Organigramme du processus de formation des employés (dossier individuel)
Organigramme du processus de formation des employés pour le dossier d'une personne : affectation et date d'échéance, obligatoire ou facultative, présence, contrôle des compétences et remise à niveau.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de formation des employés (dossier individuel) ?
Un processus de formation des employés est ce qui arrive à une exigence de formation une fois qu'elle figure dans le dossier d'une personne. Il est attribué, il porte une date d'échéance, l'employé enregistre et assiste, la compétence est jugée là où le travail le justifie, et le dossier est mis à jour afin que quelqu'un puisse montrer plus tard sur quoi cette personne a été formée, quand et comment le résultat a été décidé. Tout ce qui suit s'applique à un seul employé. Il n’y a pas de cohorte, pas de tour de budget et pas de catalogue de cours.
Cette limite est délibérée, car ce n'est pas le processus qui construit le programme de formation d'une organisation. L'analyse des besoins en formation, le plan annuel, l'approbation du budget et de la version, la décision d'acheter ou de créer un cours et l'évaluation ultérieure de savoir si la formation a changé quelque chose sur le lieu de travail se situent tous en amont et opèrent sur des groupes plutôt que sur des individus ; c’est le territoire du processus de formation plus large. Ce tableau reprend après : un cours existe, et une personne nommée doit le terminer avant une date. Il ne s'arrête pas non plus à l'intégration, qui offre le premier bloc de formation d'un débutant dans une séquence d'adhésion plus large, et à l'évaluation elle-même, qui n'est que l'une des trois choses qui peuvent inscrire une exigence dans le dossier en premier lieu.
Cinq voies portent le flux. La file Employé contient les points où la personne agit réellement, réservant, assistant et passant l'évaluation, et elle contient également l'état final, car le dossier lui appartient. Le supérieur hiérarchique confirme les exigences du rôle, libère du temps pour une formation facultative, absorbe l'escalade en retard et décide si une évaluation échouée fait l'objet d'une nouvelle tentative. L&D attribue et enregistre. Le formateur dispense, juge la compétence et délivre le certificat. La conformité possède des dates, à la fois pour le balayage des dates d'échéance et pour le rappel. Séparer les dates du L&D est ce qui rend la formation en retard visible à quelqu'un dont le travail consiste à l'examiner.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs (employé, supérieur hiérarchique, formation et développement, formateur, conformité) répartis en cinq phases : affectation, notification et réservation, présence et achèvement, contrôle des compétences, enregistrement et recyclage.
- Affectation : "La formation devient due pour l'employé" enregistre lequel des trois déclencheurs s'est appliqué (une exigence du rôle, un changement réglementaire ou une action convenue lors de l'évaluation), le supérieur hiérarchique confirme les besoins du rôle, et L&D l'affecte au dossier de l'employé et lui informe d'une date d'échéance.
- Un « Obligatoire ou facultatif ? » fractionné : les devoirs obligatoires vont directement à "Réserver une place dans le cours", tandis que les devoirs facultatifs passent par le supérieur hiérarchique jusqu'à "Convenir du temps d'étude et de la priorité" avant qu'une place ne soit réservée.
- Un « Terminé à la date d'échéance ? » balayage dans le couloir de conformité, dont la branche en retard est transmise au supérieur hiérarchique pour « convenir d'une nouvelle date d'achèvement » et renvoie l'employé à la réservation plutôt que de fermer tranquillement.
- Un « Bilan de compétences requis ? » décision qui ignore l'évaluation pour une formation de sensibilisation, puis « Compétence démontrée ? » dans la voie des entraîneurs. Un échec est transmis au supérieur hiérarchique « Reprise acceptée ? » décision, qui soit renvoie le salarié à l'inscription, soit se termine par « Service retenu en attendant la reconversion ».
- Enregistrement et recyclage : le formateur délivre le certificat d'achèvement, L&D met à jour le dossier de formation individuel, la conformité fixe la date d'échéance du recyclage et la branche de recyclage renvoie à la mission lorsqu'elle arrive à échéance.
Quand utiliser ce modèle
- Vous pouvez montrer qu'un cours s'est déroulé, mais pas qu'un employé nommé l'a terminé à la date prévue.
- Les formations obligatoires ou réglementées sont en retard et personne n’est d’accord sur qui est informé, à quelle vitesse et ce qu’il est censé faire à ce sujet.
- Vous configurez des affectations, des rappels et des règles d'escalade dans un système LMS ou RH, et souhaitez que le routage soit convenu avant que quiconque ne le construise.
- Un auditeur, un client ou un régulateur demande comment la compétence est attestée pour un titulaire de poste spécifique, et la réponse doit être un dossier plutôt qu'un catalogue de cours.
- Les reprises et les tâches restreintes sont traitées au cas par cas, et la décision nécessite un propriétaire nommé et un résultat écrit.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies selon vos vrais rôles
Remplacez l'employé, le supérieur hiérarchique, le L&D, le formateur et la conformité par les fonctions qui font véritablement ce travail. Dans les petites organisations, la formation et le développement font partie des ressources humaines et la conformité fait partie de la qualité ou de la santé et de la sécurité ; fusionnez ces voies plutôt que de prétendre qu'il s'agit de personnes distinctes. Si un prestataire externe dispense le cours, conservez la voie du formateur et nommez le prestataire. Conservez la voie Employé même si elle ne contient que cinq nœuds, car elle montre chaque point où rien ne bouge jusqu'à ce que l'individu agisse.
Notez ce qui inscrit la formation dans un registre
Le nœud de démarrage couvre trois déclencheurs : les exigences de formation attachées au rôle, un changement de réglementation ou de norme et une action convenue lors de l'évaluation. Supprimez celles qui ne s'appliquent pas et ajoutez celles qui s'appliquent, comme une action corrective suite à un incident ou une exigence contractuelle client. Enregistrez le déclencheur sur la mission, car c'est normalement ce qui fixe la date d'échéance et ce qui justifie le délai lorsque quelqu'un demande une prolongation.
Séparez les obligatoires des facultatifs et indiquez où cela est stocké
Obligatoire signifie que le salarié ne peut pas le refuser et que la date d'échéance est fixée par le rôle, un règlement ou un contrat. Facultatif signifie que le supérieur hiérarchique décide si cela se produit ce trimestre. Décidez quel champ de votre système porte cet indicateur et assurez-vous que les deux listes ne sont pas fusionnées du point de vue de l'employé, car une seule liste indifférenciée d'affectations entraîne les gens à tout traiter comme consultatif.
Définir ensemble la date d’échéance et l’horloge d’escalade
Une date d'échéance sans conséquence est une suggestion. À l'écran « Terminé à la date d'échéance ? » décision, définissez combien de temps après la date d'exécution du balayage, qui reçoit l'escalade, ce qu'il est censé faire et que se passe-t-il si la nouvelle date est également manquée. Acheminez-le vers une personne ayant autorité sur le temps de l'employé, qui est généralement le supérieur hiérarchique plutôt que le département L&D.
Énoncer le critère de réussite avant que l’évaluation n’existe
Pour chaque type de formation, décidez ce que signifie réellement démontrer une compétence : un résultat à un test, une tâche observée signée par un évaluateur nommé ou une période supervisée. Écrivez-le dans la case « Compétence démontrée ? » décision. Sans critère énoncé, le résultat est un jugement porté après coup, et le dossier témoigne de l'assiduité plutôt que de la compétence.
Définir les champs d'enregistrement, la période de conservation et l'intervalle de rafraîchissement
Précisez ce que doit contenir « Mettre à jour le dossier individuel de formation » : le salarié, le contenu et sa version, la date, qui l'a délivré, comment la compétence a été jugée, le résultat et la prochaine échéance. Les dossiers de formation sont des données personnelles, alors définissez une période de conservation et un point de révision plutôt que de les conserver indéfiniment par défaut. Définissez ensuite l'intervalle de remise à niveau par type de formation et notez si elle provient d'une réglementation, d'un organisme certifiant ou de votre propre politique.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre le processus de formation des employés et le processus de formation ?
Ils opèrent à différents niveaux. Le processus de formation s'étend à l'échelle de l'organisation : il identifie les écarts de compétences entre les rôles, effectue une analyse des besoins en formation, élabore un plan annuel, approuve le budget et le temps alloué, sélectionne ou conçoit les cours et évalue si la formation a fonctionné. Le processus de formation des employés correspond à ce qui arrive à une exigence figurant dans le dossier d'une personne une fois que ce programme existe : affectation, date d'échéance, obligatoire ou facultative, réservation, présence, évaluation des compétences, certificat, mise à jour et remise à jour du dossier. Si votre problème consiste à décider quelle formation l'organisation doit organiser, utilisez le processus au niveau du programme. Si votre problème prouve qu’une personne nommée a accompli ce qu’elle devait accomplir, utilisez celui-ci.
Que devrait-il se passer lorsque la formation obligatoire est en retard ?
Donnez au dossier en retard son propre itinéraire plutôt que de le laisser à celui qui le remarque. Dans ce tableau, un message « Terminé à la date d'échéance ? » le balayage se trouve dans la file de conformité et sa branche en retard passe au supérieur hiérarchique, qui convient d'une nouvelle date d'achèvement et renvoie l'employé à la réservation. Trois choses font que cela fonctionne dans la pratique : le balayage s'exécute automatiquement sur les missions ouvertes plutôt que de dépendre de la lecture d'un rapport par quelqu'un, la remontée parvient à une personne ayant autorité sur le temps de l'employé, et la nouvelle date est enregistrée afin qu'un deuxième échec soit visible comme une tendance plutôt que comme un nouvel incident. Lorsque la formation est une condition pour effectuer une tâche, l'option honnête est de suspendre la tâche jusqu'à ce qu'elle soit terminée, ce pour quoi le nœud « Devoir retenu en attendant le recyclage » existe.
Que doit contenir un dossier individuel de formation ?
De quoi répondre, des années plus tard, sur quoi cette personne a été formée et comment sa compétence a été jugée. Cela signifie l'employé, le contenu et la version qu'il a reçu, la date, qui l'a livré, la méthode utilisée pour évaluer les compétences, le résultat et la prochaine date d'échéance. La clause 7.2 de la norme ISO 9001 :2015 demande à une organisation de déterminer la compétence nécessaire, de s'assurer que les personnes sont compétentes sur la base de leur éducation, de leur formation ou de leur expérience, d'agir en cas de lacune et de conserver des informations documentées comme preuve de compétence ; La norme ISO 45001 comporte une clause équivalente pour la santé et la sécurité au travail. Une feuille de présence ne répond pas à ces critères, car elle atteste de la présence. Dessiner le processus ne répond à aucune norme en soi non plus ; les dossiers conservés et les résultats de l’évaluation constituent la preuve.
Chaque cours nécessite-t-il une évaluation des compétences ?
Non, et prétendre le contraire dévalorise ceux qui comptent. Une formation de sensibilisation, telle qu'une séance d'information politique ou un rappel annuel sur un code de conduite, est raisonnablement attestée par son achèvement seul. L'évaluation a sa place là où une erreur a des conséquences : fonctionnement de l'équipement, manipulation de données réglementées, tâches cliniques ou critiques pour la sécurité, ou tout ce qu'un client ou un régulateur demandera nommément. Le message « Bilan de compétences requis ? La décision dans ce tableau existe de telle sorte que la réponse est définie à l'avance par type de formation, plutôt que d'être improvisée par celui qui dirige la session.
À quelle fréquence faut-il répéter la formation de remise à niveau ?
L'intervalle provient de l'un des trois endroits suivants, et il vaut la peine de l'enregistrer. Certaines qualifications ont une durée de validité fixée par l'organisme qui les délivre ou un organisme de réglementation, et la date de renouvellement n'est pas négociable. Certaines sont fixées par des obligations légales générales : le Règlement sur la gestion de la santé et de la sécurité au travail de 1999 exige que la formation soit répétée périodiquement, le cas échéant, sans prescrire d'intervalle, ce qui laisse à l'organisation le soin de justifier son choix. Le reste relève de la politique interne, généralement déterminée par la rapidité avec laquelle le contenu ou l'équipement change. Définissez l'intervalle par type de formation plutôt que d'appliquer un chiffre général et attribuez au rappel un propriétaire, qui dans ce tableau est la voie de conformité, afin que le rappel réintègre la phase d'affectation au lieu de s'appuyer sur la mémoire de quelqu'un.