de solicitud de formación?

Es la ruta que sigue una petición de formación iniciada por un empleado antes de que ocurra ninguna formación: una justificación y un coste completo, una comprobación del responsable de que la formación es relevante para el puesto y de que se puede liberar el tiempo, una comprobación de que queda presupuesto, la aprobación de quien tenga autoridad para ese importe, la elección de proveedor y fechas, y después la reserva, el pedido y una anotación en el registro de formación. Existe porque esta formación no estaba planificada ni asignada, así que alguien tiene que decidir si la organización la paga y libera las horas.

¿En qué se diferencia del proceso de formación general?

Este diagrama es solo la primera mitad. Termina en una plaza reservada y una anotación en el registro de formación. El proceso de formación general arranca de una necesidad que ha identificado la organización (mediante detección de necesidades formativas, un ciclo de evaluación del desempeño, un hallazgo de auditoría o un cambio normativo) y continúa más allá de la impartición hasta la evaluación de competencia, el registro de formación y una comprobación posterior de si la formación fue eficaz. Usa esta plantilla cuando la pregunta sea «¿financiamos y reservamos esto?»; usa la del proceso de formación cuando la pregunta sea «¿cómo sabemos que la persona ya es competente?».

¿Quién debe aprobar una solicitud de formación?

Intervienen dos aprobaciones distintas y a menudo se confunden. El responsable directo aprueba la relevancia y la liberación del tiempo, porque ese es el coste que soporta el equipo. El titular del presupuesto aprueba el dinero, lo que en la mayoría de organizaciones significa Formación hasta un límite declarado y Finanzas por encima. Escribe ese límite en vuestra matriz de delegación de autoridad en lugar de dejarlo a la costumbre, y anota al aprobador en el registro. Cuando el responsable de un empleado es también el titular del presupuesto, deja indicado quién aprueba en su lugar, para que nadie firme el gasto de su propio equipo sin un segundo par de ojos.

¿Qué debe pedir un formulario de solicitud de formación?

Lo suficiente para decidir sin un correo de seguimiento: el curso, el proveedor, las fechas y la modalidad; el coste total, es decir matrícula más desplazamiento, alojamiento, materiales y cualquier tasa de examen o certificación; las jornadas fuera del puesto; la capacidad que se desarrolla y a qué objetivo o requisito del puesto responde; y las necesidades de cobertura. El campo que más se olvida es el coste en tiempo, y es justo el que más veces reabre una solicitud ya aprobada.

¿Qué debe pasar cuando se deniega una solicitud de formación?

Registrar la resolución y el motivo en el mismo sitio, sea cual sea la fase en la que se produjo la denegación, y después dar al empleado una decisión explícita sobre revisar y volver a enviar. En este diagrama, un «no relevante» del responsable, un presupuesto agotado y una aprobación denegada convergen en un único paso de registro y en una única decisión «¿Revisar y volver a enviar?», que devuelve al empleado a la justificación o termina en «Solicitud denegada y cerrada». Las denegaciones que solo se comunican de palabra son la razón por la que la misma petición reaparece dos veces al año y por la que nadie sabe explicar qué financia realmente la organización.

¿Mapear este proceso cumple el apartado 7.2 de la ISO 9001?

No, y no es su intención. El apartado 7.2 (Competencia) trata de determinar la competencia necesaria, asegurar que las personas son competentes, actuar cuando hay una brecha, evaluar la eficacia de esa acción y conservar información documentada como evidencia. Un flujo de solicitud y aprobación aporta el registro de la aprobación y el traspaso al registro de formación, pero la evidencia de competencia sale de los pasos de evaluación y de eficacia, que están en el proceso de formación general. Trata este diagrama como el control de financiación y autorización, no como evidencia de competencia.