Flowchart for kursusansøgning: fra ansøgning til tilmelding

Hvad er flowchart for kursusansøgning: fra ansøgning til tilmelding?

En kursusansøgning er en medarbejder, der beder om uddannelse, organisationen ikke allerede har tildelt vedkommende. Den ligger uden for den årlige uddannelsesplan og uden for obligatorisk uddannelse og introduktionsforløb, som begge er planlagt af andre og blot dukker op i kalenderen. Fordi ingen har budgetteret med den på forhånd, skal en ansøgning gøre sig fortjent til sin plads: den kræver en begrundelse knyttet til rollen, en samlet pris frem for et kursusgebyr, og en person med den delegerede kompetence til at binde pengene.

Dette diagram dækker kun ansøgnings- og godkendelsesfasen: fra det øjeblik en medarbejder rejser idéen, til der er en bekræftet tilmelding og en linje i uddannelsesregistreringen. Det stopper bevidst dér. Hvad der sker efter tilmeldingen (deltagelse, vurdering, dokumentation af kompetence og et tjek måneder senere af, om uddannelsen ændrede noget) hører til den bredere uddannelsesproces, som er tegnet for sig. Et behov, der er fundet gennem MUS, en auditobservation eller en regelændring, kommer også ind et andet sted, nemlig via kompetenceafdækningen, fordi det behov er bekræftet af organisationen frem for foreslået af den enkelte.

Diagrammet løber over fem baner (medarbejder, nærmeste leder, uddannelsesansvarlig, økonomi og kursusudbyder) og seks faser. Det holder de ubehagelige veje synlige i stedet for at behandle dem som undtagelser: en ansøgning, der ikke er relevant for rollen, forlader forløbet hos lederen frem for efter at den uddannelsesansvarlige har brugt en uge på den; en ansøgning uden budget tilbage bliver registreret og lukket i stedet for at ligge åben i det uendelige; og hvert eneste afslag, uanset hvilken fase det skete i, skrives til den samme udfaldsregistrering med en begrundelse, før medarbejderen tager stilling til at revidere og søge igen.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem baner (medarbejder, nærmeste leder, uddannelsesansvarlig, økonomi og kursusudbyder) fordelt på seks faser: Ansøgning, Ledergennemgang, Budgettjek, Godkendelse, Tilmelding og Bekræftelse
• En prissat ansøgning fra start: medarbejderen skriver den faglige begrundelse og sender derefter ansøgningen med den samlede omkostning (rejse, materialer, eksamensgebyr og arbejdsdage væk fra rollen) og ikke kursusgebyret alene
• En beslutning, 'Relevant for rollen?', i lederens bane efterfulgt af et udtrykkeligt trin, 'Aftal tidspunkt og afløsning', så frigivelsen af tid er afklaret, før nogen bliver bedt om at finansiere ansøgningen
• Et tjek, 'Er der budget?', mod det resterende uddannelsesbudget, hvor nej-grenen går til den samme udfaldsregistrering som alle andre afslag i stedet for at lade ansøgningen ligge åben
• En routing, 'Over godkendelsesgrænsen?', der sender mindre ansøgninger til en vurdering inden for den uddannelsesansvarliges delegerede beløbsgrænse og større til økonomi, hvor begge veje mødes igen i 'Vælg udbyder og kursusdatoer' og i én fælles beslutning, 'Er ansøgningen godkendt?'
• Afslagsgrenen: 'Registrér udfald og begrundelse' og derefter beslutningen 'Revidér og send igen?', som enten sender medarbejderen tilbage til begrundelsen eller ender i 'Ansøgning afvist og lukket'. Godkendelsesgrenen opretter en indkøbsordre, udbyderen bekræfter plads og praktiske oplysninger, medarbejderen reserverer datoerne, og ansøgningen tilføjes uddannelsesregistreringen

Hvornår du skal bruge skabelonen

• Medarbejdere beder om kurser på mail, og bagefter kan ingen sige, hvem der godkendte hvad, eller hvor meget der sidste år blev brugt på uddannelse uden for planen
• I har en årlig uddannelsesplan og et uddannelsesbudget, men ingen fastlagt vej for de ansøgninger, der kommer uden for begge dele
• Ledere og den uddannelsesansvarlige er uenige om, hvem der beslutter, særligt om pengene og om at frigive tiden
• I er ved at sætte et LMS, et HR-system eller en intranetformular op, og godkendelsesvejen, beløbsgrænsen og de påkrævede felter skal aftales, før nogen bygger dem
• I skal ved en gennemgang kunne vise, at frivilligt uddannelsesforbrug er godkendt af en, der havde den delegerede kompetence til at binde pengene

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres rigtige roller

   Erstat medarbejder, nærmeste leder, uddannelsesansvarlig, økonomi og kursusudbyder med de funktioner, I faktisk har. I mindre organisationer ligger uddannelse under HR, og økonomi er én forretningspartner; slå de baner sammen frem for at tegne en overlevering, der aldrig sker. Behold udbyderbanen, også for interne kurser, for en intern underviser skal stadig bekræfte en plads og en dato.

2. Definér, hvad ansøgningen skal indeholde

   Fastlæg felterne på ansøgningstrinnet: kursustitel, udbyder, datoer, undervisningsform, gebyr, rejse og ophold, eksamens- eller certificeringsgebyr, arbejdsdage væk fra rollen, og den kompetence uddannelsen udvikler. Skriv, om tiden væk belaster teamets budget, for det er den omkostning, ledere diskuterer efter godkendelsen frem for før.

3. Lad budgettjekket se på disponerede midler

   'Er der budget?' skal måle det resterende budget efter pladser, der allerede er reserveret senere på året, ikke kun det, der er faktureret. Reserverede, men endnu ikke fakturerede pladser er grunden til, at et uddannelsesbudget ser sundt ud i juni og er brugt op i juli.

4. Sæt godkendelsesgrænsen, og skriv den ned

   Tag beløbet fra jeres kompetenceplan for økonomiske dispositioner, angiv valutaen, og sig, om grænsen gælder kursusgebyret eller den samlede omkostning. Skriv også, hvem der godkender, når ansøgeren selv er godkender, og hvem der godkender i vedkommendes fravær, så ruten ikke stille falder tilbage på den, der lige er til stede.

5. Beslut, hvad 'relevant for rollen' betyder

   Giv lederen en test frem for et skøn: understøtter uddannelsen et mål i den nuværende udviklingsplan, en kompetence rollen får brug for som det næste, eller et krav i selve rollen? Notér hvilken af dem der gjaldt, så afslag bliver ensartede på tværs af ledere og kan forklares bagefter.

6. Giv hvert afslag en begrundelse og en vej videre

   'Registrér udfald og begrundelse' bør bruge en kort liste (ikke relevant, intet budget, for dyrt, dårligt tidspunkt) plus fritekst, og den skal fange afslag fra lederen og fra budgettjekket lige så vel som fra godkendelsen. Beslutningen om at søge igen bør bære en dato, hvor ansøgningen kan tages op på ny, for ellers bliver 'ikke nu' til 'aldrig'.

7. Aftal betingelserne for tilmelding, og versionér så diagrammet

   Beslut, hvem der opretter indkøbsordren, hvad udbyderens frist for ombooking og afbud er, hvem der bærer omkostningen ved et udeblivelse, og hvem der giver den uddannelsesansvarlige besked, så både budgettet og uddannelsesregistreringen bliver opdateret. Godkend og versionér derefter diagrammet i QueryChart, så den proces, folk er oplært i, er den, I kan pege på bagefter, og ændringer bliver sporet i stedet for rundsendt som nye vedhæftninger.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en proces for kursusansøgning?

Det er den vej, en medarbejderinitieret ansøgning om uddannelse følger, før der overhovedet sker noget undervisning: en begrundelse og en samlet pris, lederens tjek af at uddannelsen er relevant for rollen og at tiden kan frigives, et tjek af om der er budget tilbage, en godkendelse fra den, der har kompetencen for netop det beløb, valg af udbyder og datoer, og derefter en tilmelding, en indkøbsordre og en linje i uddannelsesregistreringen. Den findes, fordi denne uddannelse hverken var planlagt eller tildelt, så nogen skal beslutte, om organisationen vil betale for den og frigive tiden.

Hvordan adskiller den sig fra den samlede uddannelsesproces?

Dette diagram er kun den forreste halvdel. Det slutter ved en reserveret plads og en linje i uddannelsesregistreringen. Den bredere uddannelsesproces starter fra et behov, organisationen selv har fundet (gennem kompetenceafdækning, en MUS-runde, en auditobservation eller en regelændring), og fortsætter forbi undervisningen ind i kompetencevurdering, uddannelsesregistrering og et senere tjek af, om uddannelsen virkede. Brug denne skabelon, når spørgsmålet er 'skal vi finansiere og tilmelde?', og skabelonen for uddannelsesprocessen, når spørgsmålet er 'hvordan ved vi, at personen nu er kompetent?'.

Hvem skal godkende en kursusansøgning?

Der er to forskellige godkendelser i spil, og de bliver ofte blandet sammen. Nærmeste leder godkender relevansen og frigivelsen af tid, fordi det er den omkostning, teamet bærer. Budgetansvarlig godkender pengene, hvilket i de fleste organisationer betyder den uddannelsesansvarlige op til en fastsat grænse og økonomi derover. Skriv grænsen ind i jeres kompetenceplan frem for at lade den bero på vane, og notér godkenderens navn på sagen. Er medarbejderens leder samtidig budgetansvarlig, så skriv hvem der godkender i stedet, så ingen godkender sit eget teams forbrug uden et ekstra sæt øjne.

Hvad skal en ansøgningsformular til kursus spørge om?

Nok til at kunne beslutte uden en opfølgende mail: kursus, udbyder, datoer og undervisningsform; den samlede pris, altså gebyr plus rejse, ophold, materialer og et eventuelt eksamens- eller certificeringsgebyr; arbejdsdagene væk fra rollen; den kompetence der udvikles, og hvilket mål eller rollekrav den understøtter; samt en eventuel afløsning. Det felt, der oftest mangler, er tidsomkostningen, og det er også det, der oftest genåbner en allerede godkendt ansøgning.

Hvad skal der ske, når en kursusansøgning afvises?

Registrér udfaldet og begrundelsen samme sted, uanset hvilken fase afslaget skete i, og giv derefter medarbejderen en udtrykkelig beslutning om at revidere og søge igen. I dette diagram mødes lederens 'ikke relevant', et opbrugt budget og en afvist godkendelse alle i ét registreringstrin og én beslutning, 'Revidér og send igen?', som enten sender medarbejderen tilbage til begrundelsen eller ender i 'Ansøgning afvist og lukket'. Afslag, der kun nogensinde gives mundtligt, er grunden til, at den samme ansøgning dukker op to gange om året, og til at ingen kan forklare, hvad organisationen egentlig finansierer.

Opfylder vi ISO 9001 punkt 7.2 ved at tegne denne proces?

Nej, og det er heller ikke meningen. Punkt 7.2 (Kompetence) handler om at fastlægge den nødvendige kompetence, sikre at folk er kompetente, handle hvor der er et gab, evaluere effekten af den handling og bevare dokumenteret information som bevis. Et ansøgnings- og godkendelsesforløb bidrager med godkendelsesdokumentationen og overleveringen ind i uddannelsesregistreringen, men selve kompetencebeviset kommer fra vurderings- og effekttrinnene, der ligger i den bredere uddannelsesproces. Betragt dette diagram som kontrollen med finansiering og bemyndigelse, ikke som dokumentation for kompetence.