Organigramme du processus de demande de formation (demande de réservation)
Organigramme du processus de demande de formation : demande chiffrée, vérification de la pertinence du responsable hiérarchique, disponibilité du budget, seuil d'approbation du L&D ou des finances, puis réservation.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de demande de formation (demande de réservation) ?
Une demande de formation est un employé qui demande une formation que l'organisation ne lui a pas déjà attribuée. Il se situe en dehors du plan de formation annuel, ainsi qu'en dehors des formations obligatoires et d'entrée en fonction, qui sont toutes deux programmées par quelqu'un d'autre et apparaissent simplement dans un agenda. Parce que personne n'a prévu de budget à l'avance, une demande doit mériter sa place : elle nécessite une justification liée au rôle, un coût complet plutôt que des frais de cours, et une personne ayant le pouvoir délégué pour engager l'argent.
Ce tableau couvre uniquement l'étape de demande et d'approbation, depuis le moment où un employé soulève l'idée jusqu'à une réservation confirmée et une inscription dans le dossier de formation. On s'arrête là volontairement. Ce qui se passe après la réservation - assister, être évalué, prouver ses compétences et vérifier des mois plus tard si la formation a changé quelque chose - fait partie du processus de formation plus large, qui est cartographié séparément. Un besoin identifié par une évaluation, un constat d'audit ou un changement de réglementation entre également ailleurs, à travers l'analyse des besoins de formation, car ce besoin est confirmé par l'organisation plutôt que proposé par l'individu.
Le graphique s'étend sur cinq voies : employé, supérieur hiérarchique, formation et développement, finance et fournisseur - et six phases. Il garde les itinéraires difficiles visibles plutôt que de les traiter comme des exceptions : une demande qui n'est pas pertinente pour le rôle est transmise au manager plutôt qu'après que L&D y ait consacré une semaine, une demande sans budget restant est enregistrée et clôturée au lieu d'être laissée ouverte indéfiniment, et chaque refus, quel que soit le stade où il s'est produit, est écrit dans le même enregistrement de résultat avec une raison avant que l'employé ne décide de réviser et de soumettre à nouveau.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs (employé, supérieur hiérarchique, formation et développement, finances, fournisseur) répartis en six phases : demande, examen du responsable, vérification du budget, approbation, réservation et confirmation.
- Une demande chiffrée à l'avance : l'employé rédige la justification commerciale, puis soumet la demande avec le coût total - déplacement, matériel, frais d'examen et jours ouvrables - et non les frais de cours en eux-mêmes.
- Un « Pertinent pour le rôle ? » décision dans la file du supérieur hiérarchique, suivie d'une étape explicite « Convenir du timing et de la couverture de l'équipe », de sorte que la libération du temps soit réglée avant que quelqu'un ne soit invité à financer la demande.
- Un « Budget disponible ? » vérifier par rapport au budget de formation restant, dont la branche « Non » renvoie au même enregistrement de résultat que tout autre refus plutôt que de laisser la demande ouverte.
- Un message « Coût supérieur au seuil d'approbation ? » un routage qui envoie les demandes plus petites à une révision dans la limite déléguée de L&D et les plus grandes à Finances, les deux itinéraires se rejoignant à « Sélectionner le fournisseur et les dates de cours » et un seul « Demande approuvée ? » grille.
- La branche refusée : « Enregistrer le résultat et la raison », puis un « Réviser et soumettre à nouveau ? décision qui soit renvoie l'employé à l'étape de justification, soit se termine par « Demande refusée et clôturée ». L'agence agréée établit un bon de commande, le prestataire confirme le lieu et les modalités d'adhésion, le salarié bloque les dates et la demande est ajoutée au dossier de formation.
Quand utiliser ce modèle
- Les salariés demandent des cours par email, et personne ne peut dire ensuite qui a approuvé quoi ou ce qui a été dépensé en formation ponctuelle l'année dernière.
- Vous disposez d'un plan de formation annuel et d'un budget de formation, mais pas de parcours défini pour les demandes qui arrivent en dehors de ceux-ci.
- Les managers et le L&D ne sont pas d'accord sur qui décide, notamment sur les coûts et les délais.
- Vous configurez un LMS, un système RH ou un formulaire intranet, et le routage d'approbation, le seuil et les champs obligatoires doivent être convenus avant que quiconque ne les crée.
- Vous devez démontrer au moment de l'examen que les dépenses de formation discrétionnaires ont été autorisées par une personne détenant le pouvoir délégué pour les engager.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies selon vos vrais rôles
Remplacez Employé, Responsable hiérarchique, L&D, Finances et Fournisseur par les fonctions que vous avez réellement. Dans les petites organisations, le département L&D fait partie des ressources humaines et la finance est un partenaire commercial unique ; fusionnez ces voies plutôt que de procéder à un transfert qui ne se produit jamais. Gardez le couloir Fournisseur même pour les cours internes, car un formateur interne doit toujours confirmer un lieu et une date.
Définir ce que doit contenir la demande
Définissez les champs à l'étape de soumission : titre du cours, prestataire, dates, mode de prestation, frais, voyage et hébergement, frais d'examen ou de certification, jours ouvrables et capacité développée par la formation. Indiquez si le temps d'absence est facturé à l'équipe, car c'est sur ce point que les gestionnaires de coûts se disputent après l'approbation plutôt qu'avant.
Faire en sorte que le contrôle budgétaire examine les dépenses engagées
"Budget disponible ?" devrait tester le budget restant après les places déjà réservées pour plus tard dans l'année, et pas seulement ce qui a été facturé. Les places réservées mais non facturées sont la raison pour laquelle un budget de formation semble sain au sixième mois et est épuisé au septième mois.
Fixez le seuil d’approbation et notez-le
Prenez le chiffre de votre tableau de délégation de pouvoirs, indiquez la devise et indiquez s'il s'applique aux frais de cours ou au coût total. Indiquez également qui approuve lorsque le demandeur est lui-même un approbateur et qui approuve en son absence, afin que le routage ne soit pas automatiquement transféré par défaut à la personne disponible.
Décidez de ce que signifie « pertinent pour le rôle »
Donnez au manager un test plutôt qu'un jugement : la formation soutient-elle un objectif du plan de développement actuel, une capacité dont le rôle aura ensuite besoin ou une exigence du rôle lui-même ? Enregistrez lequel a postulé afin que les refus soient cohérents entre les managers et puissent être expliqués plus tard.
Donnez à chaque refus une raison et un itinéraire
"Enregistrer le résultat et la raison" devrait utiliser une liste restreinte - non pertinente, pas de budget, coût trop élevé, timing - plus du texte libre, et elle devrait capturer les refus du gestionnaire et du contrôle budgétaire ainsi que de la porte d'approbation. La décision de nouvelle soumission doit indiquer une date à laquelle la demande peut être réexaminée, sinon « pas maintenant » devient « jamais ».
Acceptez les conditions de réservation, puis versionnez la carte
Décidez qui émet le bon de commande, quelle est la fenêtre de transfert et d'annulation du fournisseur, qui supporte le coût d'une non-présentation et qui informe L&D afin que le budget et le dossier de formation soient tous deux mis à jour. Ensuite, approuvez et versionnez la carte dans QueryChart, de sorte que le processus sur lequel les personnes sont formées soit celui sur lequel vous pouvez pointer plus tard et que les modifications soient suivies plutôt que diffusées sous forme de nouvelles pièces jointes.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une démarche de demande de formation ?
C'est le parcours que suit une demande de formation initiée par un employé avant toute formation : une justification et un coût complet, un supérieur hiérarchique vérifie que la formation est pertinente pour le rôle et que le temps peut être libéré, une vérification du budget restant, l'approbation de celui qui détient l'autorité sur cette valeur, la sélection d'un prestataire et des dates, puis une réservation, un bon de commande et une inscription au dossier de formation. Elle existe parce que cette formation n'a pas été planifiée ou assignée, donc quelqu'un doit décider si l'organisation va la payer et libérer le temps.
En quoi est-ce différent du processus de formation ?
Ce graphique ne représente que la moitié avant. Il se termine par une place réservée et une inscription au dossier de formation. Le processus de formation plus large commence à partir d'un besoin identifié par l'organisation - par le biais d'une analyse des besoins de formation, d'un cycle d'évaluation, d'un résultat d'audit ou d'un changement réglementaire - et se poursuit au-delà de l'évaluation des compétences, du dossier de formation et d'une vérification ultérieure de l'efficacité de la formation. Utilisez ce modèle lorsque la question est « devrions-nous financer et réserver cela ? » ; utilisez le modèle de processus de formation lorsque la question est « comment savons-nous que la personne est désormais compétente ? ».
Qui doit approuver une demande de formation ?
Il s'agit de deux approbations différentes et elles sont souvent confondues. Le supérieur hiérarchique valide la pertinence et le gain de temps, car c'est le coût que supporte l'équipe. Le responsable du budget approuve l'argent, ce qui, dans la plupart des organisations, signifie L&D jusqu'à une limite indiquée et les finances au-delà de cette limite. Écrivez la limite dans votre calendrier de délégation d'autorité plutôt que de la laisser à l'habitude et nommez l'approbateur dans le dossier. Lorsque le responsable d'un employé est également le responsable du budget, indiquez qui approuve à la place, afin que personne n'approuve les dépenses de sa propre équipe sans une deuxième paire d'yeux.
Que doit demander un formulaire de demande de formation ?
De quoi décider sans email de suivi : le cours, le prestataire, les dates et le mode de livraison ; le coût total, c'est-à-dire les frais plus le déplacement, l'hébergement, le matériel et les frais d'examen ou de certification ; les jours ouvrables en dehors du rôle ; la capacité en cours de développement et l'objectif ou l'exigence de rôle qu'elle soutient ; et toutes les dispositions de couverture nécessaires. Le champ qui manque le plus souvent est le coût en temps, et c'est celui qui rouvre le plus souvent une demande approuvée.
Que doit-il se passer lorsqu'une demande de formation est refusée ?
Enregistrez le résultat et la raison au même endroit, quelle que soit l'étape à laquelle le refus s'est produit, puis donnez à l'employé une décision explicite concernant la révision et la soumission à nouveau. Dans ce graphique, les mentions « non pertinent » d'un responsable, un budget épuisé et une approbation refusée convergent tous vers une étape d'enregistrement et une étape « Réviser et soumettre à nouveau ? décision, qui soit renvoie le salarié à la justification, soit se termine par « Demande refusée et clôturée ». Les refus qui ne sont communiqués que verbalement expliquent pourquoi la même demande réapparaît deux fois par an et pourquoi personne ne peut expliquer ce que l'organisation finance réellement.
La cartographie de ce processus satisfait-elle à la clause 7.2 de la norme ISO 9001 ?
Non, et ce n’est pas prévu. La clause 7.2 (Compétence) vise à déterminer la compétence nécessaire, à garantir que les personnes sont compétentes, à agir en cas de lacune, à évaluer l'efficacité de cette action et à conserver les informations documentées comme preuve. Un flux de demande et d'approbation contribue au dossier d'approbation et au transfert dans le dossier de formation, mais la preuve de compétence provient des étapes d'évaluation et d'efficacité qui font partie du processus de formation plus large. Considérez ce tableau comme un contrôle de financement et d'autorisation, et non comme une preuve de compétence.